Guide Utilisateur
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Table des matières Copyright .............................................................................................. 1 A propos de ce guide ............................................................................ 3 Chapitre 1 Introduction à Cardiris .......................................... 5 Informations générales sur Cardiris ................................... 5 Chapitre 2 Installation de Cardiris...........................................
Table des matières Numérisation de cartes ..................................................... 34 Numérisation de cartes à l'aide des scanners IRISCard ... 37 Numérisation de cartes à l'aide du Gestionnaire de boutons IRISCard........................................................................... 38 Сharger des images des scanners IRIScan et IRISCard Anywhere ......................................................................... 39 Numérisation de cartes à l'aide d'un scanner à plat .........
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Personnalisation des champs de base de données ............ 63 Affectation de catégories aux contacts ............................ 65 Chapitre 7 Organisation des cartes de visite ......................... 69 Affectation d'un statut à une carte .................................... 69 Navigation dans les cartes ................................................ 72 Recherche de cartes de visite ........................................... 74 Recherche et résolution des doublons .
Table des matières vi
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Copyright Cardiris5-dgi-110112-04 Copyright ©1995-2012 I.R.I.S. Tous droits réservés. I.R.I.S. détient les droits d'auteur couvrant le logiciel Cardiris, le système d'aide en ligne et la présente publication. Les informations figurant dans ce document sont la propriété d'I.R.I.S. Elles sont sujettes à modification sans préavis et ne représentent pas un engagement de la part d'I.R.I.S.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur A propos de ce guide Ce guide présente l'ensemble des fonctionnalités disponibles dans Cardiris. Certaines fonctionnalités peuvent être disponibles uniquement dans une version spécifique. Le cas échéant, cela est indiqué.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur CHAPITRE 1 INTRODUCTION À CARDIRIS INFORMATIONS GÉNÉRALES SUR CARDIRIS Introduction Cardiris est une solution de numérisation des cartes de visite et de gestion des contacts très performante. Cet outil de productivité vous permet de numériser les cartes de visite, d'effectuer leur reconnaissance, de les archiver et de les convertir en une base de données d'adresses. Cardiris est capable de traiter les cartes de visite de tous types et formats de 218 pays.
Chapitre 1 – Introduction à Cardiris Les cartes de visite en anglais des pays asiatiques mentionnés cidessus sont prises en charge par la version standard de Cardiris. Si vous devez traiter une carte de visite dans une langue non prise en charge par Cardiris, il faut savoir qu'il vous est toujours possible de numériser l'image de la carte sans en effectuer la reconnaissance OCR puis d'insérer le résultat dans la base de données.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Il est en outre possible de synchroniser la base de données Cardiris avec les contacts stockés sur votre assistant numérique personnel (PDA), votre appareil mobile Windows Mobile, votre iPod Apple, etc. Cardiris Corporate permet d'échanger des données avec Microsoft Dynamics CRM et Salesforce CRM. Scanners pris en charge Cardiris est proposé sous la forme d'un offre groupée avec scanners de cartes de visite dédiés d'I.R.I.S.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur CHAPITRE 2 INSTALLATION DE CARDIRIS CONFIGURATION REQUISE La configuration minimale suivante est nécessaire pour exécuter Cardiris : Processeur Pentium Mémoire RAM de 512 Mo 300 Mo d'espace disque disponible Windows 7, Windows Vista (32 ou 64 bits) ou Windows XP Internet Explorer 5.
Chapitre 3 – Mise en route Insérez le CD-ROM de Cardiris dans le lecteur de CD-ROM et suivez les instructions d'installation qui s'affichent à l'écran. Sélectionnez la langue d'installation et cliquez sur OK. Acceptez les conditions du contrat de licence. Cliquez sur Suivant chaque fois que vous avez défini les options requises dans un écran. Cliquez sur Finir pour terminer l'installation. Le sous-menu I.R.I.S.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Sélectionnez Cardiris dans la liste puis cliquez sur Supprimer. Suivez les instructions qui s'affichent à l'écran. ENREGISTREMENT DU LOGICIEL N'oubliez pas d'enregistrer votre licence Cardiris. Pour enregistrer votre logiciel : Lancez l'Assistant d'enregistrement via le menu S'enregistrer. Suivez les instructions qui s'affichent à l'écran.
Chapitre 3 – Mise en route CHAPITRE 3 MISE EN ROUTE EXÉCUTION DE CARDIRIS Pour exécuter Cardiris : Lancez Cardiris à partir du menu Démarrer de Windows ou double-cliquez sur son raccourci sur le Bureau. Vous êtes invité à enregistrer le logiciel. Cliquez sur Enregistrer maintenant pour lancer l'Assistant d'enregistrement ou cliquez sur Enregistrer plus tard puis sur Annuler pour remettre à plus tard la procédure d'enregistrement.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Pour modifier la langue de l'interface utilisateur : Dans le menu Configuration, cliquez sur Langue interface utilisateur. Sélectionnez la langue de votre choix dans la liste. Vous serez invité à redémarrer le logiciel. DIDACTICIEL La meilleure façon de se familiariser avec Cardiris est de l'utiliser. Ce didacticiel facilite la mise en route.
Chapitre 3 – Mise en route Les premières cartes de la base de données s'affichent. Vous pouvez visualiser leur image et les principaux champs de données. Les cartes affichées présentent des couleurs différentes. Ces couleurs indiquent le statut de chaque carte de visite : o Les nouvelles cartes sont affichées en jaune. Les données qu'elles contiennent n'ont pas encore été vérifiées. o Les cartes indexées apparaissent en vert. Seul le nom de la société a été vérifié.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur En vue Carte, l'image de la carte et tous les champs de données sont affichés. La vue Carte vous permet de vérifier et de modifier éventuellement les informations de la base de données, ainsi que d'ajouter des notes à vos cartes de visite au moyen du champ Notes. En vue Carte, vous pouvez également afficher et/ou numériser la face arrière de vos cartes et afficher et/ou ajouter une photo de votre contact.
