Readiris 15 Gebruikershandleiding
Inhoud Readiris 15............................................................................................................................................... 1 Kennismaking met Readiris ................................................................................................................. 1 Wat is nieuw in Readiris 15? ............................................................................................................... 3 Wettelijke vermeldingen .......................................
Readiris 15 - User Guide Scannen van documenten ................................................................................................................ 37 Selecteren van de scannerinstellingen ............................................................................................. 37 Scannen van documentbatches ........................................................................................................ 41 Openen van beeldbestanden ...................................................
Inhoud Hoe werkt het herkennen van barcodes?......................................................................................... 97 Hoe worden documentbatches opgesplitst? .................................................................................... 98 Hoe worden batches met afbeeldingsbestanden opgesplitst? ...................................................... 101 Hoe worden formulieren herkend? ................................................................................................
Readiris 15 RI_15_dgi_25022015_05 Welkom in de Readiris-gebruikershandleiding. Aan de hand van deze handleiding willen wij u vertrouwd maken met Readiris. De handleiding beschrijft de installatie en configuratie van Readiris, de basisverwerkingsstappen en de opdrachten en werkomgevingen van de toepassing. Aan het einde van deze handleiding vindt u het hoofdstuk 'Vraag en antwoord' waarin specifieke vragen worden behandeld. De procedures in deze handleiding zijn gebaseerd op het Windows 7-besturingssysteem.
Wat is nieuw in Readiris 15? • Nieuwe interface • Teksteditor • Trainingsmodus • Nieuwe uitvoerindelingen: .epub en .wav • Verbeterde Aziatische herkenning • Verbeterde PDF-invoer • 3D-perspectiefcorrectie • Dynamische zoom op geopende pagina's • Mogelijkheid om toe te voegen aan PDF-documenten Nieuwe interface De Readiris-interface is vernieuwd en heeft een Microsoft Office 2013-uiterlijk gekregen. Tip: Voor meer informatie over de nieuwe interface, zie Kennismaken met de interface.
Readiris 15 - User Guide Verbeterde PDF-invoer Er wordt een nieuwe en verbeterde PDF-invoermodule gebruikt. Met deze module kunnen ook versleutelde PDF-documenten geopend worden (op voorwaarde dat u het wachtwoord weet). 3D-perspectiefcorrectie Readiris kan nu ook 3D-perspectiefcorrectie toepassen op beelden die onder een verkeerde hoek gescand of gefotografeerd zijn. Deze functie zet het hele beeld recht zodat de herkenning succesvol uitgevoerd kan worden.
Wettelijke vermeldingen Auteursrechten Copyright © 1987-2015 I.R.I.S. Alle rechten voorbehouden. I.R.I.S. is eigenaar van de auteursrechten op de Readiris-software, het online Help-systeem en deze publicatie. De informatie in dit document is eigendom van I.R.I.S. De inhoud is onderhevig aan wijzigingen zonder voorafgaande kennisgeving en vertegenwoordigt geen verbintenis van de kant van I.R.I.S.
Hoofdstuk 1: Installatie en activering Systeemvereisten De minimale systeemvereisten om Readiris te installeren en uit te voeren zijn: Component Vereiste Computer en processor 1GHz-processor of hoger. Een multi-core processor is aanbevolen. Opmerking: Wanneer uw computer is uitgerust met een multi-core processor, dan gebruikt Readiris meerdere kernen om een snellere verwerking te realiseren. Geheugen Minimaal 1 GB RAM. 2 GB RAM is aanbevolen.
Readiris 15 - User Guide 8 • Klik op de pijl omlaag voor Talen en selecteer Dit onderdeel zal niet beschikbaar zijn. Nu is geen enkele taal geselecteerd. • Klik nu op de pijl omlaag voor de talen die u wilt installeren en selecteer Dit onderdeel wordt op een lokale vaste schijf geïnstalleerd. • Klik op Volgende en volg de instructies op het scherm. • Klik op Voltooien om de installatie te voltooien.
Activeren van Readiris Zodra Readiris geïnstalleerd is, moet u het activeren. Opmerking: Met niet-geactiveerde exemplaren van Readiris kunt u een maximum van 100 pagina's gedurende een periode van 10 dagen met slechts 3 pagina's tegelijk converteren. Om Readiris te activeren: • Dubbelklik op de Readiris-snelkoppeling op het Bureaublad. • U wordt gevraagd om Readiris te activeren. Klik op Ja. Hiervoor is een internetverbinding nodig. • Voer de activeringscode in die u op het etiket in de dvd-doos vindt.
Softwareregistratie Nadat u uw software geactiveerd heeft, kunt u deze ook registreren. Registratie is vereist om Technische ondersteuning te krijgen. Registratie biedt ook andere voordelen zoals gratis updates, gratis demoversies, instructievideo's, kortingen op nieuwe producten enzovoort. Om Readiris te registreren: • Klik op het tabblad Help. • Klik op Readiris registreren. • Vul het registratieformulier in en klik op Nu registreren. Er is een internetverbinding nodig om te kunnen registreren.
Hoofdstuk 1: Installatie en activering Technische ondersteuning Wanneer u uw exemplaar van Readiris registreert, heeft u recht op gratis technische ondersteuning. Om naar de technische ondersteuning te gaan: • Klik op het tabblad Help. • Klik op Productondersteuning. Via het menu Help heeft u ook toegang tot Aan de slag-instructievideo's, de Kennisbank, de mogelijkheid om ons een vraag te stellen enzovoort.
Hoofdstuk 2: Van start gaan Readiris voor de eerste keer gebruiken Om Readiris te starten: • Dubbelklik op het Readiris-pictogram op het Bureaublad. Of start Readiris in de Windows-lijst met Alle programma's: • Klik op Starten > Alle programma's > IRIS > Readiris.
