Hangposta rendszer Típusszám: KX-TVM200/KX-TVM50 ACD report szerver Típusszám: KX-NCV200 Felhasználói útmutató Köszönjük, hogy Panasonic terméket vásárolt. Mielőtt használatba venné a terméket, kérjük, olvassa el ezt az útmutatót és őrizze meg, mert a későbbiekben is hasznára lehet, ha valaminek utána kíván nézni. Hangposta rendszer: 1.
Felhasználói útmutató Bevezetés Köszönjük, hogy megvásárolta a Panasonic KX-TVM50/KX-TVM200/KX-NCV200 típusú termékét. Biztosak vagyunk benne, hogy sok éven át, megbízhatóan szolgálja majd Önt. Ezt a felhasználói útmutatót úgy terveztük meg, hogy segítsen Önnek hangpostafiókja beállításában, az általános hangposta szolgáltatások használatában és megismertesse Önnel azt a sokféle, korszerű szolgáltatást, amely számtalan módon javítja az Ön produktivitását.
Felhasználói útmutató Tartalomjegyzék 1. 1.1. 2. A hangposta rendszer (VPS) bemutatása.............................................. 5 A VPS bemutatása ..................................................................................................... 5 Belépés a hangpostafiókjába és a hangpostafiókjának beállítása ..... 8 2.1. Belépés a hangpostafiókjába ..................................................................................... 8 2.2.
Felhasználói útmutató 5.9. E-mail integráció (Üzenet jelzése e-maillel) ............................................................. 47 5.10. Személyes üdvözlés hívó azonosításhoz................................................................. 48 5.11. Személyes hívó név bemondás ............................................................................... 50 5.12. Folyamatban lévő hívások megfigyelése (monitorozás)........................................... 52 5.13.
Felhasználói útmutató 1. fejezet A hangposta rendszer (VPS) bemutatása 1.1. A VPS bemutatása A Panasonic hangposta rendszer (VPS) nagyteljesítményű eszköz, amely segít Önnek hang összeköttetései kezelésében, és ezáltal munkája produktivitását is javítja. Felhasználóként (egy VPS hangpostafiók tulajdonosaként) Ön az alábbiakat teheti: a) Üzenetet küldhet egy vagy több személynek, irodáján belül vagy azon kívülre. b) Üzeneteket adhat át, akár saját megjegyzéseivel ellátva, más VPS felhasználóknak.
Felhasználói útmutató Promptok (Rendszerüzenetek) A VPS alapvető jellemzője a „promptok” használata. A promptok rögzített, útmutató hangüzenetek, amelyek segítenek Önnek a VPS szolgáltatások beállításában és használatában. A promptok a hívókat is segítik, amikor a VPS a hívásaikat kezeli. Az Ön VPS rendszerének programozásától függően a felhasználók és a hívók kiválaszthatják, hogy a VPS promptokat milyen nyelven szeretnék hallani.
Felhasználói útmutató ram engedélyezve van, a VPS promptok végigvezetik Önt a hangpostafiók beállítási eljárásán.
Felhasználói útmutató 2. fejezet Belépés a hangpostafiókjába és a hangpostafiókjának beállítása 2.1. Belépés a hangpostafiókjába Az előfizetői szolgáltatások (üzenetek lejátszása, a hangpostafiók beállításainak megváltoztatása stb.) eléréséhez Önnek először be kell lépnie saját hangpostafiókjába. Kétféle módon léphet be saját hangpostafiókjába: a) Automatikus belépés: Amikor mellékállomásáról belép saját hangpostafiókjába, nem kell beadnia semmilyen speciális parancsot sem a hangpostafiókja számát.
Felhasználói útmutató 2.2. Előfizetői oktatóprogram (Egyszerű hangpostafiók beállítás) Lehet, hogy az Ön VPS-e úgy van programozva, hogy amikor először lép be hangpostafiókjába, akkor az „Előfizetői oktatóprogram”-mal indul. Ha hangpostafiókján az előfizetői oktatóprogram engedélyezve van, a VPS promptok végigvezetik Önt a hangpostafiók beállítási eljáráson. Egyszerűen a promptok követésével beállíthatja az alábbi tételeket.
Felhasználói útmutató Az előfizetői oktatóprogram indítása 1. Lépjen be hangpostafiókjába. • Ha szükséges, olvassa el a 2.1. Belépés a hangpostafiókjába pontot. 2. Ellenőrizze, hogy elkezdődött-e az előfizetői oktatóprogram. • A VPS bemondja: „Üdvözlöm a Panasonic hangposta rendszerben. Ez az előfizetői oktatóprogram.”. • Ha az oktatóprogram nem indult el, akkor esetleg le van tiltva az Ön hangpostafiókján.
Felhasználói útmutató Az Ön üdvözlő üzeneteinek rögzítése A VPS felkéri Önt a Nem válaszol esetén elhangzó üdvözlés, az Üdvözlés foglaltság esetén és a Munkaidőn kívüli üdvözlés kimenő üzeneteinek felvételére. Ha egy üdvözlő szöveget nem vesz fel, akkor a rendszer az előre rögzített üdvözlést fogja használni. 1. A hangjelzés után vegye fel üdvözlő szövegét. 2. A felvétel befejezéséhez nyomja meg gombot. az 3. Kövesse a promptokat szükség szerint. • A visszahallgatáshoz nyomja meg az gombot.
