INDeX 9.
Page 2 - Contents Inhoud Inleiding .......................................................................3 Functies van het 2010 toestel .....................................4 Bellen...........................................................................6 Speeddial nummers ....................................................8 Pincode en kostenplaatsen .........................................9 Bezet of geen antwoord ............................................10 Mogelijkheden tijdens een gesprek.......
Inleiding – Page 3 Inleiding Hoe deze handleiding te gebruiken Deze handleiding is bedoeld voor het INDeX 2010 toestel welke onderdeel uitmaakt van uw INDeX-telefoon systeem dat met SOFTWARE VERSIE 9.1 werkt. Uw systeembeheerder kan u vertellen met welke softwareversie uw systeem werkt. Op het label aan de onderkant van het toestel kunt u zien om welk type toestel het gaat.
Page 4 - Functies van het 2010 toestel Functies van het 2010 toestel Inleiding tot het 2010 toestel De onderstaande figuur toont de belangrijkste functies van een INDeX 2010 toestel. Het systeem ondersteunt een aantal overige toesteltypen voor verschillende toepassingen en gebruiksmogelijkheden (zie Verklarende woordenlijst op pagina 28).
Functies van het 2010 toestel – Page 5 Toesteltonen & belsignalen De INDeX 2010 gebruikt verschillende tonen en belsignalen om onderscheid te kunnen maken tussen oproepen en overige gebeurtenissen. Hierna volgt een voorbeeld. U kunt het belvolume en geluid wijzigen, in- en uitschakelen, etc. (zie pagina 21). Inkomende gesprekken: • • • • Herhaald enkel belsignaal: Intern gesprek. Herhaald dubbel belsignaal: Extern gesprek. Herhaald drievoudig belsignaal: Systeemalarm.
Page 6 - Bellen Bellen Opmerkingen over bellen Met uw INDeX 2010 kunt u heel eenvoudig en snel nummers kiezen. Om het kiezen te vereenvoudigen, kan het systeem voor alle toestelnummers enkele honderden speeddials opslaan (zie pagina 8). U kunt ook uw eigen veelgebruikte nummers opslaan als speeddial nummers. Oproepblokkering Het systeem kan u beperken in het kiezen van bepaalde nummers of type nummers, bijv. nationaal of internationaal.
Bellen – Page 7 Intern bellen Onderstaande methode gaat uit van normaal kiezen voor interne oproepen. Een intern nummer kiezen: 1. Kies het toestelnummer. Een drievoudige toon betekent, dat het opgeroepen toestelnummer oproepen naar een extern nummer omleidt. 2. Indien onbeantwoord, biedt de 2010 de opties te wachten of een bericht achter te laten (zie pagina 10). 3. Als wordt geantwoord, pakt u de hoorn op of gaat handsfree verder.
Page 8 - Speeddial nummers Speeddial nummers Speeddial nummers gebruiken Het systeem kan zowel telefoonnummers als speeddial nummers opslaan. U kunt deze nummers dan bellen door het speeddial nummer te kiezen. • Speeddial nummers: Alle toestelnummers kunnen hiervan gebruikmaken, echter kan deze gedeeltelijk afgeschermd zijn. Vraag uw systeembeheerder om een lijst. • Persoonlijke speeddial nummers: U kunt max. 10 speeddial nummers voor eigen gebruik opslaan (zie hierna). Een speeddial nummer gebruiken: 1.
Pincode en kostenplaatsen – Page 9 Pincode en kostenplaatsen Verplichte invoer kostenplaatscode Als u tijdens een externe oproep drie tonen hoort, moet u een pincode of kostenplaats invoeren (zie hierna) om door te kunnen gaan. Het INDeX systeem controleert elke code voordat een gesprek wordt toegestaan. U kunt ook op elk moment tijdens het telefoneren een kostenplaatscode invoeren. Het systeem kan max. 400 12-cijferige codes opslaan. Vraag uw systeembeheerder om een lijst met geldige codes.
Page 10 - Bezet of geen antwoord Bezet of geen antwoord Indien bezet of geen antwoord Uw 2010-toestel kent diverse manieren om verbinding te maken met een nummer dat bezet is, niet beantwoordt of op 'niet storen' is ingesteld. Deze opties gelden voor een normale en omgeleide oproep en een intercomoproep. • Een bericht achterlaten: (Zie pagina 11) Activeert het lampje van het opgeroepen toestel. Het slaat ook uw nummer op als een bericht om te antwoorden.
Bezet of geen antwoord – Page 11 Een bericht achterlaten: Als het toestelnummer dat u belt een berichtlampje heeft, kunt u een bericht achterlaten (zie hierna). Hierdoor wordt het toestellampje geactiveerd en uw nummer opgeslagen om terug te bellen. Als uw oproep wordt omgeleid, gaat het bericht naar het toestel dat u het eerst belde. Een bericht achterlaten: 1. Druk op FEATURE, 1. 2. Uw oproep wordt beëindigt, tenzij het toestel dat u belt de limiet van vijf opgeslagen berichten al heeft bereikt.
