User manual

41
TIME & ATTENDANCE SYSTEM
INDEX
7
7th Day Worked Overtime . . . . . . . 10
A
Address . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
ADP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Advanced Employee Groups . . . . . 10
Anniversary . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Approval of Payroll Records . . . . . . 16
Approve . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Archive Reports . . . . . . . . . . . . . . . 19
Assert Global Special Pay . . . . . . . . 17
Attendance Report . . . . . . . . . . . . . 19
Audit Trail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Automatic Backup . . . . . . . . . . . . . 14
B
Backup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
C
Card Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Category Code . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
COM Port . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Configure Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Contact Information Report . . . . . 19
D
Daily Overtime . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Date Format . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Date/Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Daylight Savings Time . . . . . . . . . . 13
DB9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Delete Punch . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Detail Pay History Report . . . . . . . . 19
Detailed Payroll Report . . . . . . . . . 22
E
Edit Punch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Emergency Punch Download . . . . . 34
Employee Details . . . . . . . . . . . . . . 11
Employee Export . . . . . . . . . . . . . . 22
Employee Group . . . . . . . . . . . . . . . 10
Employee Groups . . . . . . . . . . . . . . 8
Employee Import . . . . . . . . . . . . . . 20
Employee Match . . . . . . . . . . . . . . . 21
Enable Lunch Warnings . . . . . . . . . 10
F
F12 key . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Filter-Out Punches . . . . . . . . . . . . . 9
first name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Fourth/Fifth Special Pay . . . . . . . . . 17
G
Generic Text . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Get Punches . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Global Special Pay . . . . . . . . . . . . . 17
Grace Window . . . . . . . . . . . . . . . . 10
H
Hardware . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Hired . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Home Phone . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Hourly Pay Rate . . . . . . . . . . . . . . . 11
Hours Summary Report . . . . . . . . . 19
I
Importing Employees
from Quickbooks . . . . . . . . . . . . . . 20
Inactive . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Inactive Employees . . . . . . . . . . . . . 38
Initial Communication Form . . . . . . 6
Insert Punch . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Installing the Software . . . . . . . . . . . 7
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
L
last name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Limited Hardware Warranty . . . . . 42
Link Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Log In Window . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Loop Back Plug . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Lunch Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
M
Middle Initial . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Minimum System Requirements . . . 1
Missed Out . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Missed Punch . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Monthly/Semi-Monthly Pay Period 9
Moving TimeTrax EZ From
One Computer to Another . . . . . . . 35
N
Network PC Users . . . . . . . . . . . . . . 36
Non-Network PC Users . . . . . . . . . 36
Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
P
Password . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6, 14
Pay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Pay Categories . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Pay History Report . . . . . . . . . . . . . 19
Pay Interval Round . . . . . . . . . . . . . 9
Pay Period . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Paychex Paylink . . . . . . . . . . . . . . . 25
Paychex Preview . . . . . . . . . . . . . . . 24
Payroll Details . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Payroll Report . . . . . . . . . . . . . . 18, 19
Payroll Setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
Payroll Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Preferences . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Prodata Evolution . . . . . . . . . . . . . . 26
Punch Details . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Punch Editing . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Punch Report . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Q
QuickBooks – Application
Certificate Screen . . . . . . . . . . . . . . 38
QuickBooks 2003+Link_.exe . . . . . 38
QuickBooks does not Display Punch
Information After Export . . . . . . . . 37
QuickBooks Pro Timer . . . . . . . . . . 30
R
Rate Multiplier . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Regular . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Reports/Exports . . . . . . . . . . . . 18, 19
Restore from Current Backup . . . . . 14
Restore from Prior Backup . . . . . . . 14
Restoring Database . . . . . . . . . . . . . 33
Restricted . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Returns . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Running Totals . . . . . . . . . . . . . . . . 13
S
Saturday Overtime . . . . . . . . . . . . . 10
Seniority Report . . . . . . . . . . . . . . . 19
Setup Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Shift Warnings . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Software Cannot Locate
the Time Recorder . . . . . . . . . . . . . 32
Special Pay . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Sunday Overtime . . . . . . . . . . . . . . 10
Super . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Sync . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Sync Employees with Quickbooks . 20
System Crash . . . . . . . . . . . . . . 33, 34
T
Technical Support . . . . . . . . . . . . . . 39
Terminated . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Time Card Report . . . . . . . . . . . 18, 19
Time of Day . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Time Source . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Time Totals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Time Tracking Data is Missing . . . . 37
TimeTrax EZ Setup
Wizard . . . . . . . . . . . . . . 7, 15, 19, 34
TimeTrax Security . . . . . . . . . . . . . . 14
Track Absence . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
TroubleShooting Guide . . . . . . . . . 32
U
Un-Approve . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Uppercase . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
User Levels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
User Name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Using Employee Cards . . . . . . . . . . . 3
Using the Time Recorder . . . . . . . . . 3
V
Vertical Icon Bar . . . . . . . . . . . . . . . 12
W
Weekly Overtime . . . . . . . . . . . . . . . 9
What's In The Box? . . . . . . . . . . . . . 1
Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Workday Setup . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Workdays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Workweek . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17