Sprachprozessorsystem Benutzerhandbuch Modell KX-TVM50 KX-TVM200 Vielen Dank, dass Sie sich für das Sprachprozessorsystem von Panasonic entschieden haben. Bitte lesen Sie diese Anleitung vor der Benutzung sorgfältig durch und bewahren Sie diese für den späteren Gebrauch auf. KX-TVM50/KX-TVM200: Version 1.
Benutzerhandbuch Einleitung Vielen Dank, dass Sie sich für das Sprachprozessorsystem KX-TVM50/KX-TVM200 von Panasonic entschieden haben. Dieses Produkt wird ihnen über viele Jahre einen zuverlässigen Dienst erweisen. Dieses Benutzerhandbuch wird Sie bei der Konfiguration Ihrer Mailbox sowie der Verwendung der Voicemail-Funktionen unterstützen und Ihnen eine Einführung in die vielen ausgefeilten Funktionen geben, mit deren Hilfe Sie Ihre Produktivität auf vielerlei Art und Weise verbessern können.
Benutzerhandbuch Inhaltsverzeichnis 1 1.1 2 Einführung in das SPS................................................. 5 Einführung in das SPS................................................................... 5 Einloggen und Konfiguration Ihrer Mailbox............... 8 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox............................................................... 8 2.2 Benutzerführung (Mailboxkonfiguration leicht gemacht) .............. 10 2.3 Ändern oder Löschen Ihrer persönlichen Begrüßungen .........
Benutzerhandbuch 5.9 E-Mail Integration (Nachrichtenhinweis per E-Mail)..................... 56 5.10 Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID......................................... 57 5.11 Ansage des persönlichen Anrufernamens ................................... 60 5.12 Vorabfrage der Sprachmailbox..................................................... 62 5.13 Aufzeichnung Ihrer Gespräche .................................................... 63 5.14 Rufweiterleitung von extern .......................
Benutzerhandbuch Kapitel 1 Einführung in das SPS 1.1 Einführung in das SPS Das Panasonic Sprachprozessorsystem (SPS) ist ein leistungsfähiges Tool, das Sie bei der Abwicklung Ihrer Sprachkommunikation unterstützt und auf diese Weise Ihre Produktivität verbessert. Als Teilnehmer (Benutzer einer SPS-Mailbox) können Sie: a) Eine Nachricht an eine oder mehrere Personen innerhalb oder außerhalb Ihres Büros senden. b) Nachrichten unter Hinzufügung Ihres eigenen Kommentars an andere Teilnehmer übermitteln.
Benutzerhandbuch wählen und Ihr Passwort eingeben. Sobald Sie sich eingeloggt haben, können Sie "Teilnehmerdienste" nutzen; als Teilnehmerdienste werden alle Merkmale und Funktionen bezeichnet, die Ihnen als Teilnehmer zum Zugriff und zur Ausführung zur Verfügung stehen. Ein Anrufer kann in der Regel als externer Teilnehmer betrachtet werden.
Benutzerhandbuch Hinweis • • Wenn das VM-Menü von zu vielen Teilnehmern gleichzeitig genutzt wird, werden die VM-Menü-Meldungen nicht angezeigt und stattdessen Sprachansagen wiedergegeben. Diese Funktion steht nur bei Panasonic TK-Anlagen der Serie KXTDA mit Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder SystemManager.
Benutzerhandbuch Kapitel 2 Einloggen und Konfiguration Ihrer Mailbox 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox Um auf Teilnehmerdienste (Abspielen von Nachrichten, Ändern der Mailboxeinstellungen usw.) zugreifen zu können, müssen Sie sich zunächst in Ihre Mailbox einloggen. Zum Einloggen in Ihre Mailbox stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung: a) Automatisches Login: Beim Einloggen in Ihre Mailbox von Ihrer eigenen Nebenstelle aus müssen Sie keine speziellen Befehle oder Ihre Mailboxnummer eingeben.
Benutzerhandbuch Automatisches Login 1. Heben Sie den Hörer ab. 2. Geben Sie die Nebenstellennummer des SPS ein. 3. Passwort • Konfigurationsvorgang für Ihre Mailbox begleitet (weitere Informationen finden Sie unter 2.2 Benutzerführung (Mailboxkonfiguration leicht gemacht)). # Wenn für Ihre Mailbox kein Passwort festgelegt wurde, können Sie diesen Schritt überspringen. Manuelles Login 1. Heben Sie den Hörer ab. 2. Geben Sie die Nebenstellennummer des SPS ein. 3. # 4. 6 und Ihre Mailboxnummer.
Benutzerhandbuch 2.2 Benutzerführung (Mailboxkonfiguration leicht gemacht) Ihr SPS kann so programmiert werden, dass Sie beim erstmaligen Einloggen in Ihre Mailbox eine "Benutzerführung" erhalten. Wenn die Benutzerführung aktiviert wurde, werden Sie von SPSSprachansagen durch den Konfigurationsvorgang für Ihre Mailbox begleitet. Indem Sie einfach die Sprachansagen befolgen, können Sie Folgendes konfigurieren.
Benutzerhandbuch Starten der Benutzerführung 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. • 2. Bestätigen Sie, dass die Benutzerführung begonnen hat. • Das SPS sagt Folgendes an: "Herzlich Willkommen beim Panasonic Voicemail-System. Dies ist der MailboxEinrichtungsdienst." • Wenn die Benutzerführung nicht startet, ist sie wahrscheinlich für Ihre Mailbox deaktiviert worden.
Benutzerhandbuch Aufzeichnung des Benutzernamens (Ihr Teilnehmername) Bestätigung Ihrer Einstellungen 1. Wählen Sie 1. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren Namen auf. 2. Wählen Sie 1 , um die Aufzeichnung zu beenden. 3. Zur Bestätigung 2 drücken. 4. Fahren Sie bei "Aufzeichnung Ihrer Begrüßungen" fort. Aufzeichnung Ihrer Begrüßungen Das SPS fordert Sie auf, Ihre Begrüßungen für nach Zeit, im Besetztfall und außerhalb der Geschäftszeiten aufzuzeichnen.
