Handleiding CAS Voor organisatoren Handleiding CAS | Voor organisatoren 1
Handleiding CAS Voor organisatoren Versie 1.0 Augustus 2015 Contact Het Rode Kruis Postbus 28120 2502 KC Den Haag E-mail: EHBO@redcross.nl www.rodekruis.nl/EHBO http://shop.rodekruis.nl http://eerstehulp.rodekruis.
Uitvoering aanmaken - Titel - Docent - Prijs - Prijsinfo Uitvoering aanmaken - Datum - Star jd - Eind jd - Adres - Zaal/Plaats LESDAG 1 Aanmaken 2 3 X Op oneel Uitvoering tonen in webshop Handleiding CAS | Voor organisatoren 3
Cursisten inschrijven Cursist schrij zichzelf in shop.rodekruis.nl Organisator schrij cursist in Cursist zoeken & claimen in CAS (cursist toevoegen aan gebruikersgroep) N NRK-nummer + ((Deel) Naam G Geboortedatum + EEmail + ((Deel) Naam Nieuwe cursist registreren NAW + Email + Geboortedatum + Tel.
Inleiding EKP is getransformeerd tot CAS.
Inhoudsopgave 1. Begrippenlijst 4 2. Menustructuur 4 3. CAS NTSX 4 4. Inloggen en eigen profiel updaten 4 5. Vanuit de eigen organisatie behaalde certificaten bekijken/downloaden 4 6. Uitvoering aanmaken 4 7. Lesdag(en) aanmaken 4 8. Uitvoering of lesdag(en) bewerken 4 9. Een cursist zoeken & claimen 4 10. Een nieuwe cursist aanmaken (registreren) 4 11. Een cursist inschrijven op een uitvoering 4 12. Een cursist uitschrijven op een uitvoering 4 13.
1 Begrippenlijst CAS Cursus administratie systeem, voorheen bekend als EKP. Fungeert als technische basis voor cursus-, cursisten- en certificaatbeheer. Bereikbaar via https://eerstehulp.rodekruis.nl Rollen/rechten Iedere gebruiker van CAS heeft een bepaalde rol met bijbehorende rechten. Dat kan bijvoorbeeld de rol ‘organisator’ zijn, ‘cursist’, ‘instructeur’, ‘support medewerker’, ‘administrator’ of anderszins. De rechten zijn dus per rol vastgelegd en in principe niet te wijzigen.
2 Menustructuur Het menu voor organisatoren is als volgt opgebouwd: Let op: het menu is onderhevig aan eventuele wijzigingen. Situatie per augustus 2015.
3 CAS NTSX De menukeuzes ‘Cursisten’ en ‘Cursussen’ zijn geheel nieuw opgebouwd en hebben hun eigen extra functionaliteit. Het is dan ook het hart van CAS. Het opent als pop-up met submenu ‘Home / Cursussen / Cursisten’. Tips: • Je kunt sorteren op ieder denkbaar veld dat in de menubalk staat (hoog > laag, maar ook laag > hoog). Let op de bijbehorende icoontjes.
4 Inloggen en eigen profiel updaten Je kunt inloggen in CAS op https://eerstehulp.rodekruis.nl. Log daar in met: Organisatornummer (bijv. org50xxx, e0xxx of np0xx) en Wachtwoord (verstrekt na aanmelding als organisator) Ben je je wachtwoord kwijt of vergeten? Klik dan op de link ‘Wachtwoord kwijt?’ rechtsonder in het scherm of neem contact op via ehbo@redcross.
Start Start Nadat je succesvol bent ingelogd, kom je op de pagina ‘Start’. De inhoud hiervan kan variëren, maar je kunt hier in ieder geval de ‘Nieuwsberichten’ zien. Daarnaast is het mogelijk dat je hier Sneltoetsen, Veelgestelde vragen en andere Tips & trucs voorbij ziet komen. Eigen profiel updaten Start → Profiel (rechts bovenin beeld) Open dit menu en je hebt de volgende mogelijkheden: 1.
2. Tab Details Hier kun je terugzien hoe jouw profiel is opgebouwd ten tijde van het aanmaken van jouw account in CAS. Gebruikersnaam, organisatienaam en e-mailadres zijn zelf niet te wijzigen, maar adresgegevens (onder het kopje ‘Contactgegevens’) kun je Aanpassen via de gelijknamige link rechts in beeld.
