HANDLEIDING VOOR VOICEMAIL
KENNISGEVING De informatie in dit document is zeer zorgvuldig en naar waarheid samengesteld, maar Mitel Networks™ Corporation (MITEL®) biedt hiervoor geen garanties. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en mag niet worden opgevat als een verbintenis van Mitel, Mitel-vestigingen of -dochterbedrijven. Mitel, Mitel-vestigingen en dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten of weglatingen in dit document.
Referentieblad Vraag uw beheerder om hulp bij het invullen van de volgende gegevens. Schrijf de volgende belangrijke nummers op en houd ze bij de hand wanneer u het voicemailsysteem gebruikt. Telefoonnummer van bedrijf: ________________________ Nummer voor Geautomatiseerd beantwoorden: ________________________ (De functie Geautomatiseerd beantwoorden vervangt of assisteert een ’echte’ telefonist bij het beantwoorden en doorschakelen van gesprekken naar toestellen of voicemailboxen.
Inhoudsopgave Referentieblad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Uw voicemailsysteem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 De telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Handleiding voor voicemail 6
Inleiding Inleiding Uw voicemailsysteem Het Mitel® 3300 Integrated Communications Platform (ICP) heeft een geautomatiseerd voicemailsysteem om telefoongesprekken te verwerken en berichten aan te nemen. Het systeem is voorzien van een mailbox om berichten te versturen en te ontvangen en deze met uw naam, een begroeting en een wachtwoord aan uw eigen wensen aan te passen. Gebruiksvriendelijk • Gebruik de keuzetoetsen van uw telefoon om de gewenste opties van het voicemailsysteem te selecteren.
Handleiding voor voicemail Assistentie vragen Voor problemen of vragen over procedures neemt u contact op met uw beheerder. Dit is de persoon die in uw bedrijf het communicatiesysteem beheert.
Toegang tot het voicemailsysteem Toegang tot het voicemailsysteem De eerste keer naar het voicemailsysteem bellen 1. Neem de hoorn op (of bel handsfree). 2. Kies het nummer van het berichtencentrum. Het systeem vraagt om uw wachtwoord. 3. Voer uw standaardwachtwoord in. 4. Druk op om door te gaan. Het systeem vraagt u een nieuw wachtwoord op te geven (u moet het wachtwoord wijzigen). 5. Geef uw nieuwe wachtwoord op. Het nieuwe wachtwoord moet uit evenveel cijfers bestaan als het standaardwachtwoord.
Handleiding voor voicemail 3. Het systeem vraagt om uw wachtwoord. Geef uw wachtwoord op. 4. Druk op om uw berichten af te spelen of druk op een andere toets om een andere optie in het hoofdmenu te kiezen. Bellen vanaf een externe telefoon 1. Kies het nummer voor Geautomatiseerd beantwoorden. - of Kies uw toestelnummer en druk op zodra u uw begroeting hoort. U wordt doorgeschakeld naar de functie Geautomatiseerd beantwoorden. 2.
Het voicemailsysteem gebruiken Het voicemailsysteem gebruiken In dit gedeelte worden de opties beschreven die in het voicemailsysteem zijn opgenomen. Nadat u het systeem hebt gebeld en u uw mailbox hebt geopend, kunt u kiezen uit de hieronder afgebeelde menu's en opties. Tip: Nadat u berichten hebt afgespeeld of verstuurd, kunt u door het systeem worden teruggevoerd naar een eerder menu met andere opties dan het menu dat u zojuist hebt gebruikt.
Handleiding voor voicemail Berichten afspelen Druk op om uw berichten af te spelen. Nadat u een bericht hebt afgeluisterd, kiest u een optie in het menu Afspelen. U kunt deze opties ook kiezen terwijl u naar een bericht luistert. Nogmaals afspelen Beantwoorden Doorsturen Hiermee herhaalt u het zojuist afgespeelde bericht. Hiermee stuurt u een antwoord naar de afzender van het bericht. Hiermee stuurt u het bericht naar een andere mailbox of een e-mailadres door.
Het voicemailsysteem gebruiken • Als u een onjuist mailboxnummer opgeeft, drukt u op te verwijderen. • Als u normaal gesproken een prefix gebruikt om de mailboxgebruiker te bellen, toetst u het prefix vóór het mailboxnummer in. 2. Druk op om het nummer uit de lijst als de bestemmingenlijst compleet is en spreek vervolgens uw bericht in. Nadat u het bericht hebt opgenomen, kiest u een optie in het menu Versturen. Afluisteren Verwijderen Toevoegen Hiermee luister u een zojuist opgenomen bericht af.
Handleiding voor voicemail Tijdelijke begroeting Hiermee neemt u een begroeting op die gedurende een beperkt aantal dagen ten gehore wordt gebracht. Stel het aantal dagen in op 1-99. De tijdelijke begroeting vervalt om middernacht op de laatst opgegeven dag. Wanneer de tijdelijke begroeting vervallen is, krijgt de beller de permanente begroeting te horen. Zie 'Mailboxbegroetingen' op pagina 18 voor meer informatie. Memo Hiermee neemt u een bericht voor uzelf op.
Het voicemailsysteem gebruiken 4. Geef het nummer op van de mailbox waarin de beller een bericht wil achterlaten. Als u normaal gesproken een prefix gebruikt om de mailboxgebruiker te bellen, toetst u het prefix vóór het mailboxnummer in. 5. Hang onmiddellijk op. Tip: Als u niet onmiddellijk ophangt, mist de beller een deel van de mailboxbegroeting. Functies voor Automatisch beantwoorden openen vanuit een voicemailbox Een ander toestel bellen als u iemand belt en diens voicemailbox krijgt 1.
