Readiris 16 ™ No retyping. No paper. Just smart documents.
Inhoud Readiris 16 ..................................................................................................................................... 1 Kennismaken met Readiris ............................................................................................................ 1 Wat is nieuw in Readiris 16? .......................................................................................................... 2 Wettelijke vermeldingen ...........................................................
Readiris 16 - User Guide Scannen van documentbatches .................................................................................................... 36 Openen van afbeeldingsbestanden ............................................................................................... 39 Opties voor openen ................................................................................................................. 40 Andere manieren om afbeeldingsbestanden te openen .....................................
Inhoud Hoe werkt het converteren met rechtsklikken? ...............................................................................
Readiris 16 RI_16_dgi & pko_29092016_02 Welkom in de Readiris-handleiding. Aan de hand van deze handleiding willen wij u vertrouwd maken met Readiris. De handleiding beschrijft de installatie en configuratie van Readiris, de basisverwerkingsstappen en de opdrachten en werkomgevingen van de toepassing. Aan het einde van deze handleiding vindt u het hoofdstuk 'Vraag en antwoord' waarin specifieke vragen worden behandeld. De procedures in deze handleiding zijn gebaseerd op het Windows 7-besturingssysteem.
Wat is nieuw in Readiris 16? Nieuwe interface OCR-kwaliteitsindicator Converteren met rechtsklikken Ondersteuning van nieuwe invoerformaten Nieuwe beeldoptimaliseringsfunctie: lijnen negeren Nieuwe beeldoptimaliseringsfunctie: dither verwijderen Automatische scannerdetectie Verbeterde Tekstcorrector Verbeterde functionaliteit voor het indelen van de miniaturen Verbeterde 3D-perspectiefcorrectie Verbeterde herkenningsmogelijkheden Nieuwe interface De ergonomie van
Wettelijke vermeldingen Verbeterde functionaliteit voor het indelen van de miniaturen in het deelvenster Bladzijden Gemakkelijk navigeren doorheen de miniaturen U kunt heel gemakkelijk navigeren doorheen de miniaturen in het deelvenster Bladzijden. Opsplitsen in meerdere documenten (enkel Readiris Corporate) U kunt aparte einddocumenten maken door deze op te splitsen in het deelvenster Bladzijden. Wettelijke vermeldingen Auteursrechten Copyright © 1987-2016 I.R.I.S. Alle rechten voorbehouden. I.R.I.S.
Sectie 1: Installeren en activeren Systeemvereisten De minimale systeemvereisten om Readiris te installeren en uit te voeren zijn: Component Vereiste Computer en processor 1GHz-processor of hoger. Een multi-core processor is aanbevolen. Opmerking: Wanneer uw computer is uitgerust met een multi-core processor, dan gebruikt Readiris meerdere kernen om een snellere verwerking te realiseren. Geheugen Minimaal 1 GB RAM. 2 GB RAM is aanbevolen. Minimaal 400 MB vrije ruimte op de harde schijf.
Sectie 1: Installeren en activeren Klik nu op de pijl omlaag voor de talen die u wilt installeren en selecteer Deze functie wordt op de lokale vaste schijf geïnstalleerd. Klik op Volgende en volg de instructies op het scherm. Klik op Voltooien om de installatie te voltooien. Het submenu IRIS > Readiris in de Windows-lijst met Alle programma's wordt automatisch aangemaakt door het installatieprogramma. Het installatieprogramma maakt ook een snelkoppeling naar Readiris op het Windows-bureaublad.
Readiris 16 - User Guide Tip: Als er tijdens het activeringsproces een fout optreedt, kunt u ook een handmatige activering uitvoeren. Als er fouten blijven optreden, moet u uw firewall uitschakelen en opnieuw proberen. Raadpleeg indien nodig het Windows-hulpbestand. Druk hiervoor op F1 op uw toetsenbord terwijl het Bureaublad wordt weergegeven. Softwareregistratie Nadat u uw software geactiveerd heeft, kunt u deze ook registreren. Registratie is vereist om Technische ondersteuning te krijgen.
Controleren op updates Wanneer u uw exemplaar van Readiris registreert, hebt u recht op gratis softwareupdates. Om te controleren of er updates zijn: Klik op het tabblad Help. Klik vervolgens op Updates zoeken. Opmerking: Readiris controleert om de 30 dagen automatisch of er updates zijn. Verwijderen van Readiris Volg de onderstaande procedure om Readiris van uw computer te verwijderen. Om de applicatie te verwijderen: Sluit Readiris.
Sectie 2: Van start gaan Readiris voor de eerste keer gebruiken Om Readiris te starten: Dubbelklik op het Readiris-pictogram op het Bureaublad. Of start Readiris in de Windows-lijst met Alle programma's: Klik op Starten > Alle programma's > IRIS > Readiris.
Sectie 2: Van start gaan De interface bestaat uit de volgende onderdelen en deelvensters: 1. Lint Het lint is het belangrijkste hulpmiddel in Readiris. Het bevat alle opdrachten die nodig zijn om uw documenten te verwerken. De opdrachten zijn per groep ingedeeld. Groepen vindt u dan weer terug in tabs. Tip: Het is aanbevolen de Taal-instellingen uit te voeren alvorens documenten te scannen of te openen. Tip: Richt de cursor op de verschillende opdrachten om de bijbehorende tooltip te zien.
3. Paneel activiteiten Het deelvenster Activiteit geeft de taken weer die Readiris uitvoert. In elk veld staat een beschrijving van de taak en op welke pagina de handeling wordt uitgevoerd. Opmerking: Hoe hoger het aantal kernen waarmee uw computer is uitgerust, hoe sneller de verwerking verloopt. Wij wijzen u er echter op dat Readiris beperkt is tot 4 threads, dus meer dan 4 kernen biedt geen extra voordeel. 4.
