BURY Time Suite Inhoudsopgave Inleiding 1. Algemene opmerkingen Installatie en gebruik 2. 3. 4. 5. 6. Technische vereisten Installatie van de software Erste Nutzung der BURY Time Suite Installatie van software-updates Gebruik van de software met meerdere gebruikers in een netwerk Eerste stappen 7. Overzicht van de menupunten 8. Andere bestuurders aanmaken 9. Voertuigen aanmaken 10. Doelen/contacten aanmaken 11. Doelen van ritten aanmaken 12.
Inleiding 2 1. Algemene opmerkingen Beste klant, Het verheugt ons, dat u gekozen hebt voor een elektronisch rittenboeksysteem van het merk BURY. Bij dit systeem dat in uw voertuig wordt geïnstalleerd, hoort een beheerdersprogramma, de BURY Time Suite. De bediening van deze software wordt uitvoerig beschreven in deze handleiding. Lees de handleiding zorgvuldig door, om alle functionaliteiten van de software te kunnen gebruiken.
Installatie en gebruik 3 2. Technische vereisten Controleer voor het begin van de installatie van de BURY Time Suite of uw pc / laptop aan de volgende technische vereisten voldoet: Processor: Intel Pentium (of vergelijkbaar) met 2 GHz, Besturingssysteem: Microsoft Windows 10, Windows 8, 8.1, Windows Vista, Windows 7, .NET 3.5 Service Pack 1 (wordt op dvd meegeleverd), Database: Firebird SQL 2.
Installatie en gebruik Met een klik op “installeren” begint nu het installatieproces en de data worden op de harde schijf overgezet. Al naargelang de hardware uitrusting van uw pc / laptop kan dit 10 - 15 minuten bedragen. De voortgang daarbij herkent u aan de groene statusbalk. Aanwijzing: XHet installatieproces kunt u op ieder moment afbreken. De tot dan toe al geïnstalleerde data worden weer verwijderd. Vanaf softwareversie 1.26 (update 1.
4. Erste Nutzung der BURY Time Suite Wanneer u de BURY Time Suite voor de eerste keer opent, moet u een beheerder vastleggen en overeenkomstig een gebruikersnaam en wachtwoord ingeven. Gebruikt u de software op privé basis, dan beheert u uitsluitend uw eigen gegevens. Gebruikt u de software voor uw netwerk en moeten er meerdere personen mee kunnen werken, dan moet van tevoren de rolverdeling van de personen (wie is de beheerder?) achterhaald worden.
Installatie en gebruik server om te kijken of er een actuele update voorhanden is. wanneer dat zo is wordt dat in de menulijst naast de button “help” weergegeven. Bij deze handeling wordt uw bestaande informatie in BURY Time Suite niet vrijgegeven op internet. Wilt u automatisch zoeken nu inschakelen? Pas na het antwoord op deze vraag, en indien er geen specifieke kaarten zijn geïnstalleerd (d.w.z.
Wanneer bijv. de versie met nr 1.13 verschijnt, dan kunt u op de website www.bury.com enkele updates vinden met de nummers 1.37, … en 2.0 (oktober 2015). Sla de update op en installeer deze, te beginnen van versie 1.37 en vervolgens 2.0. Belangrijk: XDirect vanaf versie 2.0 is geen update van versie 1.13 mogelijk! Uw BURY Time Suite software is dan weer actueel. De veranderingen van de aangegeven updates kunt u in de “Release Notes” nalezen.
Installatie en gebruik 6. Gebruik van de software met meerdere gebruikers in een netwerk Veronderstelling: Uw bedrijf beschikt over meerdere bedrijfsvoertuigen, die sommige werknemers naast hun beroepsactiviteit ook voor privédoeleinden kunnen gebruiken. De voertuigen zijn uitgerust met een elektronisch rittenboek van BURY Technologies. Het beheer en de opslag van de geregistreerde positiegegevens van alle voertuigen moet centraal in een database gebeuren.
Er verschijnt een invoervenster voor de Gebruikers. Voer daar eerst de Gebruikersnaam in. Deze moet zodanig worden gekozen dat hij zo eenduidig mogelijk is en, indien dit van toepassing is, overeenstemt met uw bedrijfsinterne identificatierichtlijnen. Voer aansluitend alle andere details in, indien u de secundaire gegevens van de werknemer hier wilt beheren. Een foto van de werknemer kan eveneens worden ingevoegd door op het fotovlak te klikken.
Installatie en gebruik De werknemers kunnen zich nu alleen nog aanmelden met de gebruikersnamen en de wachtwoorden, die u voordien bij de serverinstallatie hebt aangemaakt. De netwerkinstelling is daarmee voltooid. Aanwijzing: XDe gebruikers kunnen zich niet meer aanmelden met beheerdersrechten, behalve wanneer u dit gebruiksrecht voor hun gebruikersaccount hebt toegekend.
