INDeX 9.
Page 2 – Inleiding Inhoud Inleiding..................................................................................... 3 Functies van displaytoestellen................................................... 4 Bellen ........................................................................................ 6 Speeddial nummers .................................................................. 9 PIN- & kostenplaatscodes ....................................................... 10 Bezet of geen antwoord ............
Inleiding – Page 3 Inleiding Hoe deze handleiding te gebruiken Deze handleiding is bedoeld voor de INDeX 2030-, 2050- en 2060toestellen welke onderdeel uitmaakt van uw INDeX systeem dat met softwareversie 9.1 werkt. Om er achter te komen welke softwareversie uw systeem gebruikt, drukt u op ANSWER RELEASE en vervolgens op PROGRAM (zie pagina 13). Het toestel geeft dan de softwareversie weer. Wis de weergave door nogmaals op ANSWER RELEASE te drukken.
Page 4 – Functies van displaytoestellen Functies van displaytoestellen Inleiding tot displaytoestellen In het diagram ziet u enkele functies van een displaytoestel; Steunclip hoorn (onder hoorn) Lampje Speaker (Beneath Handset) Displaytoetsen Hoorn DSStoetsen Kiestoetsen Microfoon BLF-lampjes (niet 2030) • 2060: Toestel met handsfree functie, DSS-toetsen en BLFstatuslampjes (zie pagina 20). Een serieel aansluitpunt en kabel voor aansluiting op een pc worden ook meegeleverd.
Functies van displaytoestellen – Page 5 On hook kiezen, Speaker & Answer Release Op alle INDeX toestellen kunt u zowel “normaal” kiezen als kiezen zonder de hoorn te gebruiken (wat wel “on hook”, d.w.z. met de hoorn op de haak, kiezen genoemd wordt). Als er wordt geantwoord, kunt u het gesprek voortzetten zonder de hoorn te gebruiken, dus handsfree. U kunt tijdens een gesprek heen en weer schakelen tussen handsfree en met de hoorn werken.
Page 6 – Bellen Bellen Opmerkingen over het bellen Als u belt, verschijnen op de display details over de gespreksvoortgang. Er verschijnen ook meldingen als de oproep niet lukt. • Oproepblokkering: Het systeem kan u verhinderen bepaalde nummers of soorten nummers (bijv. nationaal, internationaal) te kiezen. De mate van oproepblokkering neemt toe, wanneer een toestel overschakelt op de nachtstand wordt weergegeven). Ze verandert ook (wanneer het symbool afhankelijk van tijd, datum en dag van de week.
Bellen – Page 7 Extern bellen Het systeem kan oproepblokkering toepassen op enkele of alle externe nummers. U kunt ook uw toestel vergrendelen (zie pagina 34) of hem blokkeren door een onjuist wachtwoord in te voeren (zie pagina 33). Een extern nummer kiezen: 1. Kies 0 om een externe lijn te krijgen. Uw systeembeheerder geeft aan of het een ander nummer moet zijn. • Als "KOSTENPLAATS?" verschijnt, zie pagina 10. • Als "PIN?" verschijnt, zie pagina 10. 2. Kies het externe telefoonnummer.
Page 8 – Bellen Bellen vanuit de INDeX Directory Wanneer u de INDeX-directory gebruikt, kan uw toestel een geselecteerd item weergeven uit de index van toestellen of speeddial namen met hun nummers. Er zijn twee methodes om items met namen en nummers uit de INDeX-directory te selecteren: • via Alpha Group • via Dial by Name Bovendien kunnen de INDeX-directory-items worden gesorteerd op voornaam of achternaam.
Speeddial nummers – Page 9 Speeddial nummers Speeddial nummers gebruiken Het systeem kan externe nummers opslaan als snelkiesnummers. • Systeemspeeddial nummers: Vraag uw systeembeheerder om een lijst. • Persoonlijke snelkiesnummers: Uw toestel kan ook maximaal 10 snelkiesnummers voor uw eigen gebruik bewaren (zie onder). Een systeemspeeddial nummer op naam kiezen: 1. Gebruik de INDeX-functie (zie pagina 7). Om een snelkiesnummer te kiezen: 1. Druk op SPEED DIAL.