Benutzerhandbuch 2.3 Ändern oder Löschen Ihrer persönlichen Begrüßungen Wenn ein Anrufer Ihre Mailbox erreicht, hört er Ihre persönliche Begrüßung. Sie können 4 verschiedene persönliche Begrüßungen aufzeichnen; die jeweils passende wird den Anrufern vorgespielt. Wenn Sie eine Begrüßung löschen oder keine aufzeichnen, wird stattdessen eine voraufgezeichnete Begrüßung verwendet. a) Begrüßung nach Zeit: Diese Begrüßung hören die Anrufer, wenn Sie ihre Anrufe nicht entgegennehmen.
Benutzerhandbuch Begrüßung auf 1 Minute festgelegt. 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 1 2. 3 3. Wählen Sie die gewünschte 6. Wählen Sie 1 , um die Aufzeichnung zu beenden. 7. Befolgen Sie bei Bedarf die Sprachansagen oder fahren Sie bei Schritt 8 fort. • Um Ihre Aufzeichnung zu Begrüßung aus. 1 Begrüßung nach Zeit. 2 Begrüßung im Besetztfall. 3 Begrüßung außerhalb der Geschäftszeiten.
Benutzerhandbuch Hinweis • • Eine vorübergehende persönliche Begrüßung wird anstelle aller anderen Begrüßungen wiedergegeben, bis sie gelöscht wird. Jedes Mal, wenn Sie sich in Ihre Mailbox einloggen, werden Sie vom SPS gefragt, ob Sie Ihre vorübergehende persönliche Begrüßung deaktivieren (löschen) möchten. Achten Sie darauf, erst dann den Hörer aufzulegen, wenn Sie Ihre neue Begrüßung in Schritt 8 akzeptiert haben.
Benutzerhandbuch 2.4 Ändern oder Löschen Ihres Passworts Sie können Ihre Mailbox durch ein Passwort vor dem Zugriff durch nicht berechtigte Personen schützen. Wenn für Ihre Mailbox ein Passwort existiert, müssen Sie dieses beim Einloggen in Ihre Mailbox über die Wähltasten (0–9) eingeben. Ihr Passwort kann aus bis zu 16 Ziffern bestehen. Sie können Ihr Passwort jederzeit ändern. Vermeiden Sie bei der Auswahl des Passworts die Verwendung leicht zu erratender Zahlenkombinationen.
Benutzerhandbuch 2.5 Ändern oder Löschen Ihres Teilnehmernamens Sie können Ihren Namen im SPS aufzeichnen. Das SPS sagt Ihren Namen dann für Anrufer an, damit diese wissen, dass sie die richtige Mailbox erreicht haben. Wenn ein Anrufer Ihre Mailboxnummer nicht kennt, kann er versuchen, Sie durch Eingabe der ersten Buchstaben Ihres Vor- oder Nachnamens zu erreichen (Funktion Wählen über Name).
Benutzerhandbuch 2.6 Häufig verwendete Dienstbefehle und Navigationsbefehle Befehle zum Ändern des aktuellen SPS-Dienstes Nach dem Abheben des Hörers und Wählen einer Nebenstellennummer des SPS können Sie einen Dienstbefehl eingeben, um schnell auf bestimmte SPS-Funktionen zuzugreifen. Wenn Sie die SPS-Führung hören, stehen auch Service-Befehle zur Verfügung, zum Beispiel, um auf eine andere SPSBetriebsart umzuschalten. Einige der häufiger verwendeten Befehle werden nachfolgend aufgeführt.
Benutzerhandbuch Befehle für Sprachansagen Die folgenden Befehle erleichtern Ihnen die Navigation durch die SPS-Menüs. Bringt Sie zum vorherigen Menü zurück. Wiederholt das aktuelle Menü. 0 # 7 Bringt Sie zum Hauptmenü zurück. Befehl für VM-Menü # # Bringt Sie ins Hauptmenü der Sprachansagen.
Benutzerhandbuch Kapitel 3 Nachrichtenwiedergabe und verwandte Funktionen 3.1 Abspielen von Nachrichten Anrufer und andere Teilnehmer können Nachrichten für Sie hinterlassen, die Sie später, nachdem Sie sich in Ihre Mailbox eingeloggt haben, abhören können. Die Nachrichten in Ihrer Mailbox werden in 3 Arten unterteilt: a) Neue Nachrichten: Nachrichten in Ihrer Mailbox, die Sie noch nicht abgehört haben. b) Alte Nachrichten: Nachrichten in Ihrer Mailbox, die Sie abgehört, aber noch nicht gelöscht haben.
Benutzerhandbuch Nachrichtenart Taste Funktion Neu Alt Gelöscht Nachricht wiederholen 1 1 1 Vorherige Nachricht erneut abspielen 1 2 Nächste Nachricht abspielen Nachrichtenwiedergabe unterbrechen/fortsetzen (nur während Wiedergabe) 2 2 3 Nachricht-/Absenderdaten wiedergeben 2 4 Markierung setzen (nur während Wiedergabe) — 2 5 Wiedergabe bei Markierung starten — 2 6 Diese Nachricht als Neu speichern 3 — (+ 1 ) Diese Nachricht löschen 3 Diese Nachricht zurückholen 4 Diese Nach
Benutzerhandbuch Nachrichtenart Taste Funktion Neu 9 9 Alt Wiedergabegeschwindigkeit anpassen (nur während Wiedergabe) * 0 * Mit normaler Geschwindigkeit abspielen (nur während Wiedergabe) * Diese Tasten funktionieren auch bei Verwendung des VM-Menüs.
Benutzerhandbuch Hinweis • • • • • Über die SPS-Programmierung wird festgelegt, ob die Nachricht-/ Absenderdaten vor jeder Nachricht, im Anschluss an jede Nachricht oder nur nach Drücken von [2] [3] wiedergegeben werden. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder SystemManager. Nach Ablauf einer festgelegten Anzahl von Tagen löscht das SPS automatisch sowohl neue als auch alte Nachrichten.
Benutzerhandbuch 3.2 Nachrichten beantworten Sie können auf in Ihrer Mailbox hinterlassene Nachrichten antworten, indem Sie entweder den Anrufer zurückrufen oder eine Nachricht in der Mailbox des Anrufers hinterlassen. Ein Rückruf ist möglich, wenn es sich bei der Person, die Ihnen die Nachricht hinterlassen hat, um einen anderen Teilnehmer handelt.