Felhasználói útmutató 2.3. A személyes üdvözléseinek (kimenő üzeneteinek) megváltoztatása vagy törlése Miután a hívók elérik a hangpostafiókját, az Ön személyes üdvözlését hallják. Négyféle személyes üdvözlést rögzíthet, és a rendszer a hívóknak a megfelelő kimenő üzenetet játssza le. Ha töröl, vagy nem rögzít egy üdvözlő szöveget, helyette a rendszer egy előre rögzített üdvözlést használ. a) Nem válaszol esetén elhangzó üdvözlés: Akkor hallják a hívók, amikor Ön nem jelentkezik a hívásukra.
Felhasználói útmutató • Az éppen rögzített üdvözlés hozzáadásához nyomja meg a gombot. • Az üdvözlés törléséhez és a kilépéshez nyomja meg a gombot. 8. Az elfogadáshoz nyomja meg a gombot. 9. Szükség esetén a promptok követésével rögzítsen vagy töröljön további üdvözléseket, vagy folytassa a 10. lépéstől. A „Nem válaszol esetén elhangzó üdvözlés”-hez nyomja meg az gombot. Az „Üdvözlés foglaltság esetén”-hez gombot. nyomja meg a A „Munkaidőn kívüli üdvözlés”-hez gombot.
Felhasználói útmutató 2.4. Jelszavának megváltoztatása vagy törlése Ön jelszóval védheti hangpostafiókját az illetéktelen hozzáférésektől. Ha hangpostafiókja rendelkezik jelszóval, akkor Önnek a hívógombokkal (0–9) be kell azt adnia, valahányszor belép hangpostafiókjába. Jelszava maximálisan 16 számjegyet tartalmazhat. Jelszavát bármikor megváltoztathatja. Amikor jelszót választ, kerülje a könnyen kitalálható számkombinációkat.
Felhasználói útmutató 2.5. Felhasználói nevének megváltoztatása vagy törlése Rögzítheti nevét a VPS-ben. A VPS ezután be tudja mondani az Ön nevét a hívóknak, hogy tudassa velük, a megfelelő hangpostafiókot érték el. Ha egy hívó nem ismeri az Ön hangpostafiók számát, akkor megpróbálhatja elérni Önt az Ön vezeték- vagy keresztnevének első néhány betűjének beadásával (Név szerinti hívás szolgáltatás).
Felhasználói útmutató 2.6. Általános szolgáltatás parancsok és navigációs parancsok Parancsok az aktuális VPS szolgáltatás megváltoztatására Miután felemelte a kézibeszélőt vagy megnyomta az SP-PHONE/MONITOR gombot, és a VPS egy mellékállomási hívószámát tárcsázta, beadhat egy szolgáltatás parancsot, hogy bizonyos VPS szolgáltatásokat gyorsan elérjen. Amíg a rendszer a VPS tájékoztatót mondja be, Ön is használhatja a szolgáltatás parancsokat, például átkapcsolhat egy másik VPS szolgáltatás üzemmódra.
Felhasználói útmutató 3. fejezet Üzenetek lejátszása és a kapcsolódó szolgáltatások 3.1. Üzenetek lejátszása A hívók és a többi felhasználó üzenetet hagyhat Önnek, amelyeket Ön később lejátszhat, miután belépett a hangpostafiókjába. A hangpostafiókjában lévő üzenetek három típusra oszthatók: a) Új üzenetek: A hangpostafiókjában lévő üzenetek, amelyeket Ön még nem játszott le. b) Régi üzenetek A hangpostafiókjában lévő üzenetek, amelyeket Ön már lejátszott, de még nem törölt. 1.
Felhasználói útmutató Gomb Régi Törölt Az üzenet megismétlése 9 9 9 Az előző üzenet lejátszása 9 9 9 A következő üzenet lejátszása 9 9 9 A lejátszás szüneteltetése/újraindítása (csak lejátszás alatt) 9 9 9 Az üzenetinformáció lejátszása 9 9 9 A könyvjelző beállítása (csak lejátszás alatt) 9 9 – Lejátszás indítása a könyvjelzőnél 9 9 – Az üzenet újként való elmentése 9 – – 9 9 – Az üzenet visszaállítása – – 9 Válaszadás az üzenetre 9 9 – * Visszakeresés (csak l
Felhasználói útmutató Megjegyzések • A VPS programozása határozza meg, hogy az üzenetinformációt a rendszer az egyes üzenetek előtt, az egyes üzenetek után, vagy csak akkor játssza le, ha Ön megnyomja a [2] [3] gombot. Ha további információra van szüksége, forduljon a rendszer adminisztrátorhoz vagy a rendszermenedzserhez. • A VPS egy megadott számú nap eltelte után automatikusan törli az új és a régi üzeneteket is.
Felhasználói útmutató 3.2. Válasz az üzenetekre Válaszolhat a hangpostafiókjában hagyott üzenetekre, vagy a hívó visszahívásával, vagy a hívó hangpostafiókjában való üzenethagyással. A visszahívás akkor lehetséges, ha a személy, aki üzenetet hagyott Önnek, egy másik felhasználó.
Felhasználói útmutató 5. A felvétel befejezéséhez nyomja meg az gombot. 6. Az elfogadáshoz nyomja meg a gombot. 7. Az üzenet továbbítási idejének beállításához nyomja meg az gombot. Az üzenet azonnali elküldéséhez nyomja meg az gombot (folytassa a 12. lépéstől). 8. Adja be a kívánt továbbítási időt, majd nyomja meg a gombot. Például: • Az 5:00 beadásához nyomja meg az [5] [#] gombot. • Az 5:15 beadásához nyomja meg az [5] [1] [5] [#] gombot. 14. A vétel kéréshez nyomja meg az gombot.
