Operation Manual

Vereiste instellingen
De zoekmogelijkheid is gebaseerd op een index van alle woorden die worden aangetroffen in alle
bestanden in de doelmappen die zijn opgegeven bij het aanmaken van de index. Deze indexen moeten
vooraf worden aangemaakt alvorens een zoekpoging te ondernemen.
Het aanmaken van een index kan vooral de eerste keer veel tijd vergen, afhankelijk van het aantal
bestanden en of ze afbeeldingen bevatten. Sharpdesk probeert woorden uit afbeeldingsbestanden te zoeken
met behulp van de conversiemogelijkheden door OCR. [De volgende bestandsindelingen zijn compatibel
met de OCR van Sharpdesk: *.bmp, *.dcx, *.gif, *.jpg, *.pcx, *.pdf, *.png, *.tif.] De tijdens het OCR-
proces gevonden woorden worden aan de index toegevoegd zodat u de bestanden die de woorden
bevatten, later eenvoudig kunt terugvinden. Het OCR-proces is erg tijdrovend, dus reserveer genoeg tijd
voor het indexeren van afbeeldingsbestanden of verdeel de te indexeren bestanden in kleine groepen. U
kunt meer dan één index tegelijk doorzoeken.
Tijdens het aanmaken van de index worden de systeembronnen van uw PC in de achtergrond gebruikt.
Voert u op dat moment ook andere taken op uw PC uit, dan worden deze taken trager uitgevoerd. Om dit
te voorkomen kunt u de indexbewerkingen laten uitvoeren op een tijdstip waarop u uw PC gewoonlijk niet
gebruikt. De indexen kunnen bijvoorbeeld ‘s nachts worden aangemaakt of bijgewerkt.
Als de index eenmaal is aangemaakt neemt het bijwerken van de index, zowel handmatig als gepland, veel
minder tijd in beslag. Alleen gewijzigde en nieuwe bestanden worden voor het bijwerken van de index
geopend.
Tijdens de eerste installatie van Sharpdesk wordt een klein indexbestand aangemaakt op basis van enkele
voorbeeldbestanden die met Sharpdesk worden meegeleverd. Zodra u vertrouwd bent met de
basisprincipes van het zoeken, kunt u naar eigen voorkeur bijkomende indexen aanmaken. Het aanmaken
van nieuwe indexen wordt verderop in dit hoofdstuk besproken.
34 Handleiding voor Sharpdesk