Benutzerhandbuch Zurückrufen des Nachrichtenabsenders • Es können nur neue und alte Nachrichten beantwortet werden. Um eine gelöschte Nachricht zu beantworten, müssen Sie diese zunächst zurückholen (weitere Informationen finden Sie unter 5.20 Gelöschte Nachrichten zurückholen). 1. Spielen Sie die gewünschte Nachricht ab. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 3.1 Abspielen von Nachrichten. • Es können nur neue und alte Nachrichten beantwortet werden.
Benutzerhandbuch • Um 5:15 einzugeben, drücken Sie [5] [1] [5] [#]. 9. Wählen Sie 1 für AM. Wählen Sie 2 für PM. • • Wenn für das SPS die Verwendung des 24-StundenFormats festgelegt wurde, steht diese Option nicht zur Verfügung. 10. Geben Sie das Datum der Nachrichtenübermittlung ein und wählen Sie # . Beispiel: • Wenn heute der 16 Februar ist, geben Sie [1] [7] [#] ein, um die Nachricht morgen übermitteln zu lassen.
Benutzerhandbuch 3.3 Vermittlung von Nachrichten Sie können in Ihrer Mailbox vorliegende Nachrichten an andere Teilnehmer vermitteln (weiterleiten). Beachten Sie jedoch, dass Sie Empfangsnachrichten und Nachrichten, die vom Absender als "privat" gekennzeichnet wurden, nicht vermitteln können. Beim Vermitteln einer Nachricht können Sie: a) Den Empfänger festlegen, indem Sie die Mailboxnummer eines anderen Teilenehmers eingeben.
Benutzerhandbuch 7. Sprechen Sie nach dem Ton Ihren Festlegung der Empfänger über den Namen (Wählen über Name) Kommentar auf. 8. Wählen Sie 1. Spielen Sie die gewünschte Nachricht ab. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 3.1 Abspielen von Nachrichten. • Es können nur neue und alte Nachrichten vermittelt werden. Um eine gelöschte Nachricht zu vermitteln, müssen Sie diese zunächst zurückholen (weitere Informationen finden Sie unter 5.20 Gelöschte Nachrichten zurückholen). 2.
Benutzerhandbuch 3.4 Fernzugriff Sie können das SPS von außerhalb anrufen und sich in Ihre Mailbox einloggen, um Ihre Nachrichten abzuhören. Zum Einloggen in Ihre Mailbox von extern stehen Ihnen 2 Möglichkeiten zur Verfügung: a) Automatisches Login: Beim Einloggen in Ihre Mailbox von einem vorprogrammierten externen Telefon aus müssen Sie keine speziellen Befehle oder Ihre Mailboxnummer eingeben.
Benutzerhandbuch Manuelles Login von extern 1. Rufen Sie das SPS von einer externen Rufnummer aus an. • Fragen Sie Ihren Systemadministrator oder System-Manager, welche Rufnummer Sie wählen müssen, um von extern auf das SPS zuzugreifen. 2. # 3. 6 und Ihre Mailboxnummer. 4. Passwort • # Wenn für Ihre Mailbox kein Passwort festgelegt wurde, können Sie diesen Schritt überspringen. 5. Wählen Sie 1 , um neue Nachrichten wiederzugeben. 6.
Benutzerhandbuch Kapitel 4 Nachrichten senden 4.1 Nachrichten senden – Überblick Empfänger für die externe Nachrichtenübermittlung fest). d) Nummer einer externen Nachrichtenweiterleitung (legt eine Gruppe von Empfängern für die externe Nachrichtenübermittlung fest). Sie können Nachrichten aufzeichnen und diese an andere Teilnehmer, an Nebenstellenbenutzer der TK-Anlage ohne eigene SPS-Mailboxen und sogar an externe Teilnehmer senden.
Benutzerhandbuch 4.2 Nachrichtenübermittlung Sie können Nachrichten an andere Teilnehmer senden. Sie können Nachrichtenempfänger anhand einer Nummer oder anhand des Teilnehmernamens festlegen. So legen Sie Teilnehmer anhand einer Nummer fest: a) Geben Sie die Mailboxnummer des Teilnehmers ein. b) Geben Sie die Nummer einer persönlichen Gruppenverteilungsliste ein (weitere Informationen zur Erstellung Ihrer eigenen persönlichen Gruppenverteilungslisten finden Sie unter 5.
Benutzerhandbuch Eine Nachricht senden 3. Wählen Sie 1 , um den angesagten Namen auszuwählen. 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox Wählen Sie 2 , um den nächsten Namen zu hören. ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 2. 2 3. Fahren Sie bei "Festlegung der Empfänger über eine Nummer" oder "Festlegung der Empfänger über den Namen (Wählen über Name)" fort. Wählen Sie 3 , um den aktuellen Namen zu wiederholen. 4.
Benutzerhandbuch 1 2 kennzeichnen. (fahren Sie bei Schritt Wählen Sie 2 , um fortzufahren. 10 fort). 6. Geben Sie den gewünschten 12. Um eine Empfangsbestätigung Zeitpunkt der Nachrichtenübermittlung ein und wählen Sie # 7. Wählen Sie 1 für AM. Wählen Sie 2 für PM. Wenn für das SPS die Verwendung des 24-StundenFormats festgelegt wurde, steht diese Option nicht zur Verfügung. 8. Geben Sie das Datum der Nachrichtenübermittlung ein und wählen Sie # .
Benutzerhandbuch 4.3 Externe Nachrichtenübermittlung Sie können Nachrichten an externe Teilnehmer und an Nebenstellenbenutzer der TK-Anlage ohne eigene SPSMailboxen senden. Nachdem Sie Ihre Nachricht aufgezeichnet haben, wählt das SPS die entsprechenden Rufnummern und/oder Nebenstellennummern und kann die von Ihnen aufgezeichnete Nachricht wiedergeben, sobald der angerufene Teilnehmer den Anruf entgegennimmt.
Benutzerhandbuch Eine externe Nachrichtenübermittlung senden verfügbarer Optionen an; Beispiel: "Um eine Pause einzufügen, drücken Sie [5]. Drücken Sie [4], um die Eingabe der Rufnummer fortzusetzen.". 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 2 1 2. 6 3. Fahren Sie fort bei: Einen einzelnen Empfänger festlegen Festlegung mehrerer Empfänger (Externe Nachrichtenweiterleitung) Einen einzelnen Empfänger festlegen 1. 1 2.
