Gebruikershandleiding
KENNISGEVING De informatie in dit document is zeer zorgvuldig en naar waarheid samengesteld, maar Mitel Networks™ Corporation (MITEL®) biedt hiervoor geen garanties. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en mag niet worden opgevat als een verbintenis van Mitel, Mitel-vestigingen of -dochterbedrijven. Mitel, Mitel-vestigingen en -dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten of weglatingen in dit document.
Kennisgeving voor klanten in Canada Dit digitale Klasse A-apparaat voldoet aan Canadese standaard ICES-003. Kennisgeving voor klanten in de V.S. Deze apparatuur is getest en voldoet aan de limieten voor een digitaal Klasse A-apparaat, conform Deel 15 van de FCC-voorschriften. Deze limieten zijn opgesteld om aanvaardbare bescherming te bieden tegen nadelige storing bij installatie in een woonomgeving.
Kennisgevingen Symbolen De volgende kennisgevingen worden weergegeven op het product en in de technische documentatie: WAARSCHUWING Waarschuwing verwijst naar een mogelijk gevaarlijke situatie die, wanneer deze niet wordt vermeden, de dood of ernstige verwondingen tot gevolg kan hebben. VOORZICHTIG Voorzichtig verwijst naar een mogelijk gevaarlijke situatie die, wanneer deze niet wordt vermeden, lichte verwondingen of letsel en/of schade aan de apparatuur of eigendommen tot gevolg kan hebben.
Inhoudsopgave Kennisgeving voor klanten in Canada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii Kennisgeving voor klanten in de V.S. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii Kennisgeving voor klanten in EU-landen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iii Kennisgevingen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv Symbolen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . iv Inhoudsopgave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Antwoordprioriteit voor gesprekken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Gesprek in de wacht zetten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Drempel voor inkomende gesprekken / Screen Pop . . . . . . . . . . . . . 36 Gesprek doorschakelen annuleren. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Alle functies wissen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 De vensters in het gebied Gesprekken in wachtrij aanpassen . . .
Aan de slag
2 ♦ Aan de slag
Inleiding The Mitel 5550 IP Console is een telefonistconsole en beheertoepassing voor het Mitel 3300 Integrated Communications Platform (ICP). De console heeft een speciaal toetsenbord en een intuïtieve gebruikersinterface voor soepele, efficiënte gespreksafhandeling. Onderdelen van de console De 5550 IP Console bestaat uit een PC met monitor, een standaard toetsenbord, een toetsenblok, een muis en een hoorn met haak. Beschikbaarheid van functies De beschikbare functies in het telefoonsysteem (d.w.z.
Consolescherm Toepassingsgebied – bestaat uit drie gedeelten: • Het scherm van de 5550 IP Console is verdeeld in zes gebieden: Menugebied Gebied Status console Opmerking: Het tabblad dat u als laatste hebt bekeken voordat u het consolescherm afsloot, verschijnt standaard als u het consolescherm opnieuw opent. • Het gedeelte Extra (rechtsboven) biedt hulpprogramma’s als een Overzicht toestelgebruik. Hiermee kunt u de status (bezet, beschikbaar, enz.
( ) voor één gesprek, blauw ( ) voor twee gesprekken en rood ( voor drie of meer gesprekken. ) Functietoetsgebied – hier worden functietoetsopdrachten weergegeven. De opdrachten corresponderen met de functietoetsen op het toetsenbord van de computer. In de volgende sectie vindt u meer informatie over functietoetsen. Antwoordgebied – hier worden berichten weergegeven die u attent maken op systeemwaarschuwingen en -fouten. U vindt er ook de datum en de tijd.
Toetsenblok van het console Programmeerbare aangepaste toetsen Met het toetsenblok van de console kunt u nummers kiezen, oproepen afhandelen en toegang krijgen tot functies van de 3300 ICP. U kunt de helling van het toetsenblok aanpassen en deze losmaken van (of vastmaken aan) het basisstation. MEMOBLOK Er verschijnt een elektronisch kladblok waarop u berichten van bellers, herinneringen, vragen of andere dingen die u wilt onthouden, kunt typen.
DOORGES. GESPREKKEN Doorgeschakelde gesprekken die een toestel bellen worden weergegeven. Onbeantwoorde gesprekken volgen en ophalen. VOICEMAIL Hiermee schakelt u een hernieuwde oproep door naar de voicemailbox van het desbetreffende toestel. LOGBOEK NOODOPROEPEN Er verschijnt informatie uit het logboek voor noodoproepen. BERICHT Er verschijnen functietoetsen voor het instellen of wissen van de Bericht wacht-indicator op het gebelde toestel. EXTERNE TOEPASS.