Aanpassen van de interface De interface kan op verschillende wijzen worden aangepast: Automatisch verbergen van het lint Selecteer om het lint automatisch te verbergen de betreffende optie op het tabblad Bekijken. Automatisch verbergen van de deelvensters De deelvensters kunnen automatisch verborgen worden om plaats te besparen in de Readiris-interface. Klik op het pictogram Automatisch verbergen van een deelvenster om het te verbergen.
Verplaatsen van de deelvensters De deelvensters hebben geen vaste posities. Ze kunnen overal in de Readiris-interface worden geplaatst. Om het paneel te verplaatsen: Dubbelklik in de titelbalk. Het deelvenster verschijnt in een miniatuurversie in het midden van de interface. Nu kunt u het naar een andere positie slepen en het uitbreiden. Om het deelvenster naar de oorspronkelijke plek terug te zetten, dubbelklikt u opnieuw in de titelbalk.
Wijzigen van de taal van de gebruikersinterface Readiris wordt standaard geopend in de installatietaal. Als u de interfacetaal wilt wijzigen: Klik op de Readiris-knop in de linkerbovenhoek en vervolgens op Taal gebruikersinterface. Selecteer de taal van uw keuze in het venster Taal en klik vervolgens op OK. Opmerking: Als u per ongeluk de verkeerde taal geselecteerd heeft, toets dan in Readiris Ctrl+U in. Het dialoogvenster Taal wordt geopend en u kunt in de lijst een andere taal selecteren.
Automatische scannerdetectie Deze functie wordt geactiveerd als u op de knop Scannen klikt o de eerste keer dat u een geïnstalleerde scanner gebruikt of o Er verschijnt een scannerdetectiebericht. o nadat u gebruik gemaakt heeft van Fabrieksinstelling herstellen Klik om de automatische detectie te bevestigen op OK. Als u op OK geklikt heeft, dan start Readiris het matchen.
In dit voorbeeld is een Canon MF416dw MFP geïnstalleerd en stelt Readiris Canon MF410 series voor. Om het voorgestelde apparaat te bevestigen als het model dat gebruikt moet worden in Readiris, klikt u op OK. Als Readiris uw scannermodel niet kan vinden, zie dan de paragraaf Handmatige scannerdetectie. Readiris laadt nu de betreffende TWAIN-driver die geïnstalleerd is in het systeem en vult in het venster Scanner de scannerinstellingen in, zoals de resolutie, het papierformaat enzovoort.
Handmatige scannerdetectie Als Readiris uw scannermodel niet automatisch kan vinden, selecteer het dan handmatig in de lijst Scannermodel. Kies in deze lijst uw scannerprofiel. Met het scannerprofiel kunt u bepaalde functies van uw scanner gebruiken. Bijvoorbeeld tweezijdig scannen. Maakt u zich geen zorgen als u uw scanner niet in de lijst terugvindt; niet voor alle scanners zijn er specifieke scannerprofielen.
Sectie 3: Basisdocumentverwerking Basisdocumentverwerking Documenten verwerken met Readiris is een eenvoudig proces in de basisconfiguratie. In dit hoofdstuk bespreken we de stappen die we moeten uitvoeren in de basisconfiguratie. Voor gedetailleerde informatie over alle configuratiestappen verwijzen we naar de hoofdstukken 4 tot 9. Voor u begint: Selecteer een Documenttaal in het vervolgkeuzemenu in de groep Verwerven.
Readiris 16 - User Guide De 3 uitvoerformaten die u het meest recent gebruikt heeft staan weergegeven in de groep Uitvoerbestand. Voor meer informatie over de verschillende uitvoerformaten en de verschillende opmaakopties, zie Opslaan van documenten en Selecteren van de opmaakopties. Klik om een ander uitvoerformaat te selecteren op Overige. Om de instellingen van het geselecteerde bestandsformaat te wijzigen, klikt u op het pijltje eronder en vervolgens op de instellingen.
Sectie 3: Basisdocumentverwerking De 3 bestemmingen die u het meest recent gebruikt heeft staan weergegeven in deze groep. Selecteer Als bestand opslaan om de documenten lokaal op uw computer of draagbaar opslagapparaat op te slaan. Selecteer E-mail om de documenten via e-mail te verzenden. Of selecteer een cloudtoepassing om uw documenten naar de cloud te verzenden. Wij wijzen u erop dat de koppeling met de cloudtoepassingen correct geconfigureerd moet zijn om te kunnen exporteren.
Gebruik van de wizard De Wizard begeleidt u bij elke stap van de configuratie. Wanneer u deze stappen heeft voltooid, klikt u op Starten om het automatische Readiris-proces te starten. Om de Wizard te starten: Klik op de Readiris-knop en klik vervolgens op OCR-wizard. Stappen van de wizard Stap 1: Selecteer de beeldbron. U kunt uw scanner gebruiken om documenten te scannen of u kunt beeldbestanden openen die reeds op uw computer staan.
Afbeelding Stap 3 Stap 4: Selecteer het uitvoerformaat en de (cloud)bestemming. Uw documenten worden standaard opgeslagen als .docx-bestanden. Klik op Wijzigen om een ander uitvoerformaat of bestemming te selecteren. Voor meer informatie over de verschillende uitvoerformaten en de bijbehorende opties, zie Opslaan van documenten en Selecteren van de opmaakopties.
Hoofdstuk 4: De herkenningsopties selecteren Herkenningsopties Readiris converteert Microsoft Office-documenten, gescande beelden, afbeeldingsbestanden en PDFbestanden naar bewerkbare tekstdocumenten en op tekst doorzoekbare PDF-documenten. Om ervoor te zorgen dat Readiris de tekst in uw beelden kan herkennen, moet u de correcte herkenningsopties inschakelen. Tip: het is aanbevolen dat de documentherkenningsopties worden ingesteld alvorens u documenten in Readiris scant of opent.
Hoofdstuk 4: De herkenningsopties selecteren Om de optie Numeriek te selecteren: Klik op de uitvouwpijl in de groep Verwerven om de Geavanceerde instellingen te openen. Klik op het tabblad Taal en vink vervolgens het vakje Numeriek aan.