Benutzerhandbuch • Drücken Sie [#], wenn Sie kein Passwort festlegen möchten. 4. Wählen Sie , um die Nachricht sofort zu übermitteln, und fahren Sie bei "Aufzeichnung Ihrer Nachricht" fort. • Um einen Zeitpunkt für die Nachrichtenübermittlung festzulegen, fahren Sie bei "Einstellung des Zeitpunkts für die Nachrichtenübermittlung" fort. • # Nachricht morgen übermitteln zu lassen. Wenn heute der 16 Februar ist, geben Sie [5] [#] ein, um die Nachricht am 5. März übermitteln zu lassen.
Benutzerhandbuch Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Systemadministrator oder System-Manager.
Benutzerhandbuch 4.4 Externe Nachrichtenübermittlungen empfangen 1. Wählen Sie 1 , um die Nachricht zu empfangen. 2. Geben Sie das 4-stellige Passwort Wenn Sie eine externe Nachrichtenübermittlung versenden, ruft das SPS jeden der angegebenen Empfänger an. Sobald ein Empfänger den Anruf entgegennimmt, wird er vom SPS durch den folgenden Ablauf begleitet.
Benutzerhandbuch zurückverfolgen oder den Absender (Sie) identifizieren. • 40 – Firmenname – Rückrufnummer – Ihren Teilnehmernamen Das SPS kann Empfänger ggf. in einer anderen Sprache unterstützen. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Systemadministrator.
Benutzerhandbuch Kapitel 5 Weitere Funktionen 5.1 Gespräch vermitteln Wenn ein Anruf Ihre Nebenstelle über die Funktion "Automatische Abfrage" erreicht, hören Sie normalerweise einen Rufton und können den Anruf entgegennehmen. Wenn Sie jedoch die Funktion "Gespräch vermitteln" verwenden, kann das SPS den Anruf auf verschiedene Art und Weise abwickeln. Der von Ihnen für die Funktion "Gespräch vermitteln" festgelegte Status bestimmt, wie der Anruf behandelt wird.
Benutzerhandbuch 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 1 2. 4 3. Wählen Sie die gewünschte Gesprächvermittlungsart. 1 für Anrufsperre. 2 für Abfrage Anrufername. 3 für Interndurchsage. 4 für Pieper-Zugriff (Pager). 5 für Vermittlung an Mailbox. 6 für Vermittlung an kundenspezifischen Ablauf. 7 für Alle Gesprächsvermittlungen deaktivieren. 4. Befolgen Sie bei Bedarf die Sprachansagen.
Benutzerhandbuch 5.2 Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe Wenn ein Anruf Ihre Nebenstelle über die Funktion Automatische Abfrage" erreicht, wird der Anruf in folgenden Fällen durch den Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe abgewickelt. a) Sie nehmen den Anruf nicht entgegen (Diese Anrufe werden als "Nach Zeit"Anrufe betrachtet). b) Sie führen ein anderes Telefongespräch (Diese Anrufe werden als "Besetzt"-Anrufe betrachtet).
Benutzerhandbuch oder legen Sie den Hörer auf, wenn Sie fertig sind. 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 2. 4 3. 4 für "Nach Zeit"-Anrufe. 5 für "Besetzt"-Anrufe. 4. Wählen Sie den gewünschten Status für den Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe aus. 1 für Nachricht hinterlassen. 2 für Vermittlung an Stellvertreter. 3 für Interndurchsage. für Pieper-Zugriff (externes 4 Durchsagesystem).
Benutzerhandbuch 5.3 Zuweisung Ihres Stellvertreters • Wenn Sie Ihren Stellvertreter nicht festlegen, werden Anrufer stattdessen an den Abfrageplatz vermittelt. Ein Stellvertreter ist eine Nebenstelle, die an Ihrer Stelle Ihre Anrufe entgegennimmt. Um Ihre Anrufe an Ihren Stellvertreter zu vermitteln, stehen 2 Möglichkeiten zur Verfügung. a) Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe: Wenn der Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe den Anruf abwickelt (z.B.
Benutzerhandbuch 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 2 2. 4 3. Geben Sie die gewünschte Nebenstellennummer ein. • Wenn Sie Ihren Stellvertreter bereits festgelegt haben und an seiner Stelle eine andere Nebenstelle zuweisen möchten, drücken Sie [1] und geben dann die gewünschte Nebenstellennummer ein. 4. Zur Bestätigung 2 drücken. 5. Legen Sie den Hörer auf.
Benutzerhandbuch 5.4 Interview-Mailbox Eine Interview-Mailbox dient dazu, Anrufern Fragen zu stellen und die entsprechenden Antworten aufzuzeichnen. Wenn Sie über eine Interview-Mailbox verfügen (dies trifft nicht auf alle Teilnehmer zu), können Sie bis zu 10 Fragen aufzeichnen und die Aufzeichnungszeit für die entsprechende Antwort für jede Frage individuell auf einen Wert von 1 bis 60 Sekunden festlegen.
Benutzerhandbuch Änderung der Antwortenlänge 3. Wählen Sie 1 , um die aktuelle Frage zu löschen. 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox Wählen Sie 2 , um zur nächsten Frage zu springen und diesen Schritt auszulassen. ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 2. 6 1 Wählen Sie 3 , um zur vorherigen Frage zu springen und diesen Schritt auszulassen. 2 3. Wählen Sie 1 , um die Antwortenlänge zu ändern, und fahren Sie dann bei Schritt 4 fort.
Benutzerhandbuch 5.5 Nachrichtenempfangsart Wenn Sie zusätzlich zu Ihrer normalen Mailbox über eine Interview-Mailbox verfügen (weitere Informationen finden Sie unter 5.4 Interview-Mailbox), wird durch die Nachrichtenempfangsart festgelegt, welche Mailbox in folgenden Fällen verwendet wird: 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 2. b) Ihre Nebenstelle ist eine virtuelle Nebenstelle (d.h.
Benutzerhandbuch 5.6 Persönliche Gruppenverteilungslisten Persönliche Gruppenverteilungslisten ermöglichen Ihnen das Senden von Nachrichten an mehrere Teilnehmer gleichzeitig (weitere Informationen finden Sie unter 4.2 Nachrichten-übermittlung). Sie können 4 persönliche Gruppenverteilungslisten erstellen und bearbeiten, die ausschließlich von Ihnen genutzt werden können.