Chapitre 3 – Mise en route Pour plus d'informations sur la vue Carte, consultez la section Vue Carte, dans la partie consacrée aux modes de vue. Traitement des cartes de visite exemples Si vous double-cliquez sur l'une des nouvelles cartes (jaunes) de la base de données exemple pour l'afficher en vue Carte, vous constaterez que les champs de données sont vides.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Vérifiez les résultats obtenus. Si nécessaire, modifiez manuellement les résultats de la reconnaissance. Vous pouvez réorganiser rapidement les données pour les placer dans les champs adéquats par un simple couper-coller ou glisser-déposer. Pour faire glisser des données vers un autre champ, dessinez un cadre autour des données à déplacer, maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé et faites glisser le texte vers le champ approprié.
Chapitre 3 – Mise en route La carte peut désormais être enregistrée dans la base de données et consultée, imprimée, exportée, etc. Pour plus d'informations sur le statut des cartes, consultez la section Affectation d'un statut à une carte. Cliquez sur les boutons de navigation de la barre d'outils pour afficher d'autres cartes en vue Carte. Numérisation de nouvelles cartes Si vous voulez numériser de nouvelles cartes de visite, il est recommandé de créer une nouvelle base de données.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Sélectionnez votre scanner dans la liste et cliquez sur Suivant. Un écran de configuration s'affiche. En fonction du type de scanner sélectionné, vous pouvez déterminer le modèle de scanner et sa source, la taille du papier, la résolution, le type d'image, etc. Notez que ce n'est pas le cas si vous avez sélectionné un scanner IRIScan. Ce scanner peut être configuré après que vous avez cliqué sur le bouton Numériser.
Chapitre 3 – Mise en route Utilisation directe des contacts Il est possible d'utiliser directement les contacts stockés dans Cardiris. Par exemple, vous pouvez les contacter par e-mail, visiter leur site Web, leur téléphoner avec Skype, obtenir l'itinéraire pour vous rendre jusqu'à eux, etc. Double-cliquez sur la carte que Cardiris a soumis au processus de reconnaissance pour l'afficher en vue Carte. Pour effectuer les actions précitées, cliquez sur les liens et icônes correspondants.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Ces options permettent d'exécuter des recherches sur un ou plusieurs champs de données. Notez que, lors des recherches avancées, Cardiris recherche les cartes débutant par une chaîne de caractères spécifiée et non celles qui contiennent cette chaîne. Pour faire réapparaître la totalité des cartes après une recherche, cliquez sur le bouton Toutes les cartes.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur CHAPITRE 4 MODES DE VUE VUE ALBUM Lorsque vous ouvrez Cardiris, la dernière base de données ouverte s'affiche en vue Album. La vue Album est le mode de vue par défaut. Elle affiche vos cartes de visite sous la forme d'une présentation en album. Cette vue répertorie les principaux champs de données : nom de la société, prénom, nom, fonction et adresse e-mail.
Chapitre 4 – Mode de vue Ordre de tri Les contacts sont triés par ordre alphabétique d'abord par nom de société, ensuite par nom. Si aucun nom de n'est disponible, les contacts sont triés par ordre chronologique, en fonction de la date de numérisation. Navigation Appuyez sur les touches fléchées du clavier pour vous déplacer entre les cartes. Vous pouvez également utiliser les boutons de navigation de la barre d'outils principale.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Vous pouvez également sélectionner une plage de cartes contigües en cliquant sur la première carte puis, tout maintenant la touche Maj enfoncée, sur la dernière carte de la plage. Pour sélectionner toutes les cartes, cliquez sur Sélectionner tout dans le menu Edition. Vous pouvez également appuyer sur Ctrl+A.
Chapitre 4 – Mode de vue Champs de données En vue Carte, l'image de la carte et tous les champs de données sont affichés. Les données contenues dans la carte peuvent être modifiées de différentes façons. Consultez la section Modification des résultats de la reconnaissance. Les champs de données standard peuvent être complétés par des champs personnalisés et des catégories. Consultez respectivement les sections Personnalisation des champs de base de données et Affectation de catégories aux contacts.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Cardiris prend en charge les images en noir et blanc, en couleur et en niveaux de gris. Onglets Verso et Photo. L'onglet Verso vous permet d'ajouter les images de la face arrière d'une carte de visite à votre contact. Consultez la section Numérisation de la face arrière d'une carte. L'onglet Photo permet d'ajouter une photo à votre contact. Consultez la section Numérisation d'une photo d'un contact.
Chapitre 4 – Mode de vue Conseil : vous pouvez également faire glisser du texte vers d'autres applications à partir de Cardiris. Cliquez sur les boutons Carte entière et Pleine largeur pour afficher respectivement la totalité de la carte de visite et toute sa largeur. Utilisez les boutons de rotation pour corriger l'orientation de vos cartes de visite si nécessaire.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Lorsque le verso d'une carte a été ajouté, la miniature du verso change de forme. Cliquez sur le bouton représentant une photo pour acquérir ou ouvrir une photo de votre contact et l'ajouter à la base de données. Lorsqu'une photo a été ajoutée au contact, elle s'affiche sous la forme d'une miniature de photo dans la barre de boutons.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur CHAPITRE 5 NUMÉRISATION DE CARTES DÉFINITION DES PARAMÈTRES DU SCANNER Avant de vous atteler à la numérisation de cartes de visite avec Cardiris, assurez-vous que votre scanner est branché à votre ordinateur et correctement configuré. Pour configurer votre scanner : Dans le menu Configuration, cliquez sur la commande Numériseur. Une liste des scanners de cartes de visite disponibles s'affiche. Sélectionnez votre scanner dans la liste et cliquez sur Suivant.