Felhasználói útmutató 3.3. Üzenetek átadása Ön átadhatja, (átirányíthatja) a hangpostafiókjában lévő üzeneteket más felhasználóknak (felhasználókra). De kérjük, ne feledje, hogy a vétel üzeneteket nem tudja átadni, és azokat az üzeneteket sem, amelyeket a küldő „titkos”-ként adott meg. Egy üzenet átadásakor Ön a következőket teheti: a) Megadhatja a címzettet egy másik felhasználó hangpostafiók számának bevitelével. b) Több címzettet is megadhat egy személyes elosztási csoport lista szám (lásd az 5.6.
Felhasználói útmutató • Csak új és régi üzeneteket lehet átadni. Ha egy törölt üzenetet kíván átadni, akkor először állítsa vissza az üzenetet (lásd az 5.20. Törölt üzenetek visszaállítása pontot). 2. Az üzenet lejátszása közben vagy után nyomja meg a gombot. 3. Nyomja meg a gombot. 4. A hívógombok segítségével adja be a kívánt címzett nevének első 3 vagy 4 betűjét. 5. A bemondott név kiválasztásához gombot. nyomja meg az A következő név meghallgatásához gombot.
Felhasználói útmutató 3.4. Távvezérlés Akkor is felhívhatja a VPS-t, amikor nem tartózkodik az irodában, és beléphet hangpostafiókjába, hogy meghallgassa üzeneteit. Hangpostafiókjába kétféle módon léphet be távvezérléssel: a) Automatikus belépés: Amikor egy előre programozott külső telefonkészülékről belép saját hangpostafiókjába, nem kell beadnia semmilyen speciális parancsot sem a hangpostafiókja számát.
Felhasználói útmutató 3. Nyomja meg a gombot és adja be a hangpostafiókja számát. 4. • Átugorhatja ezt a lépést, ha hangpostafiókjának nincs jelszava. 5. Az új üzenetek lejátszásához nyomja meg az gombot. 6. Kövesse a promptokat, vagy szükség szerint válassza ki az alábbiak egyikét. Egy mellékállomás hívásához nyomja gombot. meg a A kezelő hívásához nyomja meg a gombot. 7. Ha befejezte, nyomja meg a gombot. 8. Tegye a helyére a kézibeszélőt, vagy nyomja meg az SP-PHONE/MONITOR gombot.
Felhasználói útmutató 4. fejezet Üzenetek küldése 4.1. Üzenetek küldése – Áttekintés Ön üzeneteket rögzíthet és elküldheti azokat a többi felhasználónak, olyan alközponti felhasználóknak, akik nem rendelkeznek VPS hangpostafiókkal, sőt még külső feleknek is. Az üzenetek az alábbi szolgáltatások egyikével küldhetők el: a) Üzenetküldés: Egy üzenet elküldése a többi felhasználónak (lásd a 4.2. Üzenetküldés pontot).
Felhasználói útmutató 4.2. Üzenetküldés Ön üzeneteket küldhet a többi felhasználónak. Az üzenet címzettjét megadhatja számmal vagy a felhasználó nevével. A címzett megadása számmal: a) Adja be a felhasználó hangpostafiók számát. b) Adja be egy személyes elosztási csoport lista számát (lásd az 5.6. Személyes elosztási csoport listák pontot a saját személyes elosztási csoport listák létrehozásához).
Felhasználói útmutató Üzenetének felvétele 1. Üzenetének felvételéhez nyomja meg az gombot. • Ha újabb címzettet kíván hozzáadni, nyomja meg a [2] gombot (folytassa a „Címzett megadása számmal” vagy a „Címzett megadása névvel (Tárcsázás név szerint)” lehetőséggel). • A címzettek áttekintéséhez nyomja meg a [3] gombot. 2. A hangjelzés után beszéljen. • A [2] gomb megnyomásával szüneteltetheti és újraindíthatja a felvételt. Ha 20 másodpercnél hosszabb szünetet hagy, a felvétel automatikusan leáll. 3.
Felhasználói útmutató 4.3. Külső kimenő üzenettovábbítás Ön üzeneteket küldhet külső feleknek és alközponti mellékállomási felhasználóknak, akik nem rendelkeznek saját VPS hangpostafiókkal. Miután rögzítette üzenetét, A VPS tárcsázza a megfelelő telefonszámokat és/vagy mellékállomási telefonszámokat, és miután a másik oldalon lévő fél fogadja a hívást, a VPS lejátszhatja számára az Ön felvett üzenetét.
Felhasználói útmutató • Ha nem kíván jelszót beállítani, nyomja meg a [#] gombot. 6. A hangjelzés után mondja be a címzett nevét. 7. A rögzítés befejezéséhez nyomja gombot. meg az 8. Az azonnali továbbításhoz nyomja gombot, majd folytassa az meg a „Üzenetének felvétele” szakasztól. • Az üzenet továbbítási idejének beállításához folytassa „Az üzenettovábbítási idő beállítása” szakasztól. Több címzett megadása (Külső üzenet címzett lista) 1. Nyomja meg a 2. A délelőtthöz nyomja meg az gombot.
Felhasználói útmutató • Ha alközpontja PRI vonalakat használ, akkor esetleg a fővonali telefonszámok után meg kell nyomnia a [#] gombot. Ha további információra van szüksége, forduljon a rendszer adminisztrátorhoz. • Az automatikus vétel alapértelmezésben nincs engedélyezve. Ha további információra van szüksége, forduljon a rendszer adminisztrátorhoz vagy a rendszermenedzserhez.
Felhasználói útmutató 4.4. Külső üzenetfogadás Amikor Ön külső kimenő üzenetet küld, a VPS felhívja a megadott címzettek mindegyikét. Amikor a címzett fogadja a hívást, a VPS végigvezeti az alábbi eljáráson. Miután egy címzett meghallgatott egy külső kimenő üzenetet, választ küldhet az Ön üzenetére, és még a sürgős vagy titkos állapotot is beállíthatja. 1. Az üzenet fogadásához nyomja meg az gombot. 2. Adja be a 4 számjegyű jelszót, majd nyomja meg a gombot.