Benutzerhandbuch Mitglieder aus persönlichen Gruppenverteilungslisten löschen 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. Sie können einzelne oder alle Mitglieder aus persönlichen Gruppenverteilungslisten löschen. 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 2. 3 4 3.
Benutzerhandbuch 5.7 Externe Nachrichtenweiterleitung Mithilfe Ihrer externen Nachrichtenweiterleitungen können Sie Nachrichten gleichzeitig an mehrere externe Teilnehmer und Nebenstellenbenutzer der TK-Anlage ohne eigene SPS-Mailbox senden (weitere Informationen finden Sie unter 4.3 Externe Nachrichten-übermittlung). Sie können 2 externe Nachrichtenweiterleitungen erstellen und bearbeiten, die ausschließlich von Ihnen genutzt werden können.
Benutzerhandbuch 9. Wählen Sie , um die Aufzeichnung zu beenden. 1 10. Um das Mitglied hinzuzufügen, drücken Sie 2 • Wiederholen Sie diesen Schritt, um weitere Mitglieder zu löschen. 7. Legen Sie den Hörer auf. . 11. Um ein weiteres Mitglied hinzuzufügen, wählen Sie 1 und fahren bei Schritt 5 fort. Wählen Sie 2 , um den Vorgang zu beenden. 12. Legen Sie den Hörer auf. Mitglieder aus einer externen Nachrichtenweiterleitung löschen 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein.
Benutzerhandbuch 5.8 Nachrichtenanzeige Mithilfe der Funktion "Nachrichtenanzeige" werden Sie in folgender Weise über neue Nachrichten in Ihrer Mailbox informiert: Nachrichtenlampe: Die Nachrichtenlampe an Ihrem Telefon (falls vorhanden) leuchtet auf, sobald Sie eine neue Nachricht erhalten. Wenn Sie eine kompatible TK-Anlage und ein Panasonic Telefon mit 6-zeiligem Display verwenden, können Sie von Ihrem Display auch die Anzahl der neuen Nachrichten ablesen.
Benutzerhandbuch Wählen Sie 2 , um nur bei dringenden Nachrichten eine Benachrichtigung zu erhalten. 6. Geben Sie die externe Rufnummer (einschließlich Vorwahlnummer, falls erforderlich) ein. • Um in die Rufnummer eine Pause oder einen Sonderbefehl einzufügen, unterbrechen Sie die Eingabe der Rufnummer vorübergehend. Das SPS sagt daraufhin eine Liste verfügbarer Optionen an; Beispiel: "Um eine Pause einzufügen, drücken Sie [5]. Drücken Sie [4], um die Eingabe der Rufnummer fortzusetzen.".
Benutzerhandbuch 5.9 E-Mail Integration (Nachrichtenhinweis per E-Mail) Sie können durch eine E-Mail über den Eingang neuer Nachrichten in Ihrer Mailbox informiert werden. Die aufgezeichnete Nachricht kann der EMail als Anhang hinzugefügt werden. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Systemadministrator.
Benutzerhandbuch 5.10 Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID Erstmalige Aufzeichnung einer persönlichen Begrüßung 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox Sie können eine persönliche Begrüßung für bestimmte Anrufer aufzeichnen. Wenn Sie deren Rufnummern (Anrufer-IDNummern) einer persönlichen Begrüßung zugewiesen haben, hören diese Anrufer, wenn Sie bei Ihnen anrufen, anstelle der für normale Anrufer abgespielten Begrüßung die entsprechende persönliche Begrüßung.
Benutzerhandbuch Erstmalige Zuweisung von Anrufer-ID-Nummern 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 1 4 2. 3 3. Geben Sie die Nummer der persönlichen Begrüßung (1–4) ein. 4. Zur Bestätigung 2 drücken. 5. Geben Sie die Anrufer-ID-Nummer (Rufnummer des Anrufers, max. 20 Stellen) ein und wählen Sie dann • # . Bei der Eingabe einer AnruferID-Nummer können Sie [ ] drücken und einen "Platzhalter" eingeben.
Benutzerhandbuch 7. Wählen Sie 1 , um die angesagte Nummer zu löschen. Wählen Sie 2 , um die Nummer beizubehalten und die nächste Nummer ansagen zu lassen. Wiederholen Sie diesen Schritt. 8. Legen Sie den Hörer auf, wenn der Vorgang abgeschlossen ist. Hinweis • • Als Voraussetzung für die ordnungsgemäße Funktion dieses Merkmals muss Ihre TK-Anlage zum Empfang von Anrufer-IDInformationen fähig sein. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder SystemManager.
Benutzerhandbuch 5.11 Ansage des persönlichen Anrufernamens Anrufer-ID-Nummern zuweisen und Namen aufzeichnen 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox Wenn Sie Anrufer-Rufnummern speichern und Anrufernamen aufzeichnen, können Sie in folgenden Fällen den Anrufernamen durch das SPS ansagen lassen: a) Sie hören eine Nachricht von einem der zugewiesenen Anrufer ab. ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 1 2. 3 5 3.
Benutzerhandbuch 3. Wählen Sie , um eine AnruferID-Nummer zu ändern, und fahren Sie dann bei Schritt 4 "Anrufer-IDNummern zuweisen und Namen aufzeichnen" fort. 1 Wählen Sie 2 , um den Anrufernamen zu ändern, und fahren Sie dann bei Schritt 6 "Anrufer-ID-Nummern zuweisen und Namen aufzeichnen" fort. Wählen Sie 3 , um die aktuelle Aufzeichnung beizubehalten und zur nächsten zu springen. Wiederholen Sie diesen Schritt. 4. Legen Sie den Hörer auf, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.
Benutzerhandbuch 5.12 Vorabfrage der Sprachmailbox Falls Sie ein mit dieser Funktion kompatibles Panasonic Telefon verwenden, können Sie Ihre Anrufe vorabfragen. Wenn Sie einen Anruf erhalten, können Sie mithören, während der Anrufer in Ihrer Mailbox eine Nachricht hinterlässt, und den Anruf auf Wunsch entgegennehmen. Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung und kann durch den Systemadministrator für Ihre Mailbox deaktiviert werden.
