Voice-Mail-Benutzerhandbuch
HINWEIS Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen sind nach Auffassung von Mitel Networks™ Corporation (MITEL®) in jeder Hinsicht genau. Dennoch übernimmt MITEL keine Garantie für die Genauigkeit dieser Informationen. Die Informationen können sich ohne Vorankündigung ändern und können nicht als Verpflichtung seitens Mitel, ihrer Tochtergesellschaften oder Niederlassungen ausgelegt werden.
Kurzübersicht Lassen Sie sich von Ihrem Administrator beim Vervollständigen dieser Informationen helfen. Schreiben Sie sich folgende wichtige Nummern auf und halten Sie sie während der Verwendung des Voice-Mail-Systems immer griffbereit. Telefonnummer des Unternehmens: ____________________________ Nummer der automatisierten Vermittlung: ________________________ (Die automatisierte Vermittlung ersetzt bzw.
Inhaltsverzeichnis Kurzübersicht . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Einführung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Informationen zu Ihrem Voice-Mail-System . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Ihr Telefon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
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Einführung Einführung Informationen zu Ihrem Voice-Mail-System Die Mitel® 3300 Integrated Communications Platform (ICP) verfügt über ein automatisiertes Voice-Mail-System für die Bearbeitung von Anrufen und das Annehmen von Nachrichten. Das System stellt eine Mailbox für das Senden und Empfangen von Nachrichten zur Verfügung, die Sie mit Ihrem Namen, einer Begrüßung und einem privaten Passcode personalisieren können.
Voice-Mail-Benutzerhandbuch Telefone, die nicht über eine Nachrichtenanzeige verfügen, können von Ihrem Administrator so eingerichtet werden, dass Sie vom System angerufen werden, wenn jemand eine Nachricht hinterlässt. Eventuell verfügt Ihr Telefon über „Softkeys“, die die Auswahl einer Vielzahl von Menüoptionen des Voice-Mail-Systems ermöglichen.
Zugreifen auf das Voice-Mail-System Zugreifen auf das Voice-Mail-System Erster Anruf beim Voice-Mail-System 1. Nehmen Sie den Hörer ab (oder verwenden Sie den Freisprechbetrieb). 2. Wählen Sie die Nummer des Nachrichten-Centers. Das System fordert Sie auf, Ihren Passcode einzugeben. 3. Geben Sie Ihren Standardpasscode ein. 4. Drücken Sie , um fortzufahren. Das System fragt nach einem neuen Passcode (Sie müssen den Passcode ändern). 5. Geben Sie Ihren neuen Passcode ein.
Voice-Mail-Benutzerhandbuch Wenn die Nachrichtenanzeige eingeschaltet ist oder ohne Nachrichtenanzeige 1. Nehmen Sie den Hörer ab. 2. Wählen Sie die Nummer des Nachrichten-Centers. 3. Das System fordert Sie auf, Ihren Passcode einzugeben. Geben Sie Ihren Passcode ein. 4. Drücken Sie , um Ihre Nachrichten wiederzugeben, oder drücken Sie eine andere Taste, um aus dem Hauptmenü eine andere Option auszuwählen. Abrufen von außerhalb 1. Wählen Sie die Nummer der automatisierten Vermittlung Ihres Unternehmens.
Verwenden des Voice-Mail-Systems Verwenden des Voice-Mail-Systems Dieser Abschnitt beschreibt die im Voice-Mail-System zur Verfügung stehenden Optionen. Wählen Sie aus den unten abgebildeten Menüs eine Option aus, nachdem Sie das System angerufen und Ihre Mailbox geöffnet haben. Tipp: Nach dem Wiedergeben oder Senden einer Nachricht springt das System eventuell in ein früheres Menü zurück, in dem andere Optionen zur Verfügung stehen als in dem Menü, das Sie gerade verwendet haben.