De Mitel 5550 IP Console starten en sluiten De 5550 IP Console start met de telefoniststatus ingesteld op “Telefonist afwezig”. U kunt pas gesprekken ontvangen als u de status hebt gewijzigd in “Telefonist aanwezig”. Zie pagina 44 voor meer informatie. De 5550 IP Console starten • Start Windows. • Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in. • Klik op het pictogram op het Windows-bureaublad. De 5550 IP Console sluiten • Klik op Afsluiten in het menu Bestand.
De console aanpassen Bij het ontwerp van de console is aandacht besteed aan comfort. U kunt de bel, de taal van de tekst op het scherm en de helling van het toetsenblok instellen. Bovendien kunt u onder andere aangeven of u een hoorn of koptelefoon wilt gebruiken. Het basisstation aansluiten op het toetsenblok van de console • Houd de tabs op de klem boven de sleuven aan de onderzijde van het toetsenblok. • Druk tabs in de sleuven zodat deze stevig vastzitten.
koptelefoon worden aangesloten. Beide aansluitingen kunnen tegelijkertijd worden gebruikt maar in dat geval dient de dubbele aansluiting alleen om te luisteren. (Meestal wordt de dubbele aansluiting gebruikt door een supervisor die tijdens een training met een nieuwe medewerker meeluistert.) Sluit alleen door Mitel goedgekeurde koptelefoons aan op het toetsenblok. In de installatiehandleiding voor de 5550 IP Console vindt u een lijst met goedgekeurde koptelefoons.
Basisprincipes voor het afhandelen van gesprekken
12 ♦ Basisprincipes voor het afhandelen van gesprekken
Gesprekken in het gebied Gesprekken in wachtrij afhandelen Vanuit het gebied Gesprekken in wachtrij op het consolescherm hebt u toegang tot drie hulpprogramma’s voor gespreksafhandeling. Hiermee kunt u in de wacht geplaatste gesprekken beheren: • • • Inkomende oproepen – hiermee kunt u oproepen selectief beantwoorden.
Oproepen selecteren in de vensters in het gebied Gesprekken in wachtrij U kunt oproepen selecteren met uw muis of met het toetsenblok. 1. Open het gewenste venster in het gebied Gesprekken in wachtrij. 2. Dubbelklik op een oproep in de lijst. of 3. Druk op de toets Ophalen en voer het bij de oproep horende IDnummer (1-9) in uit de desbetreffende lijst. Als u een Inkomend of Doorgeschakeld gesprek wilt selecteren met een ID-nummer van 10 of hoger, dubbelklikt u met de muis op het gesprek.
Vragen over het gebied Gesprekken in wachtrij Oproepen beantwoorden Waarom wordt mijn muisaanwijzer blauw als ik deze verplaats? Als u de aanwijzer over items in een van de vensters in het gebied Gesprekken in wachtrij beweegt, wordt de muisaanwijzer blauw om aan te geven dat de lijst tijdelijk ‘bevroren’ is. Als de lijst ‘bevriest’ (oftewel niet meer beweegt), kunt u gemakkelijker gesprekken selecteren.
U kunt oproepen op verschillende manieren beantwoorden: • Druk op Antwoord om oproepen in volgorde van binnenkomst of lijnprioriteit te beantwoorden, of om eerst de Hernieuwde oproepen te beantwoorden of • Druk op de bijbehorende functietoets om een oproep selectief te beantwoorden of • • Informatie over de functietoetsen voor het beantwoorden van gesprekken De functietoetsen voor het beantwoorden van gesprekken worden toegewezen door uw communicatieafdeling, zodat deze aansluiten bij het type gesprekk
Gesprekken selectief beantwoorden Een gesprek selecteren dat u wilt beantwoorden: • Druk op een functietoets ([Opn. bellen], [Kies 0], [Extern], [WATS], enz.), als u een gesprek wilt selecteren op basis van de lijn waarop het binnenkomt of • Selecteer een gesprek in het venster Inkomende oproepen als u wilt kiezen op basis van specifieke gespreksgegevens (zoals de naam of het nummer van de beller).
Vragen over Oproepen beantwoorden Waarom hoor ik soms korte beltonen terwijl ik gesprekken afhandel? Er is een nieuw gesprek binnengekomen of een wachtend gesprek is hernieuwd. Wanneer u op dat moment al een gesprek afhandelt, wordt slechts één beltoon weergegeven. U kunt desgewenst het geluid zachter zetten. U kunt het belsignaal ook helemaal uitschakelen door de lijst in het gebied Status console te gebruiken. (OPMERKING: hiermee schakelt u ook alle andere belindicatoren uit, behalve het kritieke alarm.
om in te breken in het gesprek van de Bestemming-persoon indien dit is toegestaan door uw serviceklasse en die van het toestel (zie Negeren op pagina 45). Een extern nummer kiezen 1. Kies de toegangscode voor de externe lijn ( ______ )1. 2. Kies het telefoonnummer. In het gedeelte Bestemming verschijnen gegevens over het externe gesprek. Terugbellen aanvragen Wanneer de lijn (toestel of trunk) bezet is, kunt u om terugbellen vragen.
Vragen over het kiezen van telefoonnummers Kan ik toegang krijgen tot een specifieke buitenlijn (trunk)? Ja, u kunt een specifieke trunk kiezen voor een extern gesprek. • Kies de toegangscode voor de trunk ( ______ ).* • Kies het gewenste trunknummer. Trunknummers kunnen uit 1 tot 4 cijfers bestaan. • Wanneer u de kiestoon hoort, kiest u het telefoonnummer. Als u de bezettoon hoort, is de trunk in gebruik.
Gesprekken voor een bezet nummer of een toestel waarvoor de optie Niet storen is ingeschakeld Als het gebelde nummer bezet is of als de optie Niet storen voor het toestel is ingeschakeld, gaat u als volgt te werk: 1. Druk op [Bron] om met de beller in het gebied Bron te spreken zonder de gegevens van de Bestemming te verliezen.
Een gesprek doorverbinden naar een extern nummer U kunt voor het gesprek een meetfrequentietelling aanvragen bij de operator van de telefoonmaatschappij. Zodra het gesprek voltooid is, gaat de console over. Wanneer u opneemt, wordt de meetfrequentietelling op het consolescherm weergegeven. Raadpleeg de communicatieafdeling voor meer informatie over deze functie.
Vragen over Gesprekken doorverbinden Nee. De wachtrij Doorgeschakelde gesprekken verandert zo vaak (gesprekken verschijnen en verdwijnen in hoog tempo) dat u in dit venster geen notities kunt plaatsen of bewerken. U kunt gesprekken wel van notities voorzien in het gebied Bron of in het venster Gesprekken in de wacht. Is er een eenvoudige manier om te dubbelklikken op een doorgeschakeld gesprek als de lijst Doorgeschakelde gesprekken voortdurend verandert? Ja, u kunt de lijst bevriezen.
Een gesprek uit de wacht halen U kunt een gesprek alleen uit de wacht halen wanneer het gebied Bron en/of Bestemming op het scherm leeg is: 1. Druk op Ophalen en kies het positienummer (1-6) van het gesprek dat u uit de wacht wilt halen of Dubbelklik op het item in het venster Gesprekken in de wacht of Druk op Ophalen en vervolgens op het sterretje (*) om het gesprek op te halen dat zich het langste in de wacht bevindt. 2. Spreek met de beller. 3.
Een gesprek in de wacht van aantekeningen voorzien Gebruik de knop [Wachten op] om een gesprek in de wacht te zetten en van informatie over de gebelde partij te voorzien. 1. Selecteer het gesprek in het juiste venster in het gebied Gesprekken in wachtrij. 2. Klik één keer op het gewenste toestel in het Overzicht toestelgebruik of de telefoonlijst. 3. Druk op [Wachten op] om het gesprek van aantekeningen te voorzien.
Twee gesprekken die in de wacht zijn gezet, met elkaar verbinden Zorg ervoor dat de gedeelten Bron en Bestemming beide leeg zijn. 1. Druk op Ophalen en kies het ID-nummer van een van de twee gesprekken die u wilt verbinden of Dubbelklik op het gesprek in het venster Gesprekken in de wacht. Er verschijnt informatie over het gesprek in het gedeelte Bron. 2. Herhaal stap 1 om het andere van de twee gesprekken die u wilt verbinden op te halen. Er verschijnt informatie over het gesprek in het gebied Bestemming.
Conferentiegesprekken Een conferentie in de wacht zetten Er kunnen maximaal acht personen (inclusief uzelf) met elkaar zijn verbonden voor een conferentiegesprek. Als u een persoon die moet deelnemen aan een conferentie niet kunt vinden, kunt u de conferentie in de wacht zetten totdat u deze persoon hebt gevonden.
Hernieuwde gesprekken beantwoorden Als een extern gesprek dat wordt doorgeschakeld van de console naar een toestel niet binnen een bepaalde tijd wordt beantwoord, keert het gesprek naar de console terug als een hernieuwd gesprek. Het Gesprek wacht-pictogram ( ) wordt weergegeven boven de functietoets [Opn. bellen] en het gesprek verschijnt met de hoogste prioriteit in het venster Inkomende oproepen. Omdat hernieuwde gesprekken prioriteit krijgen, worden ze als eerste beantwoord wanneer u op Antwoord drukt.
Geavanceerde functies
30 ♦ Geavanceerde functies
Accountcodes Een accountcode is een soort wachtwoord voor het systeem. Mogelijk moet u een accountcode opgeven voor toegang tot bepaalde functies of om een gesprek op te nemen in het SMDR-logboek voor facturerings- of boekhoudingsdoeleinden. Een accountcode invoeren 1. Kies de gecontroleerde of niet-gecontroleerde accounttoegangscode. Met een gecontroleerde code heeft u toegang tot bepaalde functies. Met een niet-gecontroleerde code worden gesprekken in het SMDR-logboek opgeslagen. 2.
Overzicht toestelgebruik (BLF) alfabetische of omgekeerde alfabetische volgorde. De kolommen BLF ( ) en Privé ( ) kunt u niet sorteren. Overzicht toestelgebruik (Busy Lamp Field, BLF) is een optionele functie. Indien beschikbaar kunt u deze functie gebruiken om de status van toestellen en lijnen te controleren, om verkort te kiezen en door te schakelen naar die toestellen, of om toestellen die overgaan op te nemen.
5. Druk op ENTER om het toestel te bellen dat in de zoeklijst is geselecteerd. of Druk op [Nieuwe opdr] als u opnieuw wilt zoeken. Oproepen plaatsen, doorschakelen of opnemen in het Overzicht toestelgebruik Gebruik een van deze methoden om een toestel te bellen • Selecteer het item en druk op [Bellen]. • Selecteer een item en druk op ENTER op het toetsenbord. • Dubbelklik op een item. De BLF-lijst bewerken BLF-lijsten zijn lokaal of gedeeld.
neemt u contact op met de systeembeheerder om deze toe te voegen. Start de console opnieuw op om de nieuwe toestellen die de beheerder heeft toegevoegd te kunnen zien. Items in de BLF-lijst toevoegen, verwijderen of verplaatsen 1. Selecteer het item. Als u opeenvolgende items wilt selecteren, klikt u op het eerste item, houdt u SHIFT ingedrukt en klikt u op het laatste item. U kunt niet-opeenvolgende items selecteren door CRTL ingedrukt te houden terwijl u op elk afzonderlijk item klikt.
Antwoordprioriteit voor gesprekken De console wordt meestal zo ingesteld dat inkomende oproepen in volgorde van binnenkomst worden beantwoord. Als u op de toets Antwoord drukt terwijl er meerdere gesprekken in de wacht staan, wordt het gesprek dat het langste in de wacht staat als eerste beantwoord. U kunt ook prioriteiten aan gespreken toewijzen op basis van hun bestemming.
gezette gesprekken en extern ophalen), 14 (het tweecijferige identiteitsnummer van de console) en vervolgens 2 (het wachtpositienummer) te kiezen. Als de persoon die wordt opgebeld het gesprek uit de wacht haalt, wordt het gesprek uit de wachtpositie op uw scherm verwijderd. Op de console kunnen maximaal zes gesprekken tegelijkertijd in de wacht worden gezet.
Gesprek doorschakelen annuleren Met Gesprekdoorschakeling kan de gebruiker van een toestel een aantal of alle gesprekken doorschakelen naar andere toestellen. U kunt Gesprekdoorschakeling annuleren voor afzonderlijke toestellen of voor alle toestellen in het systeem. Alle typen voor het doorschakelen van gesprekken voor één lijn annuleren 1. Selecteer Alle DS annuleren in het menu Programma. 2. Voer het toestelnummer in via het toetsenbord van de computer. 3. Klik op Ja.
De vensters in het gebied Gesprekken in wachtrij aanpassen Iedere weergave voor in de wacht geplaatste gesprekken geeft informatie over inkomende oproepen, oproepen in de wacht of doorgeschakelde gesprekken.