Page 12 - Mogelijkheden tijdens een gesprek Mogelijkheden tijdens een gesprek Algemeen Het systeem voorziet in een aantal acties die u tijdens een gesprek kunt ondernemen. Deze zijn aanvullend op de functies doorverbinden, in de wachtstand zetten en parkeren. Gespreksvolume wijzigen Tijdens het gesprek kunt u het geluidsvolume wijzigen. De 2010 heeft afzonderlijke volumes voor de speaker en de hoorn Gespreksvolume wijzigen: 1.
Mogelijkheden tijdens een gesprek – Page 13 Terugbellen Uw telefoonsysteem kan via een vaste lijn (huurlijn) met een ander telefoonsysteem zijn verbonden. Als dit het geval is, kunt u soms opnieuw moeten bellen (uw systeembeheerder kan u adviseren). Kies voor terugbellen (recall): 1. FEATURE, 6, . Telefonisch vergaderen Tijdens een gesprek kunt u bellers toevoegen om telefonisch te vergaderen (max. 64 gesprekken!).
Page 14 - Oproepen beantwoorden Oproepen beantwoorden Normale oproepen beantwoorden Als oproepen binnenkomen, geeft het toestellampje een periodiek dubbel lichtsignaal.Voor externe oproepen een periodiek enkel lichtsignaal voor interne oproepen. Indien ingeschakeld, geeft de bel met een herhaald enkel of dubbel belsignaal ook het type oproep aan. De oproep beantwoorden: 1. Druk op ANSWER RELEASE of pak de hoorn op. 2. Tijdens het telefoneren kunt u vele acties ondernemen (zie pagina 12 ). 3.
Oproepen beantwoorden – Page 15 Een bericht beantwoorden Andere toestellen kunnen hun nummer op uw 2010 achterlaten (zie pagina 11 ). Uw 2010 kan vijf van dergelijke berichten opslaan. Als u een bericht hebt, gaat het lampje op de 2010 aan. Als uw systeem over een Voice Manager beschikt, gaat het lampje op de 2010 aan als u nieuw voicemail bericht heeft (zie pagina 25) Een bericht beantwoorden: 1. Druk op FEATURE, 0, zonder de hoorn op te nemen. Een bericht annuleren: 1.
Page 16 - Oproepen beantwoorden Andere toestellen beantwoorden - oproep oppakken U kunt een binnenkomende externe oproep voor elk toestel oppakken. Bovendien kan uw INDeX 2010 een groeps-oppaknummer (call pick-up) opslaan (zie hierna). U kunt dan externe oproepen voor elk toestel in de groep oppakken. Elk rinkelend toestel oppakken: 1. Druk op ANSWER RELEASE, druk op FEATURE, 9 en kies het nummer van het rinkelende toestel. 2. Pak de hoorn op of ga handsfree verder.
Gesprekken doorverbinden, parkeren & in de wachtstand zetten – Page 17 Gesprekken doorverbinden, parkeren & in de wachtstand zetten Het gebruik van doorverbinden, parkeren & in de wachtstand zetten Nadat u een oproep heeft beantwoordt, kunt u deze in de wachtstand zetten of doorverbinden. U kunt ook ruggespraak houden en vervolgens tussen gesprekken schakelen.
Page 18 - Gesprekken doorverbinden, parkeren & in de wachtstand zetten Gesprekken in de wachtstand zetten Alleen een toestel dat een gesprek in de wachtstand houdt, kan dit terughalen, tenzij het gesprek is doorverbonden. Als u een gesprek in de wachtstand houdt, kan de beller muziek horen (indien geïnstalleerd op uw systeem). U kunt per keer slechts één gesprek in de wachtstand zetten. Gesprek in de wachtstand zetten: 1. Druk op HOLD. 2.
Oproepen omleiden – Page 19 Oproepen omleiden Omleidingen gebruiken Uw toestel kan omleidingen voor diverse situaties opslaan, d.w.z. voor alle oproepen, indien bezet of als niet wordt beantwoord. U kunt omleiden naar een toestelnummer of een speeddial nummer. • Omleiden indien bezet: Oproepen omleiden als uw 2010 in gesprek is. Indien ingesteld, kunnen bellers de functie terugbellen of aankloppen voor uw toestel niet activeren.
Page 20 - Oproepen omleiden Een omleiding uitschakelen Een omleiding wordt uitgeschakeld door het opgeslagen omleidingnummer te annuleren. Volg de procedure voor het instellen van een omleiding (zie pagina 19) en FEATURE in. tot stap 3 en druk achtereenvolgens Niet storen in- en uitschakelen Als u 'niet storen' instelt, nadat u het nummer voor alles omleiden hebt ingesteld, worden alle bellers omgeleid en kan zelfs het omleidingtoestel u niet bellen.
Belfuncties – Page 21 Belfuncties Belvolume wijzigen Als u het geluidsvolume wijzigt, rinkelt het toestel. Belvolume wijzigen: 1. Druk op FEATURE zonder de hoorn op te nemen. 2. Korte pieptoon: Kies 30 (belvolume). 3. Dubbele toon: Voer uw wachtwoord in. Kies om opnieuw in te voeren als u een fout maakte. U hoort vervolgens: • Laag dubbel belsignaal: Wachtwoord niet geaccepteerd. Voer het wachtwoord opnieuw in of druk op FEATURE om te stoppen. • Herhaald belsignaal: Wachtwoord geaccepteerd.
