User Guide

Table of Contents
Getting Started Guide
iv
Accounting Periods. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .83
Changing Accounting Periods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84
Review of Lesson III . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .86
Lesson IV—Accounts Payable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
Beginning the Lesson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .88
Accounts Payable Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89
Maintain Vendors . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90
Entering a Discount. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .91
Entering a Purchase Order. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92
Printing Purchase Orders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .95
Purchases/Receive Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .96
Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .101
Printing Checks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104
Display the Vendor Ledger. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106
Display or Hide General ledger Accounts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .107
Review of Lesson IV . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108
Lesson V—Accounts Receivable. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Beginning the Lesson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110
Accounts Receivable Tasks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .111
Quotes, Sales Orders, and Sales Invoices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Entering a Quote. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112
Proceed with Entering the Quote. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .116
Converting the Quote to a Sales Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .118
Editing the Sales Order. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .119
Entering the Sales Invoice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .121
Printing Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124
Understanding Backorders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125
Entering a Cash Receipt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .127
Analyzing Customer Payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129
Using the Collection Manager . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .129
Review of Lesson V . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130
Lesson VI—Payroll. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Beginning the Lesson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .133
Payroll Tasks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .134
Default Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135
Maintain Employees . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .137
Payroll Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138
Using the Payroll Register. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140
Print Paychecks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .141
Analyzing Employee Earnings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143
Review of Lesson VI . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .143
Lesson VII—Inventory . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145
Beginning the Lesson . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .145
Tracking Inventory Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146
Setting Up an Inventory Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146
Inventory and Purchases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .150
Inventory and Sales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .151