Handleiding voor beginners Hoofdstuk 5 Kennismaken met Calc Werkbladen gebruiken in LibreOffice Documentatie voor LibreOffice is beschikbaar op www.nl.libreoffice.org/ondersteuning/documentatie/ en www.odfauthors.
ii | Kennismaken met Calc
Auteursrecht Dit document is onder auteursrecht © 2010 – 2016 van het LibreOffice Documentation team, waarvan de bijdragers hieronder zijn genoemd. Iedereen mag het verspreiden en/of aanpassen met inachtneming van de condities van GNU General Public License (http://www.gnu.org/licenses/gpl.html), versie 3 of hoger of de Creative Commons Attribution License (http://creativecommons.org/licenses/by/4.0), versie 4 of hoger. Alle handelsmerken in deze gids zijn eigendom van de rechtmatige eigenaars.
Opmerking Tijdens het maken van dit hoofdstuk werd de pictogrammenset Klein – Tango gebruikt. De pictogrammen kunnen eenvoudig aangepast worden via Extra > Opties... > LibreOffice > Weergave en dan uw keuze maken bij Pictogramgrootte en stijl. Opmerking voor gebruikers van Mac Sommige toetsaanslagen en menu-items zijn anders op een Mac dan in Windows en Linux. De tabel hieronder geeft enkele algemene vervangingen voor de instructies in dit hoofdstuk.
Inhoud Auteursrecht.................................................................................................................................. iii Opmerking voor gebruikers van Mac...........................................................................................4 Wat is Calc?.................................................................................................................................... 7 Werkbladen, bladen en cellen.........................................................
Inhoud tussen bladen delen........................................................................................................38 Celinhoud valideren (Geldigheid)...............................................................................................39 Gegevens bewerken.................................................................................................................... 39 Gegevens verwijderen............................................................................................
Wat is Calc? Calc is de werkbladcomponent van LibreOffice. U kunt het werkblad vullen met gegevens (gewoonlijk numeriek) en dan die gegevens manipuleren om bepaalde resultaten te produceren. U kunt gegevens ook invoeren en dan Calc gebruiken op een ‘Wat als...’-manier door enkele gegevens te wijzigen en de resultaten te bekijken, zonder dat u het gehele werkblad of blad opnieuw moet typen.
Menubalk Wanneer u een item op de Menubalk selecteert, wordt er een submenu met opdrachten weergegeven. U kunt de Menubalk ook aanpassen, zoals besproken in Hoofdstuk 14, LibreOffice aanpassen.
• Gegevens – bevat opdrachten om de gegevens in het werkblad te manipuleren; zoals Bereik definiëren, Sorteren, Statistieken, Draaitabel en Consolideren. Venster – bevat opdrachten voor het weergavevenster; zoals Nieuw venster, Splitsen. • • Help – bevat koppelingen naar het helpsysteem van LibreOffice en diverse andere functies; zoals Help voor LibreOffice, Licentie informatie en Controleren op versie bijwerken.
• U kunt de inhoud van een cel ook direct in de cel zelf bewerken door er op te dubbelklikken. Wanneer u gegevens in een cel invoert, wijzigen de functies Som en Functie in Annuleren en Accepteren . Opmerking In een spreadsheet dekt de term functie veel meer dan alleen wiskundige functies. Zie Hoofdstuk 7, Formules en functies van de Handleiding voor Calc, voor meer informatie.
Afbeelding 3: Dialoogvenster Tabkleur Statusbalk De statusbalk van Calc (Afbeelding 4) geeft informatie over het werkblad en ook snelle en handige manieren om sommige functies op het werkblad te wijzigen. De meeste velden zijn gelijk aan de andere componenten van LibreOffice; zie Hoofdstuk 1, Kennismaken met LibreOffice, van dit boek en hoofdstuk 1, Starten met Calc, in de Handleiding voor Calc.
Afbeelding 5: Paneel Eigenschappen op de Zijbalk De panelen worden hieronder beschreven: • Eigenschappen: Dit paneel bevat vier delen voor inhoud. – Opmaakprofielen: Toegang tot de beschikbare opmaakprofielen, maken en bijwerken van cel-opmaakprofielen. – Teken: Opmaken van tekst, zoals lettertype, grootte en kleur, Sommige controles, zoals superscript, worden alleen actief als de tekstcursor in de Invoerregel van de Formulebalk van de cel actief is.
Aan de rechterzijde van de Titelbalk van elk geopend paneel is een knop Sluit zijbalk (X), welke de Zijbalk sluit en alleen de Paneel-knoppen weergeeft. Op één van de Paneel-knoppen klikken opent de Zijbalk weer. Om de Zijbalk te verbergen of zichtbaar te maken, klikt u op de rand op de knop Verbergen/Weergeven. De breedte van het paneel wordt aangepast door het aan de linkerzijde van de Zijbalk te verslepen.
Afbeelding 6: Dialoogvenster Tekstimport De opties voor het importeren van CSV-bestanden in een werkblad van Calc zijn als volgt: • Importeren – Tekenset – bepaalt de tekenset die in het geïmporteerde bestand wordt gebruikt. – Taal – bepaalt hoe getallen geïmporteerd worden. • Als de taal voor CSV-import op Standaard is ingesteld, zal Calc de algemeen ingestelde taal gebruiken. Als de taal op een specifieke taal is ingesteld, zal die taal worden gebruikt voor het importeren van getallen.
– • Velden met aanhalingstekens als tekst – als deze optie is ingeschakeld, worden velden of cellen, waarvan de waarden in hun geheel zijn aangegeven (de eerste en de laatste letters van de waarde gelijk aan de tekstbegrenzer), geïmporteerd als tekst. – Detecteer speciale getallen – als deze optie is ingeschakeld, zal Calc automatisch alle getalnotatie detecteren, zoals speciale getalnotatie, zoals data, tijd en wetenschappelijke notatie, detecteren.
Afbeelding 7: Dialoogvenster Opslaan als 3) Bij Bestandsnaam kunt u een nieuwe naam voor het werkblad invoeren. 4) Kies, in de keuzelijst Bestandstype, de werkbladindeling die u wilt gebruiken. 5) Als Automatische bestandsnaamextensie geselecteerd is, zal de juiste bestandsextensie voor de werkbladindeling dat u gekozen heeft aan de bestandsnaam worden toegevoegd. 6) Klik op Opslaan. 7) Elke keer dat u op Opslaan klikt, zal er een bevestigingsvenster voor de indeling openen (Afbeelding 8).
Afbeelding 9: Dialoogvenster Tekstbestand exporteren voor CSVbestanden Tip Om Calc documenten standaard in een andere indeling dan de standaard ODFindeling op te laten slaan, ga naar Extra > Opties > Laden/Opslaan > Algemeen. Bij Standaard bestandsindeling en ODF-instellingen > Documenttype, kies Werkblad, kies daarna bij Altijd opslaan als uw gewenste bestandsindeling. Binnen werkbladen navigeren Calc voorziet in meerdere mogelijkheden om binnen een werkblad tussen cellen en bladen te navigeren.
• Met Enter-toets – op Enter drukken verplaatst de focus naar de cel in de kolom omlaag • • naar de volgende rij. Op Shift+Enter drukken verplaatst de focus naar de cel in de kolom omhoog naar de vorige rij. Met de Tab-toets – op Tab drukken verplaatst de focus van de cel in de rij naar rechts naar de volgende kolom. Op Shift+Tab drukken verplaatst de focus van de cel in de rij naar links naar de vorige kolom.
Als uw werkblad veel bladen heeft, kunnen sommige van de bladtabs achter de horizontale schuifbalk aan de onderzijde van het scherm verborgen zijn. Als dat het geval is: • De vier knoppen aan de linkerzijde van de bladtabs kunnen de tabs weer zichtbaar maken. Afbeelding 11 laat zien hoe. • Het uiteinde van de schuifbalk naar rechts trekken kan alle tabbladen zichtbaar maken. • Op één van de pijlen met rechts klikken, opent een contextmenu waar u een blad kunt kiezen (Afbeelding 12).
Tabel 1. Celnavigatie met het toetsenbord Toetscombinatie Verplaatsing → Eén cel naar rechts ← Eén cel naar links ↑ Eén cel naar boven ↓ Eén cel naar beneden Ctrl+→ Verplaatst de celfocus naar rechts, naar de eerste kolom in de rij die gegevens bevat, als de huidige cel leeg is. Verplaatst de celfocus naar rechts, naar de laatste kolom in de rij die gegevens bevat, als de huidige cel gegevens bevat.