Page 10 – PIN- & kostenplaatscodes PIN- & kostenplaatscodes Als KOSTENPLAATS? verschijnt Als KOSTENPLAATS? verschijnt als u extern belt, moet u een kostenplaatscode invoeren om door te gaan. Het systeem controleert dit met zijn lijst met codes voordat het u laat bellen. Om een kostenplaatscode op elk moment tijdens een gesprek in te voeren, zie pagina 13. Om een verplichte kostenplaatscode in te voeren: 1. Kies de kostenplaatscode.
Bezet of geen antwoord – Page 11 Bezet of geen antwoord Opties indien bezet of geen antwoord Uw toestel biedt verschillende methodes om contact te zoeken met een toestel dat in gesprek is, niet antwoordt of op niet-storen ingesteld is. Deze opties werken voor normale, intercom- en omgeleide gesprekken. • Een bericht achterlaten: zorgt dat het lampje van het gebelde toestel gaat branden. Hiermee wordt ook uw nummer opgeslagen als een te beantwoorden bericht.
Page 12 – Bezet of geen antwoord Een bericht achterlaten U kunt uw toestelnummer als een bericht achterlaten voor iemand die u moet bellen (zie pagina 15). Als diens toestel een lampje heeft, gaat dat branden (ondersteund door INDeX-toestellen). Als uw oproep wordt omgeleid, gaat het bericht naar het toestel dat u eerst belde. Om een bericht achter te laten: 1. druk op BERICHT. Uw oproep stopt tenzij het gebelde toestel reeds zijn limiet van opgeslagen berichten heeft bereikt.
Acties tijdens een gesprek – Page 13 Acties tijdens een gesprek Het gespreksvolume wijzigen U kunt het volume van de beller wijzigen tijdens een gesprek. Het telefoontoestel heeft verschillende volumeniveaus voor zowel de speaker als de hoorn. Om het gespreksvolume te wijzigen: 1. Druk tijdens een gesprek op VOLUME (om het volume te wijzigen zonder te bellen, neemt u gewoon de hoorn van de haak of drukt u eerst op ANSWER RELEASE). 2. Er verschijnt dan een volumebalk.
Page 14 – Acties tijdens een gesprek Softwareversie Af en toe zult u eens moeten praten met iemand voor ondersteuning aangaande uw telefoontoestel of centrale. Het kan nuttig zijn die persoon te vertellen welke software uw bedrijfstelefooncentrale gebruikt. Om de softwareversie weer te geven: 1. Druk tijdens een gesprek op PROGRAM, het toestel geeft dan weer welke software op uw systeem geïnstalleerd is. Om dit te doen zonder te bellen drukt u gewoon eerst op ANSWER RELEASE. 2.
Oproepen beantwoorden – Page 15 Oproepen beantwoorden Normale oproepen beantwoorden Als oproepen binnenkomen, geeft de display informatie over de oproep voordat u antwoord geeft. Er verschijnt een herhaalde dubbele knippering voor externe oproepen of een herhaalde enkele knippering voor interne oproepen. De bel geeft ook het oproeptype aan door een herhaald enkel of dubbel belsignaal, indien ingeschakeld (zie pagina 29). Om de oproep te beantwoorden: 1. Neem de hoorn van de haak of druk op ANSWER RELEASE.
Page 16 – Oproepen beantwoorden Alarm – drievoudig belsignaal, muziek of opgenomen bericht U kunt een persoonlijk alarm instellen om uw toestel te laten rinkelen (zie pagina 31). De systeembeheerder kan ook een systeemalarm instellen zodat een groep waartoe u behoort wordt gebeld (uw toestel hoeft niet bij een groep te horen). In beide gevallen kan het alarm bestaan uit een belsignaal, muziek of een opname plus een weergegeven bericht. Om een alarm te beantwoorden: 1. Druk op WISSEN of op ANSWER RELEASE.
Gesprekken doorverbinden, parkeren & in de wacht zetten – Page 17 Gesprekken doorverbinden, parkeren & in de wacht zetten Gesprekken doorverbinden U kunt een gesprek doorverbinden naar een toestel dat rinkelt of een bezettoon laat horen. Als het gesprek te lang onbeantwoord blijft, kan opnieuw naar uw toestel worden gebeld. Om een gesprek door te verbinden via HOLD: 1. Druk op HOLD om uw huidige gesprek in de wacht te zetten. 2. Kies het toestel waarnaar u het gesprek wilt doorverbinden.