De interface bestaat uit de volgende onderdelen en deelvensters: 1. Het lint Het lint is het belangrijkste hulpmiddel in Readiris. Het bevat alle opdrachten die nodig zijn om uw documenten te verwerken. De opdrachten zijn per groep ingedeeld. Deze groepen zijn ondergebracht op de tabbladen. Tip: Het is aanbevolen de Taal-instellingen uit te voeren alvorens documenten te scannen of te openen. Tip: Richt de cursor op de verschillende opdrachten om de bijbehorende tooltip te zien.
3. Het deelvenster Activiteit Het deelvenster Activiteit geeft de taken weer die Readiris uitvoert. In elk veld staat een beschrijving van de taak en op welke pagina de handeling wordt uitgevoerd. Opmerking: Hoe hoger het aantal kernen waarmee uw computer is uitgerust, hoe sneller de verwerking verloopt. Wij wijzen u er echter op dat Readiris beperkt is tot 4 threads, dus meer dan 4 kernen biedt geen extra voordeel. 4.
Aanpassen van de interface De interface kan op verschillende manieren worden aangepast: Automatisch verbergen van het lint Selecteer om het lint automatisch te verbergen de betreffende optie op het tabblad Bekijken. Automatisch verbergen van de deelvensters De deelvensters kunnen automatisch verborgen worden om plaats te besparen in de Readirisinterface. • Klik op het pictogram Automatisch verbergen van een deelvenster om het te verbergen.
Verplaatsen van de deelvensters De deelvensters hebben geen vaste posities. Ze kunnen overal in de Readiris-interface worden geplaatst. Om het deelvenster te verplaatsen: • Dubbelklik in de titelbalk. • Het deelvenster verschijnt in een miniatuurversie in het midden van de interface. • Nu kunt u het naar een andere positie slepen en het vergroten. • Om het deelvenster naar de oorspronkelijke plek terug te zetten, dubbelklikt u opnieuw in de titelbalk.
Wijzigen van de taal van de gebruikersinterface Readiris wordt standaard geopend in de installatietaal. Als u de interfacetaal wilt wijzigen: • Klik op de Readiris-knop in de linkerbovenhoek en vervolgens op Taalgebruikersinterface. • Selecteer de taal van uw keuze in het venster Taal en klik vervolgens op OK. Opmerking: Als u per ongeluk de verkeerde taal geselecteerd heeft, toets dan in Readiris Ctrl+U in. Het dialoogvenster Taal wordt geopend en u kunt in de lijst een andere taal selecteren.
Hoofdstuk 2: Van start gaan Kies in deze lijst uw scannerprofiel. Met het scannerprofiel kunt u bepaalde functies van uw scanner gebruiken. Bijvoorbeeld dubbelzijdig scannen. Maakt u zich geen zorgen als u uw scanner niet in de lijst terugvindt; niet voor alle scanners zijn er specifieke scannerprofielen. Belangrijke opmerking: Als u niet exact hetzelfde profiel terugvindt, selecteer dan niet een profiel dat erop lijkt. Selecteer in dit geval een universeel Twain-profiel.
Hoofdstuk 3: Basisdocumentverwerking Documenten verwerken met Readiris is een eenvoudig proces bij gebruik van de basisconfiguratie. In dit hoofdstuk bespreken we de stappen die uitgevoerd moeten worden bij deze basisconfiguratie. Voor gedetailleerde informatie over alle configuratiestappen verwijzen we naar de hoofdstukken 4 tot 9. Voor u begint: Selecteer de Primaire documenttaal in de groep Talen.
Readiris 15 - User Guide Stap 2: Selecteren van de uitvoerindeling • Selecteer een van uw favoriete uitvoerindelingen in de groep Uitvoer. De 3 uitvoerindelingen die u het meest recent gebruikt heeft staan weergegeven in deze groep. • Om de standaardinstellingen van de geselecteerde bestandsindeling te wijzigen, klikt u op het pijltje eronder en vervolgens op Instelling.
Opslaan van de verwerkingsinstellingen Readiris slaat de verwerkingsinstellingen automatisch op wanneer u de toepassing afsluit. Wanneer u Readiris de volgende keer opstart, past het programma dezelfde instellingen toe. Als u een specifiek instellingprofiel wilt opslaan: • Klik op de Readiris-knop. • Klik vervolgens op Instelling opslaan en geef het instellingenbestand een naam. Laden van de instellingen • Klik op de Readiris-knop.
Afbeelding Stap 1 Stap 2: Selecteer uw scanner. (Opmerking: Als u bij de vorige stap Beeldbestanden geselecteerd heeft, ga dan naar Stap 3). Indien u uw scanner reeds geconfigureerd heeft, dan staat hier het scannermodel weergegeven. Heeft u dit nog niet gedaan, dan wordt de lijst Scannermodel weergegeven. Selecteer exact hetzelfde Scannermodel en klik vervolgens op Configureren om de driver te configureren. Voor meer uitleg over hoe u de scanner configureert, zie Configureren van uw scanner.
Hoofdstuk 3: Basisdocumentverwerking Stap 4: Selecteer de Uitvoerindeling en de (Cloud)bestemming. Uw documenten worden standaard opgeslagen als .docx-bestanden. Klik op Wijzigen om een andere uitvoerindeling of bestemming te selecteren. Voor meer informatie over de verschillende uitvoerindelingen en de bijbehorende opties, zie Opslaan van documenten en Selecteren van de opmaakopties.
Hoofdstuk 4: Selecteren van de herkenningsopties Herkenningsopties Readiris converteert gescande beelden, afbeeldingsbestanden en PDF-bestanden naar bewerkbare tekstdocumenten en op tekst doorzoekbare PDF-documenten. Om ervoor te zorgen dat Readiris de tekst in uw beelden kan herkennen, moet u de correcte herkenningsopties inschakelen. Tip: Wij adviseren u de documentherkenningsopties in te stellen vóór u documenten in Readiris scant of opent.