Chapitre 5 – Numérisation de cartes Remarque : il est recommandé de sélectionner une résolution de 400 ppp pour une numérisation optimale des cartes de visite. Cardiris numérise les cartes de visite en orientation paysage et portrait. Notez toutefois que la numérisation est plus rapide avec les cartes de visite en orientation paysage. o Si vous voulez numériser les faces avant et arrière des cartes, sélectionnez l'option Numériser recto-verso. Le mode de numérisation recto-verso est alors activé.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur o Sélectionnez votre modèle de scanner et indiquez sa source. o Sélectionnez le format, la résolution et le type d'image appropriés. Remarque : il est recommandé de sélectionner une résolution de 400 ppp pour une numérisation optimale des cartes de visite. o Si votre scanner est équipé d'un chargeur de documents, sélectionnez l'option ADF (alimentation automatique de documents). o Sélectionnez Numérisation recto-verso pour activer cette fonction.
Chapitre 5 – Numérisation de cartes NUMÉRISATION DE CARTES Cardiris vous permet soit de numériser des cartes de visite, soit d'ouvrir des fichiers image existants. Cardiris est compatible avec la norme Twain et prend en charge un large éventail de scanners de cartes de visite dédiés, de scanners à plat et de périphériques tout-en-un ou périphériques multifonctions.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Paramètres de numérisation Lors de la numérisation de cartes de visite, Cardiris peut appliquer différents paramètres de numérisation. Les paramètres de numérisation sont disponibles dans le menu Configuration. Remarque : il ne faut pas confondre les paramètres de numérisation avec les paramètres du scanner. Plusieurs paramètres de numérisation sont appliqués par défaut : Cardiris détecte l'orientation du texte.
Chapitre 5 – Numérisation de cartes détourage dans la barre de boutons et déplacez les cadres pour définir la taille voulue. Ensuite, cliquez sur la commande Détourer. L'option ViewGray garantit la lisibilité optimale des cartes de visite numérisées en noir et blanc. En plus des paramètres ci-dessus appliqués par défaut, Cardiris peut également effectuer les opérations suivantes : Détecter les cartes dans l'image. Utilisez cette option si vous utilisez un scanner à plat.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Reconnaître le verso après le recto Lorsque cette option est activée, vous pouvez également reconnaître le verso des cartes après avoir reconnu le recto. Cette option est utile lorsqu'elle est employée conjointement avec l'option Numériser et reconnaître lors de la numérisation de cartes à double face. De cette façon, vous pouvez numériser et reconnaître le recto puis être invité à faire de même pour le verso.
Chapitre 5 – Numérisation de cartes Ensuite, cliquez sur Réinitialiser l'étalonnage dans la fenêtre qui s'affiche. La prochaine fois que vous cliquerez sur le bouton Numériser, vous serez invité à recalibrer votre scanner IRISCard. Il est recommandé de recalibrer régulièrement votre scanner IRISCard. Pour plus d'informations sur les paramètres du scanner et les paramètres de numérisation, consultez respectivement les sections Définition des paramètres du scanner et Numérisation de cartes.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Bouton de gauche En cliquant sur le bouton de gauche de votre scanner, vous pouvez soit envoyer les images de vos cartes de visite par e-mail, soit les enregistrer sous la forme de fichiers image. Si vous sélectionnez l'envoi par e-mail et cliquez sur le bouton de gauche du scanner, Cardiris ouvre un nouvel e-mail dans votre logiciel de messagerie par défaut et y ajoute l'image de la carte de visite en tant que pièce jointe.
Chapitre 5 – Numérisation de cartes Opération Si vous désirez utiliser un périphérique de stockage externe (carte mémoire SD ou clé USB) pour enregistrer vos documents numérisés, insérez-le dans le scanner. Numérisez vos cartes de visite avec votre scanner IRIScan Anywhere ou votre scanner IRISCard Anywhere.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Charger les images plus tard Pour charger les images plus tard, cliquez sur la flèche vers le bas, située à droite du bouton Numériser. Sélectionnez ensuite Charger. Le bouton Charger s'affichera dans la barre d'outils principale. Cliquez sur le bouton Charger et cherchez les images que vous voulez charger.
Chapitre 5 – Numérisation de cartes dans le plateau, et Cardiris scindera l'image en plusieurs cartes de visite, en éliminant les bordures noires ou blanches superflues. Procédure Cliquez sur la commande Détecter les cartes dans l'image du menu Configuration. Si vous avez oublié d'activer cette fonction, cliquez sur Extraire la(es) carte(s) dans le menu Action. Placez les cartes dans le plateau de votre scanner.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Cliquez sur le bouton Numériser dans la barre d'outils principale. L'image sera divisée en plusieurs cartes de visite. NUMÉRISATION DES CARTES PAR LOT Cardiris est capable de traiter des lots volumineux de cartes et prend en charge les scanners équipés d'un chargeur automatique de documents.