Om de Snelheid vs. Nauwkeurigheid optie te openen: Klik op de uitvouwpijl in de groep Verwerven om de Geavanceerde instellingen te openen. Klik op het tabblad Taal. Beweeg de schuifregelaar naar Snelheid voor een snellere verwerking. Of beweeg de schuifregelaar naar Precisie voor betere herkenningsresultaten.
Hoofdstuk 4: De herkenningsopties selecteren Herkennen van Arabische documenten Bij het herkennen van documenten in het Arabisch in Readiris Corporate, kunt u kiezen welke herkenningsengine gebruikt wordt: omnilettertype of multilettertype. Standaard maakt Readiris gebruik van de omnilettertype-engine, die alle lettertypes herkent. Voor een optimale herkenning is het aanbevolen de multilettertype-engine te gebruiken. Zo kunt u de in uw documenten gebruikte lettertypes selecteren.
Geavanceerde herkenningsopties Behalve de documenttaal kunt u ook andere, geavanceerde opties configureren die van belang zijn bij het verwerken van documenten, zoals bijvoorbeeld het Type lettertekens en de Karakterafstand. Om naar de geavanceerde herkenningsopties te gaan: Klik op Geavanceerde instellingen op het tabblad Verwerven. Klik op de Readiris-knop en klik op Geavanceerde instellingen.
Bladzijden rechtzetten Selecteer deze optie wanneer u scheef ingescande documenten wilt rechtzetten. Als de door u geselecteerde opties bij Verwerven niet de gewenste resultaten opleveren, dan kunt u deze handmatig wijzigen nadat u uw documenten heeft gescand/geopend. Zie Hoofdstuk 7: Bewerken van de herkende documenten voor meer uitleg. Type lettertekens en Karakterafstand Type lettertekens Readiris maakt een onderscheid tussen "normale" documenten en dotmatrix documenten.
Readiris 16 - User Guide Streepjescodes Het verwerken van streepjescodes wordt uitgelegd in de betreffende paragraaf van het hoofdstuk 'Vraag en antwoord': Hoe werkt het herkennen van streepjescodes? Documentverwerking De documentverwerkingsopties worden uitgelegd in de betreffende paragraaf van het hoofdstuk 'Vraag en antwoord': Hoe worden documentbatches gescheiden? Opties voor Leren De leeropties worden uitgelegd in de paragraaf: Leermodus.
Leermodus Om de herkenningsresultaten te verbeteren, kunt u gebruik maken van de Leermodus van Readiris. In de Leermodus kunt u het herkenningssysteem trainen op lettertypes en tekenvormen en indien nodig de herkenningsresultaten corrigeren. Tijdens het leerproces worden de tekens waarvan het herkenningssysteem niet zeker is weergegeven in een voorbeeldvenster, samen met het woord waarin ze voorkomen en het resultaat dat Readiris voorstelt. 1 Een teken waar Readiris niet zeker van is.
Openen van de leeropties Klik op Geavanceerde instellingen op het tabblad Home. Of klik op de uitvouwpijl in de groep Verwerven. Klik op het tabblad Leermodus. Vink het vakje Leermodus aan. Letterwoordenboeken Zoals hierboven vermeld, is het aanbevolen de Leermodus te combineren met een letterwoordenboek om de leerresultaten permanent in op te slaan. Als u de Leermodus voor het eerst gebruikt en u heeft nog geen letterwoordenboek aangemaakt, selecteer dan Nieuw woordenboek.
Hoofdstuk 4: De herkenningsopties selecteren Om een bestaand letterwoordenboek op een later moment te gebruiken, selecteert u Woordenboek vervolledigen of Woordenboek lezen. Als u Woordenboek vervolledigen selecteert, zorg er dan voor dat de Leermodus ingeschakeld is. In deze modus herkent Readiris de tekenvormen die opgeslagen zijn in het woordenboek en worden de nieuwe leerresultaten toegevoegd.
Readiris 16 - User Guide Als de resultaten niet correct zijn: o Type de juiste tekens in en klik op Leer. o Klik op Leer niet om de resultaten als 'onzeker' op te slaan. Gebruik deze opdracht voor beschadigde tekens die met andere tekens kunnen worden verward. Bijvoorbeeld in het geval van het cijfer 1 en de letter l, die in vele lettertypen een identieke vorm hebben. o Klik op Wissen om tekens uit de uitvoer te verwijderen. Gebruik deze toets om ruis te verwijderen uit het uitvoerbestand.
Hoofdstuk 5: Documenten scannen en openen Scannen van documenten Voor u begint: Zorg ervoor dat uw scanner aangesloten is op uw computer en correct geconfigureerd is. Zie indien nodig Configureren van uw scanner. Readiris is Twain-compatibel. Het programma ondersteunt bijna alle flatbed- en sheetfedscanners, all-inone-apparaten, digitale camera's en scanners die momenteel verkrijgbaar zijn. Zie Selecteren van de scannerinstellingen voor meer informatie over de beschikbare scannerinstellingen in Readiris.
Readiris 16 - User Guide Configureren Klik op Configureren om uw scannerdriver te selecteren. Om te kunnen communiceren met de scanner moet u de juiste scanner driver selecteren. Als u uw scanner niet terugvindt in de lijst in het venster Bron selecteren, dan is uw scannerdriver niet correct geïnstalleerd. Installeer uw scanner opnieuw voor u Readiris configureert. De scanner drivers vindt u meestal terug op de website van de scannerproducent.
Hoofdstuk 5: Documenten scannen en openen Resolutie Selecteer in welke resolutie u de afbeeldingen wilt scannen. Het is aanbevolen dit in 300 dpi (dots per inch) te doen. Wanneer u heel kleine letters of Aziatische talen scant, dan is 400 dpi aanbevolen. Kleurmodus Readiris kan documenten in kleur, zwart-wit en grijswaarden scannen. Afbeeldingen in grijswaarden en kleuren leveren de beste OCR-resultaten op.
