User guide

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Administrator Procedures
Inter-Tel
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Axxess
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Administrator Guide — Issue 11.0, May 2008
Introduction. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
System Administrator Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Placing the System in Night Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Placing Nodes in Day or Night Mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Setting System Date and Time. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Setting Network Date and Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Synchronizing Network Time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Programming the Database Using an Administrator’s Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
Station Programming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
System Programming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Trunk Programming . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Programming System Speed Dial Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Programming and Using DSS/BLF Buttons . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Managing System and Network Alarms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
System Alarms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Network Alarms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Clearing Alarms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Alarm Queue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Enabling/Disabling the Call Processing Card Modem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Assigning the CPC Modem to a DSS/BLF Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Resetting the Call Processing Card Modem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Using the Network Group Diagnostics Feature. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Seizing a Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Freezing/Unfreezing the System History. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Freezing/Unfreezing the Network History . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Voice Mail Administrator Procedures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Broadcasting Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Maintaining Mailboxes and Group Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Mailbox and Extension ID Personal Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Group Lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Importing Fax Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
Creating Audiotex Recordings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Recording Custom Voice Mail Prompts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Administrator Programming Planning Sheets. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Administrator Procedures