Users Guide
Utilizzare un periodo di transizione per elaborare i le condivisi
e crittografati
Se Data Guardian è installato e i le esistenti sono crittografati, la best practice per l'azienda prevede un breve periodo di transizione per i
le crittografati che vengono condivisi. Per facilitare una transizione graduale, tenere presente quanto segue per i le condivisi e
crittografati:
• Il proprietario o autore del le, sia esso interno che esterno, continuerà ad avere accesso al le.
• Gli utenti interni o esterni all'interno del gruppo di accesso avranno accesso alla maggior parte dei le condivisi. In base al tipo di chiave
associato ad alcuni le, è possibile che si perda l'accesso ad alcuni.
• Utenti interni all'esterno del gruppo di accesso: gli utenti devono aprire un le condiviso nel periodo di transizione per ottenere l'accesso
alla chiave. Se in questo breve periodo non aprono un le condiviso e crittografato, perdono l'accesso al le.
• Utenti esterni non nel gruppo di accesso: se è già stato concesso l'accesso a un le crittografato, l'utente esterno continuerà ad avere
accesso durante e dopo il periodo di transizione.
Se si perde l'accesso a un le dopo il periodo di transizione, è possibile richiedere l'accesso al proprietario.
Accedere nuovamente ai le condivisi e crittografati dopo il
periodo di transizione
Per Windows e Mac in modalità Consenso esplicito, è possibile eettuare le seguenti operazioni per eseguire nuovamente l'accesso:
• Documenti di Oce protetti - Una nestra di dialogo chiede l'accesso a utenti interni ed esterni e il proprietario del le può decidere se
concederlo.
• Altri tipi di le crittografati tramite la protezione di base dei le - nessuna richiesta dopo la condivisione. L'utente deve conoscere il
proprietario del le e fare clic con il pulsante destro del mouse sul le crittografato per trovare l'ID chiave nella scheda Data Guardian.
L'utente può inviare tali informazioni al proprietario e richiedere l'accesso.
Collaborare con i nuovi le crittografati dopo il periodo di
transizione
Per i nuovi le che vengono creati e crittografati dopo il periodo di transizione:
• Utenti interni o esterni all'interno del gruppo di accesso: hanno accesso a tutti i le condivisi e crittografati.
– Chiunque venga rimosso dal gruppo di accesso perde l'accesso.
– Se il proprietario di un le viene rimosso dal gruppo, gli altri utenti continueranno ad avere l'accesso.
• Utenti interni o esterni all'esterno del gruppo di accesso: non possono visualizzare un le crittografato.
– Un utente interno all'interno del gruppo di accesso può concedere l'accesso.
– Se un utente esterno è il proprietario di un le crittografato, può concedere l'accesso a un'altra persona.
– Se un utente interno o esterno all'esterno del gruppo riceve un documento di Oce protetto e tenta di aprirlo, viene visualizzata una
nestra di dialogo indicante che è necessario richiedere l'accesso.
– Se un utente interno o esterno al gruppo riceve e tenta di aprire un tipo di le da Protezione di base dei le, l'utente può fare clic con
il pulsante destro del mouse sul le crittografato per trovare l'ID chiave nella scheda Data Guardian e inviare tali informazioni al
proprietario.
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Guida utente di Data Guardian v2.7
Aumentare la sicurezza con i Gruppi di accesso di Data Guardian (on-premises)