Handleiding Davilex Club Versie 1.
Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, op welke wijze dan ook, zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van Davilex. Hoewel deze handleiding met de grootst mogelijke zorg is samengesteld, aanvaardt Davilex geen enkele aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele onvolkomenheden in deze handleiding. Deze handleiding kan zonder verdere berichtgeving gewijzigd worden.
. Handleiding Davilex Club Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 2 3 4 5 6 Inleiding .................................................................................................................................8 1.1 Opzet van de handleiding ..............................................................................................8 1.2 Help-functie...................................................................................................................8 De werkruimte verkennen ..........
Handleiding Davilex Club 7 8 9 Inhoudsopgave Contributiefacturen afdrukken ........................................................................................... 37 7.1 Inleiding ......................................................................................................................37 7.2 Factuursjablonen.........................................................................................................37 7.3 Contributiefacturen afdrukken....................................
Handleiding Davilex Club Inhoudsopgave 14 BTW-aangifte.......................................................................................................................65 14.1 Inleiding ......................................................................................................................65 14.2 BTW-aangifteperioden ................................................................................................65 14.3 De administratie inrichten voor elektronisch berichtenverkeer ......
Handleiding Davilex Club Inhoudsopgave 19 Lijsten vormgeven ..............................................................................................................91 19.1 Inleiding ......................................................................................................................91 19.2 Lijsten vormgeven .......................................................................................................91 20 Selectie van gegevens maken .........................................
Handleiding Davilex Club Inhoudsopgave 25 Licentiebeheer...................................................................................................................123 25.1 Inleiding ....................................................................................................................123 25.2 Licentie vernieuwen...................................................................................................123 25.3 Nieuwe module activeren ............................................
Handleiding Davilex Club 1 Inleiding Inleiding In de ‘Snel aan de slag’- handleiding heeft u alles kunnen lezen over het installeren van Davilex Club en het aanmaken en inrichten van een nieuwe administratie. In deze handleiding gaan we in op de mogelijkheden van dit pakket. 1.1 Opzet van de handleiding In het volgende hoofdstuk maakt u eerst kennis met de werkruimte van Davilex Club, zodat u gemakkelijk en snel uw weg kunt vinden in het programma.
Handleiding Davilex Club Inleiding Rapporten Inzicht in de administratie is voor het goed besturen van de vereniging of stichting van essentieel belang. De diverse rapporten die u in Davilex Club op kunt stellen, verschaffen u dat inzicht. Aan het eind van ieder hoofdstuk worden daarom rapporten die betrekking hebben op het behandelde onderwerp kort toegelicht. In hoofdstuk 16 wordt uitgebreid aandacht besteed aan het opstellen en vormgeven van de rapporten.
Handleiding Davilex Club 2 De werkruimte verkennen 2.1 Inleiding De werkruimte verkennen In dit hoofdstuk laten we u zien hoe u gemakkelijk en snel kunt navigeren binnen Davilex Club. Allereerst wordt de werking van het lint beschreven. Het lint geeft u snel toegang tot taken en opdrachten die u nodig heeft bij het voeren van uw administratie. Ook de werkbalk Snelle toegang, de Davilex-knop en het gebruik van lijsten, formulieren en wizards komen in dit hoofdstuk aan bod. 2.
Handleiding Davilex Club De werkruimte verkennen in de Help vindt u een uitgebreid overzicht van sneltoetsen in Davilex Club. Activeer de Help door rechts in uw scherm op het Help-icoon te klikken en te kiezen voor Helponderwerpen. Klik op het tabblad Zoeken, vul de zoekterm Sneltoetsen in en klik op Onderwerpen. Een lijst met sneltoetsen wordt nu getoond. Tip: 2.3 Groep Snel aan de slag aanpassen Op het tabblad Start vindt u de groep Snel aan de slag.
Handleiding Davilex Club 2.5 De werkruimte verkennen Werkbalk Snelle toegang Naast de Davilex-knop vindt u de werkbalk Snelle toegang. Door te klikken op de iconen op deze werkbalk krijgt u gemakkelijk en snel toegang tot veelgebruikte functies als het maken van een reservekopie, het openen van een administratie en het inzien van de programma-instellingen. 1 Davilex-knop 2 Werkbalk Snelle toegang 2.
Handleiding Davilex Club 2.7 De werkruimte verkennen Lijsten De gegevens die u invoert in Davilex Club worden overzichtelijk weergegeven in lijsten. Zo is er bijvoorbeeld de lijst Leden waarin u alle actieve leden terugvindt die in de administratie zijn ingevoerd. Met behulp van de knoppen in de werkbalk bovenaan de lijst kunt u gegevens toevoegen, wijzigen, dupliceren of verwijderen. In hoofdstuk 19 leest u meer over het vormgeven van lijsten en het gebruik van Lijstopties. 2.7.
Handleiding Davilex Club 2.8 De werkruimte verkennen Formulieren Om gegevens vast te leggen in uw administratie wordt in Davilex Club gebruikgemaakt van overzichtelijke formulieren. Een lid voert u bijvoorbeeld in aan de hand van het formulier Lid toevoegen. Een formulier bestaat uit verschillende invoervelden. Door de velden in te vullen, verschaft u het programma alle informatie die nodig is voor een correcte verwerking van de gegevens in uw administratie.
Handleiding Davilex Club 3 Leden invoeren 3.1 Inleiding Leden invoeren Een goede ledenadministratie begint bij het goed registreren van lidgegevens. In Davilex Club maakt u hiervoor gebruik van het formulier Lid toevoegen. In dit hoofdstuk gaan we nader in op dit formulier en de gegevens die u hierin vast kunt leggen. In het volgende hoofdstuk vindt u uitleg over het indelen van leden in categorieën en het vastleggen van contributie. 3.
Handleiding Davilex Club 3.2.2 Leden invoeren Tabblad Lidmaatschap Op het tabblad Lidmaatschap geeft u de begindatum en eventueel de einddatum van het lidmaatschap op. Tevens kunt u het lid hier koppelen aan één of meerdere lidcategorieën. Met behulp van lidcategorieën kunt u uw leden overzichtelijk indelen. Daarnaast gebruikt u lidcategorieën om te bepalen hoeveel en wanneer de leden contributie verschuldigd zijn. In het volgende hoofdstuk gaan we nader in op het toevoegen van lidcategorieën. 3.2.
Handleiding Davilex Club Leden invoeren Let op: Leden bij wie de optie Factuur toesturen niet is gemarkeerd, worden na het berekenen van contributie niet getoond in de lijst Facturen. U kunt voor deze leden dan geen contributiefactuur of acceptgiro aanmaken of een contributieaanmaning genereren. Wordt de contributie door een ander persoon betaald, dan volstaat het om de betreffende persoon uit de keuzelijst te selecteren.
Handleiding Davilex Club 3.2.5 Leden invoeren Tabblad Extra velden Bevat het Lid-formulier niet alle gewenste informatie? Dan kunt u gebruikmaken van extra velden. Extra velden zijn invoervelden waarvan u de naam en het type zelf kunt bepalen. Heeft u extra velden gedefinieerd, dan kunt u op het tabblad Extra velden van het Lid-formulier de aanvullende informatie vastleggen. Extra velden kunt u toevoegen door op het tabblad Inrichting in de groep Extra velden op Extra velden te klikken. 3.