Chapitre 5 – Numérisation de cartes Si vous utilisez IRISCard Pro ou IRISCard Mini pour numériser des lots de cartes, aucune option spéciale ne doit être sélectionnée. Cliquez simplement sur le bouton Numériser une seule fois. Après que la première carte a été numérisée, vous serez invité à insérer la suivante. Cardiris traite les cartes l'une après l'autre. Conseil : les cartes que vous numérisez en lot peuvent également être soumises à la reconnaissance en lot. Cliquez sur OCR en lot dans le menu Action.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur La barre d'outils Cardiris s'affiche. Sélectionnez le pays correct dans la liste déroulante et cliquez sur le bouton Cardiris pour numériser vos cartes de visite. Assurez-vous que votre scanner est branché à votre PC et configuré correctement. Si vous utilisez IRISCard, vous êtes invité à insérer vos cartes dans le scanner. Cardiris effectue la reconnaissance des cartes de visite, ouvre un formulaire de contact Outlook et complète les champs reconnus.
Chapitre 5 – Numérisation de cartes privés, des logos, etc. Cardiris vous permet de numériser les versos des cartes afin d'ajouter ces informations à la base de données. Pour numériser la face arrière d'une carte : Commencez par numériser le recto de la carte en cliquant sur le bouton Numériser. Ensuite, cliquez sur Numériser la face arrière dans le menu Action. Vous êtes invité à insérer une carte. Vous pouvez également cliquer sur l'onglet Verso puis à l'intérieur de l'image grisée.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Si vous souhaitez également reconnaître le verso : dans l'onglet Verso, cliquez sur Reconnaître dans la barre d'outils principale. Les informations sont extraites du verso et ajoutée aux champs de la base de données appropriés. Notez que les informations extraites du verso des cartes ne remplacent pas les informations du recto mais les complètent.
Chapitre 5 – Numérisation de cartes Pour activer la numérisation recto-verso : Dans le menu Configuration, cliquez sur Numériseur. Sélectionnez votre scanner et activez l'option Numérisation recto-verso dans l'écran de configuration. Cliquez ensuite sur le bouton Numériser dans la barre d'outils principale. NUMÉRISATION D'UNE PHOTO D'UN CONTACT En regard de l'image de la carte, vous pouvez ajouter une photo de votre contact dans la base de données Cardiris.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Conseil : évitez de charger des photos trop volumineuses. Une résolution de 75 ppp est suffisante pour l'affichage à l'écran. Lorsqu'une photo a été ajoutée au contact, elle s'affiche sous la forme d'une miniature de photo dans la barre de boutons.
Chapitre 5 – Numérisation de cartes Pour ajouter des notes automatiques aux cartes : Dans le menu Carte, cliquez sur Note automatique. Sélectionnez Insérer cette note automatique et tapez le texte à ajouter. Le texte que vous entrez sera ajouté au champ Notes de toutes les cartes que vous numériserez. Pour désactiver cette option, cliquez sur Pas de note automatique. Vous pouvez également ajouter manuellement des notes aux cartes.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Toute carte ajoutée manuellement à la base de données possède le statut Vérifiée, dans la mesure où vous êtes censé avoir saisi les informations correctes. Pour ajouter ultérieurement l'image du recto, l'image du verso ou la photo à la carte : Cliquez sur les onglets Recto, Verso ou Photo, puis cliquez à l'intérieur de l'image grisée. Cliquez ensuite sur Acquérir pour procéder à la numérisation ou sur Lire une image pour ouvrir un fichier d'image existant.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur CHAPITRE 6 RECONNAISSANCE DES CARTES DE VISITE SÉLECTION DU STYLE DE CARTE Cardiris utilise l'analyse des champs pour affecter les données des cartes de visite aux champs de base de données adéquats. La technologie d'analyse des champs est entre autres basée sur le style, ou la mise en page, des cartes de visite. Chaque pays utilise son propre style en matière de présentation professionnelle.
Chapitre 6 – Reconnaissance des cartes de visite Notez que vous ne pouvez sélectionner qu'un seul style de carte à la fois. Conseil : organisez vos cartes de visite par pays lors de la numérisation. De cette façon, vous pourrez leur appliquer l'OCR en lot par la suite. RECONNAISSANCE DES CARTES Dès que vous avez numérisé vos cartes et sélectionné le style de carte correct, vous pouvez exécuter la reconnaissance de vos cartes de visite.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Toutes les données que Cardiris ne parvient à attribuer à aucun champ de données sont placées dans le champ Extra. Les caractères non reconnus sont représentés par le symbole tilde (« ~ »). Les résultats de la reconnaissance peuvent être modifiés de différentes façons. Consultez la section Modification des résultats de la reconnaissance.
Chapitre 6 – Reconnaissance des cartes de visite RECONNAISSANCE DES CARTES PAR LOT Lors de la numérisation de lots de cartes, il peut être utile d'effectuer une reconnaissance par lot, au lieu d'exécuter la procédure une carte à la fois. Cette manière de procéder réduit considérablement le temps de traitement. Pour effectuer la reconnaissance d'un lot de cartes : Triez toutes les cartes à traiter par pays et numérisez-les.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Il vous est également possible d'exécuter la reconnaissance OCR en lot sur une sélection de cartes : Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur une sélection de cartes en vue Album et cliquez sur la commande OCR en lot dans le menu Action. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la sélection puis cliquer sur Reconnaître dans le menu contextuel.
Chapitre 6 – Reconnaissance des cartes de visite Cliquez ensuite sur Reconnaître dans la barre d'outils principale. Cardiris reconnaît d'abord le recto des cartes puis ajoute ces données aux champs de la base de données. Ensuite, il reconnaît le verso et ajoute les informations supplémentaires. Conseil : si vous avez numérisé un recto comme un verso ou inversement, cliquez sur l'icône Permuter sous l'image de la carte (dans le vue Carte). Les images recto et verso sont permutées.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Vous pouvez déplacer les données d'un champ à l'autre en les sélectionnant et en les faisant glisser vers le champ cible. Vous pouvez également utiliser la fonction couper-coller pour déplacer les données. Cliquez avec le bouton droit sur les champs de base de données pour afficher des commandes d'édition très pratiques. Toutes les modifications apportées aux résultats de la reconnaissance sont enregistrées automatiquement.