Benutzerhandbuch 5.13 Aufzeichnung Ihrer Gespräche • Falls Sie ein mit diesen Funktionen kompatibles Panasonic Telefon verwenden, können Sie Ihre Telefongespräche aufzeichnen. Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung. Zur Aufzeichnung Ihrer Gespräche stehen 3 verschiedene Funktionen zur Verfügung: Mitschneiden: Durch Drücken der mit der Funktion "Mitschneiden" belegten Taste an Ihrem Telefon können Sie das aktuelle Gespräch in Ihrer eigenen Mailbox mitschneiden.
Benutzerhandbuch 64 5.14 Rufweiterleitung von extern Externe Rufnummern für die Rufweiterleitung von extern zuweisen Sie können das SPS so programmieren, dass Ihre Anrufe an eine andere Nebenstelle oder ein externes Telefon (bei entsprechender Berechtigung) weitergeleitet werden. Diese Einstellung können Sie auch dann vornehmen, wenn Sie sich nicht im Büro aufhalten.
Benutzerhandbuch Hinweis • • Wenn Sie eine der externen Rufnummern für die Rufweiterleitung von extern ändern, müssen Sie die Rufweiterleitung von extern zunächst erneut auf "Rufweiterleitung auf Amtsleitung" stellen, bevor die neue externe Rufnummer als Rufweiterleitungsziel verwendet wird. Wenn Sie dieses versäumen, wird weiterhin die alte Rufnummer verwendet. Die Anzahl der Ziffern, die für externe Rufnummern gespeichert werden können, richtet sich nach der jeweils verwendeten TK-Anlage.
Benutzerhandbuch • 66 Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder SystemManager. Die Anzahl der Ziffern, die für externe Rufnummern gespeichert werden können, richtet sich nach der jeweils verwendeten TK-Anlage. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder SystemManager.
Benutzerhandbuch 5.15 Rufnummern für "Gespräch vermitteln an extern" zuweisen und entfernen Wenn Sie eine Rufnummer für "Gespräch vermitteln an extern" zuweisen, werden Ihre Anrufe auch in folgenden Fällen an die zugewiesene Rufnummer vermittelt: a) Sie haben die Funktion "Abfrage Rufnummern für "Gespräch vermitteln an extern" zuweisen 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 2.
Benutzerhandbuch • 68 Manager für Ihre Mailbox aktiviert werden. Wenn in Ihrer TK-Anlage PRILeitungen existieren, müssen Sie am Ende von externen Rufnummern ggf. [#] eingeben. Weitere Informationen erhalten Sie bei Ihrem Systemadministrator.
Benutzerhandbuch 5.16 Zuweisung Ihrer externen Rufnummern für Automatisches Login von extern und kostenfreie Fernvorabfrage 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 2. Wenn Sie sich von extern in Ihre Mailbox einloggen (d.h. von einem externen Telefon), um Ihre Nachrichten abzuhören, werden Sie von den Funktionen "Automatisches Login von extern" (weitere Informationen finden Sie unter 3.
Benutzerhandbuch • 70 Systemadministrator oder SystemManager. Der Systemadministrator oder System-Manager muss die Funktionen "Automatisches Login" und "Kostenfreie Fernvorabfrage" für Ihre Mailbox aktivieren, bevor Sie diese Funktionen verwenden können.
Benutzerhandbuch 5.17 Persönlicher benutzerspezifischer Ablauf Ein persönlicher benutzerspezifischer Ablauf besteht aus einer Reihe von Optionen, die Sie Ihren Anrufern anbieten können, sodass diese über die Tasten ihres Telefons auf bestimmte Funktionen zugreifen können. Sie sollten Ihren Anrufern die verfügbaren Optionen in jeder persönlichen Begrüßung erläutern, zum Beispiel: "Sie sind mit dem Anschluss von (Name) verbunden. Ich kann Ihren Anruf zurzeit nicht entgegennehmen.
Benutzerhandbuch Einrichtung eines persönlichen benutzerspezifischen Ablaufs 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox ein. • Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 8 1 2. 3 3. Drücken Sie die Wähltaste (0, 3– 9), der Sie eine Option zuweisen möchten. 4. 1 (überspringen Sie diesen Schritt, falls Sie zum ersten Mal eines persönlichen benutzerspezifischen Ablaufs Einrichten). 5.
Benutzerhandbuch • 2. 3. 4. 5. Weitere Informationen finden Sie bei Bedarf unter 2.1 Einloggen in Ihre Mailbox. 3 8 1 • • 1 für "Keine MFVEingabeaktion". 1 1 für Nachrichtenaufzeichnung. 2 , um den Anrufer zu trennen. 3 , um den Anrufer außerhalb der Geschäftszeiten zu trennen (zu allen anderen Zeiten Nachrichtenaufzeichnung). • Die Option "Vermitteln an extern" kann in Ihrem persönlichen benutzerspezifischen Ablauf maximal 4-mal verwendet werden.
Benutzerhandbuch 5.18 Terminruf/Weckruf 1. Loggen Sie sich in Ihre Mailbox Terminruf/Weckruf ist eine TKAnlagenfunktion, die in ihrer Funktion einem gewöhnlichen Wecker ähnelt; Sie können Ihr Telefon so einstellen, dass es einmalig oder täglich zu einem festgelegten Zeitpunkt klingelt. Wenn Sie den Hörer abheben, um den Terminruf/ Weckruf zu beantworten, hören Sie einen Sonderwählton oder eine aufgezeichnete Mitteilung. Diese Funktion steht bei einigen TKAnlagen nicht zur Verfügung. ein.
Benutzerhandbuch Hinweis • Diese Funktion steht nur bei Panasonic TK-Anlagen der Serie KXTDA mit Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator oder SystemManager.
Benutzerhandbuch 5.19 Markierung Während Sie eine Nachricht in Ihrer Mailbox abhören (weitere Informationen finden Sie unter 3.1 Abspielen von Nachrichten), können Sie eine "Markierung" setzen. Mithilfe einer Markierung können Sie die Wiedergabe später an einer bestimmten Stelle einer bestimmten Nachricht fortsetzen. Für jede Nachricht in Ihrer Mailbox können Sie jeweils eine Markierung setzen; sobald Sie eine neue Markierung setzen, wird die alte gelöscht.