Readiris 15 - User Guide Herkennen van Westerse woorden in Cyrillisch en Grieks schrift Wanneer u documenten verwerkt in Cyrillische of Grieks schrift die ook 'Westerse' woorden in het Latijnse alfabet bevatten, zoals eigennamen, is het aanbevolen een van de beschikbare taalparen te selecteren. Taalparen worden altijd gecombineerd met het Engels en zijn beschikbaar voor het Russisch, WitRussisch, Oekraïens, Servisch, Macedonisch, Bulgaars en Grieks.
Andere herkenningsopties (enkel Readiris Corporate) Herkennen van secundaire talen in één document Wanneer uw documenten tekst in meerdere talen bevatten, dan is het aanbevolen een primaire herkenningstaal in te stellen, in combinatie met verschillende Secundaire talen. U kunt tot 4 secundaire talen selecteren: • Klik op het pijltje omlaag rechts van de lijst Secundair en vink de vakjes van de gewenste talen aan.
Readiris 15 - User Guide Opmerking: Als de multilettertype-engine geselecteerd is, dan gebruikt Readiris zowel de omnilettertype- als de multilettertype-engine voor de herkenning en wordt vervolgens een kiesmechanisme gebruikt om het beste resultaat te kiezen. Beweeg de schuifregelaar naar rechts om voorkeur te geven aan de multilettertype-engine. Als de schuifregelaar op nul staat, dan wordt de multilettertype-engine niet gebruikt.
Hoofdstuk 4: Selecteren van de herkenningsopties Scanopties Voor u een document scant of opent in Readiris kunt u een aantal opties voor het Verwerven instellen. Deze opties helpen de herkenningsresultaten te verbeteren en worden uitgevoerd tijdens het scannen/openen van documenten. Opties voor draaien Readiris kan uw documenten 90° naar rechts, 180° en 90° naar links draaien. Als u een reeks documenten verwerkt die niet dezelfde stand hebben, selecteer dan Automatisch.
Type lettertekens en Karakterafstand Type lettertekens Readiris maakt een onderscheid tussen 'normale' documenten en documenten van een matrixprinter. Bij matrixprinters bestaat de op de documenten afgedrukte tekst uit afzonderlijke, losse punten. Er zijn speciale segmentatie- en herkenningsmethodes nodig om matrixprints te herkennen. Deze methodes moeten geactiveerd worden. Om het lettertype te selecteren: • Klik op de Readiris-knop en klik vervolgens op Geavanceerde instellingen.
Documentverwerking De documentverwerkingsopties worden uitgelegd in de betreffende paragraaf van het hoofdstuk 'Vraag en antwoord': Hoe worden documentbatches gescheiden? Trainingsopties De trainingsopties worden uitgelegd in de onderstaande paragraaf: Trainingsmodus. Taalopties De taalopties worden uitgelegd in de paragraaf Herkenningsopties. Trainingsmodus Om de herkenningsresultaten te verbeteren, kunt u gebruik maken van de Trainingsmodus van Readiris.
Readiris 15 - User Guide LET OP: Het trainen gebeurt tijdens de herkenning. De trainingsresultaten worden tijdelijk in het geheugen van de computer opgeslagen voor de duur van de herkenning. Readiris zal de aangeleerde tekens niet langer weergeven tijdens het herkennen van de rest van het document. Wanneer de herkenning van een nieuw document uitgevoerd wordt, worden de trainingsresultaten gewist.
Hoofdstuk 4: Selecteren van de herkenningsopties Om een bestaand letterwoordenboek op een later moment te gebruiken, selecteert u Woordenboek vervolledigen of Woordenboek lezen. Als u Woordenboek vervolledigen selecteert, zorg er dan voor dat de Trainingsmodus ingeschakeld is. In deze modus herkent Readiris de tekenvormen die opgeslagen zijn in het woordenboek en worden de nieuwe trainingsresultaten toegevoegd.
Gebruik van de Trainingsmodus • Als u klaar bent met het configureren van de opties voor het trainen en het letterwoordenboek, open of scan dan uw documenten. • Aan het einde van de herkenning start Readiris de Trainingsmodus. De tekens waarvan het herkenningssysteem niet zeker is, worden weergegeven. Als de resultaten correct zijn: o Klik op Leren om het resultaat als 'zeker' op te slaan.
Hoofdstuk 5: Scannen en openen van documenten Scannen van documenten Voor u begint: Zorg ervoor dat uw scanner aangesloten is op uw computer en correct geconfigureerd is. Zie indien nodig Configureren van uw scanner. Readiris is Twain-compatibel. Het programma ondersteunt bijna alle flatbed- en sheetfedscanners, all-in-one-apparaten, digitale camera's en scanners die momenteel verkrijgbaar zijn.
Readiris 15 - User Guide Scannermodel Klik op Scannermodel om uw scannerprofiel in de lijst te selecteren. Met het scannerprofiel kunt u bepaalde functies van uw scanner gebruiken. Bijvoorbeeld tweezijdig scannen (ADF). Instellingen die voor uw scanner niet beschikbaar zijn, worden niet of grijs weergegeven. Maakt u zich geen zorgen als u uw scanner niet in de lijst terugvindt; niet voor alle scanners zijn er specifieke scannerprofielen.
Hoofdstuk 5: Scannen en openen van documenten Helderheid Wanneer u donkere, wazige beelden of zeer lichte beelden scant, kan het nodig zijn om de Helderheid aan te passen. Beweeg de schuifregelaar Helderheid naar rechts om de helderheid van uw scans hoger in te stellen. Beweeg de regelaar naar links om de helderheid lager in te stellen. Opmerking: Als de optie Automatische belichting is geselecteerd, dan is de schuifregelaar Helderheid niet beschikbaar.
Readiris 15 - User Guide Automatische belichting Bij bepaalde scanners is de optie Automatische belichting standaard geselecteerd. Deze optie past de contrast- en helderheidsinstellingen automatisch aan. Een goed contrast is noodzakelijk om optimale herkenningsresultaten te verkrijgen. Opmerking: Wanneer deze optie geselecteerd is, zijn de schuifregelaars voor Contrast en Helderheid niet beschikbaar. ADF (Automatische documenttoevoer) ADF staat voor Automatic Document Feeder.