Readiris 16 - User Guide Duplex Wanneer u een dubbelzijdige scanner gebruikt – dit is een scanner die zowel de voor- als achterzijde van documenten kan scannen – dan is de scanoptie Duplex beschikbaar. Selecteer deze optie om Readiris de voor- en achterzijde van documenten te laten scannen. Snelle binarisering(enkel Readiris Corporate) Wanneer u een snelle scanner gebruikt, is het aanbevolen om de optie Snelle binarisering te activeren. Deze optie verhoogt de verwerkingssnelheid aanzienlijk.
Hoofdstuk 5: Documenten scannen en openen Blader bij Bewaakte map 1: Beeldmap selecteren naar de beeldmap waarnaar u de documenten wilt scannen. Klik op OK om te bevestigen. Als u de beeldmap wilt wijzigen, klik dan op Beeldmap selecteren. Selecteer de uitvoertekstmap (sla deze stap over als u uw uitvoerbestanden in de cloud wilt opslaan). Klik op de betreffende knop om uw bestanden op uw computer op te slaan.
Blader bij Bewaakte map 1: Uitvoertekstmap selecteren naar de uitvoermap; dit moet een andere map dan de beeldmap zijn. Klik op OK om te bevestigen. Selecteer de uitvoerformaatinstellingen. Klik op de betreffende knop om het uitvoerformaat en de bestemming op te geven. Selecteer bij Uitvoer - Bewaakte map 1 het uitvoerformaat, de bestemming en de lay-outopties. Voor meer informatie, zie Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten en Hoofdstuk 9: Documenten naar de cloud verzenden.
Hoofdstuk 5: Documenten scannen en openen Om documenten toe te voegen aan de bewaakte map terwijl deze door Readiris wordt gecontroleerd: Scan documenten aan de hand van de interface van uw scanner, of Verplaats bestaande bestanden in de Bewaakte map. Openen van afbeeldingsbestanden Naast het scannen van documenten, kunt u met Readiris ook afbeeldingsbestanden en PDF-bestanden openen. Readiris ondersteunt de volgende afbeeldingsbestandsformaten.
Readiris 16 - User Guide Opmerking: Als uw afbeeldingsbestand in een lage of onbekende resolutie is gescand, geeft Readiris de volgende waarschuwing: Klik op Toch openen om door te gaan met uw afbeelding. Tip: Klik op de knop Help voor tips over hoe u de beste resultaten kunt verkrijgen met beelden die een lage resolutie hebben.
Verwerken van batches beeldbestanden (Deze paragraaf is enkel van toepassing voor Readiris Corporate) Wanneer u complete batches met beeldbestanden verwerkt, dan kunt u de optie Reeksherkenning van Readiris gebruiken. Klik op het pijltje omlaag onder de knop Van bestand. Klik dan op Batch OCR. Wij wijzen u erop dat de optie Reeksherkenning alleen beschikbaar is wanneer er geen documenten geopend zijn in Readiris. Ga met Bladeren naar de beeldmap waar uw beeldbestanden zich bevinden.
Sectie 6: De afbeeldingskwaliteit aanpassen De herkenningsresultaten hangen grotendeels af van de afbeeldingskwaliteit van uw documenten. Als u documenten van zeer lage kwaliteit scant, is het mogelijk dat Readiris ze niet goed kan herkennen. Dit komt doordat Readiris afbeeldingen van teksttekens naar echte teksttekens converteert. Als uw documenten te donker zijn, lopen de karakters in elkaar over en ontstaan er zwarte vlekken. Als uw documenten te licht zijn, kunnen de tekstkarakters gebroken lijken.
Sectie 6: De afbeeldingskwaliteit aanpassen Kleurbeelden verzachten Deze optie is standaard geselecteerd. Ze neemt de verschillen in intensiteit weg en creëert een groter contrast tussen de tekst en de achtergrond. Soms is het verzachten van de intensiteitsverschillen de enige manier om tekst van een gekleurde achtergrond te scheiden.
Contrast Beweeg de schuifregelaar om het contrast tussen de tekst en de achtergrond hoger of lager in te stellen. Voorbeeld De onderstaande afbeelding resulteert in flarden tekst. In dit geval moet u het contrast verhogen om bevredigende resultaten te verkrijgen. Ruis wegnemen Soms bevatten documenten veel 'ruis', kleine zwarte vlekken die optreden bij het scannen van documenten van lage kwaliteit of bij het gebruik van de verkeerde scannerinstellingen.
Hoofdstuk 7: Bewerken van de herkende documenten De herkende documenten kunnen op verschillende manieren bewerkt worden in Readiris 16. Niet alleen kunt u de gescande pagina's draaien en rechtzetten en de bijbehorende herkenningszones bewerken zoals in de eerdere versies van Readiris, maar u kunt ook de herkende tekst bewerken in de Tekstcorrector.
Readiris 16 - User Guide Afbeeldingshulpmiddelen Rechtzetten Klik op Rechtzetten om een pagina die scheef gescand is recht te zetten. Perspectiefcorrectie Klik op Perspectiefcorrectie om de perspectiefcorrectie toe te passen op een beeld. Opmerking: De juiste perspectiefcorrectie is van essentieel belang voor goede herkenningsresultaten. Readiris gaat automatisch op zoek naar de paginaranden en de tekstuitlijning om te bepalen welke perspectiefcorrectie toegepast moet worden.
Bewerken van de herkenningszones Inleiding Wanneer u een document scant of een beeldbestand opent in Readiris, wordt elke pagina in herkenningszones opgedeeld. Ga om deze te bekijken naar het tabblad Zones. Readiris gebruikt deze zones om te bepalen hoe elk onderdeel van uw documenten moet worden geconverteerd. Als uw document die zones niet bevat, kan het niet worden herkend. In Readiris Pro zijn er drie soorten herkenningzones. Er zijn tekstzones, afbeeldingszones en tabelzones.