Datagesprekken Een gekoppeld datalijngesprek instellen met een extern apparaat 1. Kies de datatoegangscode. U wordt mogelijk gevraagd om een verbinding te maken tussen een externe beller en een modem voor datacommunicatie. Een verbinding maken tussen een beller en een modem 1. Adviseer de beller om de modem om te schakelen naar “Data” wanneer hij/zij een hoge modemtoon horen. 2. Kies het modemnummer. In het statusgebied wordt Modemgesprek weergegeven. 3.
Dag- en nachtstand Niet storen (Toestellen) Op kantoortelefoonsystemen wordt na kantooruren of wanneer de laatste nog beschikbare console onbeheerd wordt achtergelaten, normaal de nachtstand ingeschakeld. Gesprekken worden doorgeschakeld naar andere antwoordpunten, naar speciaal aangewezen toestellen of naar een nachtbel. Gebruikers van toestellen kunnen de TAFAS-code (Trunk Answer From Any Station) kiezen om inkomende oproepen te beantwoorden die het nachtbel bellen.
Noodoproepen Met deze functie kunt u een alarm laten afgaan op de console wanneer een gebruiker van een toestel een noodoproep plaatst. Het toestel dat het gesprek heeft geplaatst, wordt geïdentificeerd. Met deze informatie kunt u hulpdiensten (bijvoorbeeld politie of ambulancepersoneel) naar de plaats schakelen waarvandaan het gesprek is geplaatst. Wanneer er een noodoproep wordt geplaatst, klinkt er een signaal op de console en wordt de waarschuwing NOODOPROEP weergegeven.
Vragen over Noodoproepen Wat betekent het pictogram op de werkbalk? Dit is het pictogram Logboek noodoproepen. Als u de gesprekken in het Logboek noodoproepen wilt bekijken, klikt u éénmaal op het pictogram. Wat betekent het pictogram Programmeren van aangepaste toetsen in het Logboek noodoproepen? Noodoproepen verschijnen in het Logboek noodoproepen. Het meest recente gesprek wordt boven aan de lijst weergegeven.
Eén knop voor voicemail U kunt de toets Voicemail op de console zo programmeren dat u oproepen met één toets kunt doorschakelen naar de voicemail. 1. Kies Opties in het menu Hulpmiddelen. 2. Klik op Voicemail. 3. Voer onder Voicemailsysteemnummer invoeren de cijfers in die vereist zijn voor toegang tot het voicemailsysteem. 4.
Controleren of er wachtende berichten voor een toestel zijn Telefonist af-/aanwezig 1. Druk op Bericht. 2. Druk op [Bericht wacht contr]. 3. Kies het toestelnummer. De woorden Bericht wacht AAN verschijnen in het gebied Bestemming als er voor het toestel een wachtend bericht is. Vragen over Bericht wacht Hoe weten gebruikers van een toestel dat er een wachtend bericht is? De indicator is afhankelijk van het type telefoon dat wordt gebruikt.
Negeren Oproepen plaatsen U kunt opschakelen naar het gesprek op een bezet toestel of naar een bezette buitenlijn. Als het systeem over een oproepsysteem beschikt, kunt u hiermee oproepen plaatsen voor een of meer gebieden of ‘zones’. Opschakelen naar een gesprek op een bezet toestel Gebruik de tabel Paging zone in de sectie Referentie om de locatie van de oproepzones te registreren. 1. Druk op [Negeren].
Als u meerdere oproepzones heeft • Kies nadat u op Pager heeft gedrukt de tweecijferige code van de oproepzone (01-15) of 00 voor alle zones. Wacht op een lange pieptoon. Wanneer u met de oproepzone bent verbonden, verschijnt een van de volgende berichten op het scherm: Oproepzone bezet: iemand anders maakt gebruik van het oproepsysteem. Probeer het later opnieuw of druk op [Negeren] (als dit is toegestaan in de serviceklasse van u of van de oproepeenheid) om de huidige oproep te onderbreken.
Vragen over Telefoonlijst Wat betekent het pictogram ? Wanneer een ‘p’ naast een toestel wordt weergegeven, is het toestel een privé-toestel. Personeelsleden zien het nummer van het toestel op het scherm, maar andere toestelgebruikers zien alleen de gebruikersnaam (indien beschikbaar) op het scherm. Mogelijk wilt u aan bellers geen informatie geven over de status van vergrendelde toestellen. Wat betekenen de pictogrammen in de kolom ? Deze pictogrammen worden weergegeven naast toestellen.