Duplex Wanneer u een dubbelzijdige scanner gebruikt – dit is een scanner die zowel de voor- als achterzijde van documenten kan scannen – dan is de scanoptie Duplex beschikbaar. Selecteer deze optie om Readiris de voor- en achterzijde van documenten te laten scannen. Snelle binarisering(enkel Readiris Corporate) Wanneer u een snelle scanner gebruikt, is het aanbevolen om de optie Snelle binarisering te activeren. Deze optie verhoogt de verwerkingssnelheid aanzienlijk.
Om een Bewaakte map-configuratie op te geven: • Klik op het pijltje omlaag onder de knop Van bestand. • Klik vervolgens op Bewaakte map. Opmerking: De optie Bewaakte map is alleen beschikbaar wanneer er in Readiris geen documenten geopend zijn. • Klik op Configuratie nieuwe bewaakte map. • Blader naar de beeldmap waarnaar u de documenten wilt scannen. Klik op OK om te bevestigen.
Hoofdstuk 5: Scannen en openen van documenten Tip: o Als u wilt dat Readiris de submappen van een bewaakte map verwerkt, vink dan Submappen verwerken aan. Opmerking: Als de functie Submappen verwerken geactiveerd is, dan is het niet mogelijke een submap van een bestaande bewaakte map te gebruiken als bewaakte map in een nieuwe Bewaakte map-configuratie. Voorbeeld: In Configuratie 1 vinkt u Submappen verwerken aan en gebruikt u C:\Input als Bewaakte map. C:\Input heeft een submap genaamd Batch1.
Openen van beeldbestanden Naast het scannen van documenten, kunt u met Readiris ook afbeeldingsbestanden en PDFbestanden openen. Readiris ondersteunt de volgende beeldbestandsindelingen. Beeldbestandsindeling Bestandsextensie Adobe PDF *.pdf DCX-faxen *.dcx DjVu-afbeeldingen *.djv, *.djvu JPEG-afbeeldingen *.jpg, *.jpeg JPEG 2000-afbeeldingen *.j2c, *.j2k, *.jp2 Portable Network Graphics *.png TIFF-afbeeldingen (gecomprimeerd en met meerdere pagina's) *.tif, *.tiff Windows-bitmaps *.
Hoofdstuk 5: Scannen en openen van documenten Opties voor openen Bij het openen van beeldbestanden zijn er verschillende opties beschikbaar: PDF-documenten laden in kleur Deze optie spreekt voor zich: PDF-documenten worden in kleur geopend. Schakel deze optie uit als u PDF-documenten in zwart-wit wilt openen om het proces te versnellen. Kleurbeelden verzachten Deze optie is standaard geselecteerd. Deze verbetert de weergave van kleuren- en grijswaardenbeeld in uw documenten.
Verwerken van batches beeldbestanden (Deze paragraaf is enkel van toepassing voor Readiris Corporate) Wanneer u complete batches met beeldbestanden verwerkt, dan kunt u de optie Reeksherkenning van Readiris gebruiken. • Klik op het pijltje omlaag onder de knop Van bestand. • Klik vervolgens op Reeksherkenning. Wij wijzen u erop dat de optie Reeksherkenning alleen beschikbaar is wanneer er geen documenten geopend zijn in Readiris. • Blader naar de beeldmap waar uw beeldbestanden zich bevinden.
Hoofdstuk 5: Scannen en openen van documenten • Klik op de knop Uitvoerformaat bepalen om de gewenste uitvoerindeling en de opmaakopties te selecteren. Tip: Voor meer informatie, zie Opslaan van documenten en Selecteren van de opmaakopties. • Wanneer u klaar bent met het selecteren van de opties, klikt u op OK om het verwerken van documenten te starten.
Hoofdstuk 6: Aanpassen van de beeldkwaliteit De herkenningsresultaten hangen grotendeels af van de beeldkwaliteit van uw documenten. Als u documenten van zeer lage kwaliteit scant, is het mogelijk dat Readiris ze niet goed kan herkennen. Dit komt doordat Readiris afbeeldingen van teksttekens converteert naar echte teksttekens converteert. Als uw documenten te donker zijn, lopen de tekens in elkaar over en ontstaan er zwarte vlekken. Als uw documenten te licht zijn, kunnen de teksttekens gebroken lijken.
Readiris 15 - User Guide Kleurbeelden verzachten Deze optie is standaard geselecteerd. De verschillen in intensiteit worden verzacht, waardoor er meer contrast ontstaat tussen de tekst en de achtergrond. Soms is het verzachten van de intensiteitsverschillen de enige manier om tekst van een gekleurde achtergrond te scheiden.
Hoofdstuk 6: Aanpassen van de beeldkwaliteit Voorbeeld 2: het beeld is te licht Het onderstaande beeld is te licht en resulteert in onleesbare teksttekens. De tekst is nauwelijks leesbaar. In dit geval moet u de beelden donkerder maken om bevredigende resultaten te verkrijgen. Contrast Beweeg de schuifregelaar om het contrast tussen de tekst en de achtergrond hoger of lager in te stellen. Voorbeeld Het onderstaande beeld resulteert in onleesbare teksttekens.
Hoofdstuk 7: Bewerken van de herkende documenten De herkende documenten kunnen op verschillende manieren bewerkt worden in Readiris 15. Niet alleen kunt u de gescande pagina's draaien en rechtzetten en de bijbehorende herkenningszones bewerken zoals in de eerdere versies van Readiris, maar u kunt ook de herkende tekst bewerken in de Teksteditor.