De automatische pagina-analyse wijzigen De hierboven vermelde zones worden automatisch aangemaakt als u op het tabblad Zones klikt. Deze automatische pagina-analyse is echter een flexibele optie. Deze kan op verschillende manieren worden aangepast. U kunt bijvoorbeeld handmatig nieuwe zones creëren, de zone van bestaande zones wijzigen, zones vergroten en verkleinen, de sorteervolgorde wijzigen enz. Opmerking: Als u tekst wil bewerken, gebruik dan de Tekstcorrector.
Hoofdstuk 7: Bewerken van de herkende documenten Belangrijke opmerking: Als u beelden van slechte kwaliteit verwerkt, dan zal Readiris problemen hebben om ze correct te herkennen. Zie Aanpassen van de beeldkwaliteit voor meer uitleg over hoe u dit probleem kunt vermijden. Gelijktijdig wijzigen van het zonetype van meerdere zones Wanneer u documenten van slechte kwaliteit scant, kan het gebeuren dat Readiris de zonetypes niet correct bepaalt.
Readiris 16 - User Guide Verplaatsen van zones Klik op Zone selecteren in de groep Bewerken. Klik dan in de zone die u wilt verplaatsen, houd de linker muisknop ingedrukt en sleep het kader in de positie van uw keuze. Samenvoegen van zones Stel u heeft twee tekstzones die bij elkaar horen en u wilt er één tekstzone van maken. U doet dit als volgt: Selecteer Tekst in de groep Bewerken. Voeg dan een tekstzone tussen de twee in om ze te verbinden.
Hoofdstuk 7: Bewerken van de herkende documenten Wissen van zones Indien u zones van de herkenning wilt uitsluiten: Klik op Zone selecteren in de groep Bewerken. Druk de toets Shift in en selecteer de zones die u wilt wissen. Klik met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde zones, wijs Zone aan en klik op Wissen.
Negeren van een bepaalde zone Als uw document alleen inhoud bevat op een bepaald gedeelte van de pagina, dan kunt u de optie Negeren gebruiken om de rest van de pagina van herkenning uit te sluiten. Klik op Negeren in de groep Lay-out. Trek vervolgens een kader rond het gedeelte dat de informatie bevat. Alles buiten het kader zal worden genegeerd. Opmerking: u kunt altijd deze optie gebruiken om Zonesjablonen te creëren, in geval al uw documenten een gelijkaardige lay-out hebben.
Om een zonesjabloon te gebruiken: Scan of open uw documenten in Readiris. Klik op het tabblad Zones op Openen. Selecteer het gewenste lay-outbestand. Als u de lay-out wilt toepassen op alle pagina's die u geopend heeft in Readiris, selecteer dan Layout toepassen op alle bladzijden. Klik vervolgens op Openen. Gebruik van de Tekstcorrector Met de Tekstcorrector kunt u de herkenningsresultaten corrigeren. Om de Tekstcorrector te openen: Klik op Tekstcorrector in de hoofdwerkbalk.
Readiris 16 - User Guide De verdachte woorden zijn geel gemarkeerd in een rood kader. Om een woord te corrigeren: Klik in de kolom met de herkende tekst. Typ de correcties in. Druk op Delete op het toetsenbord om ongewenste resultaten te verwijderen. U kunt ook complete woorden of alinea's verwijderen door deze te selecteren met de muisaanwijzer en op Delete te drukken. Om bewerkingen ongedaan te maken drukt u op Ctrl+Z op het toetsenbord.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten De documenten die u met Readiris verwerkt, kunnen in een groot aantal uitvoerformaten worden opgeslagen, gaande van platte-tekstbestanden tot Word- en Excel-bestanden met volledige opmaak, alsook PDF- en XPS-bestanden. Met Readiris kunt u ook Beeld-PDF's, waarin u geen tekst kunt selecteren of kopiëren, omzetten in volledig doorzoekbare PDF-documenten. Hetzelfde geldt voor Beeld-XPS-documenten.
Readiris 16 - User Guide Selecteer de opmaakopties op de tabbladen aan de onderkant van het scherm. Opmerking: Alleen de instellingen die van toepassing zijn voor het geselecteerde bestandsformaat zijn beschikbaar. Voor meer informatie, zie Selecteren van de opmaakopties. Klik vervolgens op OK om uw documenten te converteren en op te slaan. Wanneer Readiris klaar is met verwerken, wordt het venster Uitvoerbestand geopend. Geef nu een naam aan uw uitvoerbestand.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten Toevoegen aan PDF-documenten U kunt pagina's toevoegen aan bestaande PDF-documenten. Selecteer PDF als uitvoerformaat. Klik op de uitvoerformaatknop PDF. Selecteer een bestaand PDF-document en klik op Opslaan. Readiris vraagt u nu of u wilt toevoegen of het bestaande document wilt overschrijven. Selecteer Toevoegen om de pagina's toe te voegen aan het document.
Readiris 16 - User Guide Opmerking: Er zijn vele opties beschikbaar voor PDF-bestanden. Readiris kan hypergecomprimeerde PDF-bestanden, met wachtwoord beveiligde PDF-bestanden, digitaal ondertekende PDF-bestanden en PDF/A-compatibele PDF-bestanden genereren. Zie de paragraaf Selecteren van de PDF-opties voor meer informatie. Tip: Met Readiris kunt u ook beeld-PDF's omzetten in doorzoekbare PDF's. XPS XPS staat voor 'XML Paper Specification'.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten Wij wijzen u erop dat Microsoft Word op uw computer geïnstalleerd moet zijn om DOC-bestanden te kunnen genereren. ODT ODT staat voor "Open DocumentText". Het is een open bron bestandsformaat. ODT-bestanden kunnen worden geopend met elke OpenOffice-compatibele tekstverwerker. Zie de paragraaf Selecteren van de opmaakopties voor meer informatie over de beschikbare layoutopties. Spreadsheet ML (xml) SpreadsheetML is een XML-dialect ontwikkeld door Microsoft Inc.
