HANDLEIDING • KASSA •
1 Algemene werking Met de kassamodule van Wings beschikt de gebruiker over een volledig kassabeheer. Er kan gewerkt worden met verschillende vestigingen en operatoren. Naast het ingeven van de kassaverkopen wordt de mogelijkheid geboden om ook diverse kassaverrichtingen (zoals transferten van kasgeld naar de bank) te kunnen uitvoeren. Het afdrukken van een kassaverslag en een kassaticket behoren uiteraard ook tot de mogelijkheden, evenals het gebruik van een scanner en een kassalade.
2 Kassa 2.1 Instellingen van de kassamodule Vooraleer met het gebruik van deze module te starten dien je in de instellingen van Wings aan te geven hoe je tewerk wil gaan. Klik op Beheer – Instellingen of Druk [Alt]+[E] Druk [Alt]+[I] Om aan te geven hoe je de kassamodule wenst te gebruiken, kies je het tabblad "Kassa(1)": Klik op Klik op Modus : de kassaverkopen en de diverse verrichtingen kunnen worden gewijzigd en geschrapt. Aan diverse kassaverrichtingen wordt in deze mode geen ticketnummer toegekend.
Diverse kassaverrichtingen krijgen een ticketnummer en kunnen niet meer worden gewijzigd of geschrapt. het standaard verkoopdagboek voor de kassa. (B.v. KASV, verkoopboek). de klant die als kassaklant zal dienen. (B.v. CONTANTE, contante verkopen winkel) Voor kontante kassaverkopen is het aangewezen om de kassaklant op ‘BTW inclusief’ te plaatsen. Deze instelling vind je op het tabblad ‘Logistiek’ in de de klantenfiche van de kasklant.
moeten de aangemaakte verzamelfacturen worden afgedrukt bij de kassa-afsluiting? moeten de detaillijnen met hetzelfde product worden samengevoegd tot één enkele productlijn met samengetelde hoeveelheden. (Het aantal van de samengevoegde productlijnen verschijnt dan in een groene kleur). de prijscategorie van de vestiging toepassen bij het inbrengen van de kassaverkopen. mogelijkheid om direct naar de detail te springen bij het inbrengen van kasverkopen.
Tabblad “Kassa(5)”: Commentaren per ticket: De geselecteerde commentaren worden voor en/of na de lijnen van éénzelfde ticket op de verzamelfactuur gedrukt. Dit gebeurt enkel indien er voor éénzelfde ticket geen groepering van de lijnen moet gebeuren, of wanneer de detaillijnen per ticket in één lijn gegroepeerd worden.
3 Basis Alvorens te starten met de kassaverkoop dien je eerst en vooral de nodige vestigingen aan te maken. Vervolgens ga je kassaoperatoren inbrengen en moet je aan elke operator een vestiging toewijzen. Uiteindelijk heb je dan nog de mogelijkheid om aan een kassagebruiker één of meerdere operators toe te kennen. 3.1 Vestigingen Ga naar ‘Basis’ – ‘Hulpbestanden’ – ‘Vestigingen’. Je kunt steeds de vestiging 00 aanvullen.
3.2 Kassa operators De operator stelt eigenlijk de ‘logische’ kassa voor. De operator is eigenlijk de werknemer onder een gebruiker (d.i. de eigenlijke kassa) per vestiging. Ga naar ‘Basis’ – ‘Kassa operators’. • • • • • • Je kunt steeds de Code aanvullen. (B.v. VT). Naam: naam van de kassa operator. Paswoord/Bevestig paswoord: je kunt de toegang tot de kassa beveiligen met een paswoord. Vestiging: de vestiging waartoe de kassa operator behoort. Laatste afsluiting: (Zie ook: 3.1.