Readiris 15 - User Guide Beweeg de schuifregelaar om te bepalen welke pagina's als blanco moeten worden beschouwd. Hoe meer u de schuifregelaar in de richting van 'hoog' beweegt, hoe eerder een pagina als blanco wordt beschouwd. • Klik op Alle bladzijden insluiten om alle pagina's op te nemen in het uitvoerbestand. • Klik op Alle bladzijden uitsluiten om alle pagina's uit te sluiten uit het uitvoerbestand.
Hoofdstuk 7: Bewerken van de herkende documenten Bewerken van de herkenningszones Inleiding Wanneer u een document scant of een beeldbestand opent in Readiris, wordt elke pagina automatisch in herkenningszones opgedeeld. Readiris gebruikt deze zones om te bepalen hoe elk onderdeel van uw documenten moet worden geconverteerd. Als uw document die zones niet bevat, kan het niet worden herkend. In Readiris Pro zijn er drie soorten herkenningzones. Er zijn tekstzones, afbeeldingszones en tabelzones.
Readiris 15 - User Guide De opties voor Bewerken en Lay-out Hieronder vindt u een overzicht van de opties voor bewerken en lay-out in Readiris. Opmerking: Wanneer u wijzigingen aanbrengt aan de lay-out, dan doet Readiris de herkenning van de volledige pagina over. Handmatig tekenen van zones In het geval dat Readiris een herkenningszone gemist heeft, kunt u deze altijd handmatig tekenen. Wij wijzen u erop dat barcodezones altijd handmatig getekend moeten worden.
Hoofdstuk 7: Bewerken van de herkende documenten Belangrijke opmerking: Als u beelden van slechte kwaliteit verwerkt, dan zal Readiris problemen hebben om ze correct te herkennen. Zie Aanpassen van de beeldkwaliteit voor meer uitleg over hoe u dit probleem kunt vermijden. Gelijktijdig wijzigen van het zonetype van meerdere zones Wanneer u documenten van slechte kwaliteit scant, kan het gebeuren dat Readiris de zonetypes niet correct bepaalt.
Readiris 15 - User Guide • Klik nu één voor één op de herkenningszones in de volgorde waarin u ze wilt sorteren. Verplaatsen van zones • Klik op Zone selecteren in de groep Bewerken. • Klik vervolgens binnen de zone die u wilt verplaatsen, houd de linkermuisknop ingedrukt en sleep het kader naar de gewenste plek. Samenvoegen van zones Stel u heeft twee tekstzones die bij elkaar horen en u wilt er één tekstzone van maken. U doet dit als volgt: • Selecteer Tekst in de groep Bewerken.
Wissen van zones Indien u zones van de herkenning wilt uitsluiten: • Klik op Zone selecteren in de groep Bewerken. • Houd de Shift-toets ingedrukt en selecteer de zones die u wilt wissen. • Klik met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde zones, wijs Zone aan en klik op Wissen. Wissen van kleine zones Soms bevatten documenten veel 'ruis', kleine zwarte vlekken die optreden bij het scannen van documenten van lage kwaliteit of bij het gebruik van de verkeerde scannerinstellingen.
Negeren van een bepaalde zone Als uw document alleen inhoud bevat op een bepaald gedeelte van de pagina, dan kunt u de optie Negeren gebruiken om de rest van de pagina van herkenning uit te sluiten. • Klik op Negeren in de groep Lay-out. • Trek vervolgens een kader rond het gedeelte dat de informatie bevat. Alles buiten het kader zal worden genegeerd. Opmerking: U kunt deze optie ook gebruiken om Zonesjablonen te maken in geval al uw documenten een vergelijkbare lay-out hebben.
Hoofdstuk 7: Bewerken van de herkende documenten Om een zonesjabloon te gebruiken: • Scan of open uw documenten in Readiris. • Klik op het tabblad Zones op Openen. • Selecteer het gewenste lay-outbestand. • Als u de lay-out wilt toepassen op alle pagina's die u geopend heeft in Readiris, selecteer dan Lay-out toepassen op alle bladzijden. • Klik vervolgens op Openen. Gebruik van de Teksteditor Met de Teksteditor kunt u de herkenningsresultaten bewerken.
Readiris 15 - User Guide Staande weergave De verdachte woorden zijn geel gemarkeerd in een rood kader. Om een woord te corrigeren: • Klik in de kolom met de herkende tekst. • Typ de correcties in. • Druk op Delete op het toetsenbord om ongewenste resultaten te verwijderen. Belangrijke opmerking: De toets Backspace op het toetsenbord werkt niet. • U kunt ook complete woorden of alinea's verwijderen door deze te selecteren met de muisaanwijzer en op Delete te drukken.
Hoofdstuk 7: Bewerken van de herkende documenten • Om naar het volgende verdachte woord te gaan, klikt u op de betreffende knop of drukt u op F3 op het toetsenbord. • Om naar een andere pagina te gaan, klikt u op de pijlen vooruit of terug. • Om in of uit te zoomen op het originele beeld en/of op de herkenningsresultaten, gebruikt u de respectieve zoomknoppen. • Als u klaar bent met het bewerken van de resultaten, klikt u op OK om te bevestigen.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten De documenten die u met Readiris verwerkt, kunnen in een groot aantal uitvoerindelingen worden opgeslagen, gaande van gewone tekstbestanden tot Word- en Excel-bestanden met volledige opmaak, alsook PDF- en XPS-bestanden. Met Readiris kunt u ook Beeld-PDF's, waarin u geen tekst kunt selecteren of kopiëren, omzetten in volledig op tekst doorzoekbare PDF-documenten. Hetzelfde geldt voor Beeld-XPS-documenten.
Readiris 15 - User Guide • In de derde vervolgkeuzelijst kunt u de bestemming selecteren. De uitvoerbestanden worden standaard als bestand opgeslagen op uw computer. U kunt ook een cloudbestemming selecteren. Voor meer informatie, zie Hoofdstuk 9: Documenten naar de cloud verzenden. • Selecteer de opmaakopties op de tabbladen aan de onderkant van het scherm. Opmerking: Alleen de instellingen die van toepassing zijn voor de geselecteerde bestandsindeling zijn beschikbaar.