3. Tab Wachtwoord Als je je wachtwoord aan wil passen, dan kan dat hier. Om je wachtwoord aan te passen vul je eerst je huidige wachtwoord in, daarna twee keer een nieuw wachtwoord. Dit moet minimaal uit 6 (zes) en maximaal 99 tekens bestaan. Vermijd wachtwoorden als ‘welkom’ of ‘password’: zorg dus voor een veilig wachtwoord. Het is zeer aan te bevelen het wachtwoord minstens iedere drie maanden te wijzigen.
5 Mijn opleidingen Start → Mijn opleidingen Het menu mijn opleidingen is met name bedoeld voor cursisten. Start > Mijn opleidingen > Inschrijven met voucher Als je een vouchercode hebt ontvangen om je in te schrijven voor een (online) cursus, dan kun je deze hier inwisselen. Start > Mijn opleidingen > Mijn actieve cursussen Ben je als organisator ingeschreven op bijvoorbeeld een Introductiecursus of op een online cursus (e-learning), dan kun je hier je inschrijving bekijken.
6 Uitvoering aanmaken Start > Cursussen → Uitvoeringen & inschrijvingen beheren Zoek de cursus waaronder je een uitvoering wilt aanmaken. Je kunt bladeren door de verschillende pagina’s met cursussen of deze op één pagina zetten door voor meer zoekresultaten per pagina (knop ‘10’ linksonder) te kiezen. In het overzicht zie je de cursuscode, cursustitel en het aantal aangemaakte uitvoeringen. Je kunt op al deze velden sorteren van hoog naar laag en andersom.
Klik op de titel waaronder je een uitvoering aan wilt maken. We gaan in dit voorbeeld een uitvoering aanmaken onder EH4100: Cursus uitgebreide EHBO. Je ziet nu een overzicht van reeds eerder aangemaakte uitvoeringen onder je cursus. De volgende velden zijn zichtbaar (je kunt onderin ook wat naar rechts doorscrollen): Status / Werktitel / Startdatum / Aantal lesdagen / Aantal inschrijvingen / Max. aantal cursisten / Tonen in webshop / Extra cursusinfo / Uitschrijflimiet / Kosten / Instructeur.
Klik op het plusje (staat zowel boven als onder het overzicht) om een nieuwe uitvoering aan te maken In dit nieuwe scherm vul je de basisgegevens van de uitvoering in: Handleiding CAS | Voor organisatoren 17
Werktitel Bijv. ‘Rea 01-09-15 groep X’ of ‘EHAK 01-09-15 / Kerkstraat Amsterdam’ Status Actief (standaard geselecteerd): met deze status kunnen cursisten worden ingeschreven (in CAS en optioneel in de webshop in combinatie met het veld ‘tonen in webshop’) en beoordeeld worden door een instructeur. Gesloten (gebruik in bijzondere gevallen): de uitvoering staat ‘on hold’: cursisten kunnen niet worden ingeschreven en niet worden beoordeeld door een instructeur.
7 Lesdag(en) aanmaken Na het aanmaken van een uitvoering maak je ook ALTIJD de lesdagen aan, ongeacht of het om één of meerdere lesdagen gaat. Doe je dit niet, dan kunnen de volgende problemen ontstaan: - cursisten krijgen een foutief certificaat: er komt dan namelijk geen einddatum op te staan. - de uitvoering wordt niet in de webshop getoond (als je dit hebt aangevinkt). Let op: alle lesdagen dienen minimaal 7 dagen voor aanvang van de eerste lesdag te worden aangemaakt.
Start lesdag: Datum eerste lesdag Starttijd: Starttijd Einde lesdag: Gelijk aan Start lesdag Eindtijd: Eindtijd Volledig adres: Adres inclusief postcode en plaats. Bijv. ‘Leeghwaterplein 27, 2521 CV Den Haag’. Vul dit altijd volledig in. Deze info wordt getoond in de webshop. Cursuslokatie: Gebouw en/of zaal waar de lesdag plaatsvindt. Wordt momenteel nog niet getoond aan cursisten. Ben je klaar? Klik op het vinkje om op te slaan.