Memoblok Het memoblok is uw eigen persoonlijke telefoonlijst en lijst met verkortkiesnummers. In het memoblok slaat u telefoonnummers op, zodat u deze snel kunt kiezen, of slaat u namen en nummers van bellers op voor toekomstig gebruik. Serieel gesprek Als een beller achtereenvolgens met verschillende personen wil spreken, gebruikt u de functie Serieel gesprek. Wanneer het eerste gesprek is voltooid, wordt de verbinding niet verbroken maar wordt de beller opnieuw met de console verbonden.
Status trunkgroep Status trunkgroep weergeven is een optionele functie waarmee u het verkeer op het systeem kunt controleren. Het kan zijn dat sommige gebruikers tijdens piekuren problemen ondervinden bij het tot stand brengen van externe gesprekken en van u willen weten hoe dat komt. De functie Status trunkgroep weergeven stelt u in staat aan te geven of de problemen inderdaad aan overbelasting te wijten zijn.
Verkortkieslijst Veelvuldig gekozen nummers kunt u voor eigengebruik en dat van anderen opslaan voor verkort kiezen. In de tabel in de sectie Referentie kunt u de nummers noteren van de verkortkiesnummers die u het meest zult gebruiken. • Kies het verkortkiesnummer. Het opgeslagen telefoonnummer wordt automatisch gekozen. Opmerkingen: • Nummers die u vaak moet bellen, kunt u toevoegen aan uw eigen Voorkeuzelijst in de memoblok. Zie pagina 48 voor meer informatie.
Tonen genereren Zodra de verbinding tot stand is gebracht en u wordt gevraagd om cijfers op te geven, doet u het volgende: 1. Druk op Tonen. De Tonen-indicator in het gebied Status console wordt grijs weergegeven wanneer belsignalering is uitgeschakeld. 2. Kies de gewenste code. Belsignalering uitschakelen • Druk op Vrijgeven om de verbinding tussen de console en het gesprek te verbreken. Belsignalering stopt automatisch. Of • Druk opnieuw op Tonen om belsignalering uit te schakelen.
52 ♦ Geavanceerde functies
Hotel-/motel functies
54 ♦ Hotel-/motel functies
Kamergegevens weergeven en wijzigen Tot de kamergegevens behoren de naam van de gast, de bezetting en de conditie (leeg, schoongemaakt, niet beschikbaar, enzovoort), de kosten van en beperkingen voor uitgaande gesprekken, de status van wachtende berichten, de wekservice en andere gastenservices. Kamergegevens weergeven, invoeren of wijzigen U kunt nieuwe kamergegevens weergeven, invoeren of wijzigen wanneer de console inactief is of wanneer u met de kamer bent verbonden. 1.
Opties Wanneer de kamergegevens worden weergegeven, kunt u het volgende doen: • De naam van de gast en het bedrijf of de groep waartoe deze behoort, wijzigen. De naam van de gast kan uit maximaal 20 tekens bestaan. • De gast in- of uitchecken (zie pagina 57). • De bezetting of de conditie van de kamer wijzigen (zie pagina 57). • Het tijdstip van de wekservice instellen, wijzigen of wissen (zie pagina 57). • Belblokkering instellen voor uitgaande gesprekken (zie pagina 58).
Status van bezetting en conditie van kamers wijzigen Hier volgende de statusmogelijkheden voor de kamerbezetting en de conditie: Bezetting Conditie Leeg Bezet Geres. Schoongemaakt Niet schoongemaakt Werkster aanwezig (zie opmerking) Ter inspectie Niet beschikbaar Opmerking: de status Werkster bezig kan alleen worden gewijzigd vanuit de kamer door een code te kiezen. De status van de bezetting en de conditie van een kamer wijzigen 1.
Een wektijd instellen, wijzigen of annuleren terwijl u de gegevens van de gastenkamer bekijkt 1. Voor elk wekgesprek dat u wilt instellen, geeft u de frequentie (eenmalig of dagelijks) en de methode (automatisch of persoonlijk door een hotelmedewerker) op. 2. Klik in het vak Wekken en typ de uren en minuten in 24uursindeling.
Gesprekken tussen kamers blokkeren Door het blokkeren van gesprekken kunnen gasten niet naar andere kamers bellen. U kunt aangeven wanneer het blokkeren van gesprekken wordt ingeschakeld en voor welke kamers de blokkering wordt ingesteld. Een gastenkamer controleren Gasten kunnen de telefoon in de kamer als babyfoon gebruiken om via een station op afstand toezicht te houden op de kamer.