Toevoegen aan PDF-documenten U kunt pagina's toevoegen aan bestaande PDF-documenten. • Selecteer PDF als uitvoerindeling. • Klik op Starten. • Selecteer een bestaand PDF-document en klik op Opslaan. • Readiris vraagt u nu of u wilt toevoegen of het bestaande document wilt overschrijven. • Selecteer Toevoegen om de pagina's toe te voegen aan het document.
Readiris 15 - User Guide o Tekst/beeld-PDF (enkel Readiris Corporate). Dit bestandstype is het tegenovergestelde van de Beeld/tekst-PDF. Het bevat het originele beeld op de achtergrond en de herkende tekst bovenop het beeld. Opmerking: Eventuele herkenningsfouten zijn zichtbaar in deze bestandsindeling. o Tekst-PDF (enkel Readiris Corporate). Dit bestandstype bevat de herkende tekst, maar niet het originele beeld van uw document.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten • DOCX DOCX is de standaardtekstverwerkingsindeling sinds Microsoft Word 2007. Deze bestandsindeling is gebaseerd op de indeling XML (extensible markup language). Dezelfde opmaakopties zijn beschikbaar als voor DOC- en RTF-documenten. Zie de paragraaf Selecteren van de opmaakopties voor meer informatie. • DOC DOC was de standaardbestandsindeling tot Microsoft Word 2003. Er zijn verschillende opmaakniveaus beschikbaar voor .doc-documenten.
Readiris 15 - User Guide Voor TXT-bestanden zijn geen lay-outopties beschikbaar. • HTML HTML staat voor 'Hypertext Markup Language'. Het is de belangrijkste markuptaal voor webpagina's. Deze biedt de mogelijkheid om de structuur en opmaak van tekstgebaseerde informatie in een document te beschrijven. Deze bestandsindeling kan worden geopend in Microsoft Excel, in webbrowsers zoals Internet Explorer en in webpagina-editors zoals Adobe Dreamweaver.
Toevoegen van eigenschappen aan documenten Bij het verwerken van documenten kunnen er eigenschappen aan toegevoegd worden. Dit betekent dat u belangrijke 'tags' aan uw documenten kunt toewijzen, zoals de auteur, het documenttype, de scandatum enzovoort. U kunt uw opgeslagen documenten dan gemakkelijker terugvinden. Om eigenschappen toe te voegen aan documenten: • Scan of open uw documenten in Readiris.
Readiris 15 - User Guide Gescande documenten als afbeeldingsbestanden opslaan De documenten die u scant hoeven niet noodzakelijk naar tekstuitvoerbestanden worden geconverteerd. U kunt ze ook opslaan als geoptimaliseerde afbeeldingsbestanden. Om dit te doen: • Scan of open uw documenten in Readiris. • Klik vervolgens op het tabblad Pagina: o Klik op Figuren opslaan om alleen de afbeeldingszones op te slaan in een afbeeldingsbestand.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten Lay-outopties De Lay-outopties zijn belangrijk bij het genereren van Word-tekstverwerkingsdocumenten, spreadsheetdocumenten en webpaginadocumenten. Ze bepalen voor een groot deel hoe uw definitieve documenten eruit zullen zien. Algemene opties De Algemene opties zijn beschikbaar voor elke uitvoerindeling waarop Readiris tekstherkenning uitvoert.
Readiris 15 - User Guide WAV-audiostem Bij de opties van WAV-audiostem kunt u de stem en de taal selecteren voor het voorlezen van de herkenningsresultaten. Lay-outopties De Lay-outopties spelen een belangrijke rol bij het genereren van Wordtekstverwerkingsdocumenten (.doc, .docx, .rtf, .odt), spreadsheetdocumenten (.xml, .xlsx) en webpaginadocumenten (.htm). Ze bepalen voor een groot deel hoe uw definitieve documenten eruit zullen zien.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten De tekstblokken en kolommen worden niet gereconstrueerd; de alinea's volgen elkaar gewoon op. Tabellen worden correct overgenomen. Afbeeldingen worden niet overgenomen. Voorbeeld van opmaak van woorden en alinea's • De optie Brondocument reconstrueren probeert zo dicht mogelijk in de buurt van de originele lay-out te blijven. De tekstblokken, tabellen en afbeeldingen worden op dezelfde plaats als in het origineel gereconstrueerd.
Readiris 15 - User Guide Tip: Schakel deze optie (Kolomeindes invoegen) uit als u platte tekst met kolommen heeft. U bent dan verzekerd van een natuurlijke overgang van de tekst van de ene kolom naar de volgende. o De optie Beeld invoegen als achtergrond bladzijde plaatst het gescande beeld als pagina-achtergrond onder de herkende tekst. Opmerking: Deze optie heeft beduidend grotere uitvoerbestanden als gevolg. Het type Tekst/beeld-PDF wijzigt PDF-bestanden op dezelfde manier.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten SpreadsheetML-opties Wanneer u Microsoft Excel 2007, 2010 (SpreadsheetML) als uitvoerindeling selecteert, dan zijn specifieke SpreadsheetML-opties beschikbaar. Hieronder vindt u een beschrijving van wat elke optie doet en voorbeelden van echte documenten. • De optie Alle tekst buiten de tabellen negeren slaat de tabellen op en negeert alle andere herkenningsresultaten. Alle gegevens binnen de tabellen worden gereconstrueerd; de gegevens buiten de tabellen niet.
Readiris 15 - User Guide Papierformaat Bij Papierformaat kunt u bepalen in welk papierformaat (bijvoorbeeld A4, Letter, Legal) uw uitvoerdocumenten moeten worden gegenereerd. Deze opties zijn beschikbaar voor de meeste rich text-uitvoerindelingen. • Klik op het tabblad Papierformaat en gebruik de pijlen om papierformaten toe te voegen en weg te halen.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten • Zwart-witafbeeldingen Readiris slaat afbeeldingen standaard in kleur op. Selecteer deze optie om afbeeldingen in zwart-wit te genereren. De kleuren van de tekst in uw documenten worden behouden. • Scanresolutie behouden Deze optie is standaard ingeschakeld. Readiris genereert de uitvoerdocumenten in dezelfde resolutie als uw gescande documenten. Controleer de Scannerinstellingen om te weten te komen in welke resolutie uw documenten zijn gescand.