De Enter-toets aanpassen U kunt de richting waarin de Enter-toets de focus verplaatst aanpassen door naar Extra > Opties > LibreOffice Calc > Algemeen te gaan. Kies daar de richting waarin de cel beweegt uit de keuzelijst. Afhankelijk van het bestand of het type gegevens dat gebruikt wordt, kan het instellen van een andere richting nuttig zijn. De Enter-toets kan ook gebruikt worden om in en uit de bewerkingsmodus te gaan.
Tip U kunt ook een aaneengesloten bereik van cellen selecteren door eerst in het veld Selectiemodus op de Statusbalk (Afbeelding 4 op pagina 11) te klikken en voor Selectie uitbreiden te kiezen, vóórdat u in de tegenovergestelde hoek van het bereik van de cellen klikt. Ga daarna terug naar Standaard selectie, om te voorkomen dat u onbedoeld een selectie uitbreidt. Een celbereik selecteren zonder de muis te gebruiken: 1) Selecteer de cel die een hoekpunt van het celbereik zal zijn.
Gehele blad Om het gehele blad te selecteren, klik op het kleine vak tussen de kolom- en rijkoppen (Afbeelding 14), gebruik de toetscombinatie Ctrl+A of ga naar Invoegen op de Menubalk en kies Alles selecteren. Afbeelding 14: Vak Alles selecteren Bladen selecteren U kunt één of meerdere bladen selecteren. Het kan zijn voordelen hebben om meerdere bladen te selecteren, vooral als u, op meerdere bladen tegelijk, wijzigingen wilt maken. Enkel blad Klik op de bladtab van het blad dat u wilt selecteren.
Met kolommen en rijen werken Kolommen en rijen invoegen Opmerking Als u kolommen of rijden invoegt, wordt de opmaak van de cellen overgenomen van de overeenkomende cellen in de kolom links of rij erboven). Enkele kolom of rij Met behulp van het menu Blad: 1) Selecteer de cel, kolom of rij waar u de nieuwe kolom of rij wilt invoegen. 2) Ga naar Blad op de Menubalk en kies Kolommen invoegen > Kolommen links of Kolommen rechts of Rijen invoegen > Rijen erboven of Rijen eronder.
Alternatief: 1) Klik in de kolomkop of rijkop om de kolom of de rij te selecteren. 2) Ga naar Blad op de Menubalk en kies Cellen verwijderen of klik met rechts en kies in het contextmenu. Meerdere kolommen of rijen verwijderen Om meerdere kolommen of rijen te verwijderen: 1) Selecteer het gewenste aantal kolommen of rijen, zie Meerdere kolommen of rijen op pagina 22 voor meer informatie.
Bladen verplaatsen en kopiëren U kunt bladen binnen hetzelfde werkblad verplaatsen en kopiëren door middel van slepen en neerzetten of met het dialoogvenster Verplaats/Kopieer werkblad. Om een blad naar een ander werkblad te verplaatsen of te kopiëren moet u het dialoogvenster Verplaats/Kopieer werkblad gebruiken.
Afbeelding 17: Dialoogvenster Verplaats/Kopieer werkblad Bladen verwijderen Om één enkel blad te verwijderen, klikt u met rechts op de bladtab die u wilt verwijderen en kies Blad verwijderen in het contextmenu of ga naar Blad > Blad verwijderen op de Menubalk. Klik op Ja om het verwijderen te bevestigen.
Opmerking Bladnamen moeten beginnen met een letter of een cijfer; andere tekens, zoals spaties zijn niet toegestaan. Afgezien van het eerste teken van de bladnaam zijn letters, cijfers, spaties en het onderstrepingsteken toegestaan. Een poging om het blad te hernoemen met een ongeldige naam zal een foutbericht produceren. Calc weergeven De documentweergave wijzigen Gebruik de functie In-/uitzoomen om meer of minder cellen in het venster weer te geven, wanneer u aan een werkblad werkt.