Benutzerhandbuch 5.20 Gelöschte Nachrichten zurückholen Sie können die Nachrichten in Ihrer Mailbox löschen (weitere Informationen finden Sie unter 3.1 Abspielen von Nachrichten). Wenn eine Nachricht gelöscht wurde, bleibt diese bis zum Ende des Folgetages erhalten und wird dann endgültig gelöscht. Gelöschte Nachrichten können "zurückgeholt" werden; daraufhin werden sie genauso behandelt wie alte Nachrichten. Um eine gelöschte Nachricht zurückzuholen, drücken Sie [3], während Sie die Nachricht abhören.
Benutzerhandbuch 5.21 Mailbox Kapazitätswarnung Wenn Ihre Mailbox nahezu voll ist, erhalten Sie kurz nach dem Einloggen in Ihre Mailbox eine Mailbox Kapazitätswarnung. Wenn Sie eine Mailbox Kapazitätswarnung hören, sollten Sie nicht mehr benötigte Nachrichten löschen, um Aufzeichnungszeit in Ihrer Mailbox verfügbar zu machen. Die Länge der bei Erhalt der Mailbox Kapazitätswarnung noch verbleibenden Aufzeichnungszeit richtet sich nach der Konfiguration Ihrer Mailbox.
Benutzerhandbuch Anhang Kurzanleitung 79
Benutzerhandbuch Um von außerhalb auf eine Mailbox zuzugreifen, wählen Sie: #6 + Mailboxnummer 1 2 Hauptmenü: Sie haben neue Nachrichten. Passwort # Die Optionen 3 bis 6 werden auf der nächsten Seite beschrieben. 1 Neue Nachricht empfangen (Während und nach dem Abhören): 1 Nachricht wiederholen 1.1 Vorherige Nachricht 1.2 Nächste Nachricht 2 Pause/Neustart (Nur während des Abhörens) 2.3 Nachricht/Absenderdaten 2.4 Markierung setzen (Nur während des Abhörens) 2.5 Bei Markierung fortfahren 2.
Benutzerhandbuch Um von außerhalb auf eine Mailbox zuzugreifen, wählen Sie: #6 + Mailboxnummer 3 4 Passwort # Mailboxverwaltung einrichten: 1 Persönliche Begrüßungen aufzeichnen 2 Passwort einstellen 3 Benutzername eingeben 4 Gruppenverteilungsliste einstellen 5 Anrufername/-nummer aufzeichnen 6 AL bei Rufweiterleitung von extern einstellen 7 Nummern für automatisches Login und kostenfreie Fernvorabfrage einstellen 8 Persönlichen benutzerspezifischen Ablauf einstellen AA-Status einstellen: 1 Gesprächve
Benutzerhandbuch Dienstzugriffbefehle Durch Eingabe folgender Befehle können Sie jederzeit zu einer anderen Mailbox, Nebenstelle oder einem anderen Menü gelangen. * 1 2 #1 Wählen über Name #2 Benutzerspezifischer Ablauf 4 5 6 #5 (#L) Login #6 (#M) Voicemail * 3 * 7 8 #7 (#R) Neustart (Hauptmenü) #8 (#T) Vermitteln an eine Nst. #9 (#X) Verlassen 0 # 0 Hilfe ## Switch to Prompts (Main Menu) Zum vorherigen Menü zurückkehren 9 ** * Diese Befehle stehen auch im VM-Menü zur Verfügung.
Benutzerhandbuch Glossar Abfrage Anrufername Ermöglicht Teilnehmern die Abfrage von Anrufen. Das SPS spielt dem Anrufer die Systemansage "Sprechen Sie Ihren Namen nach dem Ton auf" vor und zeichnet den Anrufernamen auf. Der Anrufer wird ins Halten gelegt, während das SPS den Teilnehmer anruft und den Anrufernamen wiedergibt. Der Teilnehmer kann entscheiden, ob er den Anruf entgegennimmt oder nicht. Abfrageplatz Für jede Betriebsart können 3 verschiedene Nebenstellen als Abfrageplätze festgelegt werden.
Benutzerhandbuch Anrufziel-ID (Wird gelegentlich auch als Zusatzkennung bezeichnet) Dank dieser Funktion kann die TK-Anlage Zusatzziffern wählen, durch die der Anrufer direkt zu einer bestimmten Mailbox gelangt und nicht zur allgemeinen Mailbox. Ansage des Anrufernamens (Zentral/Persönlich) Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung.
Benutzerhandbuch Automatische Weiterleitung Mithilfe dieser Funktion können nicht abgehörte Nachrichten in eine andere Mailbox kopiert oder verschoben werden. Automatische Wiedergabe neuer Nachrichten Das SPS spielt neue Nachrichten automatisch ab, sobald ein Teilnehmer, der System-Manager oder der Nachrichten-Manager sich in seine Mailbox einloggt. Automatisches Login Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung.
Benutzerhandbuch DID-Rufverteilung Steht nur bei Integration über digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung. Das SPS sendet Anrufe von vorprogrammierten Rufverteilungsnummern (DID) an eine festgelegte Nebenstelle, Mailbox (einschließlich Mailboxgruppe) oder einen benutzerspezifischen Ablauf. Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe Anrufe werden als unvollständig betrachtet, wenn die angerufene Nebenstelle nicht antwortet, besetzt ist oder die Anrufsperre aktiviert hat.
Benutzerhandbuch Einstellung Nachricht-/Absenderdaten Legt fest, wann die Nachricht-/Absenderdaten (Datum und Uhrzeit der Nachricht, Name der Person, die die Nachricht aufgezeichnet oder vermittelt hat, Rufnummer des Anrufers) angesagt werden. Nachricht-/Absenderdaten können automatisch vor oder im Anschluss von Nachrichten oder nur dann abgespielt werden, wenn der Teilnehmer während oder nach der Wiedergabe der Nachricht [2] [3] drückt.
Benutzerhandbuch Impulswahltelefon Ein Telefon, mit dem keine DTMF-Signale (Tonwahl) übertragen werden können. Anrufer, die Impulswahltelefone verwenden, werden automatisch an einen Abfrageplatz oder die allgemeine Mailbox weitergeleitet, da sie keine Auswahl entsprechend der in den SPS-Sprachansagen angebotenen Optionen vornehmen können.
Benutzerhandbuch Interview-Dienst Das SPS kann einen Anrufer "interviewen", indem es eine Reihe voraufgezeichneter Ansagen abspielt und die Antworten des Anrufers aufzeichnet. Teilnehmer können die Fragen direkt in ihren Interview-Mailboxen aufzeichnen. Nachdem ein Anrufer seine Antworten aufgesprochen hat, schaltet sich am Telefon des Teilnehmers die Nachrichtenlampe ein.
