Users Guide

Utilice un período de transición para procesar archivos cifrados
y compartidos
Si ya tiene Data Guardian instalado y se cifran los archivos existentes, la práctica recomendada para su empresa es contar con un breve
período de transición para los archivos cifrados que se comparten. Para facilitar una transición sin problemas, tenga en cuenta lo siguiente
en el caso de los archivos cifrados y compartidos:
• El propietario o el autor del archivo, ya sea interno o externo, continúan teniendo acceso al archivo.
• Los usuarios internos o externos dentro de su grupo de acceso tienen acceso a la mayoría de los archivos compartidos. Según el tipo de
clave asociada con algunos archivos, puede perder el acceso a algunos.
• Usuarios internos fuera de su grupo de acceso: los usuarios deben abrir los archivos compartidos durante el período de transición para
obtener acceso a la clave. Si no abren un archivo cifrado compartido durante este breve período, perderán su acceso al archivo.
• Usuarios externos que no están en su grupo de acceso: si ya otorgó acceso a un archivo cifrado, el usuario externo seguirá teniendo
acceso después del período de transición.
Si pierde el acceso a un archivo después del período de transición, puede solicitar el acceso al propietario.
Recuperar el acceso a los archivos cifrados compartidos
después del período de transición
Para Windows y Mac en el modo de suscripción, puede realizar lo siguiente para recuperar el acceso:
• Documentos de Oce protegidos: un cuadro de diálogo les informa a los usuarios internos y externos que deben solicitar el acceso; el
propietario del archivo puede decidir si desea concederlo.
• Tipos de archivo adicionales cifrados mediante protección básica de archivos: no existe ningún indicador después de compartirlos. El
usuario debe saber quién es el propietario del archivo y hacer clic con el botón secundario en el archivo cifrado para encontrar el ID de la
clave en la pestaña Data Guardian. El usuario puede enviar esa información al propietario y solicitar el acceso.
Colaborar en nuevos archivos cifrados después del período de
transición
Para los nuevos archivos que cree y cifre después del período de transición:
• Usuarios internos o externos dentro de su grupo de acceso: cuentan con acceso a todos los archivos cifrados compartidos.
– Cualquier persona eliminada del grupo de acceso pierde su derecho de acceso.
– Si se elimina del grupo al propietario de un archivo, los otros usuarios todavía tienen acceso.
• Usuarios internos o externos fuera de su grupo de acceso: no pueden ver un archivo cifrado.
– Un usuario interno dentro del grupo de acceso puede otorgar acceso.
– Si un usuario externo es el propietario de un archivo cifrado, este usuario puede otorgar acceso a otra persona.
– Si un usuario interno o externo fuera del grupo recibe un documento de Oce protegido e intenta abrirlo, aparece un cuadro de
diálogo en el cual se les informa que deben solicitar acceso.
– Si un usuario interno o externo fuera del grupo recibe e intenta abrir un tipo de archivo de protección básica de archivos, el usuario
puede hacer clic con el botón secundario en el archivo cifrado para encontrar el ID de clave en la pestaña Data Guardian y enviar esa
información al propietario.
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Guía del usuario de Data Guardian v2.7
Mejorar la seguridad con los Grupos de acceso de Data Guardian (entorno local)