Readiris 15 - User Guide Om documenten als PDF-documenten op te slaan: • Selecteer PDF in de groep Uitvoer en klik vervolgens op het pijltje omlaag eronder om de instellingen te configureren. Of, als PDF niet weergegeven wordt in de groep Uitvoer, klik op Overige. • Selecteer het gewenste PDF-type in de vervolgkeuzelijst: • Beeld/tekst-PDF (= PDF Searchable Image). Dit bestandstype is het meest gebruikte. Het bevat twee lagen: de herkende tekst en het originele beeld bovenop de tekst.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten Bladwijzers creëren Bladwijzers zijn koppelingen in een PDF-document die inhoudelijke informatie bevatten over het gedeelte waaraan ze zijn gekoppeld. Bladwijzers geven structuur aan uw PDF-documenten. Ze zijn gegroepeerd in het deelvenster Bladwijzers in het deelvenster Navigatie. In Readiris creëert de optie Bladwijzers creëren een bladwijzer voor elke tekstzone, afbeeldingszone en tabelzone in een PDF-bestand.
Comprimeren van PDF-documenten De PDF's die u met Readiris genereert, kunnen hypergecomprimeerd worden met iHQC. iHQC staat voor intelligent High-Quality Compression, de eigen, efficiënte compressietechnologie van I.R.I.S. iHQC is voor afbeeldingen wat MP3 is voor muziek en DivX voor films. Om gecomprimeerde PDF's te genereren: • Selecteer PDF in de groep Uitvoer en klik vervolgens op het pijltje omlaag eronder om de instellingen te configureren.
Gepersonaliseerde compressie (Readiris Corporate) In Readiris Corporate kunt u ook Gepersonaliseerde compressie selecteren. Wanneer u deze optie selecteert, kunt u zelf met een schuifregelaar de verhouding grootte/kwaliteit bepalen. De optie Symbolen comprimeren is standaard ingeschakeld. Deze optie comprimeert tekst in uw documenten. De optie Waveletcompressie is ook standaard ingeschakeld. Deze optie comprimeert afbeeldingen in uw documenten.
Readiris 15 - User Guide • Als u een wachtwoord voor het openen van een document instelt, dan wordt gevraagd dit wachtwoord in te voeren als de PDF-uitvoer geopend wordt. • Als u een machtigingswachtwoord instelt, dan kunnen alleen die handelingen uitgevoerd worden die opgegeven zijn bij de beveiligingsinstellingen. Als u deze instellingen wilt wijzigen, dan moet u het machtigingswachtwoord invoeren.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten Raadpleeg de documentatie van Adobe voor meer informatie over certificaten. Als u een digitale handtekening gebruikt, dan verschijnt deze op het tabblad Handtekeningen van Adobe Acrobat of Adobe Reader. Selecteren van de XPS-opties De documenten die u met Readiris verwerkt kunnen opgeslagen worden als XPS-documenten. Over XPS-documenten XPS staat voor 'XML Paper Specification'. Het is een documentindeling met een vaste opmaak die is ontwikkeld door Microsoft Inc.
De XPS-opties Bladwijzers creëren Bladwijzers zijn koppelingen in een XPS-document die inhoudelijke informatie bevatten over het gedeelte waaraan ze zijn gekoppeld. Bladwijzers geven structuur aan uw XPS-documenten. In Readiris creëert de optie Bladwijzers creëren een bladwijzer voor elke tekstzone, afbeeldingszone en tabelzone in een XPS-bestand. XPS - intelligent High-Quality Compression In Readiris heeft u ook de mogelijkheid om uw XPS-documenten te comprimeren.
Hoofdstuk 8: Opslaan van documenten • Selecteer het gewenste compressieniveau. Voor Level I zijn er twee compressietypes: Goede grootte en Goede kwaliteit. Goede grootte biedt de beste compressie met een minimaal verlies aan beeldkwaliteit. Bij Goede kwaliteit zijn de uitvoerbestanden iets groter maar met een betere beeldkwaliteit. In Readiris Corporate kunt u ook Gepersonaliseerde compressie selecteren.
Hoofdstuk 9: Documenten naar de cloud verzenden De documenten die u met Readiris verwerkt kunnen naar verschillende cloudtoepassingen worden verzonden. Met Readiris Pro kunt u documenten verzenden naar Evernote, Dropbox, Google Drive en box. Met Readiris Corporate kunt u bovendien documenten verzenden naar Microsoft SharePoint, Therefore, IRISNext en FTP. Alvorens u naar de cloud kunt exporteren, moeten de koppelingen worden geconfigureerd.
Readiris 15 - User Guide SharePoint, Therefore, IRISNext • Voer uw Gebruikersnaam en Wachtwoord in. • Geef de SharePoint Server op waarmee verbonden moet worden. • Klik vervolgens op Bladeren. • Selecteer de gewenste map waarnaar geëxporteerd moet worden. • Selecteer indien nodig het Inhoudstype. Opmerking: Als u de optie 'Alvorens te exporteren om bevestiging vragen' aanvinkt, dan moet u iedere keer de exportmap opgeven bij het verwerken van documenten.
Hoofdstuk 9: Documenten naar de cloud verzenden • Vervolgens wordt u gevraagd om uw document een naam te geven. Geef het document een naam en klik op OK om het exporteren te voltooien. Geïndexeerde documenten naar de cloud verzenden (Deze paragraaf is enkel van toepassing voor Readiris Corporate) Bij het verzenden van documenten naar een cloudlocatie detecteert Readiris automatisch of de cloudlocatie verplichte indexvelden heeft die ingevuld moeten worden.
