Help

FILEMAKER PRO HELP 11
Creating accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455
Editing existing accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456
Duplicating and deleting accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 458
Creating accounts that authenticate via an external server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459
Tips for creating account names and passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 460
Creating and managing privilege sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Viewing privilege sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
Creating new privilege sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Editing existing privilege sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462
Duplicating and deleting privilege sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463
Editing record access privileges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464
Editing layouts privileges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 468
Editing value list privileges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 470
Editing scripts privileges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472
Editing extended privileges for a privilege set . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 474
Editing other privileges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476
Managing extended privileges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479
Viewing extended privileges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479
Editing which privilege sets may use an extended privilege . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 479
Creating and deleting extended privileges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 480
Opening files protected with passwords . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 481
Changing your password for a file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482
Authorizing access to files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483
Setting up access to a file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 483
Sharing data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 485
Sharing databases on a network . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486
Sharing and hosting files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Opening files as the host . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487
Closing shared files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489
Working with shared files as a client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 489
Opening shared files as a client . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490
Opening shared databases remotely using a URL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492
Sending the URL of a shared database . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494
Sharing files with FileMaker Go clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 494
Uploading files to FileMaker Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495
Saving, importing, and exporting data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Saving and sending records in other formats . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 498
Saving and sending records as an Excel file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Saving and sending records as a PDF file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499
Saving and sending records as a snapshot link . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 500
Sending email messages based on record data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502
Sending one email message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 502
Sending multiple email messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 504
Entering or editing SMTP options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506
Importing data into FileMaker Pro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 507
Methods of importing data into an existing file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 508
About creating a new table for imported data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510
About validating data during import . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 511
Importing data into an existing file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 512
Setting up recurring imports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513
Importing a folder of files all at once . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515
Importing Bento data (OS X) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 517