Felhasználói útmutató 5. fejezet További szolgáltatások 5.1. Hívásátadás Ha egy hívás az automatikus kezelő szolgáltatáson keresztül eléri az Ön mellékállomását, akkor általában a mellékállomása csenget, és Ön fogadhatja a hívást. Ha azonban Ön a hívásátadás szolgáltatást használja, akkor a VPS a hívást számos módon kezelheti. Az Ön által beállított hívásátadás állapot határozza meg, hogy mi történik a hívással.
Felhasználói útmutató 1. Lépjen be hangpostafiókjába. • Ha szükséges, olvassa el a 2.1. Belépés a hangpostafiókjába pontot. 2. Nyomja meg a gombot. 3. Válassza ki a kívánt hívásátadási állapotot. A hívások letiltásához nyomja meg az gombot. A hívások monitorozásához nyomja meg a gombot. A belső személykereséshez nyomja meg a gombot. A személyhívó (személykereső) haszgombot. nálathoz nyomja meg a A hívások hangpostafiókra való átkapcsolásához nyomja meg az gombot.
Felhasználói útmutató 5.2. Befejezetlen hívások kezelése Ha egy hívás az automatikus kezelő szolgáltatáson keresztül az Ön mellékállomására irányul, a hívásokat a Befejezetlen hívások kezelése szolgáltatás fogja kezelni, ha Ön: a) Nem fogadja a hívást (Ezek a hívások tekintendők „nem jelentkezik” hívásoknak). Átkapcsolás a felhasználói menüre: A VPS átadja a hívót az Ön által itt megadott felhasználói menüre. Átkapcsolás a kezelőre: A VPS átadja a hívót a kezelőnek.
Felhasználói útmutató 1. Lépjen be hangpostafiókjába. • Ha szükséges, olvassa el a 2.1. Belépés a hangpostafiókjába pontot. 2. Nyomja meg a gombot. 3. A nem jelentkezik hívásokhoz nyomja gombot. meg a A foglalt hívásokhoz nyomja meg az gombot. 4. Válassza ki a kívánt Befejezetlen hívások kezelése állapotot. Az üzenetrögzítési módhoz nyomja gombot. meg az Az alternatív mellékhez nyomja meg a gombot. A belső személykereséshez nyomja meg a gombot.
Felhasználói útmutató 5.3. Az Ön kisegítő (alternatív) mellékállomásának kijelölése A kisegítő (alternatív) mellékállomás az a mellékállomás, amely Ön helyett fogadja a hívásokat.
Felhasználói útmutató 5.4. Interaktív / interjú hangpostafiók Az interjú hangpostafiók olyan hangpostafiók, amely arra készült, hogy a hívóknak kérdéseket tegyen fel, és rögzítse válaszaikat. Ha Ön rendelkezik interjú hangpostafiókkal (nem minden felhasználónak van ilyen), akkor maximálisan 10 kérdést tud rögzíteni, és minden egyes kérdésre egyedileg beállíthatja a válasz felvételi idejét 1–60 másodpercre.
Felhasználói útmutató Egy adott kérdés kiválasztásához nyomja meg a gombot. • Adja be a kérdés számát, és nyomja meg a [#] gombot, majd ismételje meg ezt a lépést. 4. Adja be a kérdés hosszát másodpercben (1–60). 5. Folytassa a 3. lépéstől, vagy ha befejezte, tegye a helyére a kézibeszélőt, vagy nyomja meg az SP-PHONE/ MONITOR gombot. Kérdések törlése 1. Lépjen be hangpostafiókjába. • Ha szükséges, olvassa el a 2.1. Belépés a hangpostafiókjába pontot. 2. Nyomja meg a gombot. 3.
Felhasználói útmutató 5.5. Üzenetfogadási mód Ha Ön a hagyományos hangpostafiókján kívül rendelkezik egy interjú hangpostafiókkal is (lásd az 5.4. Interaktív / interjú hangpostafiók pontot), akkor az üzenetfogadási mód meghatározza, hogy melyik hangpostafiók van használatban, amikor: a) A hívásokat a befejezetlen hívások kezelése szolgáltatás „Üzenetrögzítési mód” beállítása a hangpostafiókjába irányítja (lásd az 5.2. Befejezetlen hívások kezelése pontot).
Felhasználói útmutató 5.6. Személyes elosztási csoport listák A Személyes elosztási csoport listák lehetővé teszik, hogy Ön egyszerre több felhasználónak küldjön üzeneteket (lásd a 4.2. Üzenetküldés pontot). 4 db személyes elosztási csoport listát hozhat létre és szerkeszthet, és ezeket a listákat csak Ön használhatja. Mindegyik listához 40 csoporttagot (felhasználót) jelölhet ki, és mindegyik csoporthoz rögzíthet egy nevet (például: „Kereskedelmi csoport”, „Osztályvezetők” stb.). 1.
Felhasználói útmutató 4. Egy csoporttag törléséhez nyomja meg a gombot. 8. Az elfogadáshoz nyomja meg a gombot. 5. Az összes csoporttag törléséhez nyomja meg az gombot, majd a befejezéshez tegye a helyére a kézibeszélőt, vagy nyomja meg az SPPHONE/MONITOR gombot. Egy tag törléséhez nyomja meg a gombot. 9. Tegye a helyére a kézibeszélőt, vagy nyomja meg az SP-PHONE/MONITOR gombot. 6. A bemondott tag törléséhez nyomja gombot.