→ → • • • De munt die je in de betreffende betalingswijze invult, zal dus ook inhouden dat alleen verrichtingen in de deze munt het kassaldo zullen beïnvloeden. Te gebruiken op: dit aankruisvakje kan nuttig zijn als je in de kassaverrichtingen een bepaalde betalingswijze niet wenst te gebruiken. Vertegenwoordiger: vertegenwoordiger die op de kassaverrichtingen (ingegeven door deze kassa operator) zal worden ingevuld. Saldo: het kassaldo in alleen-lezen mode, dit wordt bijgewerkt bij de kassaafsluiting.
3.3 Gebruikersrechten Deze fiche is voorzien van een tabblad ‘Algemeen’. Hier kan je selecteren of de klant een kassagebruiker is en kun je deze dan koppelen aan een vestiging en aan één of meerdere operators. • • • Ja: Kan zich aanmelden als operator en heeft toegang tot de kassa. Nee: Geen toegang tot de kassa. Verplicht: Moet zich verplicht aanmelden als kassagebruiker. Bij het afmelden als operator zal deze gebruiker ook automatisch Wings verlaten.
4 Verrichtingen 4.1 Ingave kassaverkopen Inloggen Eerst en vooral dien je op de knop te klikken om in te loggen als werkelijke gebruiker en gemerkt te worden als operator. De gebruiker kan op dit scherm eventueel nog van operator wisselen.
Algemeen Eigenlijk betreft het hier een klantenlevering die wordt ingegeven door een kassaoperator. Een kassaverkoop geregistreerd op de kassa-klant wordt als particuliere verkoop beschouwd. Bij particuliere verkopen kan geen disconto worden ingegeven. Het scherm Kassaverkopen Het scherm is opgebouwd uit de hoofding en verschillende tabbladen. Hoofding: het in de instellingen gespecifieerde verkoopboek voor de kassa verschijnt. De klant voor de kontante kassaverkopen (Zie ook: 2.1.
(B.v. laatste betaling gebeurde op 23/01/07 en ik wil een verrichting ingeven op 01/02/07). Nadat je op het tabblad detail de nodige producten en commentaarlijnen hebt ingevuld, kan je de kassaverkoop wegschrijven. Indien je in de instellingen hebt ingesteld worden ingegeven productlijnen opgeteld indien het om hetzelfde product gaat. Het opgetelde aantal wordt in een andere kleur weergegeven. Klik op of Druk [F12] Je bekomt dan het betalingsscherm.
4.2 Ingave diverse kassaverrichtingen Algemeen Een verrichting die geen betrekking heeft op een kassaverkoop. Dergelijke verrichtingen worden steeds geboekt tegenover een klant-, leveranciers of algemene rekening. Enkel een kassaoperator die ertoe gemachtigd is, mag diverse kassaverrichtingen ingeven. (Zie ook: 3.2.
Detail • • • • • • • • • • • • • Vestiging: de vestiging van de betreffende operator Kasticket: het nummer is enkel zichtbaar in definitieve mode Operator: de aangemelde operator Datum: de datum van de kassaverrichting Type: Rekening, Klant of Leverancier (De kassaklant is hier niet toegelaten).
4.3 Afdrukken kasticketten Klik op Afdrukken – Verrichtingen klant - Kasticketten of Druk [Alt]+[A] Druk [Alt]+[V] Druk [Alt]+[K] Bijkomende selecties zijn mogelijk op vestiging, kasticketnummer, operator,…. De verdere indeling van het scherm is te vergelijken met het afdrukscherm van de facturen.
4.4 Afdrukken kasverslag Het afdrukken van het kasverslag als aparte optie vind je terug onder het afdrukmenu Het kasverslag is een lijst waarop alle kassaverkopen geregistreerd zijn. Deze lijst bevat allerlei informatie per vestiging. • • Vestiging: selectie van de vestiging van/tot Betalingsdatum: datum vanaf en datum tot en met dewelke de kassaverkopen moeten worden afgedrukt Verkopen particulier: alle particuliere verkopen worden afgedrukt.