Het berichtenregister wissen Het berichtenregister is een record van het aantal externe gesprekken dat via de telefoon van een gastenkamer is gevoerd en de totale kosten van alle gesprekken. Het systeem gebruikt metertikken die van het telefoonbedrijf worden ontvangen om de kosten te berekenen. Als er geen tikken worden ontvangen, wordt alleen het aantal externe gesprekken geteld. Het berichtenregister van een gast wordt automatisch gewist als de gast uitcheckt.
Ter referentie
62 ♦ Ter referentie
Alarmen Uw telefoonsysteem maakt gebruik van automatische controle en storingsdiagnose voor het controleren op storingen. Een alarmstatus die in de rechterbovenhoek van het scherm verschijnt, meldt wanneer er zich een storing voordoet. Wanneer er geen storingen zijn, is dit gedeelte leeg. Als er een kritiek alarm is, hoort u een terugkerende pieptoon. De alarmdisplay wordt automatisch leeggemaakt wanneer de storing is verholpen.
Gesprekken routeren Sommige gebruikers kiezen ervoor hun gesprekken te laten routeren naar uw console. Ook kan het systeem zijn geprogrammeerd om bepaalde soorten gesprekken (of alle gesprekken) op bepaalde tijdstippen naar uw console te routeren.
Beperkingsklasse Aan alle toestellen en trunks in het systeem wordt een beperkingsklasse toegekend. Zoals de naam al impliceert, kan een COR of beperkingsklasse de toegang van een toestel (of trunk) tot een externe route op bepaalde tijdstippen beperken. De COR van een toestel wordt weergegeven in de gebieden Bron of Bestemming op het consolescherm, samen met de serviceklasse en overige informatie van de beller.
Functietoegangscodes FUNCTIE Privé-gesprek FUNCTIE Accountcode - Gecontroleerd - Niet-gecontroleerd Gekoppelde datalijn Loopback Gesprek in de wacht zetten - Ophalen - Ophalen op afstand Terugbellen - Annuleren Gesprekken doorschakelen CODE Achterschakelen - Ophalen Alle functies wissen - Op afstand Confer.
Woordenlijst Aangepaste toetsen Toetsen op de console die kunnen worden geprogrammeerd voor toegang tot consolefuncties en systeemservices. Accountcode Een code die u moet kiezen om toegang te krijgen tot bepaalde systeemfuncties, om uw serviceklasse (COS) aan een ander toestel toe te kennen, of om een beller om administratieve redenen aan een SMDR-record te koppelen.
Lijn TAFAS-code Een telefooncommunicatiekanaal tussen schakelcentra of tussen de centrale en de 3300 ICP. (Trunkantwoord vanuit elk station) Een code voor het beantwoorden van alle oproepen die ’s nachts binnenkomen. Nachtstand Toegangscode voor een externe lijn Een gebruiker kan gesprekken die ’s nachts binnenkomen, beantwoorden door de TAFAS-code te kiezen. Een code die voor een nummer wordt gekozen ter indicatie dat het om een telefoonnummer van buiten het systeem gaat.
Belgroepen Oproepzones Wanneer u met de keuzetoetsen op de console of vanuit de telefoonlijst een huntgroepnummer kiest, wordt u verbonden met het eerste beschikbare toestel in die groep. Neem contact op met de communicatieafdeling voor meer informatie. Huntgroe pnummer In deze tabel kunt u de oproepzones van uw systeem registreren. Neem contact op met de communicatieafdeling voor meer informatie.
Overzicht verkortkieslijsten Systeemberichten Deze berichten verschijnen op diverse plekken op het scherm. Naam Nummer 5550 IP Console U bent verbonden met een andere 5550 IP Console. Afwezigh.func niet toegestaan v. ltste pers.lid. Selecteer nachtstand Als laatste of enige personeelslid uit de groep kunt u de console niet in de afwezigheidsmodus zetten. Alle DS annuleren voor stationnr.: Geef het nummer op van het toestel waarvoor u alle functies voor het doorschakelen van gesprekken wilt annuleren.
