Bedienungsanleitung ID500TR Zeiterfassung
Bedienungsanleitung IDENTsmart ID500TR Zeiterfassung Inhalt Allgemeine Informa onen und ID500TR Bedienungselemente Inbetriebnahme des Terminals Administra on und Einrichten des Terminals Buchen am Terminal Sons ge Einstellmöglichkeiten E-Mail-Reporte 2 4 11 15 16 17 Allgemeine InformaƟonen und ID500TR Bedienungselemente Allgemeine InformaƟonen Systemvoraussetzungen für die IDENTsmart Zeiterfassung: • WLAN (802.
ID500TR-Terminal SpezifikaƟonen: Die ID500TR Zeiterfassungslösung ist für den Ein-Terminal-Betrieb ausgerichtet. Das ID500TR-Terminal verfügt für No älle über einen internen Akku. Die Akkulaufzeit ist abhängig von den System Einstellungen (Display-Standby-Zeit, Helligkeit) und der Umgebungstemperatur. Beim Ausfall des Stromnetzes bleibt das ID500TR-Terminal trotzdem für mehrere Stunden einsatzbereit.
Terminal Rückseite: Steckplatz für die Stromversorgung Inbetriebnahme des Terminals - Stecken Sie das beigelegte Ladekabel in die entsprechende Buchse an der Terminalrückwand und am Netzteil ein [Terminal Rückseite]. - Versorgen Sie das Netzteil mit Strom. - Drücken Sie mit dem beigelegten Pin-Stecker den Ein-/Ausschalter an der Oberseite des Terminals für zirka eine Sekunde bis Sie eine leichte Vibra on spüren [Terminal Vorderseite]. - Warten Sie bis das ID500TR-Terminal den Startbildschirm anzeigt.
[Bild 0-2] Richten Sie über „EINSTELLUNGEN“ nun das WLAN ein. Sobald das WLAN verbunden ist, können Sie über „WEITER“ zum nächsten Bildschirm kommen. [Bild 0-3] Kontrollieren Sie die Uhrzeit und das Datum. Über „EINSTELLUNGEN“ erhalten Sie die Möglichkeit zu manuellen Änderungen.
[Bild 0-5] Nun richten Sie die Admin-PIN (4 bis 8-stellig) für den kontrollierten Zugriff auf das Systemmenü ein. Sobald die PIN ein zweites Mal korrekt eigegeben wurde, können Sie mit „WEITER“ den nächsten Schri beginnen. [Bild 0-6] [Bild 0-7] Legen Sie nun den Admin-Token auf die Landezone, um den Komfortzugang zum AdminMenü zu konfigurieren. Nach erfolgreichem Anlernen können Sie zum nächsten Schri wechseln.
[Bild 0-8] Zur Überprüfung der Verbindung des Terminals mit dem Internet geben Sie eine von Ihnen abru are E-Mail-Adresse ein. Sie erhalten innerhalb von 5 Minuten eine E-Mail. Beispieltext einer E-Mail zur Einrichtungsüberprüfung: ID500TR Verifikations-Code von id500tr@identsmart.com an mich Der Verifikations-Code für Ihr ID500TR-Terminal lautet: 123456 Bitte geben Sie diesen Code jetzt in Ihr Terminal ein.
[Bild 0-10] [Bild 0-11] Nach den nächsten zwei Bildschirmen erhalten Sie ein E-Mail an das zuvor angegebene E-Mail-Konto mit einer Zusammenfassung der wich gsten Daten. Beispieltext einer E-Mail zur erfolgreichen Einrichtung des Terminals: ID500TR Setup Zusammenfassung von id500tr@identsmart.com an mich Wir freuen uns, dass Sie sich für ein Produkt der IDENTsmart GmbH entschieden haben. Ihr ID500TR wurde vollständig konfiguriert. Bitte bewahren Sie die Zusammenfassung der Konfigurationsdaten auf.
[Bild C-1] [Bild C-3] Hierzu legen Sie Ihren Admin-Token auf die Landezone um den Menübildschirm aufzurufen und wählen „SYSTEM“ aus. Drücken Sie auf „UPDATE“ um eine Prüfung auf ein Update einzuleiten. Sie erhalten die Meldung „Kein Update gefunden“, wenn Sie auf dem aktuellen Stand sind. Bei einem verfügbaren Update erscheint ein Informa onsfenster. [Bild C-4] Dieses Fenster bestä gen Sie bi e mit „OK“.
[Bild C-5] Nach zirka 10 Sekunden erscheint ein Installa ons-Bildschirm. Zum For ahren drücken Sie auf „INSTALLIEREN“. [Bild C-6] Sobald der Installa onsvorgang beendet ist, erscheint der „ID500TR Home“ Bildschirm. Drücken Sie auf „ID500TR ÖFFNEN“ um das Zeiterfassungssystem zu starten. Der erste Startvorgang kann einige Sekunden in Anspruch nehmen. - Ihr Terminal ist nun betriebsbereit und Sie können damit beginnen Ihre Mitarbeiter einzurichten (siehe Kapitel „Einrichten der Mitarbeiter“).