Chapitre 6 – Reconnaissance des cartes de visite Dessinez un cadre autour du texte à ajouter et faites glisser ce cadre vers le champ de base de données adéquat. OCR à la volée Vous pouvez également ajouter aux champs de base de données corrects toute donnée que Cardiris n'est pas parvenu à extraire d'une carte de visite et ce, au moyen de la fonction OCR à la volée : Cliquez à l'intérieur du champ de données dans lequel vous voulez insérer les données.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur binarisées, puis leur applique la reconnaissance OCR. Lorsque vous ouvrez ou numérisez des images en couleurs ou en niveaux de gris très claires ou très foncées, il est parfois nécessaire d'ajuster ces images binarisées avant de procéder à leur reconnaissance afin d'obtenir des résultats d'OCR satisfaisants. Procédure Numérisez la carte à laquelle appliquer la reconnaissance. Cliquez sur le bouton Ajustement de l'image dans la barre de boutons.
Chapitre 6 – Reconnaissance des cartes de visite Options d'ajustement : Lissage o Sélectionnez Lisser pour obtenir une image plus homogène. Grâce à cette option, qui lisse les différences d'intensité, les images en couleurs et en niveaux de gris sont plus uniformes. En conséquence, le contraste est plus marqué entre l'avant-plan (texte) et l'arrière-plan (illustration). Remarque : le lissage représente parfois la seule manière de distinguer le texte d'un arrière-plan coloré.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Cliquez sur Aperçu pour afficher un aperçu des résultats. Si les résultats sont satisfaisants, cliquez sur OK. Dans le cas contraire, modifiez à nouveau les paramètres. Cliquez ensuite sur Reconnaître pour lancer la reconnaissance de la carte. PERSONNALISATION DES CHAMPS DE BASE DE DONNÉES Lors de la reconnaissance des cartes de visite, Cardiris extrait les données des cartes et les affecte à divers champs de données standard.
Chapitre 6 – Reconnaissance des cartes de visite Remarque : n'utilisez pas de points-virgules (;) ni de barres verticales (|) dans les noms de champs personnalisés ni dans leur contenu. Ces caractères sont interdits. Ensuite, cliquez sur OK pour confirmer. Les champs personnalisés sont ajoutés aux champs de base de données standard. Le contenu d'un champ personnalisé peut être modifié et faire l'objet d'une recherche à l'instar de tout autre champ normal.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Lors de l'exportation de champs personnalisés vers Salesforce CRM, les champs personnalisés sont ajoutés au champ Description dans Salesforce. Remarque : les champs personnalisés font partie intrinsèque des bases de données Cardiris. Si vous fusionnez deux bases de données, les champs personnalisés des deux bases de données s'additionnent. En d'autres termes, la base de données fusionnée contiendra les champs personnalisés des première et seconde bases de données.
Chapitre 6 – Reconnaissance des cartes de visite Il est possible d'ajouter un nombre illimité de catégories à cette liste de catégories standard : cliquez pour cela sur Edition puis sur Ajouter et ajoutez les catégories voulues. Remarque : n'utilisez pas de points-virgules (;) ni de barres verticales (|) dans les noms de catégorie. Ces caractères sont interdits. Les catégories peuvent également être exportées. Elles peuvent être exportées sous la forme de fichiers .cvs, .xml, .
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur ajoutées au champ Notes dans CRM 3, 4 et 2011 Server et à la section Notes et Activités dans CRM Online. Lors de l'exportation de champs personnalisés vers Salesforce CRM, les champs personnalisés sont ajoutés au champ Description dans Salesforce.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur CHAPITRE 7 ORGANISATION DES CARTES DE VISITE AFFECTATION D'UN STATUT À UNE CARTE Lorsque vous ouvrez la base de données exemple, qui se trouve dans le dossier d'installation de Cardiris, vous pouvez constater que les cartes de cette base de données sont assorties de leur propre code de couleurs. Les cartes peuvent être jaunes, vertes ou bleues. Ces couleurs indiquent l'état de la carte : Les cartes jaunes sont les nouvelles cartes.
Chapitre 7 – Organisation des cartes de visite Pour affecter un autre statut à une carte : Double-cliquez sur la carte pour l'afficher en vue Carte. Vérifiez les résultats de la reconnaissance et modifiez-les si nécessaire. Cliquez sur les boutons de statut dans la partie inférieure droite de l'interface : N(ouvelle), I(ndexée), V(érifiée). Vous pouvez également utiliser les touches de fonction F10, F11 et F12 du clavier.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur La barre de statut au bas des fenêtres indique les types de cartes affichées. En fonction des types de cartes affichées, la base de données Cardiris apparaîtra dans une couleur différente. Dans l'image ci-après, Cardiris n'affiche que les cartes vérifiées. S'il n'y a aucune carte à afficher : o La fenêtre d'application reste vide et la barre de statut indique qu'il n'y a pas de carte à afficher (vue Album).
Chapitre 7 – Organisation des cartes de visite Pour faire réapparaître la totalité des cartes, cliquez sur le bouton Toutes les cartes. Remarques : Lors de l'exportation de cartes vers d'autres applications, veillez à n'exporter que des cartes vérifiées. Vous aurez ainsi la garantie que seules des informations ayant été contrôlées sont exportées. Quand vous résolvez les doublons dans Cardiris, les cartes que vous fusionnez automatiquement prennent le statut Vérifiée.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur En vue Album, appuyez sur Début pour accéder à la première carte et sur Fin pour accéder à la dernière carte. En vue Album, vous pouvez également naviguer parmi les cartes en cliquant sur les boutons représentant des lettres. Exemple : si vous cliquez sur le bouton affichant un « G », le curseur se déplace sur la première carte dont le nom de la société débute par la lettre « G ».