Voice-Mail-Benutzerhandbuch Wiedergeben Ihrer Nachrichten Drücken Sie , um Ihre Nachrichten wiederzugeben. Wählen Sie nach dem Abhören der Nachricht eine Option aus dem Menü „Wiedergeben“. Sie können auch eine der folgenden Optionen auswählen, während Sie eine Sprachnachricht abspielen. Erneut wiedergeben Beantworten Hören Sie die eben wiedergegebene Nachricht erneut ab. Senden Sie dem Absender der Nachricht eine Antwort.
Verwenden des Voice-Mail-Systems soll. Vervollständigen Sie die Liste der Ziele, indem Sie weitere Mailbox- oder Verteilerlistennummern eingeben oder auf das Verzeichnis zugreifen. • Drücken Sie • Wenn Sie normalerweise einen Zugangscode verwenden, um den Benutzer der Mailbox anzurufen, geben Sie diesen Code vor der Mailboxnummer ein. 2. Drücken Sie , um eine falsch eingegebene Nummer aus der Liste zu löschen. , um die Zielliste zu beenden. Zeichnen Sie jetzt Ihre Nachricht auf.
Voice-Mail-Benutzerhandbuch Temporäre Begrüßung Zeichnen Sie eine Begrüßung auf, die nur für eine bestimmte Anzahl von Tagen oder bis zum Ausschalten verwendet wird. Geben Sie für die Anzahl der Tage eine Zahl von 1 bis 99 ein. Die temporäre Begrüßung läuft um Mitternacht des letzten angegebenen Tages aus. Wenn die temporäre Begrüßung ausläuft, hört der Anrufer wieder die permanente Begrüßung. Weitere Informationen erhalten Sie unter “Hilfreiche Tipps” auf Seite 24.
Verwenden des Voice-Mail-Systems • und Sie eine Mailbox haben, drücken Sie • und Sie keine Mailbox haben, drücken Sie . . 4. Geben Sie die Mailbox-Nummer ein, unter der der Anrufer eine Nachricht hinterlassen soll. Wenn Sie normalerweise einen Zugangscode verwenden, um den Benutzer der Mailbox anzurufen, geben Sie diesen Code vor der Mailboxnummer ein. 5. Legen Sie sofort auf. Tipp: Falls Sie nicht sofort auflegen, hört der Anrufer nicht die vollständige Begrüßung der ausgewählten Mailbox.
Voice-Mail-Benutzerhandbuch Nachrichtenbenachrichtigung Mithilfe der Nachrichtenbenachrichtigung können Sie das Büro verlassen und sich vom System benachrichtigen lassen, wenn Sie eine Nachricht empfangen. Das System kann Sie unter einer Telefonnummer oder über einen Pager benachrichtigen. Sie können die Benachrichtigung auch verwenden, um sich auf Nachrichten hinweisen zu lassen, falls Ihr Telefon nicht über eine Nachrichtenanzeige verfügt.
Verwenden des Voice-Mail-Systems • Drücken Sie , um die Nachrichtenbenachrichtigung zu deaktivieren. 5. Wählen Sie die Nachrichten aus, über die Sie benachrichtigt werden möchten: • Drücken Sie , um über alle Nachrichten benachrichtigt zu werden. • Drücken Sie , um nur über dringende Nachrichten benachrichtigt zu werden. 6. Wählen Sie aus, wo Sie benachrichtigt werden möchten: • Drücken Sie , um an einer internen Nebenstelle benachrichtigt zu werden.
Voice-Mail-Benutzerhandbuch 4. Geben Sie die Nummer einer Verteilerliste ein. 5. Drücken Sie zum Prüfen . Das System gibt den Namen oder die Nummer aller Einträge in der Verteilerliste wieder. So löschen Sie eine Nummer aus einer Verteilerliste 1. Rufen Sie das Voice-Mail-System an, und greifen Sie auf Ihre Mailbox zu. 2. Drücken Sie , um die Benutzeroptionen anzuzeigen. 3. Drücken Sie für „Verteilerliste“ . 4. Geben Sie die Nummer einer Verteilerliste ein. 5. Drücken Sie zum Löschen . 6.