AdministraƟon und Einrichten des Terminals Zugang als Administrator Um in das Menü zu gelangen stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. 1.) Nehmen Sie den beigelegten Admin-Token und halten Sie diesen an den Landebereich. Sie befinden Sich nun in der Menü-Übersicht. ALTERNATIV 2.) Auf dem Ruhebildschirm [Bild A-1] gibt es in der unteren linken Bildschirmecke einen für Außenstehende nicht sichtbaren Zugang zum Menü.
[Bild C-1] • Verlassen können Sie das Menü mit Pfeil oben links im Bildschirm. Einrichten der Mitarbeiter - Drücken Sie im Menübildschirm [Bild C-1] den Knopf „MITARBEITER“. - Sie befinden sich nun im Bildschirm für die Mitarbeiter-Daten. - Zum Hinzufügen eines Mitarbeiters drücken sie das Zeichen. - Geben Sie im folgenden Bildschirm die Mitarbeiterdaten ein und bestä gen Sie jeweils mit der Taste. - Sie können zudem jedem Mitarbeiter eine Mitarbeiternummer hinterlegen (op onal).
EdiƟeren eines Mitarbeiters: - Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus und drücken das Symbol. - Bearbeiten Sie den Mitarbeiter wie unter „Einrichten der Mitarbeiter“ beschrieben. Löschen eines Mitarbeiters: - Wählen Sie den entsprechenden Eintrag aus und drücken das Symbol. - Alle zugehörigen Buchungen werden gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht mehr rückgängig gemacht werden. BiƩe beachten Sie die Auĩewahrungspflichten Ihrer Daten.
- Wählen Sie den Eintrag „Admin-PIN ändern“ aus. - Geben Sie nun im PIN Verifizierungs-Bildschirm Ihre aktuelle PIN ein und bestä gen Sie mit der Taste. - Im folgendem Bildschirm geben Sie Ihre neue PIN zweimal ein. Ändern des Admin-Tokens - Drücken Sie im Menübildschirm [Bild C-1] den Knopf „TERMINAL“. - Wählen Sie den Eintrag „Admin-ID ändern“ aus. - Folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm um einen Token anzulernen. - Wählen Sie „OK“ ohne einen Token aufgelegt zu haben, um die Admin-ID zu löschen.
Manuelle Ausgabe der Buchungsreporte - Drücken Sie im Menübildschirm [Bild C-1] den Knopf „REPORTS“. - Hier können Sie zwischen Tages-/Wochen-/Monatsreporten auswählen. • Über das DATUM-Feld können Sie den gewünschten Reportzeitraum definieren. - Zusätzlich kann über „Anwesende Mitarbeiter“ eine aktuelle Liste der angemeldeten Mitarbeiter per E-Mail versandt werden. Pfeil oben links im Bildschirm.
[Bild A-2] HINWEIS: Eine automaƟsche Buchung kann jederzeit durch Drücken auf „ABBRECHEN“ storniert werden. Wenn keine weitere AkƟon innerhalb von 10 Sekunden erfolgt, wird die Buchung verworfen und der Bildschirm gelöscht. Falls versehentlich eine Buchung vergessen wird, wählen Sie biƩe manuell den entsprechenden Buchungstyp („KOMMEN“ oder „GEHEN“) aus. Fehlende Buchungen müssen im E-Mail-Report nachgetragen werden.
Sicherheits-Einstellungen - Hier können Sie die Admin-PIN/Admin-ID ändern. - PUK erneut per E-Mail versenden. System-Einstellmöglichkeiten Drücken Sie für alle System-Einstellungen im Menübildschirm [Bild C-1] den Knopf „SYSTEM“. Ändern des Datums und der Zeit: - Sie können über die Punkte „DATUM UND ZEIT“, „UHRZEITFORMAT“ und „SOMMERZEIT“ individuelle Einstellungen vornehmen. Sprache ändern: - Sie können über den Punkt „SPRACHE ÄNDERN“ Ihre gewünschte Systemsprache einstellen.
Tagesreport bzw. Fehlbuchungsmeldung: Der Tagesreport enthält alle ak ven Mitarbeiter gelistet als Mitarbeiter je Zeile. Die Fehlbuchungsmeldung enthält eine Mitarbeitermeldung je Datei. Wenn unvollständige Daten vorliegen wird das durch „-“, „BUCHUNG!“ bzw. „FEHLER!“ gekennzeichnet. Sie haben hier die Möglichkeit den Fehler mit dem Mitarbeiter zu klären und wenn notwendig zu dokumen eren (Ausdruck mit Unterschri en).
Beispiel Monatsreport – Mitarbeiter: HINWEIS: Wenn an einem Tag eine fehlerhaŌe Buchung vorliegt, zählt das MitarbeiterblaƩ für diesen Tag keine Stunden. Das MitarbeiterblaƩ summiert trotzdem die verbleibenden vollständigen Tagessummen auf und zeigt diese Summe im KurzübersichtblaƩ an. Die fehlerhaŌen, nicht berücksichƟgten Arbeitsstunden sollten mit Hilfe der Fehlbuchungsmeldung geklärt und in die monatliche Korrekturvorlage eingetragen werden.
© 2016 IDENTsmart GmbH, alle Rechte vorbehalten. Bei allen im Dokument enthaltenen Informa onen bleiben Änderungen vorbehalten. IDENTsmart übernimmt keinerlei Gewähr für Rich gkeit oder Vollständigkeit der enthaltenen Angaben. V1.0/Stand 12/2016.