Let op: rood gearceerd krijg je te zien als er geen lesdagen zijn ingevuld. Deze foutief aangemaakte uitvoering komt altijd onderaan de Uitvoeringen te staan, omdat uitvoeringen worden gesorteerd op startdatum.
8 Uitvoering of lesdag bewerken Start → Cursussen → Uitvoeringen & inschrijvingen beheren Uitvoering bewerken Om een uitvoering te bewerken ga je eerst naar de juiste cursus (‘4100’ + Enter) In de lijst met uitvoeringen zoek je bijvoorbeeld op de startdatum (‘1-9’ + Enter of zoek op de maand ‘9-2015’+ Enter).
Open de uitvoering die je wilt bewerken door op de desbetreffende werktitel te klikken. Klik op Bewerken en pas hier gegevens aan. Deze wijzigingen hebben 2 tot maximaal 5 uur nodig om door te komen in de webshop.
Lesdag bewerken Volg de voorgaande stappen van Uitvoering bewerken. In plaats van Uitvoering bewerken kies je bij lesdagen voor Bewerken. Voer de wijzigingen door en klik op het vinkje. Ook deze wijzigingen hebben 2 tot maximaal 5 uur nodig om door te komen in de webshop.
Wijziging doorgevoerd: Handleiding CAS | Voor organisatoren 25
9 Een cursist zoeken & claimen Cursisten → Zoeken & claimen Voordat je een cursist kunt inschrijven op een uitvoering, dien je ze eerst in je eigen gebruikersgroep te krijgen.
Bij een positief zoekresultaat kun je de cursist van je keuze toevoegen aan je Gebruikersgroep door op het plusje te klikken. b) Zoeken & claimen op basis van Geboortedatum + E-mail + Achternaam Ken je het NRK-nummer niet, maar heb je wel de geboortedatum, e-mail en achternaam van een cursist? Ga dan naar stap B en vul daar deze gegevens in. Bij een positief zoekresultaat kun je de cursist van je keuze toevoegen aan je Gebruikersgroep door op het plusje te klikken.
Let op: Het is mogelijk dat een cursist meerdere keren in CAS voorkomt. In dat geval krijg je meerdere zoekresultaten die je allemaal kunt toevoegen aan jouw gebruikersgroep. Voeg één van de accounts wel alvast toe aan de uitvoering waarop je de cursist wil inschrijven. Het maakt daarbij niet uit welk account je kiest. Het is aan te bevelen om Team EHBO (ehbo@redcross.nl) een mail te sturen met het verzoek om deze accounts samen te voegen tot één account.
10 Een nieuwe cursist aanmaken (registreren) Start → Cursisten → Cursist aanmaken Heb je eerst een cursist gezocht? (Zie hoofdstuk 6) en Heb je geen positief zoekresultaat bij de zoekopdrachten? Alleen dan mag je een nieuw account aanmaken voor je cursist. Ga hiervoor naar C Nieuwe cursist aanmaken en klik daar op de button. Je kunt ook een sneltoets vinden in het hoofdmenu onder Cursisten → Cursist aanmaken.
Voorletters* Wordt getoond op certificaat. Bijv. ‘A.B.’ Achternaam* Wordt getoond op certificaat. Conform vermelding op identiteitsdocument. Geslacht* Kies uit ‘Onbepaald’, ‘Man’ of ‘Vrouw’ Geboortedatum* Wordt getoond op certificaat. Klik op het kalendericoontje. Klik daar op ‘januari 1980’ om snel te scrollen tussen maanden/jaren. E-mail* Wordt gebruikt om het certificaat (PDF) toe te sturen na succesvolle afronding van de cursus.
11 Een cursist inschrijven op een uitvoering Nu je cursisten hebt toegewezen aan jouw gebruikersgroep (Zie hoofdstuk 6 en 7), kun je cursisten ook gaan inschrijven op uitvoeringen. Start → Cursussen → Uitvoeringen & inschrijvingen beheren Ga naar de uitvoering waarop je cursisten wil inschrijven.
Scroll naar beneden en via het plusje achter cursisten kun je cursisten inschrijven. In dit overzicht staan de eerste 10 zoekresultaten van alle cursisten die aan jouw gebruikersgroep zijn toegekend. Zoek met behulp van iemands NRK-nummer, achternaam of geboortedatum in het veld Zoeken naar de cursist. Zet een vinkje bij de cursist die je wil inschrijven en sla dit op. Herhaal deze stappen om meerdere cursisten in te schrijven. (De cursist krijgt geen melding van deze inschrijving.