Handleiding Davilex Club Leden invoeren Rapport Oud-ledenlijst Gegevens als adres-, contributie- en lidmaatschapsgegevens van oud-leden kunt u oproepen met behulp van het rapport Oud-ledenlijst. Rapport Verjaardagen Een overzicht van jarigen kunt u oproepen met behulp van het rapport Verjaardagen. Binnen iedere kalendermaand zijn de verjaardagen gesorteerd in oplopende volgorde.
Handleiding Davilex Club 4 Lidcategorieën en contributieladders 4.1 Inleiding Lidcategorieën en contributieladders Door lidcategorieën aan te maken en te koppelen aan leden, kunt u uw ledenbestand overzichtelijk indelen in verschillende doelgroepen. U kunt bijvoorbeeld denken aan lidcategorieën voor indeling naar leeftijd, geslacht, deelname aan activiteit e.d. En zijn uw leden contributie verschuldigd? Ook dan maakt u gebruik van lidcategorieën.
Handleiding Davilex Club Lidcategorieën en contributieladders Contributiebedrag Is er sprake van een vast contributiebedrag, dan markeert u deze optie. In het bijhorende veld vult u vervolgens het bedrag in. Contributieladder Wilt u een kortingsregeling toepassen, bijvoorbeeld omdat een lid niet vanaf de startdatum van de contributieperiode lid is, dan kunt u kiezen voor een contributieladder. Een contributieladder zorgt ervoor dat het lid een evenredig deel van de verschuldigde contributie betaalt.
Handleiding Davilex Club Lidcategorieën en contributieladders Korting Wilt u een lid een vaste korting geven, bijvoorbeeld een gezinskorting, dan markeert u de optie Korting en vult u het kortingsbedrag in. Bij de contributieberekening wordt hiervan automatisch een negatief bedrag gemaakt, dat wordt verrekend met de totaal verschuldigde contributie.
Handleiding Davilex Club Lidcategorieën en contributieladders Betalingsvoorwaarde Onder Contributiedata kunt u tevens de betalingsvoorwaarde die van toepassing is op de contributie specificeren. Standaard is de betalingsvoorwaarde ingevuld die is gespecificeerd in de ledenbeheer-instellingen. Deze instellingen opent u door in de werkbalk Snelle start op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het tabblad Administratiebeheer in de groep Instellingen administratie op Ledenbeheer.
Handleiding Davilex Club Lidcategorieën en contributieladders Lidcategorie stoppen In de derde stap van de wizard kunt u tevens een einddatum van de lidcategorie opgeven. Voer hiervoor in het veld Stop lidcategorie de betreffende einddatum in. Na deze datum kunnen leden niet meer aan de lidcategorie gekoppeld worden. Betaling bij voortijdige beëindiging lidmaatschap Tot slot geeft u in deze stap aan hoe lang een lid contributie blijft betalen na voortijdige beëindiging van het lidmaatschap.
Handleiding Davilex Club Lidcategorieën en contributieladders Geef in dit formulier aan welke lidcategorie aan de leden gekoppeld moet worden en vul een starten (eventueel) een einddatum in. Klik op Opslaan en sluiten om de leden te koppelen aan de lidcategorie. 4.3.2 Meerdere leden tegelijk ontkoppelen Zoals u meerdere leden tegelijk kunt koppelen aan een lidcategorie, kunt u leden ook collectief ontkoppelen.
Handleiding Davilex Club Lidcategorieën en contributieladders In de eerste stap specificeert u het volledige contributiebedrag. Dit is het maximale bedrag dat verschuldigd is wanneer het lid gedurende de volledige contributieperiode lid is van de lidcategorie. Dit bedrag gebruikt de wizard als basis voor de berekening van de contributieladder. Tevens bepaalt u in deze eerste stap de contributieperiode. Zijn de gegevens ingevuld, dan klikt u op Volgende om naar de tweede stap van de wizard te gaan.
Handleiding Davilex Club Lidcategorieën en contributieladders Kiest u voor een minimumcontributiebedrag, dan vult u het bedrag in dat u minimaal wilt ontvangen bij deelname aan de lidcategorie. Kiest u voor een maximumkortingspercentage, dan geeft u de maximumkorting in procenten op van het basiscontributiebedrag dat u in stap 1 heeft ingevuld. Op basis van deze maximumkorting wordt het minimumcontributiebedrag automatisch uitgerekend en ingevuld.
Handleiding Davilex Club Lidcategorieën en contributieladders Stap 4 – De wizard voltooien In de laatste stap van de wizard wordt een overzicht getoond van de toegevoegde contributieladder. Wilt u wijzigingen aanbrengen, dan kunt u met behulp van de knop Vorige terugbladeren naar eerdere stappen in de wizard en de correcties doorvoeren. Klik op Voltooien om de contributieladder op te slaan en de wizard af te sluiten. 4.
Handleiding Davilex Club 5 Contributie berekenen 5.1 Inleiding Contributie berekenen In het vorige hoofdstuk heeft u gelezen hoe u contributies vastlegt in lidcategorieën en hoe u lidcategorieën kunt koppelen aan leden. In dit hoofdstuk leggen we uit hoe u de contributie kunt berekenen. Bij het berekenen van contributie worden automatisch openstaande posten aangemaakt waarvoor u facturen, acceptgiro’s of incasso-opdrachten kunt versturen. In de volgende hoofdstukken gaan we hier nader op in. 5.
Handleiding Davilex Club 5.2.1 Contributie berekenen Stap 1 – Contributieberekening instellen In de eerste stap van de wizard geeft u aan tot welke datum contributie berekend moet worden. Daarnaast specificeert u welke lidcategorieën in de contributieberekening meegenomen moeten worden. U kunt de contributie per lidcategorie berekenen, maar u heeft ook de mogelijkheid om meerdere lidcategorieën tegelijk te berekenen.
Handleiding Davilex Club 6 Contributiefacturen vormgeven 6.1 Inleiding Contributiefacturen vormgeven In het voorgaande hoofdstuk heeft u gelezen hoe u contributies berekent. Voor de openstaande posten die tijdens de contributieberekening zijn aangemaakt, kunt u contributiefacturen, acceptgiro’s of een incasso-opdracht versturen. De opmaak van die contributiefacturen en acceptgiro’s kunt u grotendeels zelf bepalen. In dit hoofdstuk gaan we daarom dieper in op het vormgeven van deze documenten.
Handleiding Davilex Club Contributiefacturen vormgeven De lijst Contributiefactuursjablonen wordt geopend. Om een nieuw sjabloon toe te voegen, klikt u in de werkbalk op Toevoegen. Het venster Contributiefactuursjabloon toevoegen wordt geopend. Tip: U kunt er ook voor kiezen om een bestaande (standaard)sjabloon te bewerken en deze onder een andere naam op te slaan. In dit geval selecteert u de gewenste sjabloon en klikt u in de werkbalk op Dupliceren. 6.3.