Eerste stappen 11 7. Overzicht van de menupunten In de BURY Time Suite vindt u de drie domeinen Rittenboek, Stamgegevens en Configuratie. Deze domeinen en hun subfuncties kunt u oproepen via de menubalken. Menupunten in het domein Rittenboek In de rubriek Routebewerking kunt u achteraf ontbrekende gegevens voor uw ritten toevoegen. Door te klikken op het submenu Kaartweergave kaart kunt u de kaart van Europa openen en het gekozen gebied vergroten.
Eerste stappen Als een voertuig door meerdere bestuurders wordt gebruikt (bijv. in een gezin of bij een wagenpark), kunt u deze aanmaken in Bestuurderbeheer. De bestuurders zijn echter geen programmagebruikers. Ze kunnen hun ritten daarom niet zelf beheren. U kunt verschillende Reisdoelen (Beheer van het doel van de rit) aanmaken onder het gelijknamige menupunt. Dit kan voordelig zijn als deze regelmatig voorkomen, bijv. ritten naar een klant, serviceritten, woon-werkverkeer enz.
Andere menupunten In de bovenste menubalk bevinden zich nog de beide vermeldingen Bestand en Hulp. Aan de hand van het eerste menupunt Instellingen onder Bestand kunt u een alternatief pad voor uw database aangeven. Dit is nuttig bij de opslag van de database op een ander station of bij meerdere gebruikers, die slechts één database moeten gebruiken. U kunt hier eveneens vastleggen of uw gereden afstanden in de afstandeenheid kilometer of in Engelse mijlen (stat.mi.) getoond moeten worden.
Eerste stappen 9. Voertuigen aanmaken Voordat u één of meerdere voertuigen aanmaakt, moet u zorgen dat u beschikt over de voertuigdocumenten (kentekenbewijs, inschrijvingsbewijs) en de desbetreffende kilometerstand noteren. Open onder de Stamgegevens het voertuigbeheer via het icoon Voertuigen. Maak nu een nieuw voertuig aan, door op het “plus”-symbool aan de onderste beeldschermrand te klikken.
10. Doelen/contacten aanmaken Doelen/contacten zoals uw eigen adres, dat van de werkgever resp. het eigen kantoor en vaak bezochte klanten kunt u hier opslaan, zodat u deze niet voor iedere rit zelf hoeft in te voeren. In het doel-/contactbeheer heeft u de mogelijkheid om nieuwe contactgegevens in te voeren of reeds bestaande contactgegevens van andere softwareprogramma’s te importeren. Er kunnen echter ook zogeheten CSV-bestanden geïmporteerd worden.
Eerste stappen Nieuw contact invoeren / bewerken Klik op het “plus”-symbool om een nieuw contact aan te leggen. Het venster Adres met de tabbladen Adres en Kaart wordt geopend. Aan de hand van de adresgegevens moet u verplichte velden zoals Naam/Firma, de Straat en de gemeente (Plaats) zelf invullen. Is het ingevoerde contact bijvoorbeeld het adres van uw werkgever, dan beveelt het zich aan om gelijk een standaard reisdoel in te voeren. Dit kan bijvoorbeeld “Rit naar kantoor” heten.
Coördinatenverstrekking via het tabblad Kaart Het door u in het voertuig gebruikte BURY product registreert geografische coördinaten uit de ontvangen GPS-signalen. Deze coördinaten resp. posities kunnen aan de hand van het kaartmateriaal in de BURY Time Suite visueel weergegeven worden. Om een door u aangelegd of geïmporteerd contact (het adres) weer te geven en uw ritten correct te kunnen indelen, moet u aan het contact eveneens coördinaten toewijzen. Dit kan alleen in het tabblad Kaart.
Eerste stappen Belangrijk: XIndien de knop “Overnemen”. niet wordt ingedrukt, dan worden de adresgegevens uit de aangeduide positie op de kaart niet overgenomen. Nadat u de adresgegevens correct heeft overgedragen uit de tab Kaart naar de tab Adres, dient u op de knop “Opslaan” te drukken. Een vergelijkbare functie vindt u in het menupunt Rittenboek in de functie Kaartweergave. Bij de bewerking van ritten kunnen deze adressen dan als sjabloon worden ingevoegd. 11.
12. Database opslaan / herstellen Wanneer alle basisinstellingen uitgevoerd zijn, is het raadzaam om de database op te slaan voordat u de eerste gegevens importeert. Zo kunt u in de beginfase, waarin u mogelijk eerst een keer testgegevens invoert, in alle rust alle functies uittesten. Aanwijzing: XDe mogelijkheid om de database op te slaan en te herstellen hebt u alleen als gebruiker met beheerdersrechten. Open het menupunt Configuratie en klik daar op Back-up database.