4.5 Kassa afsluiten • • • • • Klik Vestiging: de vestiging(en) waarvoor je de kassa wil afsluiten. Afsluiten tot: datum tot en met dewelke de kassaverrichtingen moeten beschouwd worden. Veiligheidskopie Afdrukken verzamelfacturen: mogelijkheid om de aangemaakte verzamelfacturen af te drukken en zelf een printer en papierbak te selecteren. Exemplaren: het aantal af te drukken exemplaren wordt bepaald vanuit de klantfiche en kan hier desnoods worden bijgestuurd. om de kassa-afsluiting te starten.
Betalingen gekoppeld aan een financiële rekening worden via het type ‘betaling’ ingelezen op die financiële rekening in de boekhouding. Indien een algemene rekening wordt gebruikt zal dit een diverse verrichting worden.
4.6 Opmaak Wizard De wizard is een hulpmiddel om met de opmaak van het kassaticket te starten. Hoe dan ook zal de opmaak van het kassaticket steeds ‘op maat’ dienen te gebeuren. Het is nu eenmaal zo dat niet iedereen éénzelfde ticket gebruikt om aan zijn of haar klanten te geven. Hoe tewerk gaan? Alvorens met de kassa te kunnen starten dien je de opmaak van een kasticket op te laden. Je kan hierbij gebruik maken van de wizard. Dit kan je eenvoudig doen op de volgende wijze: B.v.
Klik op en selecteer de gewenste printer en printerbak (Default betekent dat je de standaardprinter overneemt) → Doorslagen bepaalt het aantal identieke copies van de afdrukopdracht. Klik op Door de knoppen en kan je steeds naar het vorige/volgende venster.
Klik op naast de blokjes die je op je lay-out wil afdrukken Betalingen en Betalingen in detail → → Betalingen: het betalingsblok wordt onderaan in de voettekst geplaatst. Betalingen in detail: het betalingsblok wordt na de laatste detaillijn in het detailgedeelte van de afdruk geplaatst. Tik de naam in die op de hoofding van het kassaticket zal worden afgedrukt.
Selecteer nu de kolommen die je in de detaillijnen (dit zijn de productlijnen) wenst af te drukken. Deselecteren maakt de betreffende selectie ongedaan. Volgende knoppen helpen je daarbij: Selecteren: klik op het gewenste veld en dan op deze knop (Ook dubbelklikken op het gewenste veld zal dit selecteren). Alles selecteren: selecteert alle mogelijke velden. Deselecteren: klik op het gewenste veld en dan op deze knop.
Klik in de kolom met de gewenste taalomschrijving en pas desnoods deze omschrijving aan Door de muisaanwijzer op de rand van het blokje ‘Geselecteerd veld’ te plaatsen, kun je door de muis te ‘slepen’ de kolombreedte aanpassen. Binnen dit scherm gaan we nu het Betalings-blok (Te betalen, Betaald, Nog te betalen) definiëren. → Aligneren met detail-velden: als de betalingen in detail worden gedefinieerd kunnen de velden van het betalingsblok in de kolommen van het detailblok worden geplaatst.
→ Blok in kader: als de betalingen in detail worden gedefinieerd wordt er een extra kader rond het betalingsblok geplaatst. → Doorzichtig: als de betalingen in detail worden gespecifieerd zullen de detaillijnen doorlopen door het betalingsblok. → Totalen in het betalingsblok: de totalen die in het betalingsblok (Boven of Onder de betalingsdetails) moeten worden opgenomen. → Kolommen in het betalingsblok: de velden die in het betalingsblok zullen worden afgedrukt.
Er werd ook voorzien in een selectie van het veld om mee te aligneren Binnen dit scherm gaan we nu het BTW-blok (Basis , BTW%, BTWbedrag, enz…) definiëren als zijnde horizontaal (waarbij deze gegevens naast elkaar zullen gedrukt worden of verticaal (waarbij deze gegevens onder elkaar zullen afgedrukt worden) Klik op om het aantal BTW-kolommen te bepalen (Naargelang het aantal BTW-tarieven die je maximaal nodig hebt) Klik op en selecteer horizontaal of verticaal 26 Wings Kassa
Klik op ‘Met korting’ als de korting in het totaalblok van je document moet worden afgedrukt Klik op als er een informatieve munt moet worden afgedrukt Klik op de titel die je wenst te wijzigen. Tik de gewenste titel in → De verschillende documentblokken worden nu grafisch voorgesteld. Indien je niet akkoord bent met deze schikking, klik dan Als je voor .
