Users Guide

Verwenden Sie eine Übergangszeit, um freigegebene,
verschlüsselte Dateien zu verarbeiten
Wenn Sie Data Guardian bereits installiert haben und bestehende Dateien verschlüsselt sind, ist die beste Vorgehensweise für Ihr
Unternehmen eine kurze Übergangszeit für die verschlüsselten Dateien, die freigegeben wurden. Um einen reibungslosen Übergang zu
ermöglichen, beachten Sie Folgendes für freigegebene, verschlüsselte Dateien:
• Der Eigentümer oder Autor der Datei, ob intern oder extern, hat weiterhin Zugri auf die Datei.
• Interne oder externe Benutzer innerhalb Ihrer Zugrisgruppe haben Zugri auf die meisten freigegebenen Dateien. Basierend auf dem
Typ des Schlüssels, der einigen Dateien zugeordnet ist, kann der Zugri auf einige verloren gehen.
• Interne Benutzer außerhalb Ihrer Zugrisgruppe - Benutzer sollten während der Übergangszeit alle freigegebenen Dateien önen, um
Zugri auf den Schlüssel zu erhalten. Wenn sie in dieser kurzen Zeitspanne keine gemeinsame, verschlüsselte Datei önen, verlieren sie
den Zugri auf die Datei.
• Externe Benutzer, die nicht zu Ihrer Zugrisgruppe gehören - Wenn Sie bereits Zugang zu einer verschlüsselten Datei gewährt haben,
hat der externe Benutzer auch während und nach der Übergangszeit weiterhin Zugri.
Wenn Sie den Zugri auf eine Datei nach der Übergangszeit verlieren, können Sie den Zugri vom Eigentümer anfordern.
Erneuter Zugri auf freigegebene, verschlüsselte Dateien nach
Ablauf der Übergangsfrist
Für Windows und Mac im Opt-in-Modus können Sie die folgenden Schritte ausführen, um den Zugri wiederzuerlangen:
• Geschützte Oce-Dokumente – Ein Dialogfeld fordert Sie zu einer Zugrisanforderung auf und der Eigentümer der Datei kann
entscheiden, ob er den Zugri gewähren möchte.
• Zusätzliche Dateitypen, die über einfachen Dateischutz verschlüsselt werden – keine Eingabeauorderung nach der Freigabe
vorhanden. Der Benutzer muss den Eigentümer der Datei kennen und mit der rechten Maustaste auf die verschlüsselte Datei klicken,
um die Schlüssel-ID auf der Registerkarte „Data Guardian“ zu nden. Der Benutzer kann diese Informationen an den Eigentümer senden
und den Zugri anfordern.
Zusammenarbeit bei neuen verschlüsselten Dateien nach der
Übergangszeit
Für neue Dateien, die Sie nach der Übergangszeit erstellen und verschlüsseln:
• Interne oder externe Benutzer innerhalb Ihrer Zugrisgruppe - Haben Zugri auf alle freigegebenen, verschlüsselten Dateien.
– Jeder, der aus der Zugrisgruppe entfernt wird, verliert den Zugri.
– Wenn der Eigentümer einer Datei aus der Gruppe entfernt wird, haben andere Benutzer weiterhin Zugri.
• Interne oder externe Benutzer außerhalb Ihrer Zugrisgruppe - Können keine verschlüsselte Datei anzeigen.
– Ein interner Benutzer innerhalb der Zugrisgruppe kann Zugri gewähren.
– Wenn ein externer Benutzer Eigentümer einer verschlüsselten Datei ist, kann er einer anderen Person Zugri gewähren.
– Wenn ein interner oder externer Benutzer außerhalb der Gruppe ein geschütztes Oce-Dokument erhält und versucht, es zu
önen, fordert ihn ein Dialog dazu auf, Zugri zu beantragen.
– Wenn ein interner oder externer Benutzer außerhalb der Gruppe einen Dateityp mit „einfachem Dateischutz“ önet, kann der
Benutzer mit der rechten Maustaste auf die verschlüsselte Datei klicken, um die Schlüssel-ID auf der Registerkarte „Data Guardian“
zu suchen, und diese Informationen an den Eigentümer senden.
Data Guardian-Benutzerhandbuch v2.7
Mit den Data Guardian von Zugrisgruppen (intern) erhöhen Sie die Sicherheit
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