Handleiding Davilex Club Contributiefacturen vormgeven Tip: In de Help vindt u een uitgebreide toelichting op de groepen en voorbeelden van gegevens die u in deze groepen kunt plaatsen. Het Help-onderwerp activeert u door, wanneer het venster Contributiefactuursjabloon toevoegen is geopend, op de F1-toets te drukken. Klik vervolgens in de tekst op de link Indeling. 6.3.2 Groepen wel of niet opnemen in een sjabloon U kunt zelf bepalen welke groepen u op wilt nemen in de sjabloon.
Handleiding Davilex Club Contributiefacturen vormgeven 34
Handleiding Davilex Club 6.3.4 Contributiefacturen vormgeven Objecten toevoegen aan sjabloon Heeft u in het venster Contributiefactuursjabloon toevoegen aangegeven welke groepen beschikbaar moeten zijn, dan kunt u bepalen welke objecten u in de lay-out wilt opnemen. U kunt teksten, velden, berekeningen, afbeeldingen, horizontale lijnen, verticale lijnen, rechthoeken of ellipsen toevoegen. Daarnaast kunt u de positie, inhoud en vormgeving van de objecten bepalen.
Handleiding Davilex Club Contributiefacturen vormgeven Geef in dit formulier aan hoe de objecten uitgelijnd moeten worden en klik op OK. De geselecteerde objecten worden uitgelijnd op het object dat u als eerste heeft geselecteerd. 6.3.6 Sjabloon opslaan Zijn alle objecten toegevoegd en juist gepositioneerd, dan kunt u een voorbeeld van de sjabloon oproepen door in de werkbalk op de knop Voorbeeld te klikken. Het formulier Voorbeeld-gegevens kiezen wordt geopend.
Handleiding Davilex Club 7 Contributiefacturen afdrukken 7.1 Inleiding Contributiefacturen afdrukken In dit hoofdstuk vindt u uitleg over het afdrukken van contributiefacturen zodat deze per post verzonden kunnen worden. In het volgende hoofdstuk gaan we nader in op het elektronisch versturen van facturen. 7.2 Factuursjablonen Bij het afdrukken van gegevens maakt u gebruik van een sjabloon. In een sjabloon is onder meer vastgelegd welke gegevens afgedrukt worden.
Handleiding Davilex Club Contributiefacturen afdrukken Onder Opties voor afdrukstijl Contributiefactuur kiest u de sjabloon die voor het afdrukken van de contributiefacturen gebruikt moet worden. Proeffactuur versus definitieve factuur Vervolgens geeft u aan of u voor iedere contributiefactuur een proeffactuur of een definitieve factuur wilt afdrukken. Drukt u de factuur definitief af, dan kunt u de contributiefactuur niet meer wijzigen.
Handleiding Davilex Club Contributiefacturen elektronisch verzenden 8 Contributiefacturen elektronisch verzenden 8.1 Inleiding Davilex Club biedt u de mogelijkheid om contributiefacturen en -aanmaningen rechtstreeks vanuit het pakket via e-mail te versturen. Daarmee vervallen de kosten voor briefpapier, enveloppen en portokosten en dat levert een aanzienlijke kostenbesparing op. Bovendien is elektronisch factureren veel minder arbeidsintensief dan de traditionele manier van verzenden.
Handleiding Davilex Club 8.3 Contributiefacturen elektronisch verzenden Contributiefacturen elektronisch versturen In deze paragraaf wordt uitgelegd hoe u contributiefacturen via e-mail kunt versturen. Contributieaanmaningen kunt u volgens hetzelfde principe elektronisch versturen. Om contributiefacturen via e-mail te versturen, opent u eerst de lijst Facturen. Klik hiervoor op het tabblad Ledenbeheer of Clubboekhouding in de groep Contributie op Facturen.
Handleiding Davilex Club 9 Betaalde contributies verwerken 9.1 Inleiding Betaalde contributies verwerken Hoe u de betaling van contributies in uw administratie verwerkt, is afhankelijk van de keuze of u ook de boekhouding met Davilex Club voert. Maakt u gebruik van het onderdeel Clubboek-houding, dan kunt u contributiebetalingen registreren door het toevoegen van bank- of kastransacties. In hoofdstuk 12 gaan we hier nader op in.
Handleiding Davilex Club Betaalde contributies verwerken Vul in het veld Betaald bedrag het totaalbedrag (inclusief eventuele aanmaningskosten) in dat u heeft ontvangen. Specificeer vervolgens de aanmaningskosten en de eventueel overeengekomen betalingskorting. Tot slot kunt u in het veld Betalingsverschil een betalingsverschil invoeren. De bedragen worden automatisch doorgerekend en er ontstaat een nieuw openstaand bedrag. Klik op Opslaan en sluiten om de deelbetaling op te slaan. 9.2.
Handleiding Davilex Club Betaalde contributies verwerken Om een contributieberekening als betaald te markeren, opent u de lijst Contributie-berekeningen. Klik hiervoor op het tabblad Ledenbeheer in de groep Contributies op Contributieberekeningen. Klik met uw rechter muisknop op de contributieberekening en klik vervolgens op de optie Contributieberekeningen betalen.
Handleiding Davilex Club 10 Contributieaanmaningen genereren Contributieaanmaningen genereren 10.1 Inleiding Wanneer de betalingstermijn van een contributiefactuur verstreken is en het lid de contributie-factuur nog niet heeft voldaan, dan kunt u een betalingsherinnering versturen. Davilex Club waarschuwt u in het startscherm wanneer de betalingstermijn van één of meerdere contributiefacturen is overschreden.
Handleiding Davilex Club 11 Lidgegevens samenvoegen met Microsoft Word Lidgegevens samenvoegen met Microsoft Word 11.1 Inleiding Lidgegevens die u heeft ingevoerd in Davilex Club kunt u eenvoudig samenvoegen met een Microsoft Word-document. Op deze manier kunt u gemakkelijk en snel een gepersonaliseerde mailing samenstellen en afdrukken. Hoe u een samenvoegdocument aanmaakt, wordt in dit hoofdstuk toegelicht. 11.
Handleiding Davilex Club Lidgegevens samenvoegen met Microsoft Word 11.2.1 Een samenvoegdocument genereren aan de hand van een sjabloon De optie Een samenvoegdocument genereren aan de hand van een sjabloon kiest u wanneer u het document (bijvoorbeeld de brief of uitnodiging) al eerder heeft aangemaakt. Voorwaarde is dat de invoegvelden die corresponderen met de velden in Davilex Club reeds in het document zijn opgenomen (zie onderstaand 'Een sjabloon toevoegen').
Handleiding Davilex Club 12 Boeken met Davilex Club Boeken met Davilex Club 12.1 Inleiding Met Davilex Club kunt u naast de ledenadministratie ook de financiële administratie bijhouden. Financiële mutaties legt u vast door het invoeren van bank- en kastransacties, balansmutaties en openstaande posten. Aan de hand van een formulier vult u alle benodigde gegevens in. Het programma controleert vervolgens op verschillende manieren of de ingevoerde gegevens boekhoudkundig correct zijn.