B.v. verplaatsen van de hoofding naar de linkerzijde van het document. Klik op het frame “Hoofding” Sleep het frame naar de linkerzijde van het scherm of Klik op het frame “Hoofding” Klik op de positietabel en vul de gewenste waarden in → Door op een lay-outblok te klikken en de muisaanwijzer op een formaatgreep (deze worden voorgesteld door de zwarte vierkanten in het frame) te plaatsen, kun je door de muis te slepen de grootte van het lay-outblok aanpassen.
Door op te klikken naast de gewenste stijl van de lay-out blokken kun je deze selecteren → → Voorbeelden van de geselecteerde stijl zie je telkens rechts op het scherm verschijnen. Ook verticale lijnen in je lay-out en grijswaarden kun je hier aanvinken als deze nodig zijn. te klikken kun je ook nog het gewenste lettertype Door op voor je lay-out selecteren. Ook de kleur en de lettergrootte zijn hier selecteerbaar → Uiteindelijk zal het volstaan om op te klikken om de aanmaak te beëindigen.
Als je vroeger met de wizard al lay-outs hebt aangemaakt dan kun je in het beginscherm ook kiezen voor ‘Bewerken’ om reeds aangemaakte lay-outs te wijzigen. Je wordt hierbij dan opnieuw begeleid door de wizard die de vroegere instellingen zal tonen. → Op dezelfde wijze is het mogelijk om langs de wizard een reeds aangemaakte lay-out te verwijderen of te kopiëren.
4.7 Specifieke velden opmaak kassaticket Algemeen In de opmaak van leveringsbon/ticket en factuur is het mogelijk om een blok te plaatsen dat de betalingsdetails van de verrichting bevat. Hiertoe worden speciale opmaakvelden gebruikt die je ook rechtstreeks op een ticket lay-out kunt plaatsen. Normaal gebeurt dit dan in de opmaak zelf door de diensten van Wings of door uw verdeler.
4.8 Specifieke voorbeelden van diverse kassaverrichtingen Algemeen Een verrichting die geen betrekking heeft op een kassaverkoop wordt als een diverse kassaverrichting beschouwd. (Zie ook:. 4.2. Diverse Kassaverrichtingen). Aan de hand van enkele praktische voorbeelden worden de diverse kassaverrichtingen verder toegelicht. Hou er rekening mee dat enkel een kassaoperator die ertoe gemachtigd is, diverse kassaverrichtingen kan ingeven. (Zie ook: 3.2.
B.v. 2: ingave van de betaling van kantoorbehoeften uit de kassa. Klik op ‘Verrichting’ en dan op‘Diverse Kassaverrichtingen’ in de menubalk Selecteer de gewenste vestiging Tik de gewenste datum van de kassaverrichting in Klik op en selecteer het gewenste type, b.v. Rekening Tik in ‘KANTOOR’ en selecteer de rekening ‘Kantoorbehoeften’. Druk [Enter ↵]. Tik als bedrag –25 € in. Druk [Enter ↵]. Geef als eventuele commentaar: ‘Aank.
4.9 Kassaverkoop via orders uitleveren Algemeen De mogelijkheid bestaat dat er vertrekkende van een order een kasticket moet worden afgedrukt. Ga hiertoe als volgt tewerk: Log aan in de kassa. Klik op „Verrichting‟ en dan op„Orders Uitleveren‟ Selecteer het gewenste order Lever het order uit zoals gewoonlijk Klik op om de levering weg te schrijven, je komt dan automatisch in het scherm van de kassaverkopen terecht, waar je dan een kassaticket kunt afdrukken.