Aanmaken van een rittenboek 13. Positiegegevens importeren In de BURY Time Suite kunnen positiegegevens van drie elektronische rittenboeken worden geladen. De verschillende werkstappen worden hieronder beschreven voor alle producten. Ga als volgt te werk: Belangrijke opmerking: XControleer of het cartografische materiaal van de ritten die u wilt importeren, is geïnstalleerd. Anders zal het adres van de startpositie of de bestemming niet worden gevonden.
Gebruik van de CL 1010 Time 1) Neem de CL 1010 Time uit uw voertuig en noteer de kilometerstand. 2) Start de BURY Time Suite op uw PC. 3) Verbind de CL 1010 Time via een USB-kabel met uw PC. De automatische gegevensimport wordt gestart. 4) Selecteer een gebruiker, indien er vooraf al meerdere werden aangemaakt. 5) Selecteer een voertuig, indien er vooraf al meerdere werden aangemaakt, of maak nu een voertuig aan.
Aanmaken van een rittenboek Aanwijzingen: XHet veld Gegevensimport kan pas worden aangeklikt, wanneer u de kilometerstand hebt ingevoerd en deze groter is dan de vorige kilometerstand. XKlikt u per ongeluk op Gegevensimport overslaan, dan heeft u de mogelijkheid om rechtsonder in de statuslijst op Apparaat te klikken. Kies het nog aangesloten systeem opnieuw uit. Het venster Gegevensimport verschijnt dan nog een keer.
In het voorbeeld ligt de correctie met 72,24 procent veel te hoog. Nadat een rit van een kilometer achteraf ingevoegd is, is de correctiefactor duidelijk gedaald tot op 11,04 procent. Hij mag echter niet boven zeven procent liggen, indien de ritten moeten worden afgesloten. Er is nog 0,5 kilometer uit de automatische rit beschikbaar voor andere toe te voegen ritten. b) Voorbeeld van een hogere kilometerstand in het elektronische rittenboek: Normaal gezien kan deze toestand zich niet voordoen.
Aanmaken van een rittenboek Belangrijke opmerking: XDe gegevensimport van vele ritten kan enkele seconden in beslag nemen. Verwijder tijdens de importfunctie de micro-SD-kaart niet uit de kaartlezer of haal de USB-stekker van de adapterkabel niet uit de PC of het apparaat. Laatste import wissen functie bevindt zich in het dropdown-menu Meer onder Routebewerking. Deze staat u toe om de laatst geïmporteerde reizen te verwijderen.
14. Positiegegevens bewerken Wanneer de positiegegevens met succes ingelezen zijn, dan wordt het venster Gegevensimport gesloten. De gegevens worden nu vergeleken met het kaartmateriaal dat opgeslagen is in de BURY Time Suite en omgezet in exacte adresgegevens. Hierbij kan het echter gebeuren, dat bepaalde posities niet worden herkend. Deze moeten door u manueel worden aangevuld. Open het menupunt Rittenboek en klik dan op Routebewerking, om te beginnen met de bewerking van de ritten.
Aanmaken van een rittenboek Einddatum Hier worden de datum en de tijd bij het einde van de rit aangegeven. Bestemming Hier wordt het adres (zonder huisnummers) bij het einde van de rit aangegeven. Einde KM / Einde Engelse mijlen – het hangt af van wat is geselecteerd in het menu “Instellingen”. Kilometerstand bij het einde van de rit. Route Afgelegde kilometers. Correctie De actuele correctiefactor van de rit. Duur Geeft de rijtijd in uren, minuten en seconden aan.
Rit toevoegen Wanneer er een automatische rit met een positieve kilometerstand werd gegenereerd, dan kunt u ontbrekende ritten manueel toevoegen. Daardoor vermindert dan de correctiefactor van alle ritten in deze weergave voor het desbetreffende voertuig. Meer Weergave afdrukken Wanneer u een overzicht van de ritten wilt afdrukken, kunt u deze functie oproepen. Er wordt een apart venster geopend, waarin u een afdrukvoorbeeld van de rittenlijst en andere opties vindt.
Aanmaken van een rittenboek Voertuig Hier kunt u de tabel laten sorteren volgens voertuigen, waarvoor reeds ritten opgeslagen zijn. Via een dubbelklik kunt u een rit openen en bewerken. Uitgesloten van hiervan zijn reizen, die automatisch zijn aangemaakt. In het venster Ritdetails kunt u, indien deze niet geregistreerd zijn, de verplichte velden voor het start- en doeladres invullen. Bij de Ritinformatie ziet u de velden Route, Rittype, Bestuurder, Contactpersoon, Doel van een rit en Memo.