Handleiding Davilex Club Boeken met Davilex Club u aanmaakt, maakt het programma automatisch een ‘inclusief-‘ en een ‘exclusief-variant’. Dit onderscheid vindt u terug in de zoekcode. Tip: In formulieren waar u een BTW-tarief op moet geven, wordt in het veld BTW-tarief standaard een waarde vermeld. Deze standaardwaarde kunt u aanpassen, bijvoorbeeld omdat u vaker gebruikmaakt van een ander BTW-tarief.
Handleiding Davilex Club Boeken met Davilex Club Percentage ongelijk aan 0% Heeft u in het veld Percentage een waarde ongelijk aan ‘0%’ ingevoerd, dan kunt u kiezen uit de volgende BTW-tariefgroepen: Laag Hoog Overig Inkoop EU Inkoop niet EU Verlegd naar mij Tip: Het verschil tussen de tariefgroepen ‘Geen’ en ‘Nul’ is dat bij ‘Nul’ daadwerkelijk 0% BTW wordt 'berekend'. Dit betekent echter niet dat geen BTW wordt gebruikt.
Handleiding Davilex Club Boeken met Davilex Club 12.4 Bank- en kastransacties toevoegen Voor iedere mutatie die gevolgen heeft voor één van de bank- of kasrekeningen in uw administratie, en dus voor de daaraan gekoppelde posten, maakt u een aparte bank- of kastransactie aan. Bank- en kastransacties voegt u toe met behulp van het formulier Bank-of kastransactie toevoegen. Dit formulier opent u door op het tabblad Clubboekhouding in de groep Boeken op Banktransacties of op Kastransacties te klikken.
Handleiding Davilex Club Boeken met Davilex Club 12.4.1 Deelbetaling vastleggen Wordt niet de volledige openstaande post voldaan, dan kunt u een deelbetaling vastleggen. Selecteer hiervoor de openstaande post in het formulier Bank- of kastransactie toevoegen en klik op Wijzigen. Het formulier Betaling wijzigen wordt geopend. In dit formulier kunt u het betaalde bedrag invoeren. Dit bedrag wordt automatisch afgeboekt op de openstaande post en het openstaande bedrag wordt aangepast.
Handleiding Davilex Club Boeken met Davilex Club 12.5.1 Bedragen overboeken tussen posten Om een balansmutatie toe te voegen, klikt u op het tabblad Clubboekhouding in de groep Boeken op Balansmutaties. Het formulier Balans wijzigen wordt geopend. Selecteer de post waarvoor u een balansmutatie wilt toevoegen en klik op Wijzigen. Het formulier Balansregel wijzigen wordt geopend. Klik in het formulier Balansregel wijzigen op Toevoegen om het formulier Mutatie toevoegen te openen.
Handleiding Davilex Club Boeken met Davilex Club Boekingstype Standaard Is het boekingstype Standaard, dan voert u een omschrijving van de mutatie in en selecteert u de post waarop de mutatie moet worden ingevoerd. Vul vervolgens het bedrag in en geef aan of het bedrag debet of credit is. Maakt u gebruik van toewijzingen, dan kunt u tot slot een toewijzing selecteren uit de keuzelijst. Klik op Opslaan en sluiten om de balansmutatie op te slaan.
Handleiding Davilex Club Boeken met Davilex Club 12.5.2 Deelbetaling vastleggen Het kan voorkomen dat een debiteur niet het volledige factuurbedrag betaald. Het bedrag dat wel betaald wordt, kunt u invoeren in het formulier Betaling wijzigen. Om dit formulier te openen, selecteert u in het formulier Mutatie toevoegen de openstaande post en klikt u op Wijzigen. Voer het bedrag in dat u ontvangen heeft en klik op Opslaan en sluiten. Het openstaande bedrag zal automatisch worden aangepast. 12.
Handleiding Davilex Club Boeken met Davilex Club Rapport Openstaande posten inkoop/verkoop Met de rapporten Openstaande posten inkoop/verkoop krijgt u een overzicht van alle openstaande posten in een bepaalde periode. In het overzicht wordt per openstaande post onder meer de omschrijving van het bijbehorende boekstuk, factuurnummer, bedrag, de zoekcode en vervaldatum getoond.
Handleiding Davilex Club 13 Telebankieren Telebankieren 13.1 Inleiding Met het onderdeel Telebank kunt u gemakkelijk en snel elektronische bankafschriften importeren. Deze bankafschriften worden vervolgens automatisch verwerkt in uw administratie. Het handmatig boeken van bankafschriften behoort hiermee tot het verleden. Daarnaast kunt u met het onderdeel Telebank eenvoudig betaal- en incasso-opdrachten exporteren.
Handleiding Davilex Club Telebankieren Klik in de werkbalk op de knop Importeren. Het venster Openen wordt getoond. In het veld Bestandsnaam staat het bestand dat u in de instellingen van de bank-/girorekening heeft opgegeven, maar u kunt ook naar een andere locatie bladeren. Heeft u het importbestand geselecteerd, dan klikt u op Openen om het formulier Bankafschriften importeren te openen.
Handleiding Davilex Club Telebankieren Zijn de gegevens gecontroleerd, waar nodig aangevuld en correct bevonden, dan klikt u op Toevoegen om de documentregel op te nemen in het telebankdocument. Wilt u de transactie niet opnemen in uw administratie, dan klikt u op Verwerpen. Tip: Een overzicht van verworpen transacties vindt u in het logbestand dat na voltooiing van de import wordt getoond. Na het toevoegen of verwerpen van de transactie wordt het importproces gecontinueerd.
Handleiding Davilex Club Telebankieren 13.5 Herkenningstekst Tijdens de import kunnen transacties herkend en automatische afgehandeld worden aan de hand van herkenningstekst. Voordeel hiervan is dat wanneer een transactie van het type 'Standaard' of 'Acceptgiro/incasso totaal’ is, het onderdeel Telebank zelf de bijbehorende post probeert te vinden waarop de transactie geboekt moet worden. Zo kunt u de omschrijving ‘Huur’ bijvoorbeeld koppelen aan de post 'Huur verenigingsgebouw'.
Handleiding Davilex Club Telebankieren Voer in het veld Herkenningstekst de (deel)omschrijving in die Telebank moet herkennen in het veld Mededeling of Opmerking van geïmporteerde transacties. Voldoet de transactie aan deze term, dan wordt deze automatisch geboekt op de opgegeven post. Tip: Geeft u tijdens de controle van een niet-herkende transactie aan dat de transactie op een bepaalde grootboekrekening geboekt moet worden, dan vraagt het programma of u een herkenningstekst toe wilt voegen.
Handleiding Davilex Club Telebankieren Tip: Kiest u ervoor om geen transacties te controleren, dan worden de benodigde bankboekstukken direct aangemaakt. Voor transacties waarbij het programma geen debiteur of openstaande post kon vinden, wordt een bankboekstuk aangemaakt op naam van de ‘Onbekende debiteur’. U kunt dan later zelf bij deze transacties de juiste debiteur en/of openstaande post zoeken.
Handleiding Davilex Club Telebankieren De velden in het formulier zijn automatisch ingevuld met gegevens uit het formulier Openstaande post toevoegen. Selecteer de bank waarvan het bedrag moet worden afgeschreven en controleer de overige gegevens. Zijn de velden correct ingevuld, dan klikt u op Opslaan en sluiten. De betaalopdracht wordt toegevoegd aan de lijst Betaalopdrachten.