Chapitre 7 – Organisation des cartes de visite RECHERCHE DE CARTES DE VISITE Cardiris propose deux fonctions de recherche permettant de rechercher rapidement et efficacement des cartes de visite : les recherches en texte libre exécutées au moyen du champ de recherche ; les recherches avancées à l'aide de la commande Recherche avancée.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur L'image de carte est vide, aucun champ de données n'est complété et le statut de la carte est grisé. (Vue Carte) Vous pouvez avoir recours à des opérateurs logiques comme OR et AND ainsi qu'à des guillemets pour élargir la recherche. Pour afficher à nouveau toutes les cartes après une recherche, effacez le mot clé et appuyez sur Entrée ou cliquez sur le bouton Toutes les cartes dans la barre de boutons.
Chapitre 7 – Organisation des cartes de visite Conseil : vous pouvez insérer des opérateurs logiques comme OR et AND ainsi que des guillemets dans les champs de recherche. Déterminez l'ordre de tri dans lequel vous souhaitez afficher les résultats de la recherche. Saisissez le texte à rechercher dans les champs de recherche et cliquez sur OK. Cardiris affiche toutes les cartes correspondant aux critères de recherche.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur RECHERCHE ET RÉSOLUTION DES DOUBLONS Cardiris est une solution complète de gestion de bases de données de cartes. Il vous permet d'importer des cartes de visite à partir d'autres bases de données et de les exporter vers d'autres bases de données, de synchroniser des bases de données complètes, etc. Pour éviter de polluer votre base de données avec des cartes en double ou des informations obsolètes, Cardiris propose une fonction de gestion des doublons très pratique.
Chapitre 7 – Organisation des cartes de visite Ensuite, cliquez sur le bouton Rechercher les doublons. Cardiris affiche une liste des contacts en double (en indiquant entre parenthèses le nombre de doublons détectés par carte). Double-cliquez sur un des doublons pour afficher ses informations en détail. Les données de carte sont réparties dans quatre onglets. Les onglets marqués en rouge exigent une attention.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur informations figurant dans les onglets non marqués ont été traitées automatiquement par Cardiris. Onglet Données et onglet Champs personnalisés Cliquez sur l'onglet Données pour accéder aux informations des champs personnalisés. Les informations ci-dessous s'appliquent également à l'onglet Champs personnalisés.
Chapitre 7 – Organisation des cartes de visite double. Cardiris sélectionne alors les données les plus récentes et les ajoute à la carte fusionnée. Remarque : les informations du champ Notes ne génèrent jamais de conflit. Toutes les informations contenues dans un champ Notes sont insérées dans la carte fusionnée, en plus des données et des date et heure auxquelles les informations ont été ajoutées.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Si vous avez sélectionné une image incorrecte, double-cliquez sur l'image brouillée pour la déplacer vers la carte fusionnée. Remarque : les images figurant dans l'onglet sont expressément affichées en taille réduite. Pour effectuer un zoom avant sur une image, cliquez sur celle-ci avec le bouton droit. Pour fermer la fenêtre de zoom, cliquez à nouveau avec le bouton droit.
Chapitre 7 – Organisation des cartes de visite Les catégories qui ont été déplacées vers la carte fusionnée sont marquées d'un V vert, et celles qui ne l'ont pas été, d'un X rouge. Pour ajouter des catégories à la carte fusionnée, double-cliquez sur le signe X rouge. Pour les supprimer, double-cliquez sur leur signe V vert. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Compléter automatiquement pour que Cardiris fusionne les catégories en double.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Ouverture et enregistrement de bases de données Cardiris ouvre toujours la dernière base de données à laquelle vous avez accédé. Toutes les modifications apportées à une base de données sont enregistrées automatiquement. Il n'est pas nécessaire de cliquer sur un bouton Enregistrer. Pour ouvrir une autre base de données, cliquez sur la commande Ouvrir dans le menu Fichier.
Chapitre 7 – Organisation des cartes de visite Cliquez sur Enregistrer sous dans le menu Fichier et enregistrez la base de données sous la forme d'un fichier .c5d (fichier de base de données). Copiez le fichier de base de données vers un autre emplacement dans l'Explorateur Windows. Duplication de contacts Vous pouvez également transférer des contacts sélectionnés vers une autre base de données Cardiris, au lieu de dupliquer des bases de données complètes.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Importez les contacts de la précédente version de Cardiris (3.x ou 4.x) dans une base de données vide. Pour ce faire, procédez comme suit : o Cliquez sur Exporter dans la barre d'outils principale, puis cliquez sur le bouton Importer. o Sélectionnez la version de Cardiris à partir de laquelle vous voulez importer des contacts et cliquez sur Importer. o Sélectionnez le fichier de base de données de votre choix et cliquez sur Ouvrir.
Chapitre 7 – Organisation des cartes de visite SUPPRESSION DE CARTES Il est possible de supprimer des cartes d'une base de données de diverses façons. Pour supprimer des cartes : Sélectionnez une ou plusieurs cartes. Cliquez dessus avec le bouton droit et cliquez sur Supprimer la(es) carte(s). Cliquez sur la commande Supprimer la(es) carte(s) du menu Edition. Appuyez sur la touche Suppr.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur CHAPITRE 8 EXPORTATION DE CONTACTS EXPORTATION DE CARTES DE VISITE Les contacts de votre base de données Cardiris peuvent être exportés vers de nombreuses applications externes.