15. Ritten afsluiten Om ritten te kunnen afsluiten, moeten alle start- en doeladressen van de ritten beschikbaar zijn en de correctiefactor mag niet meer dan 7 procent bedragen. Eveneens moeten alle verplichte velden ingevuld zijn. In het overzicht toont de kolom Volledige gegevens aan of de rit afgesloten kan worden (groene haakjes) of nog bewerkt moet worden (rode X).
Aanmaken van een rittenboek 16. Rittenboek afdrukken In het rittenboek verschijnen de afgesloten ritten onder het desbetreffende voertuig (kenteken). Door op de “plus”-symbolen te klikken, kunnen bijkomende details worden weergegeven. Selecteer een periode uit het rittenboek (blauwe achtergrond) en klik op het printersymbool, om deze af te drukken. Net zoals bij de rittenlijst verschijnt er een apart venster met een afdrukvoorbeeld.
17. Wissen van oude voertuigen Veel klanten maken al jaren gebruik van BURY Time Suite. Het is mogelijk dat er zich in deze periode tal van gegevens opstapelen , bijv. over oude of niet meer gebruikte voertuigen. Bij het opstarten van het BURY Time Suite-programma neemt het laden van oude logboeken veel tijd in beslag en vertraagt zo onnodig de werking van de computer / het programma.
Aanmaken van een rittenboek 18. Vervangen van de apparatuur Indien er registratieapparatuur beschadigd raakt tijdens het gebruik en deze niet langer kan worden gebruikt, dient u deze te vervangen. Daarvoor dient u de oude apparatuur te verwijderen en de kilometerstand te noteren. Bevestig vervolgens de nieuwe apparatuur in het voertuig. Om oude apparatuur te verwijderen uit de BURY Time Suite dient u het programma op de computer op te starten.
Gegevensimport uit nieuwe apparatuur Daartoe dient u: 1) De nieuwe apparatuur met opgeslagen gegevens uit het voertuig te nemen en de kilometerstand te noteren. 2) De apparatuur met de computer te verbinden d.m.v. een kabel. De gegevensimport start automatisch. Aanwijzingen: XIn het geopende importvenster verschijnen de (niet-actieve) gegevens van de gebruiker en de auto evenals de vorige kilometerstand die is ingevoerd bij de laatste gegevensimport, en de datum van de laatste rit.
BURY Time-producten configureren 19. Menupunt Configuratie Naast de reeds beschreven menupunten Back-up database, Beveiliging opnieuw instellen en Verbinding maken met UNI CarTalk Time-kaart vindt u in het domein Configuratie nog andere menupunten: Apparaatconfiguratie Onder dit menupunt kunnen de aangesloten BURY Time-producten / SD-kaarten worden geselecteerd en opgeroepen.
Apparaat terugzetten Wanneer u het BURY product in een ander voertuig wilt gebruiken en dus aan een andere gebruiker wilt toekennen, dan moet u het apparaat terugzetten op de fabrieksinstellingen. Wanneer u het product wilt verkopen, moet u dit proces eveneens uitvoeren. Selecteer het desbetreffende product uit de lijst en klik op “Apparaat terugzetten”. Wanneer u de twee controlevragen met “Ja” bevestigt, dan worden alle positiegegevens op het product gewist.
BURY Time-producten configureren Om de lijst met beschikbare landen weer te geven dient u een verbinding te maken met het internet. Het keuzeveld “Geïnstalleerd” laat zien of een bepaalde kaart al is geïnstalleerd. De grootte van een bepaald bestand laat de gecomprimeerde grootte van het kaartbestand zien. Dit is de hoeveelheid te downloaden gegevens. Indien er een update van cartografisch materiaal beschikbaar is, dan zal de knop “Update” worden vrijgegeven.
Druk op “Overnemen” om de nieuwe kaarten te downloaden en deze te installeren. Om de kaarten te installeren dient u de functie “Geïnstalleerd” uit te vinken en te drukken op “Overnemen”. Belangrijke opmerking: XVóór het importeren van de reizen/ritten moet het nodige cartogratische materiaal geïnstalleerd worden van het land waarin uw reis plaatsvindt. Anders kunnen het adres van de startpositie en de bestemming van de geïmporteerde ritten niet worden gevonden en zullen de adresvelden leeg blijven.
Verdere mededelingen 20. Service Bij algemene of technische vragen, suggesties en opmerkingen is ons team u te allen tijde van dienst. Wij staan open voor uw suggesties en opmerkingen: Kantoor: BURY GmbH & Co. KG Robert-Koch-Straße 1-7 D-32584 Löhne Duitsland Producent: BURY Spółka z o.o. ul. Wojska Polskiego 4 39-300 Mielec Polen Hotline Tel.