Handleiding Davilex Club Telebankieren Geef in het veld Bestandsnaam aan waar het exportbestand opgeslagen moet worden en selecteer eventueel een andere bankrekening. Klik op Exporteren om het exportbestand te genereren. Het exportbestand kunt u vervolgens importeren in de telebank- of internetbankieromgeving van uw bank. Tip: in het formulier Bank-/girorekening toevoegen/wijzigen kunt u in het veld Exportbestand de standaardlocatie voor het exportbestand opgeven.
Handleiding Davilex Club Telebankieren 13.8.2 Incasso-opdracht exporteren Incasso-opdrachten kunt u exporteren vanuit de lijst Exporteren incasso-opdrachten. Deze lijst opent u door op het tabblad Telebank in de groep Exporteren opdrachten op Incassoopdrachten te klikken. Selecteer de incasso-opdracht(en) die u wilt exporteren en klik in de werkbalk op Exporteren. Het formulier Incasso-opdrachten exporteren wordt geopend.
Handleiding Davilex Club 14 Contributiefacturen vormgeven BTW-aangifte 14.1 Inleiding Is uw vereniging of stichting BTW-plichtig, dan kunt u met behulp van Davilex Club gemakkelijk, snel en correct uw BTW-aangifte afsluiten. Het programma attendeert u erop wanneer een BTWaangifteperiode is verstreken en aangifte gedaan moet worden. Met één druk op de knop kunt u vervolgens de wizard BTW-aangifte afsluiten starten.
Handleiding Davilex Club BTW-aangifte 14.3 De administratie inrichten voor elektronisch berichtenverkeer Davilex Club biedt u de mogelijkheid om uw BTW-aangifte rechtstreeks vanuit het pakket digitaal naar de Belastingdienst te versturen. Om van deze functie gebruik te kunnen maken, heeft het programma enkele gegevens nodig.
Handleiding Davilex Club BTW-aangifte 14.3.2 Postbus aanvragen Om uw BTW-aangifte elektronisch te kunnen versturen, heeft u op de eerste plaats een postbus, oftewel een e-mailaccount bij de Belastingdienst nodig. Door op de knop Postbus aanvragen te klikken, start u de wizard waarmee u deze elektronische postbus aan kunt vragen. Wanneer u de stappen in de wizard heeft doorlopen, zijn alle gegevens ingevuld die nodig zijn voor uw aanvraag.
Handleiding Davilex Club BTW-aangifte 14.3.3 Pincode aanvragen Naast een postbus heeft u ook een pincode nodig waarmee u uw aangiften kunt beveiligen. Deze pincode, ook wel elektronische handtekening genoemd, bestaat uit een vijfcijferige code die u zelf kunt samenstellen. Deze pincode moet u bij de Belastingdienst opgeven. Hiervoor maakt u gebruik van het formulier Opgaaf elektronische handtekening.
Handleiding Davilex Club BTW-aangifte 14.4.1 Stap 1 - Rubrieken handmatig invullen In de eerste stap van de wizard BTW-aangifte afsluiten moet u een aantal rubrieken handmatig invullen. Het betreft hier gegevens die niet als zodanig in de administratie vastgelegd zijn. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het opgeven van het privé-gebruik van goederen en diensten. Tip: In de Help vindt u uitleg bij de verschillende rubrieken in de aangifte.
Handleiding Davilex Club BTW-aangifte 14.4.2 Stap 2 – Berekenen van de aangiftenrubrieken Na afloop van de berekening verschijnt stap 2 van de wizard. In deze stap ziet u een overzicht van de berekende bedragen per aangifterubriek. Deze bedragen kunt u desgewenst handmatig aanpassen. Wilt u wijzigingen ongedaan maken? Klik dan op de knop Opnieuw berekenen. De velden worden nu ingevuld met de bedragen die de wizard oorspronkelijk berekend heeft.
Handleiding Davilex Club BTW-aangifte Tip: Heeft u in het onderdeel Rapportage een apart sjabloon voor het rapport Afgesloten BTW-aangifte aangemaakt, dan kunt u deze sjabloon selecteren onder het kopje Selecteer een sjabloon. Heeft u geen aangepast sjabloon aangemaakt, dan wordt het standaardsjabloon zoals meegeleverd in het programma gebruikt. 14.4.4 Aangifte ondertekenen en verzenden In de laatste stap van de wizard kunt u de aangifte rechtstreeks vanuit het pakket naar de Belastingdienst versturen.
Handleiding Davilex Club BTW-aangifte 14.5.2 BTW-aangifte herberekenen en versturen Heeft u de wizard BTW-aangifte afsluiten doorlopen, maar naderhand nog boekingen gemaakt die van invloed zijn op de afgesloten BTW-aangifte periode? Dan kunt u de BTW-aangifte eenvoudig herberekenen. Selecteer in de lijst BTW-aangifteperioden de periode die u wilt herberekenen. Klik op Wijzigen en vervolgens op Opnieuw berekenen om de BTW-aangifte te herberekenen.
Handleiding Davilex Club BTW-aangifte 14.5.3 Retourberichten Belastingdienst ontvangen De Belastingdienst stuurt altijd binnen 48 uur na ontvangst van de aangifte een notificatie. Op deze manier kunt u controleren of de Belastingdienst uw aangifte daadwerkelijk heeft ontvangen. In Davilex Club kunt u deze notificatie ontvangen door in de lijst BTW-aangifteperioden te klikken op Berichten ontvangen.
Handleiding Davilex Club 15 Eindejaarsverwerking Eindejaarsverwerking 15.1 Inleiding Bij het afleggen van financiële verantwoording aan leden speelt de jaarrekening een belangrijke rol. Met behulp van Davilex Club kunt u de benodigde jaarstukken eenvoudig samenstellen. Want nadat u met behulp van een wizard het boekjaar heeft afgesloten, kunt u diverse rapporten samenstellen die de kascommissie inzicht bieden in de financiële huishouding van uw organisatie.
Handleiding Davilex Club De Eindejaarsverwerking 15.3.1 Reservekopie In deze eerste stap wordt een reservekopie van uw administratie gemaakt. Het uitvoeren van de Eindejaarsverwerking is een onomkeerbaar proces. Met de reservekopie die in deze stap van de wizard gemaakt wordt, kunt u altijd terugkeren naar de situatie van voor het uitvoeren van de Eindejaarsverwerking. 15.
Handleiding Davilex Club De Eindejaarsverwerking 15.4.1 Beginbalans genereren Nadat u op Volgende heeft geklikt, wordt de derde stap van de wizard getoond. In deze stap selecteert u de post waarop het saldo van de resultatenrekening geboekt moet worden. Tevens selecteert u hier de post waarop het saldo van alle BTW-grootboekrekeningen geboekt moet worden. Wanneer u nu op Volgende klikt, wordt de voorlopige beginbalans aangemaakt.