12 Een cursist uitschrijven op een uitvoering Start → Cursussen → Uitvoeringen & inschrijvingen beheren Ga naar de uitvoering waarop je cursisten wil uitschrijven. Zet een vinkje bij de cursist(en) die je uit deze uitvoering wil uitschrijven. Klik vervolgens op het prullenbakje om ze uit te schrijven. (De cursist krijgt geen melding van deze uitschrijving.
13 Een cursist overschrijven op een uitvoering Wil je een cursist overplaatsen van uitvoering 1 naar uitvoering 2? Schrijf hem/haar dan eerst uit van een uitvoering (zie hoofdstuk 9) en schrijf de cursist dan opnieuw in op een andere uitvoering (zie hoofdstuk 8). Een cursist kan niet tegelijkertijd in twee uitvoeringen van hetzelfde cursustype staan - vandaar dus eerst uit- en dan weer inschrijven.
14 Overdracht gegevens cursus en cursisten aan instructeur Start → Cursussen → Uitvoeringen & inschrijvingen beheren Ga naar de uitvoering waarvan je een export van de gegevens wilt hebben.
Je kunt eenvoudig een export maken van de cursus- en cursistengegevens voor een Instructeur. Exporteer hiervoor de cursistengegevens als PDF en mail of print deze aan/voor je instructeur. Hij/zij kan dit document eventueel gebruiken als aftekenlijst. Geef daarop wel duidelijk aan voor welke lesdag dit de aftekenlijst is. De instructeur kan deze na aftekening ook weer uploaden in CAS.
15 Cursisten in de gebruikersgroep bekijken (contactgegevens) Start → Cursisten → alle cursisten in mijn gebruikersgroep In dit overzicht vind je de persoonsgegevens van de eerste tien cursisten die aan jouw gebruikersgroep zijn toegekend. Gebruik het veld ‘Zoeken’ om reeds toegewezen cursisten te zoeken. Zoek bijvoorbeeld op de geboortedatum van de cursist.
Klik op een cursist om zijn/haar gegevens in te zien. Je kunt ook gemakkelijk bestaande cursisten zoeken of aanmaken in CAS. De knop ‘Cursisten zoeken of aanmaken’ is een snelkoppeling naar de functie zoals beschreven in hoofdstuk 6.
16 Dossiers van cursisten inzien (studieresultaten) Start → Cursisten → Toegewezen cursisten (dossiers) In dit overzicht vind je de studiegegevens van de cursisten die aan jouw gebruikersgroep zijn toegekend. Je krijgt een totaaloverzicht. Je kunt ook een filter toepassen op Voorletters en/of Achternaam. Let op: vul bij Organisatie niets in (leeg laten).
Gebruik het lamp-icoontje om het dossier met studiegegevens te openen.
17 Certificaten van cursisten downloaden en afdrukken Start → Cursisten → Toegewezen cursisten (dossiers) Onder het kopje Certificaten zie je alle door het Rode Kruis geregistreerde certificaten die een cursist ooit heeft behaald, inclusief vervaldatum. Via het tandwiel-icoontje kun je een certificaat Afdrukken. Hierin opent een PDF-reader het certificaat dat je via een printopdracht (Windows: CTRL+P) kunt afdrukken.
18 Cursusmaterialen downloaden (documentbeheer) Start → Cursusbenodigdheden → documenten/downloads De volgende cursusmaterialen zijn te vinden en te downloaden in CAS: • Lesplannen, PowerPoint presentaties en filmpjes per cursus • Factsheets met onder andere uitleg over certificering Nederland of een overzicht van alle EHBO-cursussen • Promotiemateriaal, zoals flyers van verschillende cursussen 42 Handleiding CAS | Voor organisatoren
Handleiding CAS | Voor organisatoren 43
Contactgegevens E EHBO@redcross.nl T 070 44 55 678 Bereikbaar: Maandag t/m vrijdag tussen 09:00-17:00 uur Bezoekadres: Het Rode Kruis Leeghwaterplein 27 2521 CV Den Haag Postbus: Postbus 28120 2502 KC Den Haag www.rodekruis.nl/ehbo I http://eerstehulp.rodekruis.
