HANDLEIDING VOOR VOICEMAIL
KENNISGEVING De informatie in dit document is zeer zorgvuldig en naar waarheid samengesteld, maar Mitel Networks™ Corporation (MITEL®) biedt hiervoor geen garanties. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd en mag niet worden opgevat als een verbintenis van Mitel, Mitel-vestigingen of -dochterbedrijven. Mitel, Mitel-vestigingen en dochterbedrijven kunnen niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten of weglatingen in dit document.
Referentieblad Vraag uw beheerder om hulp bij het invullen van de volgende gegevens. Schrijf de volgende belangrijke nummers op en houd ze bij de hand wanneer u het voicemailsysteem gebruikt. Telefoonnummer van bedrijf: ________________________ Nummer voor Geautomatiseerd beantwoorden: ________________________ (De functie Geautomatiseerd beantwoorden vervangt of assisteert een ’echte’ telefonist bij het beantwoorden en doorschakelen van gesprekken naar toestellen of voicemailboxen.
Inhoudsopgave Referentieblad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Inleiding . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Uw voicemailsysteem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 De telefoon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Handleiding voor voicemail 6
Inleiding Uw voicemailsysteem Het Mitel® 3100 Integrated Communications Platform (ICP) heeft een geautomatiseerd voicemailsysteem om telefoongesprekken te verwerken en berichten aan te nemen. Het systeem is voorzien van een mailbox om berichten te versturen en te ontvangen en deze met uw naam, een begroeting en een wachtwoord aan uw eigen wensen aan te passen. Gebruiksvriendelijk • Gebruik de keuzetoetsen van uw telefoon om de gewenste opties van het voicemailsysteem te selecteren.
Handleiding voor voicemail Assistentie vragen Voor problemen of vragen over procedures neemt u contact op met uw beheerder. Dit is de persoon die in uw bedrijf het communicatiesysteem beheert.
Toegang tot het voicemailsysteem Toegang tot het voicemailsysteem De eerste keer naar het voicemailsysteem bellen 1. Neem de hoorn op (of bel handsfree). 2. Kies het nummer van het berichtencentrum. Het systeem vraagt om uw wachtwoord. 3. Voer uw standaardwachtwoord in. 4. Druk op om door te gaan. Het systeem vraagt u een nieuw wachtwoord op te geven (u moet het wachtwoord wijzigen). 5. Geef uw nieuwe wachtwoord op. Het nieuwe wachtwoord moet uit evenveel cijfers bestaan als het standaardwachtwoord.
Handleiding voor voicemail 3. Het systeem vraagt om uw wachtwoord. Geef uw wachtwoord op. 4. Druk op om uw berichten af te spelen of druk op een andere toets om een andere optie in het hoofdmenu te kiezen. Bellen vanaf een externe telefoon 1. Kies het nummer voor Geautomatiseerd beantwoorden. - of Kies uw toestelnummer en druk op zodra u uw begroeting hoort. U wordt doorgeschakeld naar de functie Geautomatiseerd beantwoorden. 2.
Het voicemailsysteem gebruiken Het voicemailsysteem gebruiken In dit gedeelte worden de opties beschreven die in het voicemailsysteem zijn opgenomen. Nadat u het systeem hebt gebeld en u uw mailbox hebt geopend, kunt u kiezen uit de hieronder afgebeelde menu's en opties. Tip: Nadat u berichten hebt afgespeeld of verstuurd, kunt u door het systeem worden teruggevoerd naar een eerder menu met andere opties dan het menu dat u zojuist hebt gebruikt.
Handleiding voor voicemail Berichten afspelen Druk op om uw berichten af te spelen. Nadat u een bericht hebt afgeluisterd, kiest u een optie in het menu Afspelen. U kunt deze opties ook kiezen terwijl u naar een bericht luistert. Nogmaals afspelen Beantwoorden Doorsturen Bewaren Hiermee herhaalt u het zojuist afgespeelde bericht. Hiermee stuurt u een antwoord naar de afzender van het bericht. Hiermee stuurt u het bericht naar een andere mailbox door.
Het voicemailsysteem gebruiken • Als u een onjuist mailboxnummer opgeeft, drukt u op te verwijderen. • Als u normaal gesproken een prefix gebruikt om de mailboxgebruiker te bellen, toetst u het prefix vóór het mailboxnummer in. 2. Druk op om het nummer uit de lijst als de bestemmingenlijst compleet is en spreek vervolgens uw bericht in. Nadat u het bericht hebt opgenomen, kiest u een optie in het menu Versturen. Afluisteren Verwijderen Toevoegen Hiermee luister u een zojuist opgenomen bericht af.