Handleiding Davilex Club De Eindejaarsverwerking 15.5 Correctieboekingen invoeren Na het uitvoeren van de eerste fase van de Eindejaarsverwerking kunt u correcties op het ‘oude’ boekjaar boeken. Hiervoor kunt u balansmutaties of bank- of kastransacties invoeren. Deze mutaties of transacties geeft u als datum de laatste datum van het boekjaar mee. Loopt uw boekjaar bijvoorbeeld van 1 januari tot en met 31 december, dan is de laatste datum van het boekjaar ’31 december’.
Handleiding Davilex Club De Eindejaarsverwerking Let op: Na het uitvoeren van de tweede fase van de Eindejaarsverwerking kunt u géén boekingen meer invoeren in het oude boekjaar. Ga daarom pas door naar de volgende stap van de wizard als u zeker weet dat de gegevens correct zijn en geen aanpassing meer nodig is! Heeft u een rapport gecontroleerd, dan markeert u het selectievakje voor het betreffende rapport. Nadat alle rapporten zijn gecontroleerd, klikt u op Volgende.
Handleiding Davilex Club 16 Rapportages Rapportages 16.1 Inleiding De voorgaande hoofdstukken werden afgesloten met een overzicht van rapporten die betrekking hebben op het onderwerp dat in het hoofdstuk werd behandeld. In dit hoofdstuk gaan we dieper in op de uitgebreide rapportagemodule van Davilex Club. We leggen u uit hoe u rapporten en schema’s opstelt en hoe u invloed kunt uitoefenen op de vormgeving. 16.
Handleiding Davilex Club Rapportages 16.3 Rapport opstellen Om een rapport op te stellen, klik u in het startscherm van het onderdeel Rapportage op één van uw favoriete of recent geopende rapporten. Het Eigenschappen-formulier van het betreffende rapport wordt geopend. . Wilt u een rapport openen dat niet in de lijst van favoriete of onlangs geopende rapporten staat? Klik dan op het tabblad Rapportage in de groep Rapportage op Toon rapportage. Het formulier Sjabloon kiezen verschijnt.
Handleiding Davilex Club Rapportages Na het instellen van de gewenste eigenschappen klikt u op OK. Het formulier Sjabloon opslaan als verschijnt, waarmee u de sjabloon kunt opslaan. Is de sjabloon opgeslagen, dan keert u terug naar het formulier Sjabloon kiezen en kunt u de zojuist aangemaakte sjabloon selecteren. Klik op OK en vervolgens nogmaals op OK om het rapport op te stellen. 16.3.
Handleiding Davilex Club Rapportages Op dit tabblad geeft u aan over welke periode u het rapport op wilt vragen. Dit doet u door de beginen einddatum te specificeren. Tabblad Kolommen Op dit tabblad markeert u de kolommen die in het rapport opgenomen moeten worden. Welke kolommen beschikbaar zijn, verschilt per type rapport.
Handleiding Davilex Club Rapportages 16.4 Rapporten kopiëren naar Microsoft Excel De rapporten die u met Davilex Club opstelt, kunt u eenvoudig kopiëren naar bijvoorbeeld Microsoft Excel. Dit biedt u de mogelijkheid om de gegevens verder te bewerken en eventueel in andere Office-applicaties toe te passen. Om een rapport te kopiëren, opent u het betreffende rapport en klikt u op het tabblad Rapportage in de groep Lijst op Rapport kopiëren.
Handleiding Davilex Club 17 Gegevens importeren en exporteren Gegevens importeren en exporteren 17.1 Inleiding Davilex Club biedt u de mogelijkheid om relatie- en lidgegevens die in andere programma’s zijn ingevoerd te importeren en om deze gegevens uit Davilex Club te exporteren. Daarnaast kunt u financiële gegevens exporteren naar een XML Auditfile Financieel en naar de veelgebruikte aangifteprogramma’s Elsevier BAS en Elsevier VPB.
Handleiding Davilex Factuur Gegevens importeren en exporteren Door de stappen in de wizard te doorlopen, kunt u de lid- en relatiegegevens importeren. Uitgebreide uitleg bij de stappen en velden in de wizard vindt u in de Help, die u activeert door op de F1-toets te klikken wanneer de wizard Relaties importeren gestart is. 17.3 Gegevens exporteren Lidgegevens die u heeft ingevoerd in Davilex Club kunt u exporteren naar een kommagescheiden ASCII-bestand.
Handleiding Davilex Factuur Gegevens importeren en exporteren 17.3.2 Gegevens exporteren naar XML Auditfile Financieel In Davilex Club heeft u de mogelijkheid om een XML Auditfile Financieel met daarin journaalposten en debiteur- en crediteurgegevens aan te maken en te exporteren. Open hiervoor de lijst Exportsjablonen door op het tabblad Import en export in de groep Import en export op Exporteren te klikken.
Handleiding Davilex Club 18 Administratiegegevens veiligstellen Administratiegegevens veiligstellen 18.1 Inleiding Uw administratie zal een schat aan gegevens gaan bevatten. Om deze waardevolle gegevens veilig te stellen en gegevensverlies te voorkomen, is het verstandig om regelmatig een reservekopie van uw administratie te maken. Davilex Club is daarom standaard uitgerust met een back-upfunctie. U kunt altijd handmatige een reservekopie van uw administratie maken.
Handleiding Davilex Club Administratiegegevens veiligstellen 18.3 Handmatig reservekopie maken U kunt op ieder gewenst moment een reservekopie van uw administratie maken. Dit kan bijvoorbeeld verstandig zijn wanneer u veel gegevens heeft ingevoerd en bij het afsluiten van de administratie niet automatisch een reservekopie wordt gemaakt. Om een reservekopie te maken, klikt u op het tabblad Start in de groep Reservekopie op Reservekopie maken.
Handleiding Davilex Club Administratiegegevens veiligstellen Maak regelmatig een reservekopie op een extern opslagmedium, zoals een externe harde schijf, usb-stick of dvd. Zo blijft uw administratie behouden, óók in geval van bijvoorbeeld Tip: computerproblemen, brand of diefstal. 18.4 Automatisch reservekopieën maken Naast de mogelijkheid om handmatig een reservekopie te maken, kunt u het programma ook opdracht geven om automatisch een reservekopie van uw administratie te maken.
Handleiding Davilex Club Administratiegegevens veiligstellen 18.6 Administratie overzetten naar andere computer Met behulp van een reservekopie kunt u uw administratie eenvoudig overzetten naar een andere (bijvoorbeeld nieuwe) computer. Maak een reservekopie van uw administratie(s) en kies bij Locatie voor een extern medium zoals een externe harde schijf of USB-stick. Installeer en registreer Davilex Club op de nieuwe of andere computer en zet de reservekopie terug.
Handleiding Davilex Club 19 Lijsten vormgeven Lijsten vormgeven 19.1 Inleiding Een administratie bevat veel gegevens. Hoe deze gegevens gepresenteerd worden, kunt u deels zelf bepalen. Bijvoorbeeld door in lijsten de sortering te passen, aan te geven welke kolommen in welke volgorde getoond moeten worden. In dit hoofdstuk gaan we hier nader op in. 19.2 Lijsten vormgeven In een lijst staan gegevens gegroepeerd in kolommen.