Readiris 16 - User Guide EPUB EPUB is een gratis en open e-bookstandaard van het International Digital Publishing Forum (IDPF). EPUB is ontworpen voor 'reflowable' content, wat betekent dat de weergave van de content automatisch aangepast wordt aan het apparaat waarop deze geopend wordt. EPUB ondersteunt ook content met een vaste lay-out. Wij wijzen u erop dat Readiris enkel platte tekst aanmaakt in EPUB-bestanden. Afbeeldingen worden niet opgenomen. WAV WAV staat voor 'Waveform Audio File'.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten Vul de eigenschappen in en klik op OK om ze op te slaan. Gescande documenten als afbeeldingsbestanden opslaan De documenten die u scant moeten niet noodzakelijk in tekstuitvoerbestanden worden geconverteerd. U kunt ze ook opslaan als geoptimaliseerde afbeeldingsbestanden. Om dit te doen: Scan of open uw documenten in Readiris. Klik vervolgens op het tabblad Pagina: o Klik op Foto's opslaan om alleen de fotozones op te slaan in een afbeeldingsbestand.
Readiris 16 - User Guide Afhankelijk van het afbeeldingsbestandsformaat dat u kiest, kan een schuifregelaar voor de JPEGbeeldkwaliteit beschikbaar zijn. Met deze schuifregelaar kunt u de kwaliteit van uw afbeeldingsbestanden bepalen. Selecteren van de opmaakopties Afhankelijk van het uitvoerformaat dat u in het Uitvoer venster selecteert, zijn er verschillende opmaakopties beschikbaar. Hieronder vindt u een korte beschrijving van elke groep opties.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten Lay-outopties De opties bij Lay-out zijn belangrijk bij het genereren van Word-tekstverwerkingsdocumenten, spreadsheetdocumenten en webpaginadocumenten. Ze bepalen voor een groot deel hoe uw definitieve documenten eruit zullen zien. Algemene opties De algemene Opties zijn beschikbaar voor elk uitvoerformaat waarop Readiris tekstherkenning uitvoert.
Lay-outopties De Lay-outopties spelen een belangrijke rol bij het genereren van Word-tekstverwerkingsdocumenten (.doc, .docx, .rtf, .odt), spreadsheetdocumenten (.xml, .xlsx) en Web page documenten (.htm). Ze bepalen voor een groot deel hoe uw definitieve documenten eruit zullen zien. Hieronder vindt u een beschrijving van wat elke Lay-out optie doet en worden er voorbeelden van echte documenten weergegeven. Aan de rechterkant van het venster wordt een miniatuur afgebeeld.
Voorbeeld van opmaak van woorden en alinea's De optie Brondocument reconstrueren probeert zo dicht mogelijk in de buurt van de oorspronkelijke lay-out te blijven. De tekstblokken, tabellen en afbeeldingen worden op dezelfde plaats als in het origineel gereconstrueerd. De opmaak van woorden en alinea's blijft behouden. Ook hyperlinks worden gereconstrueerd.
Readiris 16 - User Guide Opmerking: Deze optie heeft beduidend grotere uitvoerbestanden als gevolg. Het type Tekst/beeld-PDF wijzigt PDF-bestanden op dezelfde manier. Om de hierboven vermelde toename van de bestandsgrootte te vermijden, selecteert u de optie Kleuren van achtergrond behouden op het tabblad Opties. Dit biedt een gelijksoortig, maar minder ingrijpend en compacter alternatief. Algemene opties De algemene Opties zijn beschikbaar voor elk uitvoerformaat waarop Readiris tekstherkenning uitvoert.
SpreadsheetML-opties Wanneer u Microsoft Excel 2007, 2010 (SpreadsheetML) als uitvoerformaat selecteert, dan zijn specifieke SpreadsheetML-opties beschikbaar. Hieronder vindt u een beschrijving van wat elke optie doet en voorbeelden van echte documenten. De optie Alle tekst buiten de tabellen negeren slaat de tabellen op en negeert alle andere herkenningsresultaten. Alle gegevens binnen de tabellen worden geregenereerd, alle gegevens buiten de tabellen niet.
Papierformaat Bij Papierformaat kunt u bepalen in welk papierformaat (bijvoorbeeld A4, Letter, Legal) uw uitvoerdocumenten moeten worden gegenereerd. Deze opties zijn beschikbaar voor de meeste rich textuitvoerformaten. Klik op het tabblad Papierformaat en gebruik de pijlen om papierformaten toe te voegen en weg te halen.
Zwart-witafbeeldingen Readiris slaat afbeeldingen standaard in kleur op. Selecteer deze optie om afbeeldingen in zwart-wit te genereren. De kleuren van de tekst in uw documenten kunnen worden behouden. Scanresolutie behouden Deze optie is standaard ingeschakeld. Readiris genereert de uitvoerdocumenten in dezelfde resolutie als uw gescande documenten. Controleer de Scannerinstellingen om te weten te komen in welke resolutie uw documenten zijn gescand.
Selecteren van de PDF-opties Selecteren van de PDF-opties De documenten die u met Readiris verwerkt kunnen als PDF-documenten worden opgeslagen. Over PDF-documenten PDF betekent "Portable Document Format". De bestandsindeling is door Adobe Systems Inc. ontwikkeld om de uitwisseling van documenten te vergemakkelijken. PDF-bestanden hangen niet af van apparaten en resoluties en kunnen worden geopend in elk besturingssysteem (Windows, Mac OS, Linux, iOS, Android enz.).
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten De PDF-opties Bladwijzers creëren Bladwijzers zijn koppelingen in een PDF-document die inhoudelijke informatie bevatten over het gedeelte waaraan ze zijn gekoppeld. Bladwijzers geven structuur aan uw PDF-documenten. Ze zijn gegroepeerd in het paneel Bladwijzers in het venster Navigatie. In Readiris maakt de optie Bladwijzers creëren een bladwijzer voor elke tekstzone, afbeeldingszone en tabelzone in een PDF-bestand.