Chapitre 8 – Exportation de contacts Pour en savoir plus, consultez les sections Exportation des contacts vers Microsoft Dynamics CRM et Exportation des contacts vers Salesforce CRM. Pour exporter des contacts à partir de Cardiris : Sélectionnez les cartes à exporter. Plusieurs méthodes sont possibles : o Maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les cartes à sélectionner.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Une fois l'exportation configurée, cliquez sur OK pour confirmer. Vos contacts seront enregistrés dans l'application et au format d'exportation sélectionnés. Ouvrez l'application pour vérifier les résultats. Conseil : vous pouvez également accéder aux options d'exportation en cliquant avec le bouton droit sur une carte ou sur une sélection de cartes, puis en cliquant sur Exporter.
Chapitre 8 – Exportation de contacts Pour exporter des cartes de visite vers les Contacts Windows : Sélectionnez les cartes à exporter. Cliquez sur Exporter dans la barre d'outils principale et sélectionnez Contacts Windows dans la liste. Ensuite, cliquez sur Exporter. Vos contacts sont ajoutés au dossier Contacts Windows. Le dossier Contacts figure sous C:\Users\YourAccount\Contacts. Double-cliquez sur les contacts pour afficher les informations.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Conseil : vous pouvez également taper « wab.exe » dans le champ Rechercher pour localiser le dossier Contacts.
Chapitre 8 – Exportation de contacts l'application Contacts Windows depuis Windows Vista. Consultez la rubrique Exportation des contacts vers les Contacts Windows si vous souhaitez exporter des contacts vers l'application Contacts Windows. Pour exporter des cartes de visite vers le Carnet d'adresses Windows : Sélectionnez les cartes à exporter. Cliquez sur Exporter dans la barre d'outils principale et sélectionnez Microsoft Outlook Express dans la liste.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur EXPORTATION VERS LES TERMINAUX APPLE Les contacts que vous créez avec Cardiris peuvent être exportés vers vos terminaux Apple via iTunes. Il vous suffit d'exporter d'abord vos contacts vers l'application Contacts Windows ou Carnet d'adresses Windows puis de configurer iTunes afin qu'il se synchronise avec l'une des deux applications susmentionnées. Les contacts de Cardiris sont ajoutés à l'application Contacts de votre terminal Apple.
Chapitre 8 – Exportation de contacts Si iTunes n'est pas installé sur votre ordinateur, cliquez ici pour accéder à la page de téléchargement. Connectez votre terminal Apple à votre ordinateur. Lorsque votre terminal apparaît dans la liste affichée à gauche dans la fenêtre iTunes (sous Appareils), sélectionnez-le. En haut de la fenêtre, cliquez sur Infos. Cochez l'option Synchroniser les contacts avec, puis sélectionnez Outlook ou Windows Contacts dans la liste.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Les contacts de Cardiris sont ajoutés à l'application Contacts de votre terminal Apple. EXPORTATION VERS L'APPLICATION CONTACTS GOOGLE Les contacts que vous créez avec Cardiris peuvent être exportés vers la section Contacts Google de votre compte gmail. Remarque : vous avez besoin d'un compte Google pour exporter les contacts vers l'application Contacts Google. Pour exporter des contacts vers l'application Contacts Google : Sélectionnez les cartes à exporter.
Chapitre 8 – Exportation de contacts Ensuite, cliquez sur Configurer dans le bas de la fenêtre. Entrez les informations d'identification de votre compte Google puis cliquez sur OK. Ensuite, cliquez sur Exporter pour exporter les cartes. Un groupe Cardiris contenant vos contacts sera ajouté à la section Contacts de votre compte gmail. Remarque : si vos contacts contiennent des catégories, un groupe distinct sera également créé, en fonction du champ personnalisé.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Tous les champs de la base de données de Cardiris, y compris les champs personnalisés que vous avez créés, sont inclus dans chaque contact Google. Conseil : vous pouvez également déplacer les contacts vers l'application autonome Contacts Google. Pour ce faire, sélectionnez les contacts et cliquez sur Groupes > Mes contacts > Appliquer.
Chapitre 8 – Exportation de contacts EXPORTATION VERS MICROSOFT DYNAMICS CRM Cardiris Corporate permet d'exporter des contacts vers Microsoft Dynamics CRM. Microsoft Dynamics CRM est un système de gestion de la relation client (CRM, Customer Relationship Management) qui permet à votre entreprise de gérer efficacement les clients tout au long du processus de vente.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Remarque : pour que Cardiris Corporate interagisse correctement avec Microsoft Dynamics CRM, les administrateurs du système CRM doivent configurer correctement le connecteur CRM Cardiris ainsi que les serveurs CRM. Pour savoir comment procéder, les administrateurs doivent se référer au guide de l'administrateur (Administrator Guide) dans le dossier d'installation Cardiris\Doc\Eng. Cardiris Corporate prend en charge Microsoft Dynamics CRM 3.0 et Microsoft Dynamics CRM 4.
Chapitre 8 – Exportation de contacts Sélectionnez Microsoft Dynamics CRM dans la liste des applications disponibles pour l'exportation. µ Cliquez sur Exporter pour exporter vos contacts vers Microsoft Dynamics CRM. Remarque : pour parvenir à se connecter, l'ordinateur client exécutant l'application Cardiris doit résider dans le même domaine que le serveur CRM. Notez que le bouton Configurer est désactivé.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur noms de société, prénoms et noms ; noms et prénoms ; prénoms ; noms ; adresses e-mail. L'utilisateur doit définir les critères de recherche dans la liste déroulante. Sélectionnez les critères de recherche de votre choix et cliquez sur Rechercher les doublons. Cardiris commence à rechercher les doublons et affiche les doublons non résolus, le cas échéant.