Page 18 – Gesprekken doorverbinden, parkeren & in de wacht zetten Gesprekken parkeren U kunt geparkeerde gesprekken met elk ander toestel binnen het systeem ophalen. Uw toestel geeft met een knipperend -symbool naast het nummer van de lijn aan welke gesprekken u geparkeerd heeft. U kunt meerdere gesprekken tegelijk parkeren. Als geparkeerde gesprekken niet worden opgehaald, kan uw toestel na enige tijd opnieuw gebeld worden. Om een extern gesprek te parkeren: 1. Druk tijdens de oproep op PARKEER.
Oproepen omleiden – Page 19 Oproepen omleiden Omleidingen gebruiken Uw toestel kan omleidingen voor verschillende situaties opslaan, d.w.z. wanneer in gesprek of wanneer niet wordt opgenomen en om alle gesprekken om te leiden. U kunt omleiden naar een toestel, een snelkiesnummer of persoonlijk nummer (mobiel, privé, gemachtigde, etc.). • Omleiden indien bezet: toegepast als uw toestel in gesprek is. Als dit is ingesteld, kunnen bellers de functie terugbellen of aankloppen niet gebruiken.
Page 20 – Oproepen omleiden Niet storen in- en uitschakelen Door op NO CALLS te drukken schakelt u Niet Storen in of uit. Als het ingeschakeld is en u de hoorn opneemt of op drukt, zult u een onderbroken kiestoon horen, maar kunt u toch nog bellen. Hoe het werkt, is afhankelijk van de vraag of u een nummer voor Alles Omleiden hebt ingesteld (zie pagina 19). • Wanneer Alles Omleiden is ingesteld: Druk op NO CALLS en OMLEID. Het -symbool boven de NO CALLS-toets blijft aan.
DSS-toetsen – Page 21 DSS-toetsen Een DSS-toets instellen De toestellen hebben acht DSS-toetsen. Onder elke toets kunt u het nummer van een lijn, toestel of groep opslaan. Zo kunt u die nummers met een enkele druk op een toets kiezen en handelingen uitvoeren zoals oppakken, uit de parkeerstand halen etc. U kunt ook DSS-toetsen gebruiken om persoonlijke speeddial nummers te kiezen (zie pagina 9). Bovendien kunt u in bepaalde netwerkomgevingen op afstand toestellen onder DSS-toetsen programmeren.
Page 22 – DSS-toetsen BLF-statuslampjes De DSS-toetsen op 2050- & 2060-toestellen hebben tweekleurige BLFlampjes. Die geven de status aan van het nummer dat onder de DSS-toets is opgeslagen. Rode BLF-lampsignalen: oproepen naar/van andere toestellen. • Langzaam knipperen: Gesprek op de lijn geparkeerd op een ander toestel. • Snel knipperen: toestel gaat over. • Ononderbroken: Toestel of lijn bezet. Groene BLF-lampsignalen: oproepen naar uw toestel.
Onderbrekingen tijdens een gesprek – Page 23 Onderbrekingen tijdens een gesprek Een oproep in de wacht beantwoorden Als tijdens een gesprek het lampje snel knippert, heeft iemand 'aangeklopt' bij uw toestel (zie pagina 12). Druk op het –symbool (indien weergegeven) naast de naam om tussen details van het wachtende en het huidige gesprek heen en weer te schakelen. Om een oproep in de wacht te beantwoorden: 1. Parkeer (druk op PARKEER) of beëindig uw huidige gesprek. 2.
Page 24 – ACD-functie ACD-functie ACD met 2050/2060-toestellen? Uw systeembeheerder kan 2050/2060-toestellen met enkele ACD-functies uitrusten. ACD (Automatic Call Distribution) is een werkwijze van vaak wordt gebruikt in telemarketing, informele call centers, afdelingshelpdesks, etc. Wanneer ACD-agenten aanloggen op hun toestel, gaat het systeem automatisch voor hen bestemde binnenkomende gesprekken naar hen doorsturen als zij vrij zijn.
Manager-Secretary-functie – Page 25 Manager-Secretary-functie Soft DSS-toetsen gebruiken Het systeem ondersteunt een reeks functies voor gebruikers die samenwerken, d.w.z. elkaar regelmatig bellen en gesprekken aan elkaar doorgeven. Dit wordt de "Manager-Secretary"-functie genoemd. Soft DSS geeft de naam van een ander toestel weer. Met de ernaast gelegen displaytoets kunt u naar dat toestel bellen met daarbij nog andere functies.