PDF - intelligent High-Quality Compression In Readiris hebt u ook de mogelijkheid om uw PDF-documenten te comprimeren. Raadpleeg de sectie PDFdocumenten comprimeren voor meer informatie. Tip: Zie ook de paragrafen PDF-documenten beveiligen met een wachtwoord en Digitaal ondertekenen van PDF-documenten. Comprimeren van PDF-documenten De PDF's die u met Readiris genereert, kunnen hypergecomprimeerd worden met iHQC.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten Gepersonaliseerde compressie (Readiris Corporate) In Readiris Corporate kunt u ook Gepersonaliseerde compressie selecteren. Wanneer u deze optie selecteert, kunt u zelf met een glijder de verhouding Formaat/Kwaiteit kiezen. De optie Symbolen comprimeren is standaard geselecteerd. Deze optie comprimeert tekst in uw documenten. De optie Waveletcompressie is ook standaard ingeschakeld. Deze optie comprimeert afbeeldingen in uw documenten.
Readiris 16 - User Guide Als u een machtigingswachtwoord instelt, dan kunnen alleen die handelingen uitgevoerd worden die opgegeven zijn bij de beveiligingsinstellingen. Als u deze instellingen wilt wijzigen, dan moet u het machtigingswachtwoord invoeren. De beveiligingsinstellingen in Readiris zijn ongeveer dezelfde als de standaard beveiligingsinstellingen die worden aangeboden door Adobe Acrobat.
Selecteren van de XPS-opties De documenten die u met Readiris verwerkt kunnen opgeslagen worden als XPS-documenten. Over XPS-documenten XPS staat voor 'XML Paper Specification'. Het is een documentformaat met een vaste opmaak die is ontwikkeld door Microsoft Inc. om de waarheidsgetrouwheid van het document te waarborgen. XPSbestanden worden, net zoals PDF-bestanden, meestal voor opslagdoeleinden gebruikt. Wij wijzen u erop dat de inhoud van XPS-bestanden niet (gemakkelijk) kan worden bewerkt.
De XPS-opties Bladwijzers creëren Bladwijzers zijn koppelingen in een XPS-document die inhoudelijke informatie bevatten over het gedeelte waaraan ze zijn gekoppeld. Bladwijzers geven structuur aan uw XPS-documenten. In Readiris creëert de optie Bladwijzers creëren een bladwijzer voor elke tekstzone, afbeeldingszone en tabelzone in een XPS-bestand. XPS - intelligent High-Quality Compression In Readiris heeft u ook de mogelijkheid om uw XPS-documenten te comprimeren.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten Selecteer het gewenste compressieniveau: Voor Niveau I zijn er twee types compressie: Goede grootte en Goede kwaliteit. Goede grootte biedt de beste compressie met een minimaal verlies aan beeldkwaliteit. Bij Goede kwaliteit zijn de uitvoerbestanden iets groter maar met een betere beeldkwaliteit. In Readiris Corporate kunt u ook Gepersonaliseerde compressie selecteren. Wanneer u deze optie selecteert, kunt u zelf met een glijder de verhouding Formaat/Kwaiteit kiezen.
Hoofdstuk 9: Documenten naar de Cloud verzenden De documenten die u met Readiris verwerkt kunnen naar verschillende Cloud-applicaties worden verzonden. Met Readiris Pro kunt u documenten verzenden naar Evernote, Dropbox, Google Drive, OneDrive en box. Met Readiris Corporate kunt u bovendien documenten verzenden naar Microsoft SharePoint, Therefore, IRISNext en FTP. Alvorens u naar de cloud kunt exporteren, moeten de koppelingen worden geconfigureerd.
SharePoint, Therefore, IRISNext Voer uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in. Geef de SharePoint Server op waarmee verbonden moet worden. Klik vervolgens op Bladeren. Selecteer de gewenste map waarnaar geëxporteerd moet worden. Selecteer indien nodig het Inhoudstype. Opmerking: Als u de optie 'Alvorens te exporteren om bevestiging vragen' aanvinkt, dan moet u iedere keer de exportmap opgeven bij het verwerken van documenten. Haal het vinkje weg om deze stap uit te schakelen.
Readiris 16 - User Guide U wordt dan gevraagd om uw document een naam te geven. Geef het document een naam en klik op OK om de uitvoer te voltooien. Geïndexeerde documenten naar de Cloud verzenden (Deze paragraaf is enkel van toepassing voor Readiris Corporate) Bij het verzenden van documenten naar een cloudlocatie detecteert Readiris automatisch of de cloudlocatie verplichte indexvelden heeft die ingevuld moeten worden.
Hoofdstuk 9: Documenten naar de Cloud verzenden U kunt nu ofwel de indexvelden handmatig invullen, OF Gebruik maken van de Slepen en neerzetten-herkenningstechnologie van Readiris om ze in te vullen: o Klik in een veld dat u wilt invullen. o Klik dan op het pictogram Tekst om tekstzones te herkennen of klik op het pictogram Barcode om barcodes te herkennen. o Trek een kader rond de zone die u als index wilt gebruiken. Wanneer u de muisknop loslaat wordt de tekst in het veld ingevuld.
Vraag en antwoord Hoe configureer ik mijn scanner in Readiris? Om documenten in Readiris te scannen moet uw scanner correct geconfigureerd zijn: 1. Zorg dat uw scanner op uw computer is aangesloten en ingeschakeld is. Opmerking: de scanner moet fysiek via een usb-kabel met uw computer verbonden zijn. Er mag ook van een ethernet- of draadloze verbinding gebruik worden gemaakt indien de door de fabrikant meegeleverde Twain-driver over die functie beschikt. 2.