Readiris 15 - User Guide • Klik op Starten om uw documenten te verzenden. De (verplichte) indexvelden worden weergegeven op het tabblad Index. • U kunt nu de indexvelden handmatig invullen, OF • Gebruik maken van de Slepen en neerzetten-herkenningstechnologie van Readiris om ze in te vullen: • 92 o Klik in een veld dat u wilt invullen. o Klik vervolgens op het pictogram Tekst om tekstzones te herkennen of klik op het pictogram Barcode om barcodezones te herkennen.
Vraag en antwoord Hoe configureer ik mijn scanner in Readiris? Om documenten in Readiris te scannen moet uw scanner correct geconfigureerd zijn. Voor u begint met het configureren van de scanner in Readiris: 1. Zorg dat uw scanner op uw computer is aangesloten en ingeschakeld is. Opmerking: De scanner moet fysiek via een USB-kabel met uw computer verbonden zijn.
Readiris 15 - User Guide Nadat u een scannermodel heeft geselecteerd, moet u uw scannerdriver configureren. • Klik op Configureren om uw scannerdriver te selecteren. Als u uw scanner niet terugvindt in de lijst in het venster Bron selecteren, dan is uw scannerdriver niet correct geïnstalleerd. Installeer uw scanner opnieuw voor u Readiris configureert. De scannerdriver vindt u meestal terug op de website van de scannerfabrikant.
Hoe scan ik documenten met meerdere pagina's? Readiris beschikt over een aantal functies waarmee u documenten met meerdere pagina's eenvoudig kunt scannen en verwerken in Readiris. Scannen van documenten met meerdere pagina's op een flatbedscanner • Klik op het pijltje omlaag onder de knop Scannen om naar de Scannerinstellingen te gaan. • Selecteer in het venster Scanner de optie Een volgende pagina scannen na en geef vervolgens op na hoeveel seconden de volgende pagina moet worden gescand.
Hoe kan ik afbeeldingen van een digitale camera verwerken? Readiris gebruikt speciale herkenningsroutines om afbeeldingen van digitale camera's te verwerken. Zorg dat de optie Digitale camera ingeschakeld is wanneer u zulke afbeeldingen verwerkt. De optie Digitale camera kan ingeschakeld worden in de Scannerinstellingen en ook in de opties bij Van bestand. In de scannerinstellingen: • Schakel eerst uw digitale camera in en sluit deze met een USB-kabel aan op uw computer.
Vraag en antwoord • Open geen gecomprimeerde camera-afbeeldingen. • Pas de helderheids- en contrastinstellingen van Readiris aan de omgeving aan (daglicht, kunstlicht, neonlicht). Zie Selecteren van de scannerinstellingen. • Selecteer kleur of grijswaarden als kleurmodus in Readiris. Zie ook Selecteren van de scannerinstellingen. Hoe werkt het herkennen van barcodes? (Deze paragraaf is enkel van toepassing voor Readiris Corporate) Readiris Corporate biedt de mogelijkheid om barcodes te herkennen.
Readiris 15 - User Guide Handmatig herkennen van barcodes: • Scan of open uw document. • Klik op het tabblad Zones. • Klik op het pictogram Barcode en teken een kader rond de barcode. • OF klik met de rechtermuisknop op de barcodezones die ten onrechte als afbeeldingen werden herkend, wijs vervolgens Zone > Type aan en selecteer Streepjescode. • Klik nu op Starten om uw document op te slaan of te verzenden.
Vraag en antwoord Om naar de documentscheidingsopties te gaan: • Klik op de Readiris-knop en klik vervolgens op Geavanceerde instellingen. • Klik op het tabblad Documentverwerking. • Geef aan welke scheidingsmethode u wilt gebruiken: Blanco bladzijden detecteren of Coverbladzijden met een streepjescode detecteren. Als u coverbladzijden met barcodes gebruikt, geef dan op waar precies op de pagina de barcodes zich bevinden, aan de hand van een te lezen zone.
Readiris 15 - User Guide De herkenningsopties Indien uw coverbladzijden met barcodes behalve de barcodes ook andere inhoud bevatten die u in uw uitvoerdocumenten wilt opnemen, selecteer dan de optie Tekst van coverbladzijden in uitvoerbestanden insluiten. De optie Pagina-analyse toepassen op de coverbladzijden deelt de coverbladzijden in herkenningszones in, net als bij gewone pagina's.
Hoe worden batches met afbeeldingsbestanden opgesplitst? (Deze paragraaf is enkel van toepassing voor Readiris Corporate) Wanneer u batches met afbeeldingsbestanden verwerkt en u wilt niet dat Readiris ze converteert naar één uitvoerbestand, dan kunt u ze scheiden met behulp van coverbladzijden. Om dit te doen: • Importeer alle afbeeldingen die u wilt verwerken. • Geef in het deelvenster Bladzijden aan op welke pagina u wilt dat Readiris een nieuw document start: o Selecteer de pagina.
Hoe worden formulieren herkend? Readiris is niet ontworpen om complexe formulieren te herkennen. Readiris herkent documenten door het beeld van teksttekens en cijfers om te zetten in echte tekst en getallen. Formulieren bevatten echter tal van grafische elementen zoals lijnen, vakken, selectievakjes enzovoort, die de taken van Readiris bemoeilijken.
Tip 2 Zorg er bij het scannen van afbeeldingen met een digitale camera voor dat de optie Digitale camera geselecteerd is: • Klik op het pijltje omlaag onder de knop Scannen. • Klik vervolgens op Instelling. • Selecteer de optie Digitale camera. Tip 3 (enkel Readiris Corporate) Zorg ervoor dat u de voorkeur geeft aan Precisie over Snelheid bij het scannen van documenten van lage kwaliteit: • Klik op de uitvouwpijl in de groep Talen. • Beweeg de schuifregelaar naar Precisie.