Page 26 – Manager-Secretary-functie Gesprekken parkeren en doorverbinden Tijdens gesprekken verschijnt er bij Soft DSS-toetsen in hele-regelmodus <-PARK naast elke naam. Wanneer u op de -toets naast een <-PARKoptie drukt, wordt uw beller doorverbonden en geparkeerd op dat toestel. Om een gesprek te parkeer-doorverbinden: 1. Let op het nummer van de lijn van het gesprek op de display. 2. Druk op de -toets rechts van de Soft DSS-naam. Het systeem verbindt het gesprek door en parkeert het op dat toestel. 3.
Installeren Manager-Secretary – Page 27 Installeren Manager-Secretary Soft DSS-toetsen programmeren Wanneer u Soft DSS-toetsen instelt, moet u een aantal zaken bedenken: • Hoeveel Soft DSS-toetsen wilt u? De halve-regelmodus ondersteunt maximaal 4 toetsen. De heleregelmodus ondersteunt maximaal 2 toetsen maar toont meer informatie. • Welke Soft DSS-toetsfuncties wilt u gebruiken? U kunt de halve-regelmodus gebruiken om alleen te bellen.
Page 28 – Installeren Manager-Secretary De Soft DSS-displaymodus wijzigen Met de displaymodus bepaalt u hoeveel Soft DSS-u kunt gebruiken; 4 in de halve-regelmodus of 2 in de hele-regelmodus. Let wel: als u de modus wijzigt van halve regel naar gehele regel, bent u de laatste twee ingevoerde toestellen kwijt. Om de displaymodus voor Soft DSS-toetsen in te stellen: 1. Druk op PROGRAM en op SCROLL. Druk op SFT DSS. 2. Voer het wachtwoord van het toestel in (zie pagina 33). 3. Druk op MODUS.
Belfuncties – Page 29 Belfuncties Belvolume wijzigen Als u het geluidsvolume wijzigt, rinkelt het toestel. Om het belvolume te wijzigen: 1. Druk op PROGRAM en vervolgens op BEL. 2. Voer het wachtwoord van het toestel in (zie pagina 33). 3. Druk op VOLUME. Op de display verschijnt een volumebalk. Stel die bij met behulp van de -toetsen links (zachter) of rechts (luider) ervan. 4. Druk op PROGRAM om te voltooien. Beltonen wijzigen Het belgeluid heeft drie tonen.
Page 30 – Belfuncties Belstap instellen Voor als een oproep niet wordt beantwoord en het toestel blijft rinkelen, kunt u het volume na elk belsignaal laten toenemen tot aan een maximum. U kunt verschillende stapgrootten selecteren. Om de stapgrootte voor het belvolume in te stellen: 1. Druk op PROGRAM en vervolgens op BEL. 2. Voer het wachtwoord van het toestel in (zie pagina 33). 3. DRUK op STAPPEN.
Andere functies – Page 31 Andere functies Persoonlijk alarm U kunt het toestel zo instellen dat het een alarmoproep laat horen op een ingesteld tijdstip op een bepaalde dag of dagtype (bijv. weekdagen). Het alarm kan bestaan uit een normaal belsignaal, muziek of een systeemmelding. U kunt ook een kort tekstbericht toevoegen. Als uw toestel op de ingestelde tijd bezet is, wacht het alarm tot het vrij is. Uw systeembeheerder kan ook een alarm instellen. Een systeemalarm wacht niet tot uw toestel vrij is.
Page 32 – Andere functies Gemiste gesprekken Via de functie •GEMISTE geeft u de laatste vijf onbeantwoorde externe oproepen voor uw toestel weer. Let wel: deze functie werkt alleen voor oproepen die CLI toelaten, d.w.z. het automatisch herkende telefoonnummer van de beller. Druk op •GEMISTE en gebruik vervolgens displaytoetsen links- en rechtsonder om heen en weer te schakelen tussen de details van de verschillende gesprekken. U kunt de weergegeven beller terugbellen door te drukken op •OPROEP.
Toestelinstellingen – Page 33 Toestelinstellingen Het wachtwoord van het toestel Als op de display WACHTWOORD? verschijnt, wordt u geacht het viercijferige wachtwoord van uw toestel in te voeren. Het standaardwachtwoord is 0000. Het invoeren van een onjuist wachtwoord kan het blokkeren van het toestel tot gevolg hebben. Geblokkeerde toestellen hebben geen toegang tot functies waarvoor een wachtwoord vereist is. Ze kunnen wel extern bellen, maar alleen naar speciale nummers, bijv. alarmnummers.