Benutzerhandbuch Mailbox-Kapazität (Aufzeichnungszeit) Die zeitliche Gesamtlänge aller Nachrichten, die in der Mailbox eines Teilnehmers aufgezeichnet werden können. Der Systemadministrator oder System-Manager kann für jeden Teilnehmer eine maximale Mailbox-Kapazität festlegen. Die MailboxKapazität eines Teilnehmers wird über die BKl bestimmt. Mailboxnummer Diese Nummer ist normalerweise mit der entsprechenden Nebenstellennummer des Teilnehmers identisch.
Benutzerhandbuch Nachrichtenlampe Die Lampe an einem SYSTEL, die aufleuchtet, wenn in der Mailbox des Nebenstellenbenutzers Nachrichten vorliegen. Nachrichten-Manager Mailbox 998. Die für die nachrichtenbezogene Datenpflege wie z.B. Pflege der allgemeinen Mailbox und Aufzeichnung sowie Löschen von Nachrichten (Systemansagen, Firmenansagen, Menüs für benutzerspezifischer Abläufe, zentrale Anrufernamen usw.) zuständige Person.
Benutzerhandbuch Persönliche Begrüßungen Teilnehmer können 3 Begrüßungen aufzeichnen, die Anrufer hören, wenn sie an die Mailbox der Teilnehmer weitergeleitet werden. Welche dieser persönlichen Begrüßungen Anrufer hören, richtet sich nach dem jeweiligen Status des Teilnehmers oder des SPS. Begrüßung nach Zeit: Diese Begrüßung hören Anrufer, wenn der Teilnehmer den Anruf nicht entgegennimmt. Begrüßung im Besetztfall: Diese Begrüßung hören Anrufer, wenn das Telefon des Teilnehmers besetzt ist.
Benutzerhandbuch Reihenfolge des Nachrichtenabrufs Legt fest, ob zuerst die neuste (Last In First Out [LIFO]) oder zuerst die älteste (First In First Out [FIFO]) Nachricht abgespielt wird, falls sich in der Mailbox eines Teilnehmers mehrere Nachrichten befinden. Rücklauf Mithilfe dieser Funktion kann ein Teilnehmer die letzten 4 Sekunden einer Nachricht erneut abspielen. Rückruf Anrufer CLIP Steht nur bei Integration über analoge/digitale Systemtelefonschnittstelle zur Verfügung.
Benutzerhandbuch Stellvertreter Alle Teilnehmer können eine andere Nebenstelle als Ziel für ihre Anrufe festlegen. Anrufer können entweder durch den Dienst zur Behandlung unvollständiger Anrufe, oder indem sie während des Hörens der persönlichen Begrüßung eines Teilnehmers oder beim Hinterlassen einer Nachricht die [0] drücken, an den Stellvertreter geleitet werden. Systemadministration Umfasst Systemprogrammierung, Diagnose, Verwaltung von Systemansagen usw.
Benutzerhandbuch Systemsicherheit Gemäß Standardeinstellung können System-Manager und Nachrichten-Manager erst dann von ihren Telefonen aus auf das SPS zugreifen, wenn der Systemadministrator für sie Passwörter festgelegt und sie für den Zugriff auf das SPS von ihren Telefonen aus berechtigt. Der System-Manager und der NachrichtenManager müssen vor einem Zugriff auf das SPS immer ihr Passwort eingeben. Der Systemadministrator kann auch für die Mailboxen der Teilnehmer ein Standardpasswort festlegen.
Benutzerhandbuch Vorübergehende persönliche Begrüßung Eine spezielle Begrüßung, die bei entsprechender Aufzeichnung durch einen Teilnehmer von seinen Anrufern anstelle der anderen persönlichen Begrüßungen des Teilnehmers gehört wird. Wird oft verwendet, um Anrufer über eine vorübergehende Abwesenheit zu informieren. Beispiel für eine solche Begrüßung: "Sie sind mit dem Anschluss von (Name) verbunden. Ich bin diese Woche leider nicht im Büro...
Benutzerhandbuch Stichwortverzeichnis 97
Benutzerhandbuch A D Abfrage Anrufername 41 Abspielen von Nachrichten 20 Alte Nachrichten 20 Ändern oder Löschen Ihrer persönlichen Begrüßungen 13 Ändern oder Löschen Ihres Passworts 11 Ändern oder Löschen Ihres Teilnehmernamens 17 Änderung der Antwortenlänge 48 Anhang 79 Anrufer-ID-Begrüßung->Persönliche Begrüßung für Anrufer-ID 57 Anrufer-ID-Nummern und aufgezeichnete Namen ändern 60 Anrufer-ID-Nummern und aufgezeichnete Namen löschen 61 Anrufer-ID-Nummern zuweisen und Namen aufzeichnen 60 Anrufsperre
Benutzerhandbuch Fragen aufzeichnen 47 Fragen löschen 48 Freisprechmodus 62 druck 63 N Häufig verwendete Dienstbefehle und Navigationsbefehle 18 Hinzufügen, Löschen oder Überprüfen von AnruferID-Nummern zu einem späteren Zeitpunkt 58 Nachrichten beantworten 24 Nachrichten senden 31 Nachrichten senden – Überblick 31 Nachrichtenanzeige 54 Nachrichtenanzeige über Nachrichtenlampe einschalten/ausschalten 54 Nachrichtenempfangsart 49 Nachrichtenhinweis per E-Mail 56 Nachrichtenlampe 54 Nachrichtenübermittlu
Benutzerhandbuch Sprachansagen 6 Starten der Benutzerführung 11 Status Dringend 24, 32 Status Privat 24, 32 Stellvertreter 45 T Terminruf/Weckruf 74 V Vermittlung von Nachrichten 27 Verwendung des SPS 5 VM-Menü 6 Vorabfrage der Sprachmailbox 62 Vorübergehende Begrüßung 13 W Weitere Funktionen 41 Z Zurückrufen des Nachrichtenabsenders 25 Zuweisung Ihrer externen Rufnummern für Automatisches Login von extern und kostenfreie Fernvorabfrage 69 Zuweisung Ihres Stellvertreters 45 100
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Benutzerhandbuch 102
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