Vastzetten opheffen Ga naar Beeld op de Menubalk en kies nogmaals Rijen en kolommen vastzetten of klik nogmaals op het pictogram Rijen en kolommen vastzetten op de werkbalk Standaard om het vastzetten van rijen of kolommen op te heffen. De dikkere lijn die het vastzetten aanduidt zal verdwijnen. Het venster splitsen Een andere manier om de weergave te wijzigen is door het venster te splitsen – ook bekend als het splitsen van het scherm. Het venster kan horizontaal gesplitst worden, verticaal of beide.
Afbeelding 20: Schermranden bij gesplitst venster Gesplitste weergaven verwijderen Gesplitste weergaven verwijderen: • Klik op de splitsingslijn en sleep die terug naar zijn plaats aan het einde van de • schuifbalken. Ga naar Beeld op de Menubalk en klik nogmaals op Venster splitsen om het uit te zetten. Het toetsenbord gebruiken De meeste gegevens kunnen in Calc met het toetsenbord worden ingevoerd.
Afbeelding 21: Dialoogvenster Cellen opmaken, tabblad Getallen 2) Zorg ervoor dat het tabblad Getallen geopend is en kies dan Getal onder Categorie. 3) Onder Opties vult u bij Voorloopnullen het minimale aantal cijfers of tekens in die nodig zijn. Vul bijvoorbeeld 4 in voor vier tekens. Bij elk getal dat minder dan vier tekens heeft zullen voorloopnullen worden toegevoegd, 12 wordt bijvoorbeeld 0012. 4) Klik op OK.
Als een getal met voorloopnullen wordt ingevoerd, bijvoorbeeld 01481, zonder eerst de voorloopnullen te hebben ingesteld, zal Calc standaard automatisch de voorloopnullen weglaten. Om de voorloopnullen in een getal te behouden: 1) Typ een aanhalingsteken (') vóór het getal, bijvoorbeeld '01481. 2) Verplaats de celfocus naar een andere cel. Het aanhalingsteken wordt automatisch verwijderd, de voorloopnullen worden behouden en het getal wordt als tekst opgemaakt en links uitgelijnd.
Methode 1 1) Klik met rechts op een geselecteerde cel en kies Cellen opmaken in het contextmenu, ga naar Opmaak > Cellen op de Menubalk of gebruik de sneltoets Ctrl+1 om het dialoogvenster Cellen opmaken te openen (Afbeelding 21). 2) Op het tabblad Getallen, selecteer Datum of Tijd uit de keuzelijst Categorie. 3) Selecteer de gewenste datum- of tijdopmaak uit de keuzelijst onder Opmaak. 4) Klik op OK. Methode 2 1) Selecteer de cel.
Gelokaliseerde opties Definieer de AutoCorrectie-opties voor aanhalingstekens en voor opties die specifiek zijn voor de taal van de tekst. Herstellen Zet de gewijzigde waarden terug naar de standaardwaarden van LibreOffice. Afbeelding 24: Dialoogvenster AutoCorrectie Automatische wijzigingen uitschakelen Sommige AutoCorrectie-instellingen worden toegepast wanneer u op de spatiebalk drukt nadat u gegevens invoert.
Gereedschap Vullen gebruiken Het gereedschap Vullen van Calc wordt gebruikt om bestaande inhoud te dupliceren of om series in een gebied van cellen in uw werkblad te maken (Afbeelding 25). 1) Selecteer de cel die de inhoud bevat die u wilt kopiëren of waar u een serie vanuit wilt starten. 2) Sleep de muis in elke gewenste richting of houd de Shift-toetst gedrukt en klik op de laatste cel die u wilt vullen.
Afbeelding 26: Dialoogvenster Series vullen • Richting – bepaalt de richting waarin de reeks wordt gemaakt. – Omlaag – maakt de reeks vanuit de geselecteerde cel in de kolom omlaag in het • geselecteerde gebied van cellen, met de vastgestelde toename tot de eindwaarde. – Rechts – maakt een reeks van links naar rechts in het geselecteerde gebied van cellen, met de vastgestelde toename tot de eindwaarde.