Page 34 – Toestelinstellingen Details van het toestel weergeven U kunt de details over type, nummer en directory naam van het toestel op de display bekijken. Om details van het toestel weer te geven: 1. Druk op PROGRAM en vervolgens op SPEAKER. 2. Op de display verschijnt type, nummer van het toestel en op de onderste regel de directory naam van het toestel. 3. Druk op PROGRAM om naar normaal gebruik terug te keren. Het toestel vergrendelen/ontgrendelen U kunt uw toestel vergrendelen.
Voice Manager – Page 35 Voice Manager VMS-berichten beluisteren Het systeem kan een Voice Manager in zich hebben die berichten voor u in uw eigen mailbox opneemt. U kunt hiervan gebruik maken door het Voice Manager-nummer als omleiding in te stellen (zie pagina 18). Vergeet niet uw postvak regelmatig te controleren omdat de Voice Manager berichten na een ingesteld tijdsbestek kan verwijderen.
Page 36 – Voice Manager Uw tijdelijke begroetingstekst wijzigen U kunt de begroetingstekst van uw mailbox vervangen door een tijdelijke tekst. De Voice Manager zal die verwijderen tijdens het dagelijkse onderhoud (dat meestal 's nachts plaatsvindt). Om een tijdelijke mailbox begroeting toe te voegen: 1. Druk op VMS en vervolgens op TEMP MSG. 2. Op de display verschijnt WACHTWOORD?. Voer uw mailboxwachtwoord in. 3.
Systeembeheerders toestel – Page 37 Systeembeheerders toestel Wat is een systeembeheerders toestel? De systeembeheerder kan een 'systeembeheerder'-status geven aan bepaalde displaytoestellen. Die toestellen hebben dan toegang tot een aantal extra functies. Nachtstand Toestellen en lijnen op het systeem zijn verdeeld in zones. Elke zone is gekoppeld aan een nachtstand-tijdsschema. Het systeem zet de zones in en uit de nachtstand met behulp van deze tijdsschema's.
Page 38 – Systeembeheerders toestel De datum wijzigen Toestellen met systeemmanager status kunnen de datum wijzigen die op het systeem is ingesteld en op de toestellen wordt weergegeven. De datum wordt op toestellen wordt ofwel weergegeven als dag:maand:jaar of alleen maar dag:maand. Uw systeembeheerder beheert deze functie. Om de datum in te stellen: 1. Druk op INSTEL. en vervolgens op DATUM. 2. Voer de nieuwe datum in als dag, maand en jaar. 3.
Goed telefoongebruik – Page 39 Verklarende woordenlijst Goed telefoongebruik Algemeen telefoongebruik De telefoon biedt een snel communicatiemiddel. Maar denk goed na over hoe u de telefoon gebruikt. Uw telefoongedrag is in belangrijke mate bepalend voor het imago van het bedrijf en van u. • Spreek duidelijk en op vriendelijke toon. • Plaats het toestel binnen handbereik. • Leg pen en papier naast het toestel en gebruik die.
Page 40 – Verklarende woordenlijst (Busy Lamp Field) Lampje dat de status (bezet, rinkelend, etc.) van een bepaald nummer aangeeft. Gewoonlijk gekoppeld aan het nummer dat onder een DSS-toets is opgeslagen. Oppakgroep Collectieve groep Een groep waarvan alle vrije deelnemers tegelijkertijd door het systeem worden gebeld. Het systeem kan max. 400 6-cijferige PIN-codes opslaan. Elke PIN-code heeft zijn eigen oproepblokkering en toestelinstellingen.
Index – Page 41 Index A.U.B. GESPREK BEËINDIGEN ................. 23 Aan-/afmelden ................ 32 AANKLOP....................... 12 beantwoorden.......... 23 Aanpassen postvak ........ 36 ACA MLD........................ 38 ACD ................................ 24 Achtergrondmuziek......... 33 Achterlaten bericht.......... 12 Afsluiten.......................... 23 Afspelen ACA-module .... 38 AFW BER ....................... 20 ALARM ........................... 31 Autom. beantw................ 29 Autom.
Page 42 – Index Prestatiecijfers en gegevens in dit document staan op zichzelf en moeten specifiek door Avaya schriftelijk worden bevestigd, voordat deze van toepassing zijn op enig contract. De onderneming behoudt het recht naar eigen oordeel wijzigingen in de gedetailleerde specificaties aan te brengen. De gepubliceerde informatie in dit document heeft geen invloed op de handhaving van patent en andere beschermende rechten van Avaya.
