Help

FILEMAKER PRO HELP 5
Finding empty or non-empty fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Finding duplicate values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Finding duplicate values using a self-join relationship . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Finding records that match multiple criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Finding records except those matching criteria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Viewing, repeating, or changing the last find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Hiding records from a found set and viewing hidden records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121
Constraining (narrowing) a found set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Extending (broadening) a found set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Finding records troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Saving a find request . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Managing saved find requests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Sorting records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Options for sorting records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Sorting records by subsummary values . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Sorting records troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Finding and replacing data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Find/replace troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Previewing and printing information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Specifying a default printer and paper options (Windows) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Specifying printer and paper options (OS X) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Previewing data on a layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Printing records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Printing scripts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Printing table and field information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Printing the relationships graph . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Printing labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
Printing envelopes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Printing troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144
Document appears as expected in Preview mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Document does not appear as expected in Preview mode . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Records not printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Printing troubleshooting techniques (Windows) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Printing troubleshooting techniques (OS X) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Designing and creating databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Creating a database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
About planning a database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Best practices for designing layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Tips for designing layouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Creating a FileMaker Pro file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Setting file options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Defining database tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
About defining database fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Defining fields in the Field Picker dialog box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164
Defining fields in the Manage Database dialog box . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166
Defining fields in Table View . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
About naming fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
About choosing a field type . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
About text fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
About number fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
About date fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170
About time fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171