Handleiding voor voicemail Tijdelijke begroeting Hiermee neemt u een begroeting op die gedurende een beperkt aantal dagen ten gehore wordt gebracht. Stel het aantal dagen in op 1-99. De tijdelijke begroeting vervalt om middernacht op de laatst opgegeven dag. Wanneer de tijdelijke begroeting vervallen is, krijgt de beller de permanente begroeting te horen. Zie 'Mailboxbegroetingen' op pagina 18 voor meer informatie. Memo Hiermee neemt u een bericht voor uzelf op.
Het voicemailsysteem gebruiken Functies voor Automatisch beantwoorden openen vanuit een voicemailbox Een ander toestel bellen als u iemand belt en diens voicemailbox krijgt 1. Druk tijdens de mailboxbegroeting op beantwoorden. om over te schakelen naar Automatisch 2. Kies het toestel dat u wilt bereiken. Als Kiezen op naam is ingeschakeld op het systeem, kunt u ook de keuzetoetsen gebruiken om de naam te spellen van degene die u wilt bereiken.
Handleiding voor voicemail • Geef het toestel- of telefoonnummer op waarnaar de melding moet worden verstuurd. Als u niet bent gemachtigd uw eigen mailboxtype en nummer op te geven, moet de beheerder het meldingstype en nummer voor u programmeren. Als uw meldingsnummer een telefoonnummer is Dat nummer wordt met tussenpozen van 15 minuten gebeld (tweemaal wanneer er niet wordt opgenomen, driemaal wanneer het nummer in gesprek is).
Het voicemailsysteem gebruiken Distributielijsten U kunt meerdere persoonlijke distributielijsten maken die elk een aantal mailboxnummers bevatten. U kunt ook algemene distributielijsten gebruiken die zijn gedefinieerd door uw beheerder. U kunt maximaal vijf (5) persoonlijke distributielijsten maken, die worden genummerd van 05 tot en met 09. Elke lijst kan maximaal 49 mailboxnummers bevatten. Algemene distributielijsten zijn genummerd van 01 tot en met 04.
Handleiding voor voicemail Een distributielijst een naam geven 1. Bel naar het voicemailsysteem en ga naar uw mailbox. 2. Druk op voor Gebruikersopties. 3. Druk op voor Distributielijst. 4. Geef een distributielijstnummer op. 5. Druk op om de lijst een naam te geven. 6. Neem na de pieptoon de naam voor de distributielijst op. Deze naam hoort u wanneer u een bericht naar deze distributielijst verstuurt.
Het voicemailsysteem gebruiken Tweetalige begroetingen Bellers naar een tweetalig systeem kunnen de taal van de gesproken aanwijzingen wijzigen door op de wisseltoets voor de taal te drukken. De taal van uw begroeting verandert hierbij niet. Neem contact op met uw beheerder voor meer informatie. Als uw systeem tweetalig is, kunt u overwegen om een tweetalige begroeting in te spreken. U kunt het volgende voorbeeld als leidraad nemen (in dit voorbeeld is 8 de taalwisseltoets): “U spreekt met Petra van Veen.
Handleiding voor voicemail 3. Druk op voor Tijdelijke begroeting. 4. Wanneer u wordt gevraagd om de duur van de tijdelijke begroeting in te stellen, drukt u op om een bestaande begroeting uit te schakelen of op om deze opnieuw in te schakelen. U kunt ook het aantal dagen (1-99) invoeren dat u de begroeting wilt gebruiken voordat het systeem overschakelt naar de permanente begroetingstekst.
Handige tips Handige tips 24 uur per dag toegankelijk vanaf een druktoetstelefoon Het voicemailsysteem functioneert 24 uur per dag en 7 dagen per week. Een druktoetstelefoon volstaat om berichten vanaf elke locatie op elk gewenst moment af te luisteren. Berichten afluisteren De opties Pauzeren, Terugspoelen en Snel vooruitspoelen in het menu Afspelen zijn alleen beschikbaar als u naar een bericht luistert.
Handleiding voor voicemail Snel navigeren U hoeft niet naar alle gesproken menu-instructies te luisteren voordat u op een volgende toets drukt. De gesproken instructies zijn uitsluitend als extra hulpmiddel bedoeld. Als u weet op welke toetsen u moet drukken, kunt u de gewenste toetsen onmiddellijk indrukken om sneller door het systeem te navigeren.