• Toename – bepaalt de waarde waarin de reeksen van het gekozen type bij elke stap toenemen. Er kunnen alleen waarden worden ingevuld als het Type serie is ingesteld op Lineair, Groei of Datum. Afbeelding 27: Dialoogvenster Sorteerlijsten Een vulreeks definiëren Om uw eigen vulreeks te definiëren: 1) Ga naar Extra > Opties > LibreOffice Calc > Sorteerlijsten om het dialoogvenster Sorteerlijsten te openen (Afbeelding 27).
Keuzelijsten gebruiken Keuzelijsten zijn alleen beschikbaar voor tekst en maken alleen gebruik van tekst die al in dezelfde kolom is ingevoerd. 1) Selecteer een lege cel in een kolom die cellen met tekstinhoud bevat. 2) Klik met rechts en kies Keuzelijst in het contextmenu. Er verschijnt een lijst waarin de waarde van elke cel in dezelfde kolom staat, die tenminste één karakter heeft of waarvan de opmaak als tekst is gedefinieerd. 3) Klik op het gewenste tekst en het wordt in de geselecteerde cel ingevoerd.
Celinhoud valideren (Geldigheid) Als u een werkblad maakt dat ook door anderen gebruikt wordt, zal het valideren van de celinhoud ervoor zorgen dat zij gegevens invoeren die geldig of van toepassing zijn voor de cel. U kunt Geldigheid ook in uw eigen werk inbrengen, als een hulpmiddel voor gegevensinvoer die complex is of slechts zelden voorkomt. Vulreeksen en keuzelijsten kunnen sommige gegevenssoorten afhandelen, maar zij zijn beperkt door vooraf gedefinieerde informatie.
Gegevens vervangen Om gegevens in een cel te vervangen en nieuwe gegevens in te voeren, selecteer de cel en typ de nieuwe gegevens in. De nieuwe gegevens zullen de bestaande gegevens in de cel vervangen, maar de originele opmaak van de cel zal behouden blijven. U kunt ook in de invoerregel van de Formulebalk klikken (Afbeelding 2 op pagina 9), dan dubbelklikken op de gegevens om het geheel te markeren en daarna de nieuwe gegevens intypen.
Automatisch tekstomloop Als u meerdere regels tekst automatisch in een cel wilt laten teruglopen, gebruik dan één van de volgende methoden. Methode 1 1) Klik met rechts op de cel en kies Cellen opmaken in het contextmenu, kies Opmaak > Cellen op de Menubalk of druk op de toetsencombinatie Ctrl+1 om het dialoogvenster Cellen opmaken te openen. 2) Klik op het tabblad Uitlijning (Afbeelding 30) 3) Klik, onder Eigenschappen op Automatische tekstomloop en klik op OK.
Handmatige regeleinden Druk op de toetsencombinatie Ctrl+Enter om tijdens het typen een handmatig regeleinde in een cel in te voegen. Deze methode werkt niet als de cursor in de invoerregel staat. Dubbelklik eerst in de cel en klik dan éénmaal op de positie waar u het regeleinde in wilt voegen, als u tekst aan het bewerken bent. De breedte van de cel wijzigt niet als een handmatig regeleinde is ingevoegd en uw tekst kan nog steeds het einde van de cel overlappen.
2) Klik op het pijltje naast het vak Lettertype op de werkbalk Opmaak (in Afbeelding 34 gemarkeerd) en kies een lettertype in de keuzelijst. 3) Klik op het pijltje naast het vak Lettergrootte op de werkbalk Opmaak en kies de grootte in de keuzelijst. Afbeelding 34: Naam en grootte van het lettertype op de werkbalk Opmaak 4) Voor andere opmaak kunt u de pictogrammen Vet, Cursief of Onderstrepen gebruiken. 5) Klik op één van de vier pictogrammen voor uitlijning.
Kleurenpalet voor lettertypes, wordt weergegeven. U kunt ook het tabblad Achtergrond van het dialoogvenster Cellen opmaken gebruiken (Afbeelding 21 op pagina 31). Het gedeelte Vormgeving cel van het paneel Eigenschappen van de Zijbalk bevat een besturingselement voor achtergrondkleur met een kleurenpalet. Zie hoofdstuk 4, Opmaakprofielen en Sjablonen of de Handleiding voor Calc voor meer informatie.