Felhasználói útmutató 5.7. Külső üzenet címzett listái Az Ön Külső üzenet címzett listái lehetővé teszik, hogy számos olyan külső félnek és alközponti mellékállomási felhasználónak egyszerre küldjön üzeneteket, akik nem rendelkeznek saját hangpostafiókkal (lásd a 4.3. Külső üzenet elküldése pontot). Két külső üzenet címzett listát hozhat létre, illetve szerkeszthet, és ezeket a listákat csak Ön használhatja. Az egyes listákhoz legfeljebb 8 tagot jelölhet ki, és minden egyes taghoz egy nevet rögzíthet.
Felhasználói útmutató 11. Egy újabb tag hozzáadásához nyomja meg az gombot, majd folytassa az 5. lépéstől. 12. Tegye a helyére a kézibeszélőt, vagy nyomja meg az SP-PHONE/MONITOR gombot. Tagok törlése a külső üzenet címzett listáról 1. Lépjen be hangpostafiókjába. • Ha szükséges, olvassa el a 2.1. Belépés a hangpostafiókjába pontot. gombot. 2. Nyomja meg a 3. Az 1. listához nyomja meg az gombot. A 2. listához nyomja meg a gombot. 4. Nyomja meg a gombot. 5.
Felhasználói útmutató 5.8. Várakozó üzenet jelzése A Várakozó üzenet jelzése szolgáltatás az alábbiak segítségével tudatja Önnel, hogy hangpostafiókjába új üzenetei érkeztek: Üzenet jelző lámpa: A telefonkészülékén lévő üzenet lámpa (ha rendelkezik ilyennel) kigyullad, amikor Ön új üzenetet kap. Ha kompatíbilis alközpontja és hatsoros kijelzővel rendelkező Panasonic telefonkészüléke van, akkor kijelzőjén láthatja is az új üzeneteinek számát.
Felhasználói útmutató 6. Tegye a helyére a kézibeszélőt, vagy nyomja meg az SP-PHONE/MONITOR gombot. Az eszköz számok megváltoztatása 1. Lépjen be hangpostafiókjába. • Ha szükséges, olvassa el a 2.1. Belépés a hangpostafiókjába pontot. 2. Nyomja meg az gombot. 3. Adja be a kívánt eszköz számát (1–3). 4. Ha meg akarja változtatni a kijelölt gombot.
Felhasználói útmutató 5.9. E-mail integráció (Üzenet jelzése e-maillel) Amikor hangpostafiókjába új üzenetek érkeznek, akkor Ön e-mailben is kaphat értesítést. A rögzített üzenet csatolmányként is hozzáadható az e-mailhez. Ha további információra van szüksége, forduljon a rendszer adminisztrátorhoz.
Felhasználói útmutató 5.10. Személyes üdvözlés hívó azonosításhoz Ön személyes üdvözléseket vehet fel adott hívók számára. Ha telefonszámaikat (hívó azonosító számaikat) kijelölte egy személyes üdvözléshez, akkor a hívóknak lejátszott normál üdvözlés helyett a megfelelő üdvözlést fogják hallani, amikor felhívják Önt. Négy személyes üdvözlést rögzíthet, és mindegyik üdvözléshez nyolc hívót jelölhet ki. Rögzítse személyes üdvözlését, mielőtt kijelöli a hívó azonosító számokat.
Felhasználói útmutató • Ha szükséges, olvassa el a 2.1. Belépés a hangpostafiókjába pontot. 2. Nyomja meg a gombot. 3. Adja be a személyes üdvözlés számot (1–4). 4. Az elfogadáshoz nyomja meg a gombot. 5. Adja be a hívó azonosító számot (a hívó maximálisan 20 számjegyű telefonszámát), majd nyomja meg a gombot. • Amikor egy hívó azonosító számot bead, egy „helyettesítő számjegy” beviteléhez megnyomhatja a [¼] gombot.
Felhasználói útmutató 5.11. Személyes hívó név bemondás A hívók telefonszámának eltárolásával és a hívók nevének rögzítésével elérheti, hogy a VPS bemondja Önnek a hívó nevét, amikor: a) Ön üzenetet játszik le a kijelölt hívók egyikétől. b) A VPS átad Önnek egy hívást a kijelölt hívók egyikétől. c) A VPS keresi Önt, hogy informálja, hívása érkezett a kijelölt hívók egyikétől.
Felhasználói útmutató Az aktuális tétel változtatás nélküli elfogadásához, és a következő bejegyzésre ugráshoz nyomja meg a gombot, majd ismételje meg ezt a lépést. 4. Ha befejezte, tegye a helyére a kézibeszélőt, vagy nyomja meg az SPPHONE/MONITOR gombot. Hívó azonosító számok és rögzített nevek törlése 1. Lépjen be hangpostafiókjába. • Ha szükséges, olvassa el a 2.1. Belépés a hangpostafiókjába pontot. 2. Nyomja meg a gombot. 3.
Felhasználói útmutató 5.12. Folyamatban lévő hívások megfigyelése (monitorozás) Ha olyan Panasonic telefonkészülékkel rendelkezik, amely kompatíbilis ezzel a szolgáltatással, megfigyelheti hívásait. Amikor hívása érkezik, meghallgathatja a hívót, amint üzenetet hagy az Ön hangpostafiókjában, és ha azt választja, fogadhatja a hívást. Ez a szolgáltatás bizonyos alközpontoknál nem áll rendelkezésre, és a rendszer adminisztrátornak vagy a rendszermenedzsernek esetleg le kell tiltani az Ön hangpostafiókjánál.