Handleiding Davilex Club Lijsten vormgeven 19.2.3 De volgorde van de regels in de lijst instellen De regels in een lijst hebben altijd een standaardsortering; vaak staan ze in oplopende volgorde gesorteerd op zoekcode. Deze volgorde kunt u desgewenst aanpassen in de Lijstopties. Klik in de werkbalk op de knop Lijstopties om het formulier Lijstopties te openen. Geef vervolgens onder Sortering de gewenste volgorde van de regels op.
Handleiding Davilex Club Lijsten vormgeven U kunt een kolom vastzetten door met de rechter muisknop op de kolomkop te klikken en in het contextmenu te kiezen voor de optie Kolom vastzetten. Om het vastzetten van de kolom ongedaan te maken, klikt u nogmaals met de rechter muisknop op de kolomkop en demarkeert u de optie Kolom vastzetten. Zet u in een lijst een tweede kolom vast, dan wordt deze achter de kolom geplaatst die u als eerste heeft vastgezet. Tip: 19.2.
Handleiding Davilex Club 20 Selectie van gegevens maken Selectie van gegevens maken 20.1 Inleiding Naast de vormgeving kunt u ook de inhoud van de lijsten zelf bepalen. Hierbij kunt u gebruikmaken van standaardselecties die in het programma zijn opgenomen. Open hiervoor de keuzelijst door achter het veld Selectie (rechtsboven in het venster) een selectie te kiezen. Tevens heeft u de mogelijkheid om zelf selecties te definiëren.
Handleiding Davilex Club Selectie van gegevens maken Geef de selectie een naam, bepaal onder het kopje Selectiecriteria aan welke criteria de selectie moet voldoen en klik op Opslaan en sluiten. U keert terug naar de lijst. Om de selectie toe te passen op de lijst, selecteert u in het veld Selectie (rechts in uw scherm) de selectie die u zojuist heeft aangemaakt uit de keuzelijst.
Handleiding Davilex Club 21 Gegevens zoeken Gegevens zoeken Het inzien van gegevens is eenvoudig in een kleine, overzichtelijke lijst. Wordt de lijst echter groter, dan zal het zoeken naar een bepaalde regel meer tijd kosten. Daarom biedt Davilex Club u verschillende zoekmogelijkheden. 21.1 Zoeken in lijst Om het zoeken te vereenvoudigen, kunt u gebruikmaken van het formulier Zoeken in lijst dat u opent door in de groep Lijst te klikken op Zoeken.
Handleiding Davilex Club Gegevens zoeken Tevens kunt u bij de zoekopties aangeven dat de keuzelijst die standaard getoond wordt bij velden waar u een relatie in moet vullen, vervangen moet worden door een zoeklijst. In deze zoeklijst geeft u één criterium op, bijvoorbeeld (een deel van) de naam van de relatie. Vervolgens worden enkel de relaties getoond die aan het criterium voldoen. De juiste relatie is zo snel gevonden.
Handleiding Davilex Club 22 Basisgegevens onderhouden Basisgegevens onderhouden 22.1 Inleiding In de Snel aan de slag-handleiding heeft u alles kunnen lezen over het inrichten van uw administratie. Het invoeren van basisgegevens als posten, hoofdposten en leden vormden hierbij een belangrijke rol. Het is belangrijk om deze gegevens actueel te houden. Daarom is het raadzaam om periodiek onderhoud te plegen aan uw administratie.
Handleiding Davilex Club Basisgegevens onderhouden Tip: Voert u een relatie van het type Bedrijf in, vul dan in het veld Bedrijf de volledige bedrijfsnaam in. Deze naam wordt namelijk gebruikt in correspondentie met deze relatie. Voert u een relatie in van het type Persoon, vul dan in het veld Persoon de volledige naam van de relatie in, dat wil zeggen titel(s), voornaam, voorletters, tussenvoegsel en achternaam. Het programma probeert deze naam op te delen in naamdelen.
Handleiding Davilex Club Basisgegevens onderhouden 22.3.3 Bank-/girorekeningen en kasrekeningen Klikt u op het tabblad Inrichting in de groep Boekhoudstructuur op Bank-/girorekeningen, dan wordt de lijst Bank-/girorekeningen geopend. Vanuit deze lijst kunt u een nieuwe bank/girorekening invoeren, gegevens van bestaande rekeningen wijzigen en rekeningen verwijderen.
Handleiding Davilex Club Basisgegevens onderhouden Betalingsvoorwaarden vermelden op contributiefactuur Gegevens die u vastlegt in de betalingsvoorwaarde, zoals de betalingstermijn en de vervaldatum van de contributiefactuur, kunt u eenvoudig toevoegen aan de contributiefactuurlay-out. Klik hiervoor op het tabblad Lay-out in de groep Factuur op Contributiefactuur.
Handleiding Davilex Club Basisgegevens onderhouden 22.3.7 Landen, plaatsen en provincies Landen Voert u een relatie in, dan bent u verplicht om bij de (hoofd)adresgegevens het land te vermelden waar de relatie is gevestigd. Standaard wordt een lijst van veel voorkomende landen meegeleverd. Deze lijst opent u door op het tabblad Inrichting in de groep Plaatsen en landen op Landen te klikken. Door op Toevoegen, Wijzigen of Dupliceren te klikken, kunt u deze lijst naar wens aanpassen.
Handleiding Davilex Club Basisgegevens onderhouden Wisselkoersen Een wisselkoers is de waarde van een valuta, uitgedrukt in een andere valuta, in dit geval de euro. Als u in uw administratie met buitenlandse valuta’s werkt, is het noodzakelijk om ook de waarde van deze valuta’s te registreren. Tip: U kunt meerdere wisselkoersen aan een valuta koppelen. Afhankelijk van bijvoorbeeld de factuurdatum wordt automatisch de juiste wisselkoers gebruikt.
Handleiding Davilex Club Basisgegevens onderhouden Tip: een uitgebreide toelichting op het formulier Extra veld toevoegen is opgenomen in de Help. Dit helponderwerp activeert u door wanneer het formulier geopend is op de F1-toets te drukken.