Page 22 - Belfuncties Beltoon wijzigen De 2010 voorziet in een aantal verschillende beltonen. Als u een toon kiest, gaat het toestel over. Beltoon wijzigen: 1. Druk op FEATURE zonder de hoorn op te nemen. 2. Korte pieptoon: Kies 31 (beltoon). 3. Dubbele toon: Voer uw wachtwoord in. U hoort vervolgens: • Laag dubbel belsignaal: Wachtwoord niet geaccepteerd. Voer het wachtwoord opnieuw in of druk op FEATURE om te stoppen. • Herhaald belsignaal: Wachtwoord geaccepteerd.
Toestelinstellingen – Page 23 Toestelinstellingen Het wachtwoord van het toestel Als het toestel een lage dubbele toon geeft, is een wachtwoord vereist. Een verkeerd wachtwoord kan blokkeren van het toestel tot gevolg hebben. Geblokkeerde toestellen geven geen toegang tot functies waarvoor een wachtwoord vereist is. Ze kunnen externe gesprekken voeren, maar alleen met speciale nummers, bijv. alarmnummers.
Page 24 - Toestelinstellingen Het toestel vergrendelen / ontgrendelen U kunt uw toestel vergrendelen. Hierdoor kan men deze niet voor externe gesprekken gebruiken (u hoort een onderbroken toon). Vergrendelde toestellen kunnen wel externe gesprekken met sommige speciale nummers maken, bijv. alarmnummers. Vergrendelen / ontgrendelen van een toestel: 1. Druk op FEATURE, zonder de hoorn op te nemen. 2. Korte toon: Kies 63 (vergrendelen) of 62 (ontgrendelen). 3. Dubbele toon: Voer uw wachtwoord in.
Voice Manager – Page 25 Voice Manager Voice Manager gebruiken Het INDeX-systeem kan met Voice Manager zijn uitgerust die berichten voor u in uw eigen mailbox opneemt. U kunt dit realiseren door het nummer van de Voice Manager als omleiding in te stellen (zie pagina 19). • Voice Manager-functies: De INDeX ondersteunt een aantal verschillende Voice Managers, zodat het aantal beschikbare opties voor u kan verschillen. Mailbox aanpassen U kunt uw mailbox op vele manieren aanpassen.
Page 26 - Voice Manager Uitluisteren van voicemail berichten Controleer uw berichten regelmatig. Na een bepaalde tijd verwijdert het systeem berichten. U kunt uw mailbox met een extern toestel controleren. Het moet over toontoetsen (MF) met en # beschikken. Nadat u uw mailbox opgegeven, vertelt de Voice Manager welke berichten u hebt. Voicemail berichten uitluisteren: 1. Kies het nummer van de Voice Manager (________). 2. Indien beantwoord, kies # voor berichten. 3.
Goed telefoongebruik – Page 27 Goed telefoongebruik Algemeen telefoongebruik De telefoon voorziet in een snelle manier van communicatie. Maar denk goed na over hoe u de telefoon gebruikt. Uw telefoongedrag is in belangrijke mate bepalend voor het imago van uw bedrijf en van u als persoon. Omdat de telefoon glimlachen, schouders ophalen, knikken etc. niet kan overbrengen, is de manier van spreken bijzonder belangrijk. • • • • • • • • • Spreek duidelijk en op vriendelijke toon.
Verklarende woordenlijst – Page 28 Verklarende woordenlijst ACA Intercom (Automatic Call Announcer) Apparaat dat berichten afspeelt voor bellers die op antwoord wachten. Een één richtingsoproep die zonder te bellen doorverbindt en de speaker van het opgeroepen toestel of de toestellen gebruikt. Ook bekend als broadcast-oproep. Kostenplaatsen Een code van max. 12 cijfers die het systeem samen met andere gespreksdetails in een logbestand voor gesprekken opslaat. Ingevoerde codes worden met max.
Index – Page 29 Index Aankloppen...................... 11 Beantwoorden............... 14 Aanpassen postvak ......... 25 Achtergrondmuziek.......... 23 Afzender toespreken ....... 26 Alarmoproepen ................ 24 Alles omleiden ................. 19 Instellen ........................ 19 Instelling op afstand...... 20 Andere oproepen oppakken 16 Annuleren Terugbellen................... 15 Beantwoorden Alarmoproep ................. 15 Intercomoproep............. 14 Beantwoorden berichten..
Index – Page 30 Prestatiecijfers en gegevens in dit document staan op zichzelf en moeten specifiek door Avaya schriftelijk worden bevestigd, voordat ze van toepassing zijn op enig contract. De onderneming behoudt het recht naar eigen oordeel wijzigingen in de gedetailleerde specificaties aan te brengen. De gepubliceerde informatie in dit document heeft geen invloed op de handhaving van patent en andere beschermende rechten van Avaya.