Felhasználói útmutató 5.13. Beszélgetésének rögzítése Ha ezekkel a szolgáltatásokkal kompatibilis Panasonic telefonkészülékkel rendelkezik, rögzíteni tudja telefonbeszélgetését. Ez a szolgáltatás bizonyos alközpontoknál nem áll rendelkezésre. Beszélgetésének felvételét három szolgáltatás teszi lehetővé. Beszélgetés rögzítése (TWR): Ha megnyomja telefonkészülékén a TWR gombként kijelölt gombot, akkor aktuális beszélgetését felveheti saját hangpostafiókjába.
Felhasználói útmutató 5.14. Távvezérléses hívásátirányítás Beprogramozhatja a VPS-t, hogy az átirányítsa az Ön hívásait egy másik mellékállomásra vagy (ha jogosult rá) egy külső telefonkészülékre. Ezt Ön még akkor is megteheti, ha nem tartózkodik az irodában. Ez a szolgáltatás bizonyos alközpontoknál nem áll rendelkezésre, és a rendszer adminisztrátornak vagy a rendszermenedzsernek esetleg le kell tiltani az Ön hangpostafiókjánál.
Felhasználói útmutató • A külső telefonszámokhoz eltárolható számjegyek száma az éppen használt alközpont típusától függ. Ha további információra van szüksége, forduljon a rendszer adminisztrátorhoz vagy a rendszermenedzserhez. A Távvezérléses hívásátirányítás beállítása és törlése Beállíthatja és törölheti a Távvezérléses hívásátirányítást még akkor is, ha nincs az irodában (lásd a 3.4. Távvezérlés pontot). 1. Lépjen be hangpostafiókjába. • Ha szükséges, olvassa el a 2.1.
Felhasználói útmutató 5.15. Hívásátadás fővonalra telefonszámainak kijelölése és törlése Amikor kijelöl egy telefonszámot a hívásátadás fővonalra szolgáltatáshoz, hívásait a rendszer a kijelölt telefonszámra fogja átadni, amikor Ön: a) Beállította „A hívások monitorozása” szolgáltatást (lásd az 5.1. Hívásátadás pontot). b) Beállította a „Hívásátadás letiltása” szolgáltatást (lásd az 5.1. Hívásátadás pontot). Hívásátadás fővonalra telefonszámainak kijelölése 1. Lépjen be hangpostafiókjába.
Felhasználói útmutató 5.16. Telefonszámainak kijelölése az automatikus belépés távvezérléssel szolgáltatáshoz és a költségkímélő üzemmódhoz Amikor hangpostafiókjába távvezérléssel lép be (azaz egy külső telefonkészülékről), hogy meghallgassa üzeneteit, az Automatikus belépés távvezérléssel (lásd a 3.4. Távvezérlés pontot), és a Költségkímélő üzemmód (lásd a Szójegyzéket) szolgáltatás azonosítja Önt oly módon, hogy felismeri az Ön telefonszámát.
Felhasználói útmutató 5.17. Személyes felhasználói menü Automatikus kezelő szolgáltatás: A VPS felkéri a hívót, hogy tárcsázzon egy mellékállomási hívószámot azért, hogy valaki mással beszéljen. A Személyes felhasználói menü egy opciókészlet, amelyet Ön hívóinak nyújt azért, hogy telefonkészülékükön gombnyomásokkal bizonyos szolgáltatásokat érjenek el.
Felhasználói útmutató Az Ön személyes felhasználói menüjének létrehozása 1. Lépjen be hangpostafiókjába. • Ha szükséges, olvassa el a 2.1. Belépés a hangpostafiókjába pontot. 2. Nyomja meg a gombot. 3. Nyomja meg a kívánt hívógombot (0, 3–9) amelyhez egy opciót ki kíván jelölni. gombot. (Ugorja 4. Nyomja meg az át ezt a lépést, ha először hozza létre az Ön személyes felhasználói menüjét.) 5. Az Átkapcsolás hangpostafiókra szolgáltatáshoz nyomja meg az gombot, majd adja be a kívánt hangpostafiók számát.
Felhasználói útmutató Az Ön személyes felhasználói menüje beállításainak ellenőrzése 1. Lépjen be hangpostafiókjába. • Ha szükséges, olvassa el a 2.1. Belépés a hangpostafiókjába pontot. 2. Nyomja meg a gombot. 3. Az átnézéshez nyomja meg a gombot. 4. Tegye a helyére a kézibeszélőt, vagy nyomja meg az SP-PHONE/MONITOR gombot.
Felhasználói útmutató 5.18. Ébresztés Az Ébresztés alközponti szolgáltatás, amely egy ébresztőórához hasonlít; beállíthatja telefonkészülékét, hogy egyszer vagy naponta csengessen. Amikor az ébresztés fogadásához felemeli a kézibeszélőt, vagy lenyomja az SP-PHONE/MONITOR gombot, speciális tárcsázási hangot vagy egy előre rögzített üzenetet hall. Ez a szolgáltatás bizonyos alközpontoknál nem áll rendelkezésre. 1. Lépjen be hangpostafiókjába. • Ha szükséges, olvassa el a 2.1.
Felhasználói útmutató 5.19. Könyvjelző Amikor egy hangpostafiókjában lévő üzenetet hallgat (lásd a 3.1 Üzenetek lejátszása pontot), beállíthat egy „könyvjelzőt”. A könyvjelző lehetővé teszi, hogy Ön később könnyen folytassa (újraindítsa) a lejátszást egy adott üzenet adott pontjától kezdve. Hangpostafiókjában mindegyik üzenethez egy (1) könyvjelzőt állíthat be; ha új könyvjelzőt állít be, a régi törlődik. A könyvjelző beállítása Egy üzenet meghallgatása közben nyomja meg a [2] [4] gombot.