Handleiding voor voicemail Berichtmelding Met berichtmelding kunt u uw bureau verlaten en u door het systeem laten waarschuwen wanneer er een nieuw bericht is binnengekomen. Het systeem belt u op een telefoonnummer of piept u op een pager op. U kunt berichtmelding ook gebruiken om aan te geven dat er een bericht is binnengekomen wanneer uw telefoon geen berichtlampje heeft.
Het voicemailsysteem gebruiken 5. Selecteer de berichten waarbij u wilt worden gewaarschuwd: • Druk op als u wilt worden gewaarschuwd bij alle berichten. • Druk op als u alleen wilt worden gewaarschuwd bij urgente berichten. 6. Selecteer waar u wilt worden gewaarschuwd: • Druk op als u wilt worden gewaarschuwd op een intern toestelnummer. • Druk op als u wilt worden gewaarschuwd op een extern nummer. • Druk op als u wilt worden gewaarschuwd op een berichtpager.
Handleiding voor voicemail 5. Druk op voor Controleren. Het systeem geeft de naam of het nummer van alle vermeldingen op de distributielijst weer. Een nummer uit een distributielijst verwijderen 1. Bel naar het voicemailsysteem en ga naar uw mailbox. 2. Druk op voor Gebruikersopties. 3. Druk op voor Distributielijst. 4. Geef een distributielijstnummer op. 5. Druk op om het nummer te verwijderen. 6. Geef via het toetsenblok het mailboxnummer op dat u wilt verwijderen.
Het voicemailsysteem gebruiken spoedig mogelijk terugbellen. Als u onmiddellijk hulp nodig hebt, drukt u op 0 en vraagt u om doorverbonden te worden met Petra van Veen.” “U spreekt met Hans Smid. Het is vandaag donderdag 13 mei. Ik ben de hele dag in vergadering en kan de telefoon dus niet beantwoorden. Laat alstublieft een bericht achter en ik zal u morgen terugbellen.” U kunt uw tijdelijke begroeting te allen tijde wijzigen, zodat bellers altijd op de hoogte zijn van uw beschikbaarheid.
Handleiding voor voicemail 7. Druk op om de nieuwe begroeting te accepteren, op om de begroeting te controleren, of op om de begroeting opnieuw op te nemen. Een tijdelijke begroeting uit- en inschakelen Nadat u een tijdelijke begroeting hebt gemaakt, kunt u deze naar wens in- en uitschakelen. U kunt ook instellen dat het systeem na een bepaald aantal dagen overschakelt op uw permanente begroetingstekst. 1. Bel naar het voicemailsysteem en ga naar uw mailbox. 2. Druk op voor Gebruikersopties. 3.
Het voicemailsysteem gebruiken De volgende begroeting bevat een aanwijzing om de mailboxeigenaar op de mobiele telefoon te bereiken (het vooraf opgenomen systeembericht voor de mobiele telefoon van een eigen contactpersoon wordt ook afgespeeld na deze begroeting): “U spreekt met Tom Maassen. Ik kan de telefoon momenteel niet beantwoorden. Spreek uw naam, uw telefoonnummer en een kort bericht in. Ik bel u dan zo spoedig mogelijk terug.
Handleiding voor voicemail Doorsturen naar e-mailadres Met Doorsturen naar e-mailadres kunt u voicemailberichten, inclusief berichten met opgenomen gesprekken, naar een e-mailadres doorsturen. U kunt voicemailberichten handmatig doorsturen of automatisch (altijd) alle voicemailberichten doorsturen. Voicemails worden als Windows-wavebestand (.wav) als bijlage bij een e-mail verstuurd. Het e-mailadres van de ontvanger wordt geprogrammeerd via het bureaubladprogramma.
Het voicemailsysteem gebruiken Tip: Wanneer 'Verwijderen na doorsturen' is ingeschakeld, worden berichten pas verwijderd nadat deze zijn bezorgd bij de ontvangende e-mailserver. Het berichtlampje op uw telefoon gaat branden wanneer een gesproken bericht in uw mailbox is bezorgd, en gaat uit wanneer het bericht wordt gewist. 6. Klik op Opslaan. Als test wordt een e-mailbericht naar het opgegeven e-mailadres verzonden. Voicemailberichten handmatig doorsturen 1. Open de voicemailbox. 2.
Handleiding voor voicemail Handige tips 24 uur per dag toegankelijk vanaf een druktoetstelefoon Het voicemailsysteem functioneert 24 uur per dag en 7 dagen per week. Een druktoetstelefoon volstaat om berichten vanaf elke locatie op elk gewenst moment af te luisteren. Berichten afluisteren De opties Pauzeren, Terugspoelen en Snel vooruitspoelen in het menu Afspelen zijn alleen beschikbaar als u naar een bericht luistert.
Handige tips Snel navigeren U hoeft niet naar alle gesproken menu-instructies te luisteren voordat u op een volgende toets drukt. De gesproken instructies zijn uitsluitend als extra hulpmiddel bedoeld. Als u weet op welke toetsen u moet drukken, kunt u de gewenste toetsen onmiddellijk indrukken om sneller door het systeem te navigeren. Berichtduur en beperkingen Hoewel de duur van berichten onbeperkt is, onderbreekt het systeem de beller na vijf minuten om te vragen of hij of zij door wil gaan.
®,™ Handelsmerk van Mitel Networks Corporation © Copyright 2004, MITEL Networks Corporation Alle rechten voorbehouden