Chapitre 8 – Exportation de contacts Si des cartes en double sont détectées au sein de la base de données CRM elle-même, un message d'avertissement s'affiche. Ces doublons doivent être résolus manuellement dans l'application CRM avant de pouvoir relancer la procédure d'exportation pour ces cartes. Cardiris poursuit l'exportation des autres cartes. Double-cliquez sur n'importe quel doublon de la liste pour comparer les informations de contact.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Les informations qui ne correspondent pas s'affichent en rouge. Déterminez les données que vous souhaitez ajouter à la carte fusionnée et, à cette fin, double-cliquez sur les champs nécessaires. Vous pouvez également cliquer sur l'option Compléter automatiquement pour que Cardiris s'en charge à votre place. Cardiris utilise alors les données les plus récentes et les ajoute à la carte fusionnée.
Chapitre 8 – Exportation de contacts EXPORTATION VERS SALESFORCE CRM Cardiris Corporate vous permet d'exporter des contacts vers Salesforce CRM. Pour ce faire, vous avez besoin d'un compte Salesforce de type Enterprise, Unlimited ou Developer. Il n'est pas possible d'exporter des contacts vers les autres types de comptes Salesforce. Pour que Cardiris interagisse correctement avec Salesforce CRM, les administrateurs du système CRM doivent configurer le connecteur CRM de Cardiris.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Cliquez sur Exporter pour exporter vos contacts vers Salesforce CRM. Notez que le bouton Configurer est désactivé. Seuls les administrateurs CRM disposent des droits nécessaires pour modifier la configuration CRM. Notez aussi que vous avez besoin de droits d'accès à l'API Salesforce pour exporter des contacts vers Salesforce. Si ce n'est pas le cas, contactez votre administrateur Salesforce CRM.
Chapitre 8 – Exportation de contacts IMPRESSION DE CARTES DE VISITE Si vous voulez imprimer des contacts, cliquez sur la commande Imprimer dans le menu Fichier. Cardiris peut imprimer vos contacts sous la forme d'une liste ou n'imprimer que leurs étiquettes. Pour imprimer des cartes de visite : Dans le menu Fichier, pointez sur Imprimer. Ensuite, sélectionnez soit des étiquettes, soit une liste.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Une fenêtre de configuration s'ouvre pour vous permettre de définir le type d'étiquette, l'ordre des champs, la police et la configuration de l'imprimante. Type d'étiquette Tous les types d'étiquettes standard (Avery et NEBS) sont pris en charge. Ordre des champs Cliquez sur Ordre des champs pour choisir les champs de données à inclure ou exclure et déterminer leur ordre de tri.
Chapitre 8 – Exportation de contacts Quand vous voulez imprimez vos images de cartes, exportez vos cartes sous la forme d'images de cartes de visite au forme JPEG ou TIFF. Ensuite, utilisez votre logiciel d'imagerie pour ouvrir et imprimer les fichiers image. Pour plus d'informations, consultez la section Exportation de cartes de visite.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur CHAPITRE 9 IMPORTATION DE CONTACTS Non seulement Cardiris vous permet d'exporter vos contacts vers des applications externes, mais vous pouvez aussi importer des contacts à partir d'autres gestionnaires de contacts vers Cardiris. Pour importer des contacts : Cliquez sur Importer, exporter et synchroniser dans le menu Fichier. Cliquez sur l'onglet Importer et sélectionnez le format d'importation ou l'application source dans la liste.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur CHAPITRE 10 SYNCHRONISATION DE BASES DE DONNÉES Si vous utilisez d'autres gestionnaires de contacts en plus de Cardiris et que vous importez et exportez souvent des contacts d'une base de données dans une autre, il est utile de synchroniser vos bases de données de contacts régulièrement. Pour synchroniser des bases de données avec Cardiris : Cliquez sur Importer, exporter et synchroniser dans le menu Fichier.
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur INDEX A Applications de gestion de la relation client (CRM) ........6, 87 Acquérir .......................... 45, 48 Assistance .............................11 Carte de visite ................... 50 Assistance produits ...............11 Image de verso .................. 45 B Photo ................................. 48 Barre de boutons ...................27 Actions automatiques ........... 29 Base de données exemple .....13 ADF ......................................
Index Cartes de visite asiatiques ....... 5 Détection de l'orientation du texte .......................................35 Cartes en orientation paysage .............................................. 32 Détourage ........................28, 35 Cartes en orientation portrait 32 Détourage manuel .................28 Cartes indexées ..................... 69 Didacticiel .............................13 Cartes vérifiées ..................... 69 Distribution de contacts par email ..........................
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur G Lire une image ................45, 48 Gestionnaire de boutons ....... 38 Lissage des images ................62 Gestionnaires de contacts . 6, 87 Luminosité ............................62 Gestionnaires d'informations personnelles (PIM) ........... 6, 87 I M Microsoft Dynamics CRM.....7, 87, 98 Image de carte ....................... 26 Microsoft Outlook .................44 Importation de cartes de visite ............................................
Index Numérisation par lot ............. 43 Recherche des mises à jour ...11 Numérisation recto-verso ..... 47 Recherche en texte libre ........74 Numériser et reconnaître 36, 54 Reconnaissance automatique 36 O OCR .................................. 5, 54 Reconnaissance des cartes ....54 Reconnaissance optique des caractères.................................5 OCR à la volée ...................... 60 Reconnaissance par lot ..........56 OCR en lot ...................... 43, 56 Résolution .............
CardirisTM 5 – Guide Utilisateur Synchronisation de bases de données ............................... 111 ViewGray ..............................36 Vue Album ............................23 T Vue Carte ..............................25 Type de carte......................... 69 Z V Zoom .....................................27 vCard.....................................
