Specifications

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Contents
GETTING STARTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Logging In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6
Your Phone's Display . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Guide to Status Icons. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7
PHONE OPERATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
About Your Custom Keys . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Placing Calls Off and On Hook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8
Using the Speakerphone or a Headset . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9
Using the Directory. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10
Speed Dialing. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11
Making a Conference Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Using the Intercom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12
Redialing and Checking Missed Calls. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13
Leaving a Message and Message Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Paging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Answering Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14
Sending a Call to Voice Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Diverting a Call. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Selecting a Ring Tone. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .15
Adjusting the Ring and Listening Volume . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Answering Call Waiting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
Picking Up the Night Bell . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
The Basics of Extension Monitoring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16
LED Color Guide for ShoreTel 560 Custom Keys. . . . . . . . . . . . . . .17
Answering a Monitored Extension's Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17
Interacting with Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Muting a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Placing a Call On or Off Hold. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Transferring a Call . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Joining Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .19
Parking and Unparking Calls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
Silently Monitoring / Barging In . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .20
Changing Call Handling Mode and Forwarding . . . . . . . . . . . . . . . 20
Changing Extension Assignment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Logging In and Out of Workgroups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Toggling the Hunt Group Status . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .21
Adjusting the Display Contrast . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22
VOICE MAIL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Logging Into the Main Menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Logging In from Another Extension . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .23
Logging In from an External Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
TROUBLESHOOTING. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28