Felhasználói útmutató 5.20. Törölt üzenetek visszaállítása Ön törölheti a hangpostafiókjában lévő üzeneteket (lásd a 3.1. Üzenetek lejátszása pontot). Miután törölt egy üzenetet, azt a rendszer a következő nap végéig megtartja, majd véglegesen törli. A törölt üzenetek „visszaállíthatók”, ami után a rendszer ezeket régi üzenetekként kezeli. Törölt üzenet visszaállítása Az üzenet hallgatása közben nyomja meg a [3] gombot.
Felhasználói útmutató 5.21. Hangpostafiók kapacitás figyelmeztetés Amikor hangpostafiókja már csaknem megtelt, akkor röviddel a hangpostafiókjába való belépés után Hangpostafiók kapacitás figyelmeztetést kap. Amikor meghallja a Hangpostafiók kapacitás figyelmeztetést, törölnie kell a felesleges üzeneteket, hogy hangpostafiókjában megnövelje a rendelkezésre álló felvételi időt.
Felhasználói útmutató Függelék Rövid használati útmutató 65
Felhasználói útmutató Ha be kíván lépni egy hangpostafiókba egy külső helyről, nyomja meg a #6¼ gombot, és adja be a hangpostafiók számát. Üzenet meghallgatása: 1 Új üzenet 2 Régi üzenet 3 Törölt üzenet Üzenet továbbítása: Adja be a hangpostafiók számát. 1 Üzenet rögzítése 2 Újabb hangpostafiók hozzáadása 3 Címjegyzék átnézése 66 Jelszó # Fő menü: ¼¼¼ új üzenete van. 1 Üzenetfogadás 2 Üzenetküldés ¼ Bontás A 3–6 opciót lásd a következő oldalon.
Felhasználói útmutató Ha be kíván lépni egy hangpostafiókba egy külső helyről, nyomja meg a #6¼ gombot, és adja be a hangpostafiók számát.
Felhasználói útmutató Szolgáltatás elérési parancsok Bármikor tárcsázhatja az alábbi parancsokat a különböző hangpostafiókok, mellékállomások vagy menük eléréséhez. * #1 Tárcsázás név szerint #2 Felhasználói menü * #5 (#L) Belépés #6 (#M) Hangpostafiók * #7 (#R) Újraindítás (Fő menü) #8 (#T) Átadás mellékállomásnak #9 (#X) Kilépés ** ¼ Visszalépés az előző menübe * ** 0 Súgó ## Átkapcsolás a promptokhoz (Fő menü) Ezek a parancsok a VM menüvel is elérhetők.
Felhasználói útmutató Szójegyzék A felhasználó (tulajdonos) neve Mindegyik hangpostafiók rendelkezik egy tulajdonosi (felhasználói) névvel. Ezeket a neveket két módon lehet tárolni a VPS-ben. Először, a felhasználók felvehetik a saját nevüket, a VPS bemondhatja ezt a rögzített nevet az átadásoknál, a belső személykeresésnél és a név szerinti tárcsázás nyugtázásakor. Másodszor, a rendszer adminisztrátor kijelölhet egy szöveges nevet mindegyik felhasználóhoz.
Felhasználói útmutató Automatikus kezelő A VPS Automatikus kezelő szolgáltatása felkéri a hívót egy mellékállomási hívószám beadására, majd a VPS tárcsázza a számot. Ha a hívásra nem jelentkeznek vagy foglalt a vonal, a hívó adott opciók közül választhat, beleértve azt a lehetőséget is, hogy üzenetet hagy egy hangpostafiókban. Ez az előnye annak, ha egy mellékállomást közvetlenül az automatikus kezelőn keresztül hívnak, és nem közvetlenül a mellékállomást hívják.
Felhasználói útmutató ségével küldi. Az alközpont DTMF hangok és hívás folyamatban hangok küldésével informálja a VPS-t a mellékállomások állapotáról. Számos szolgáltatás, mint például a Belső személykeresés, a Folyamatban lévő hívások megfigyelése (LCS) stb. nem áll rendelkezésre a Beszédsávon belüli integrációval. Beszélgetés felvétel átadása egy gombnyomással (Egy gombnyomásos TWT) Ez a szolgáltatás csak DPT integrációt használó Panasonic KX-TDA sorozatú alközpontoknál áll rendelkezésre.
Felhasználói útmutató Felhasználói menü készítő Lehetővé teszi, hogy a rendszer adminisztrátor a KX-TVM/NCV Karbantartó konzol segítségével Felhasználói menüt hozzon létre. Mindegyik felhasználói menü és annak funkciói szerkeszthetők és rendezhetők egy jól ismert áthúzás (drag-and-drop) interfésszel. Felhasználói menü Lehetővé teszi, hogy a hívók telefonkészülékük gombjainak megnyomásával speciális funkciókat hajtsanak végre, miközben a hangbemondást (Felhasználói menüt) hallgatják.
Felhasználói útmutató Hívás továbbkapcsolása – nem jelentkezik esetben (IRNA) Ez az alközponti szolgáltatás egy nem fogadott hívást átad egy másik mellékállomásnak vagy a VPS-re. Hívásirányítás a hívó azonosító alapján Csak az ATP / DTP integrációnál áll rendelkezésre. A VPS az előre beprogramozott hívó azonosító számokról érkező hívásokat automatikusan a megadott mellékállomásra, hangpostafiókra (beleértve a hangpostafiók csoportot is) vagy a felhasználói menüre küldi.
Felhasználói útmutató Idő szinkronizáció Csak DPT integrációval áll rendelkezésre. Amikor a dátum és az időpont be van állítva az alközponthoz, illetve amikor létrejött a DPT integráció, akkor a számítógép elküldi a VPSbe a dátumot és az időpontot. Időszolgálati mód Azt határozza meg, hogy a VPS a bejövő hívásokat a nappali, éjszakai, ebédidő vagy kávészünet beállításainak megfelelően kezelje.