Handleiding Davilex Club 23 Basisgegevens onderhouden Programma-instellingen 23.1 Inleiding In Davilex Club kunt u uiteenlopende instellingen naar eigen wens aanpassen. Sommige instellingen zijn algemeen, zoals het bepalen van het lettertype en de grootte van de letters op uw scherm, het al dan niet tonen van meldingen door het programma en het instellen van de automatische reservekopie. Andere instellingen zijn specifiek voor de verschillende programma-onderdelen.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen 23.3.2 Tabblad Beeldscherm Op dit tabblad kunt u door het markeren van het selectievakje aangeven dat in lijsten een valutasymbool getoond moet worden. 23.3.3 Tabblad Bestandslocaties Op het tabblad Bestandslocaties kunt u de standaardlocatie opgeven waar automatische reservekopiebestanden opgeslagen moeten worden. Blader naar de betreffende locatie en klik op Opslaan en sluiten om de instelling op te slaan. 23.3.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen 23.4.1 Tabblad Algemeen Heeft u bij het aanmaken van een nieuwe administratie aangegeven geen BTW-administratie te voeren, maar wilt/moet u in een later stadium toch een BTW-administratie bijhouden? Dan markeert u het selectievakje voor de optie BTW-administratie voeren met BTW-aangifte per en selecteert u het tijdvak waarover u aangifte moet doen.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen Rechtstreeks boeken op BTW-post Standaard is het niet toegestaan om handmatig boekingen in te voeren op een BTW-post. Wilt u wel rechtstreeks kunnen boeken op een BTW-grootboekrekening, dan markeert u het selectievakje voor de optie Rechtstreeks boeken op een BTW-grootboekrekening is toegestaan. boekingen die u handmatig op een BTW-post invoert, worden niet automatisch meegenomen in de wizard BTW-aangifte.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen 23.5 Snel aan de slag Op het tabblad Start vindt u de groep Snel aan de slag. De taken in deze groep kunt u zelf opgeven in de instellingen. Open de instellingen door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen Systeem op Snel aan de slag. Markeer de taken die u toe wilt voegen aan de groep Snel aan de slag en klik op Opslaan en sluiten. U kunt maximaal 15 taken toevoegen.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen 23.6 Favoriete rapporten Op het startscherm van het tabblad Rapportage ziet u een overzicht van uw favoriete rapporten. Door op de snelkoppeling te klikken, kunt u het betreffende rapport snel openen. Welke rapporten getoond worden, geeft u op in de instellingen. Open de instellingen door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het tabblad Systeem in de groep Instellingen Systeem op Favoriete rapporten.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen 23.7 Lay-out In het onderdeel Lay-out kunt u in veel sjablonen het veld Eigen bedrijfsadres volledig opnemen. In de Lay-outinstellingen kunt u onder het kopje Eigen adres bij afdrukken bepalen uit welke onderdelen dit adres moet bestaan. De Lay-outinstellingen opent u door in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen te klikken. Klik vervolgens op het tabblad Algemeen in de groep Instellingen Systeem op Lay-out.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen 23.8 BTW-tarieven Wanneer u een BTW-administratie voert, moet u regelmatig aangeven welk BTW-tarief van toepassing is. Standaard is in het invoerveld al een tarief ingevuld. Is een ander BTW-tarief vaker van toepassing? Dan kunt u dit tarief opgeven in de instellingen. Klik hiervoor in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen Eigenschappen post In de boekhoudinstellingen kunt u tevens het aantal cijfers opgeven waaruit het nummer van de post moet bestaan. Vult u hier bijvoorbeeld ‘4’ in en u maakt een post aan met nummer ‘30’ dan past het programma dit nummer automatisch aan naar ‘0030’. 23.10 Ledenbeheer In de ledenbeheerinstellingen kunt u de betalingsvoorwaarde vastleggen die als standaardwaarde wordt gebruikt bij het aanmaken van lidcategorieën.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen 23.11 Contributie Zijn aan een lid meerdere lidcategorieën gekoppeld en is voor lidmaatschap aan deze lidcategorieën contributie verschuldigd? Dan kunt u ervoor kiezen om het lid voor iedere berekende lidcategorie een aparte factuur toe te sturen. U kunt de bedragen echter ook verzamelen op één factuur, acceptgiro, incasso of contante betaling.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen Onder Standaardwaarden bij contributieberekening kunt u onder meer aangeven welke betalingsvoorwaarde gehanteerd moet worden bij betalingswijzen waarvoor nooit aanmaningen gegenereerd zullen worden. Dit geldt bijvoorbeeld voor leden bij wie de optie Factuur toesturen niet is geselecteerd. Tot slot kunt u in de contributie-instellingen het bedrag specificeren dat u in rekening brengt wanneer u een aanmaning genereert. 23.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen 23.13 Relatiebeheer In de relatiebeheerinstellingen kunt u onder meer aangeven of bij het toevoegen van een relatie automatisch een zoekcode gegenereerd moet worden en hoe namen van relaties weergegeven moeten worden. Klik in de werkbalk Snelle toegang op Instellingen om de instellingen te openen. Klik vervolgens op het tabblad Administratie in de groep Instellingen administratie op Relatiebeheer.
Handleiding Davilex Club Programma-instellingen Onder Volledige naam in grid kunt u aangeven hoe de kolom Naam in diverse lijsten weergegeven moet worden. Kiest u hier bijvoorbeeld de optie , dan wordt de naam weergegeven als Zanthegem, J.P. van. Kiest u voor de weergave dan zal de naam getoond worden als J.P. van Zanthegem. Deze weergave heeft invloed op de sortering van de lijst.
Handleiding Davilex Club 24 Werken met meerdere gebruikers Werken met meerdere gebruikers 24.1 Inleiding Davilex Club biedt u de unieke mogelijkheid om de administratie te splitsen in een deel Clubboekhouding en een deel Ledenbeheer. Hierdoor kunnen penningmeester en secretaris onafhankelijk van elkaar en op verschillende (niet onderling verbonden) computers hun werkzaamheden uitvoeren.
Handleiding Davilex Club Werken met meerdere gebruikers 24.2.2 Administratie samenvoegen Met behulp van de wizard Administratie splitsen kunt u de administratie ook weer samenvoegen of, indien gewenst, de splitsing ongedaan maken. Om de wizard te starten, klikt u op het tabblad Clubboekhouding of Ledenbeheer in de groep Administratie op Administratie splitsen. Doorloop de stappen in de wizard om de administratie samen te voegen. 24.
Handleiding Davilex Club Werken met meerdere gebruikers Tip: Een server is een computer in het netwerk, die zijn configuratie beschikbaar stelt aan andere computers. De computers waaraan de server zijn configuratie beschikbaar stelt, worden de clients genoemd. Deze clients maken gebruik van de licentie en administratie(s) van de server. 24.3.1 Server instellen Om met meerdere gebruikers te kunnen werken, moet op de server aangegeven worden dat u het programma wilt gebruiken in een multi-user omgeving.
Handleiding Davilex Club Werken met meerdere gebruikers 24.3.2 Clients instellen Heeft u de instructies uitgevoerd, dan hoeft u enkel op de andere computers (de clients) aan te geven dat de computer gebruikmaakt van de licentie en administraties op een andere computer. Open hiervoor de administratieve software van Davilex op de client-computer en klik op het tabblad Start in de groep Licentie- en modulebeheer op Modulebeheer. Het formulier Modulebeheer wordt geopend.
Handleiding Davilex Club Werken met meerdere gebruikers Om een gebruiker toe te voegen, klikt u in het formulier Gebruikersbeheer op Toevoegen. Het formulier Gebruiker toevoegen wordt geopend. In dit formulier kunt u de gebruikersnaam en het wachtwoord opgeven en rechten toekennen aan de gebruiker.
Handleiding Davilex Club 25 Licentiebeheer Licentiebeheer 25.1 Inleiding Maakt u gebruik van de administratieve software van Davilex, dan wordt u eens per jaar gevraagd om uw licentie (kosteloos) te vernieuwen. Tevens is het vernieuwen van de licentie noodzakelijk om een extra aangeschafte module te activeren. In dit hoofdstuk leest u hoe het vernieuwen van de licentie in zijn werk gaat. 25.2 Licentie vernieuwen Jaarlijks wordt u gevraagd om uw licentie voor de administratieve software te verlengen.