5) Typ, in het vak Naam van het dialoogvenster AutoOpmaak toevoegen, een betekenisvolle naam voor de nieuwe opmaak. 6) Klik op OK om op te slaan. De nieuwe opmaak is nu beschikbaar in de lijst Opmaak in het dialoogvenster AutoOpmaak. Thema’s gebruiken Calc bevat een vooraf gedefinieerde verzameling opgemaakte thema's die u op uw werkbladen kunt toepassen. Het is echter niet mogelijk om de opmaak ervan aan te passen, nadat u ze op het werkblad hebt toegepast.
Voorwaardelijke opmaak gebruiken U kunt de celopmaak zo instellen dat die wijzigt, afhankelijk van de voorwaarden die u opgeeft. In een tabel met getallen kunt u bijvoorbeeld alle waarden die boven het gemiddelde liggen in groen weergeven en alle die onder het gemiddelde liggen in rood. Voorwaardelijke opmaak is afhankelijk van het gebruik van opmaakprofielen en de optie Automatisch berekenen moet zijn ingeschakeld.
Afbeelding 37: Dialoogvenster Blad beveiligen Afbeelding 38: Tabblad Celbeveiliging van het dialoogvenster Cellen opmaken Gegevens weergeven Om verborgen bladen, rijen en kolommen weer te geven: 1) Selecteer de bladen, rijen of kolommen aan weerszijde van het verborgen blad, de verborgen rij of de verborgen kolom. 2) Ga naar Opmaak op de Menubalk en kies Blad, Rij of Kolom. 3) Kies Weergeven in het menu en het blad, de rij of de kolom wordt weer weergegeven en kan afgedrukt worden.
Gegevens sorteren Sorteren in Calc schikt de cellen in een blad met de opgegeven sorteringscriteria. Er kunnen meerdere criteria worden gebruikt, waarbij de criteria na elkaar worden toegepast. Sorteren is handig als u naar een bepaald item zoekt en wordt nog krachtiger nadat u de gegevens hebt gefilterd. Sorteren is ook handig als u nieuwe informatie in uw werkblad toevoegt.
Gegevens analyseren Calc levert verschillende gereedschappen om u te helpen met het analyseren van de informatie in uw werkblad, variërend van functies voor het kopiëren en hergebruik van gegevens, voor het automatisch creëren van subtotalen, tot het variëren van de informatie, waarmee u de antwoorden die u nodig hebt kunt vinden. Deze gereedschappen zijn verdeeld over de menu's Extra en Gegevens.
2) Ga naar Opmaak > Afdrukbereiken > Toevoegen op de Menubalk om de extra cellen aan het afdrukbereik toe te voegen. Op het scherm worden de lijnen voor de pagina-einden niet meer weergegeven. 3) Ga naar Bestand > Afdrukvoorbeeld op de Menubalk of klik op het pictogram Afdrukvoorbeeld om het afdrukbereik te controleren. LibreOffice zal de afdrukbereiken als aparte pagina's weergeven.
Afbeelding 40: Dialoogvenster Pagina-opmaak 3) Typ de kolom-aanduidingen in het invoervak naast Te herhalen kolommen. Bijvoorbeeld,Typ $A om kolom A te herhalen. Dit wijzigt automatisch Te herhalen kolommen van - geen - naar - gebruikergedefinieerd -. 4) Klik op OK. Voor meer informatie over het aanpassen van afdrukbereiken, zie Hoofdstuk 6, Afdrukken, exporteren en emaillen, van de Handleiding voor Calc.
afgedrukt op basis van uw papierformaat en afdrukrichting. U kunt een horizontale pagina-einde boven of een verticale pagina-einde links van de actieve cel invoegen. Voor meer informatie over het handmatige Pagina-einden, zie Hoofdstuk 6, Afdrukken, exporteren en emaillen, van de Handleiding voor Calc. Een pagina-einde invoegen Om een pagina-einde in te voegen. 1) Selecteer de cel waar het pagina-einde moet beginnen. 2) Ga naar Invoegen > Pagina-einde op de Menubalk.
7) Om de weergave van de kop- of voettekst aan te passen, klik op Meer om het dialoogvenster Rand / Achtergrond te openen. 8) Om de inhoud in te stellen, zoals paginanummer, datum enzovoort, dat in de kop- of voettekst verschijnt, klik op Bewerken om het dialoogvenster Voettekst of Koptekst te openen.