Verwenden des Voice-Mail-Systems Im Folgenden finden Sie zwei Beispiele für temporäre Begrüßungen: „Hallo! Sie haben die Nummer von Julia Berger gewählt. Ich befinde mich vom 18. Juni bis einschließlich 25. Juni im Urlaub. Ab Montag dem 28. Juni bin ich wieder erreichbar. Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht und ich rufe Sie so schnell wie möglich zurück. Bei dringenden Fragen drücken Sie die 0, um an meine Kollegin Christine Müller weitergeleitet zu werden.
Voice-Mail-Benutzerhandbuch So erstellen Sie eine temporäre Begrüßung 1. Rufen Sie das Voice-Mail-System an, und greifen Sie auf Ihre Mailbox zu. 2. Drücken Sie , um die Benutzeroptionen anzuzeigen. 3. Drücken Sie , um die Option „Temporäre Begrüßung“ auszuwählen. 4. Geben Sie die Anzahl der Tage ein, an denen die Begrüßung abgespielt werden soll (von 01 bis 99). 5. Wenn bereits eine temporäre Begrüßung vorhanden ist, wird diese vom System wiedergegeben.
Verwenden des Voice-Mail-Systems die vorab aufgezeichneten Nachrichten für diese persönlichen Kontakte im Anschluss an Ihre Mailbox-Begrüßung wieder. Tipp: Ist die Nummer eines vordefinierten persönlichen Kontakts nicht programmiert, wird die entsprechende Nachricht nicht wiedergegeben (wenn Sie beispielsweise eine Mobiltelefonnummer programmiert haben, wird nur die vorab aufgezeichnete Nachricht für Mobilnummern wiedergegeben).
Voice-Mail-Benutzerhandbuch 8. Aktualisieren Sie Ihre Begrüßung, damit sie die Ansagen für die neuen Nummern enthält, die Sie zugewiesen haben. Tipp: Wenn Sie eine ungültige Nummer programmieren, werden Anrufer an die automatisierte Vermittlung umgeleitet, wenn sie diesen persönlichen Kontakt auswählen. Weiterleiten an E-Mail Mithilfe der Funktion „Weiterleiten an E-Mail“ können Sie Sprachnachrichten einschließlich Anrufaufzeichnungsnachrichten an eine E-Mail-Adresse weiterleiten.
Verwenden des Voice-Mail-Systems 3. Geben Sie die Ziel-E-Mail-Adresse ein. 4. Um alle Sprachnachrichten automatisch weiterzuleiten, setzen Sie die Option „Nachrichten weiterleiten“ auf „Immer“. 5. Wenn Nachrichten nach dem Weiterleiten automatisch gelöscht werden sollen, setzen Sie „Nach Weiterleiten löschen“ auf „Ja“. Tipp: Wenn die Option „Nach Weiterleiten löschen" deaktiviert ist, blinkt die Anzeige Ihres Telefons für wartende Nachrichten weiter, auch wenn die Nachricht an E-Mail weitergeleitet wurde.
Voice-Mail-Benutzerhandbuch Hilfreiche Tipps 24 Stunden Zugriff über Touch-Tone-Telefone Das Voice-Mail-System arbeitet 7 Tage die Woche rund um die Uhr. Sie benötigen nur ein Touch-Tone-Telefon, um Nachrichten jederzeit und überall abrufen zu können. Abhören von Nachrichten Die Optionen „Pause“, „Zurückspulen“ und „Vorspulen“ im Menü „Wiedergeben“ stehen nur beim Abhören von Nachrichten zur Verfügung.
Hilfreiche Tipps Bei jedem Abhören dieser Empfangsbestätigung können Sie feststellen, wer die Nachricht bereits abgehört hat und wer nicht. Wenn die Nachricht von allen Adressaten abgehört wurde, können Sie die Empfangsbestätigung aus Ihrer Mailbox löschen. Vorzeitige Eingabe Es ist nicht unbedingt erforderlich, sich alle Menüansagen anzuhören, bevor Sie eine Taste betätigen. Die Ansagen sind nur als Hilfestellung gedacht.
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