Bericht wacht controleren voor stationnr: COS inbreuk Geef het nummer op van het station waarvoor u Bericht wachtmeldingen wilt controleren. De beller probeerde toegang te krijgen tot een niet-beschikbare functie. Intercept handling heeft het gesprek naar uw console gerouteerd. Bericht wacht instellen voor stationnr: Geef het nummer op van het toestel waarop u een melding voor wachtende berichten wilt instellen. Datagroep Hiermee wordt aangegeven dat er naar een datagroep wordt gebeld.
DS Perm. annuleren stationnr.: Geen gesprek op de opgegeven doorschakelpositie Geef het nummer op van het toestel waarvoor u Doorschakeling Volg mij wilt annuleren. Het venster Doorgeschakelde gesprekken controleren. Een andere telefonist heeft het gesprek doorgeschakeld terwijl uw lijst ‘bevroren’ was of de beller heeft opgehangen. Extern Aanduiding voor een gesprek dat van buiten het systeem binnenkomt (een trunkgesprek).
Gespr doorsch. - Geen antwoord Kan aangesloten persoon niet in de wacht zetten voor consultatie. De gebruiker van dit toestel is niet bereikbaar en heeft alle gesprekken (Gespr. doorsch. - Geen antwoord) naar u doorgeschakeld. U hebt al een persoon in de wacht gezet voor consultatie en u kunt bepaalde functies niet uitvoeren, zoals het activeren van de wachtfunctie voor een toestel, totdat u het bestemmingsveld heeft gewist. Gesprek kan niet worden hersteld.
Lijstnummer niet in gebruik Niet gereed Het gebelde lijstnummer bestaat niet. Het gesprek is naar uw console gerouteerd. Het datagesprek kan momenteel niet tot stand worden gebracht. Probeer het later nogmaals. Modem Niet storen annuleren voor alle stations… Voltooid U bent verbonden met een modem. Bevestiging dat de gevraagde actie is ondernomen. Modem bezet Niet storen-functie Het gekozen modem is al bezet. De gebelde gebruiker heeft Niet storen geactiveerd.
Ongeldig kiezen Route Controleer het gekozen nummer en probeer het nogmaals. U belt een route. Ongeldig trunknummer Selecteer Oproepzone De trunk die u probeerde te selecteren is onjuist of buiten dienst. Geef het nummer op van de zone die u met de intercom wilt bereiken. Ongeldige accountcode Serieel Controleer uw accountcode en probeer het nogmaals. Aanduiding dat een beller opeenvolgend met meerdere personen wil spreken.
Taalselectieoptie niet geïnstalleerd. Verbinding De gewenste taal is niet op het telefoonsysteem geïnstalleerd. Bevestiging dat uw gesprek is verbonden met een datagesprek. Telefonist niet aanw Verbinding met intercom Als u de status van de console heeft gewijzigd in Telefonist afwezig, wordt dit bericht weergegeven in het gebied BEST van de console van een ander personeelslid dat u belt. Bevestiging dat u in het oproepgebied bent en de aankondiging kunt doen.
Telefoonlijst Naam Trunknummers Nummer In deze tabel kunt u de trunknummers van uw systeem registreren. Neem contact op met de communicatieafdeling voor meer informatie over de trunknummers.
78 ♦ Ter referentie
Index A Aangepaste toetsen programmeren 42 Aangepaste toetsen, programmeren 42 Alle functies wissen 37 Annuleren Alle functies op toestellen 37 Bericht wacht op toestellen 43 Gesprek doorschakelen op toestellen 37 Niet storen op toestellen 40 Antwoordprioriteit voor gesprekken 35 Antwoordprioriteit, wijzigen 35 B Belbeperkingen, instellen voor gastenkamer 58 Belblok 59 Belgroepen 69 Belsignalering 50 Beltoon Dempen 9 Volume, aanpassen 9 Beperkingsklasse 65 Bericht wacht 43 Berichtenregister, wissen voor ga
H S Hernieuwde gesprekken 25, 28 Hoorn 7 Inschakelen 9 Volume, aanpassen 9 Screen Pop 36 Serieel gesprek 48 Snelgesprek, systeem 50 Status, trunkgroep 49 Statusgebied 4 Systeemberichten 70 I In de wacht zetten 20, 23 K Koptelefoon Inschakelen 9 Volume, aanpassen 9 M Memoblok 48 N Nacht- en dagdienst 40 NIET STOREN 40 Niet storen-functie 40 Nummer in gesprek, doorschakelen 21 O Ophalen Gesprekken in de wacht 20, 23 Oproepen beantwoorden 11 Oproepzones 69 Overzicht toestelgebruik 32 Overzicht verkortk