Felhasználói útmutató Kimenő üzenet továbbítás Egy felhasználó által rögzített, majd külső felekhez és/vagy mellékállomásokhoz, továbbított üzenet. A VPS tárcsázza a külső telefonszámot vagy a mellékállomási hívószámot, és lejátssza az üzenetet a címzettnek. Az üzenet továbbítható azonnal vagy egy későbbi időpontban is. Kimenő üzenet újrapróbálkozás Meghatározza, hogy a VPS egy kimenő üzenet továbbításakor hányszor próbálkozzon újra, ha a hívott vonal (a címzett) foglalt, vagy a hívást nem fogadja.
Felhasználói útmutató Logikai mellékállomás (Az összes hívás átadása a hangpostafiókra) Mellékállomás, amely a hívásokat mindig közvetlenül a hangpostafiókjában fogadja. Ezt a szolgáltatást azok a felhasználók használják, akik gyakran elérhetetlenek vagy nincs telefonjuk. Nem felhasználó/előfizető A VPS hívója, aki nem rendelkezik saját hangpostafiókkal.
Felhasználói útmutató hez csatlakoztatott telefonkészülék segítségével a következőkre képes: hangpostafiókok létrehozására / törlésére, előfizetői jelszavak törlésére, ha elfelejtették azokat, jogosultsági paraméterek (kategóriák) beállítására, a rendszeróra beállítására stb. Rendszerprompt (Rendszerüzenet) Rögzített hangbemondások, amelyek segítenek a felhasználóknak és a hívóknak a VPS használatában. A VPS-ben több, mint 1000 prompt van előre rögzítve.
Felhasználói útmutató Szolgáltatás csoport A beállítások egy csoportja, amely meghatározza, hogy a VPS hogyan kezelje a bejövő hívásokat. Mindegyik VPS porthoz illetve alközponti fővonalhoz hozzá van rendelve a nyolc szolgáltatás csoport egyike. Tárcsás telefonkészülék Olyan telefonkészülék, amely nem képes DTMF („Tone”) jelzések kiadására.
Felhasználói útmutató Üzenet menedzser (üzenetkezelő) A 998-as hangpostafiók. Az a személy, aki intézkedik az üzenetekkel kapcsolatos karbantartásról, mint például a központi üzenettovábbítás karbantartásáról, és felveszi és törli az üzeneteket (a rendszerpromptokat, a felhasználói menüket és a rendszer hívóinak nevét stb.) Üzenet tárolási ideje Megadja, hogy a rendszer egy üzenetet hány nap után töröl automatikusan.
Felhasználói útmutató Várakozó üzenet kijelző A rendszerkészülékek (PT-k) kijelzője, amely akkor világít, ha a mellékállomási felhasználó hangpostafiókjában üzenetek vannak. Visszatekerés (visszacsévélés) Lehetővé teszi egy felhasználó számára, hogy egy üzenet utolsó négy másodpercét visszajátssza. VM menü Csak DPT integrációt használó Panasonic KX-TDA sorozatú alközpontoknál áll rendelkezésre.
Felhasználói útmutató Tárgymutató 81
Felhasználói útmutató A A címzettek megadása névvel (Tárcsázás név szerint) 22, 27 A címzettek megadása számmal 22, 27 A felhasználói név (az Ön felhasználói nevének) felvétele 10 A hangposta rendszer (VPS) bemutatása 5 A hívások letiltása 33 A hívások monitorozása 33 A Jelzés kisegítő eszközzel be/kikapcsolása 45 A nincs DTMF bevitel művelet kiválasztása 59 A személyes üdvözléseinek (kimenő üzeneteinek) megváltoztatása vagy törlése 12 A Távvezérléses hívásátirányítás beállítása és törlése 55 A távvezérlés
Felhasználói útmutató I Ideiglenes üdvözlés Interaktív / interjú hangpostafiók R 12 38 J Jelszavának első beállítása Jelszavának megváltoztatása vagy törlése Jelszó Jelzés kisegítő eszközzel 38 39 37 62 26 29 29 26 43 43 32 L LCS -> Folyamatban lévő hívások megfigyelése (monitorozás) 52 M Manuális belépés Mielőtt elkezdené Munkaidőn kívüli üdvözlés 8, 24 5 9, 12 N Navigációs parancsok Nem válaszol esetén elhangzó üdvözlés 16 9, 12 O Opciók törlése az Ön személyes felhasználói menüjéből Sürgős ál
Felhasználói útmutató Üzenetek lejátszása és a kapcsolódó szolgáltatások Üzenetének felvétele Üzenetfogadási mód Üzenethagyás az üzenetküldőnek Üzenetküldés 27 17 28, 30 40 20 V Válasz az üzenetekre Várakozó üzenet jelzése VM menü 84 20 45 6
Felhasználói útmutató 85
Felhasználói útmutató 86
Felhasználói útmutató 87
Panasonic Communications Co., Ltd. 1-62, 4-chome, Minoshima, Hakata-ku, Fukuoka 812-8531, Japan Szerzői jog: Jelen kézikönyv szerzői jogával a Panasonic Communications Co., Ltd. rendelkezik, és csak belső használatra másolható. A szerzői jogra vonatkozó törvények értelmében a kézikönyv egészének vagy akár csak egy részének bármilyen formában való reprodukálása tilos a Panasonic Communications Co., Ltd. előzetes, írásos engedélye nélkül. © 2006 Panasonic Communications Co., Ltd. Minden jog fenntartva.
