Users Guide

Usar o período de transição para processar arquivos
criptografados e compartilhados
Se você já tem o Data Guardian instalado e os arquivos existentes estão criptografados, o melhor para a sua empresa é ter um breve
período de transição para os arquivos criptografados que estão compartilhados. Para facilitar uma transição tranquila, esteja ciente do
seguinte para arquivos criptografados compartilhados:
• O proprietário ou autor do arquivo, interno ou externo, continua a ter acesso ao arquivo.
• Usuários internos ou externos dentro do seu grupo de acesso terão acesso à maioria dos arquivos compartilhados. Com base no tipo de
chave associada a alguns arquivos, você pode perder o acesso a alguns.
• Usuários internos fora do seu grupo de acesso - Os usuários deverão abrir os arquivos compartilhados durante o período de transição
para obter acesso à chave. Se eles não abrirem o arquivo criptografado e compartilhado durante esse breve período, perderão o acesso
ao arquivo.
• Usuários externos fora do seu grupo de acesso - Se você já concedeu acesso a um arquivo criptografado, o usuário externo continuará
com acesso durante e após o período de transição.
Se você perder o acesso a um arquivo após o período de transição, poderá solicitar o acesso do proprietário.
Recuperar o acesso a arquivos criptografados compartilhados
após o período de transição
Para Windows e Mac no modo Aceitar, você pode fazer o seguinte para recuperar o acesso:
• Arquivos protegidos do Oce - uma caixa de diálogo solicitará o acesso para usuários internos e externos e o proprietário do arquivo
poderá decidir se concederá ou não o acesso.
• Tipos de arquivos adicionais criptografados por meio da Proteção básica de arquivos - Não existe solicitação de pós-compartilhamento.
O usuário precisa conhecer o proprietário do arquivo e clicar com o botão direito no arquivo criptografado para encontrar o ID de chave
na guia Data Guardian. O usuário pode enviar essas informações ao proprietário e solicitar acesso.
Colaborar em novos arquivos criptografados após o período de
transição
Para arquivos novos criados e criptografados por você após o período de transição:
• Usuários internos ou externos dentro do seu grupo de acesso - Terão acesso a todos os arquivos criptografados e compartilhados.
– Qualquer pessoa que for removida do grupo de acesso, perderá acesso.
– Se o proprietário de um arquivo for removido do grupo, os outros usuários ainda terão acesso.
• Usuários internos ou externos fora do seu grupo de acesso - Não poderão visualizar um arquivo criptografado.
– Um usuário interno dentro do grupo de acesso poderá conceder acesso.
– Se um usuário externo for o proprietário de um arquivo criptografado, ele poderá conceder acesso a outra pessoa.
– Se um usuário interno ou externo fora do grupo receber um documento do Oce e tentar abri-lo, uma caixa de diálogo pedirá que
ele solicite acesso.
– Se um usuário interno ou externo fora do grupo receber e tentar abrir um tipo de arquivo da Proteção básica de arquivos, o usuário
poderá clicar com o botão direito do mouse no arquivo criptografado para encontrar o ID de chave na guia Data Guardian e, em
seguida, enviar essas informações ao proprietário.
Guia do usuário do Data Guardian v2.7
Aumentar a segurança com os Grupos de acesso do Data Guardian (local)
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