Vraag en antwoord Als u op OK geklikt heeft, dan start Readiris het matchen. Er wordt geprobeerd de geïnstalleerde scanner te matchen met een scannermodel of -profiel in de lijst met scanners in Readiris. Op dit moment staan op de lijst hoofdzakelijk apparaten van Canon, HP en IRIS. Als Readiris een match detecteert, dan wordt het betreffende scannerprofiel voorgesteld in het venster Scannermodel. In dit voorbeeld is een Canon MF416dw MFP geïnstalleerd en stelt Readiris Canon MF410 series voor.
Readiris 16 - User Guide Handmatige scannerdetectie Als Readiris uw scannermodel niet automatisch kan vinden, selecteer het dan handmatig in de lijst Scannermodel. Kies in deze lijst uw scannerprofiel. Met het scannerprofiel kunt u bepaalde functies van uw scanner gebruiken. Bijvoorbeeld tweezijdig scannen. Maakt u zich geen zorgen als u uw scanner niet in de lijst terugvindt; niet voor alle scanners zijn er specifieke scannerprofielen.
Hoe krijg ik goede herkenningsresultaten? De 'probeer opnieuw'-driehoek geeft aan dat er één of meerdere problemen zijn met de herkenning van uw documenten. De kwaliteit van de herkenningsresultaten hangt af van een aantal factoren en we adviseren u de volgende punten te controleren: De documenttaal Zorg ervoor dat u de juiste Documenttaal geselecteerd heeft in de groep Verwerven. Zie Herkenningsopties voor meer informatie.
Hoe scan ik documenten met meerdere pagina's? Readiris beschikt over een aantal functies die u in staat stellen meerdere documenten eenvoudig te scannen en te verwerken in Readiris. Scannen van documenten met meerdere pagina's op een flatbedscanner Klik op het pijltje omlaag onder de knop Scannen om naar de Instelling te gaan. Selecteer in het venster Scanner de optie Een volgende pagina scannen na en geef vervolgens op na hoeveel seconden de volgende pagina moet worden gescand.
Hoe kan ik afbeeldingen van een digitale camera verwerken? Readiris gebruikt speciale herkenningsroutines om afbeeldingen van digitale camera's te verwerken. Zorg dat de optie Digitale camera ingeschakeld is wanneer u zulke afbeeldingen verwerkt. De optie Digitale camera kan ingeschakeld worden in de Instelling van de scanner en ook in de opties bij Van bestand. In de scannerinstellingen: Schakel eerst uw digitale camera in en sluit deze met een USB-kabel aan op uw computer.
Readiris 16 - User Guide Hoe werkt het herkennen van barcodes? (Deze paragraaf is enkel van toepassing voor Readiris Corporate) Readiris Corporate biedt de mogelijkheid om barcodes te herkennen. Barcodes kunnen worden gebruikt om documenten in een batch te scheiden. Opmerking: Readiris ondersteunt de meeste wijdverbreide 2D-barcodes. Readiris ondersteunt barcodes die zijn afgedrukt met een laser- of inkjetprinter.
Vraag en antwoord Hoe worden documentbatches opgesplitst? (Deze paragraaf is enkel van toepassing voor Readiris Corporate) Wanneer u grote hoeveelheden papier scant, bijvoorbeeld op een scanner met een documenttoevoer, dan kan het nuttig zijn om aan te geven waar een document eindigt en een ander begint. Zo kan Readiris een afzonderlijk uitvoerbestand voor elk document aanmaken. U hoeft dan niet elk document afzonderlijk te scannen. Voorbeeld Stel u wilt een stapel van 30 pagina's scannen.
Readiris 16 - User Guide Als u coverbladzijden met barcodes gebruikt, geef dan op waar precies op de pagina de barcodes zich bevinden, aan de hand van een te lezen zone. Zodra u de te lezen zone hebt gedefinieerd, zal Readiris alleen in die specifieke zone naar barcodes zoeken. Tip: om de afmetingen van de te lezen zone te kennen, gebruikt u de functie Coördinaten in Readiris: Klik op de tab Zones en selecteer Coördinaten. Beweeg nu de cursor over het beeld om de coördinaten te zien.
Hoe worden batches met afbeeldingsbestanden opgesplitst? (Deze paragraaf is enkel van toepassing voor Readiris Corporate) Wanneer u batches met afbeeldingsbestanden verwerkt en u wilt niet dat Readiris ze converteert naar één uitvoerbestand, dan kunt u ze scheiden met behulp van Hier opsplitsen. Om dit te doen: Importeer alle afbeeldingen die u wilt verwerken. Geef in het deelvenster Bladzijden aan op welke pagina u wilt dat Readiris een nieuw document start: o Selecteer de pagina.
Readiris 16 - User Guide Opmerking: Als u wilt dat de coverbladzijden in de uitvoerdocumenten worden opgenomen, selecteer dan de betreffende optie bij Documenten scheiden: Klik op de Readiris-knop. Klik dan op Geavanceerde instellingen en klik op de tab Documentverwerking. Hoe worden beelden met een lage resolutie verwerkt? Om in Readiris optimale resultaten te verkrijgen, is een resolutie van 300 tot 400 dpi vereist.
Vraag en antwoord Hoe werkt het converteren met rechtsklikken? U kunt één of meerdere afbeeldingsbestanden, PDF-bestanden of Microsoft Office Word-, Excel- of PowerPoint-documenten selecteren in de Windows-verkenner en deze converteren naar Word, PDF of Excel door er met de rechtermuisknop op te klikken.
Readiris 16 - User Guide Een naam geven aan uw uitvoerbestand Als u één bestand geselecteerd heeft, dan krijgt uw nieuwe document dezelfde naam als het geselecteerde bestand. meer dan één bestand geselecteerd heeft, dan maakt Readiris één bestand met de geselecteerde bestanden in alfabetische volgorde. Dit nieuwe bestand krijgt de naam van de map van de geselecteerde bestanden. Het dialoogvenster Opslaan als wordt geopend als er al een bestand met dezelfde naam bestaat.
