ACCS Voice Mail by a Ascom Voice Mail System ACCS Bedienungsanleitung Operating instructions
Das Bedienkonzept: die Sprachmenütechnik .................................................................................................... 3 Sprachmenüs ....................................................................................................................................................... 5 Funktionen für Bedienung und Unterhalt der persönlichen Mailbox ............................................................... 5 Deutsch Inhaltsverzeichnis Tastenprogrammierung an Systemendgeräten .
ascom Voice Mail System Kurzbedienungsanleitung Zugang zu Ihrer persönlichen Mailbox: 1. Geben Sie die interne oder externe Rufnummer Ihres Voice Mail System ein. Interne Rufnummer Externe Rufnummer 2. Schalten Sie auf Transparent_mode um, falls nötig. (Das ist vom Apparatetyp abhängig). 3. Betätigen Sie irgendeine andere Taste, falls nötig: 4. Folgen Sie den Systemanweisungen (Sprachmenü). ABSC 20268119 A.
Die Ascotel-Systemendgeräte bieten Ihnen seit jeher die Möglichkeit, Teilnehmern, die Sie telefonisch nicht erreichen konnten, eine schriftliche Meldung zu schicken bzw. Nachricht zu hinterlassen. Wäre es nicht viel bequemer und persönlicher die gewünschte Botschaft zu sprechen? Voice Mail erfüllt Ihnen diesen Wunsch, und sogar Sehbehinderte verfügen damit über einen zeitgemässen Telefonkomfort. Für jeden Voice Mail Teilnehmer wird eine persönliche Mailbox eingerichtet.
Das Bedienkonzept: die Sprachmenütechnik Sie befinden sich jetzt auf der ersten Sprachmenü-Ebene. Mit dem folgenden Beispiel wollen wir Ihnen die Prinzipien erklären, nach denen ACCS arbeitet, deshalb ist es so ausführlich beschrieben. In Wirklichkeit geht dann alles viel schneller und bequemer. Sie werden Ihr Voice Mail bald nicht mehr missen mögen! Beispiel: Sprachmenü 1. Ebene (gewünschte Funktion wählen) Sie hören zuerst: «Sie haben X neue und Y gespeicherte Nachrichten.
Deutsch Sprachmenüs Funktionen für Bedienung und Unterhalt der persönlichen Mailbox Mitteilungen hören Mitteilungen hören 1 1 2 3 4 5 8 9 Nächste Wieder- Speichern Weiter- Beant- Löschen Zurück holen leiten worten Der Mailbox-Besitzer kann die Mitteilungen in seiner Mailbox ein- oder mehrmals abhören, speichern, mit oder ohne Kommentar weiterleiten, direkt beantworten oder löschen. Bitte folgen Sie den Sprachmenüs.
Sprachmenüs Ein mit dem System vertrauter Anrufer, muss nicht das Ende der Begrüssung abwarten, sondern kann nach dem Drücken der #-Taste sofort seine Mitteilung (Default-Länge 3 Min.) hinterlassen. Nach dem Drücken der 0-Taste (in der Regel; abhängig von der Systemkonfiguration) würde er mit der Telefonistin verbunden. (ACCS liefert diese Hinweise nicht; der MailboxBesitzer kann sie aber, z.B. in seiner Begrüssung, geben.) Bitte folgen Sie den Sprachmenüs. Name Name 4 1 2 8 9 Hören Aufspr.
Benachrichtigung Benachrichtigung 6 1 2 3 9 Ein/Aus Tel.-Nr. Tel.-Nr. eingeben hören Zurück Der Systemverwalter kann für jede Mailbox individuell die Berechtigung für die externe Benachrichtigung erteilen. Wenn das der Fall ist, können Sie die externe Benachrichtigung, via Sprachmenü, (aus-) einschalten und die Nummer (bis 20 Ziffern) eingeben, die das ACCS rufen soll, nachdem eine neue Mitteilung in Ihrer Mailbox aufgezeichnet wurde. Die externe Benachrichtigung erfolgt immer mit Ansage.
Sprachmenüs Zum Hauptmenü Zum Hauptmenü 9 (Automatisierte Vermittlung) Betätigen der Taste 9 bewirkt den Wechsel von den «Bedienungs- und Unterhaltsfunktionen» für persönliche Mailboxen zu der «Automatisierten Vermittlung», genauer in das Eröffnungsmenü für die gerade aktive Betriebsart (Tag-, Pause-, Nachtbetrieb). Ein Mailbox-Besitzer hört dieselben Sprechtexte und erhält dieselben Vermittlungsangebote wie ein externer Anrufer. Der Systemverwalter kann die Taste umdefinieren.
So programmieren Sie Voice Mail Bedienfunktionen: Zur effizienten Bedienung der Voice Mail Funktionen (z.B. AUL oder RWS zu Ihrer Mailbox aktivieren, Abfrage der eingegangenen Mitteilungen etc.) können Sie die frei programmierbaren Tasten Ihres Systemendgerätes nutzen. Diese werden mit Hilfe der Makrosprache (siehe zugehörige Bedienungsanleitungen) selbstbelegend programmiert. Die folgenden Porgrammierbeispiele und Makros gelten für Office 30 oder 40.
Tastenprogrammierung an Systemendgeräten 2. Makro-Funktionen ablegen: Hinweis: Die im weiteren verwendeten Buchstaben I, Z, P und X sind bestandteile der Office-Makrosprache (siehe zugehörige Bedienungsanleitung) und werden hier nicht erklärt. 2.
4. Im gewählten Speicher eine der folgenden Makro-Funktionen ablegen: 4.1 Zugang zum Sprachmenü in der Default-Sprache für Bedienung und Unterhalt der eigenen Mailbox. 4.1.1 Ohne Passwort: Makro Deutsch Tastenprogrammierung an Systemendgeräten ICCCZ – CCC ist die Sammelanschluss-Nummer Ihres Voice Mail System. 4.1.2 Mit Passwort und Funktionswahl: Makro ICCCZNF – CCC ist die Sammelanschluss-Nummer Ihres Voice Mail System.
Tastenprogrammierung an Systemendgeräten 4.2.2 Keine eigene Mailbox vorhanden: Makro ICCCZFMBNrN – CCC ist die Sammelanschluss-Nummer Ihres Voice Mail System. – F ist die DTMF-Ziffer welche im Hauptmenü für «Mitteilungen abfragen» programmiert ist – MBNr ist die Nummer der gewünschten Mailbox – N ist die in der Wahlvorbereitung eingegebene Nummer (Passwort der fremden- oder virtuellen Mailbox). 4.
4.4 Zugang zum Sprachmenü für Bedienung und Unterhalt einer Mailbox eines anderen Teilnehmers oder einer virtuellen Mailbox und Sprache wählen. 4.4.1 Eigene Mailbox vorhanden: Makro ICCCZNP9PFxFyMBNr???? – CCC ist die Sammelanschluss-Nummer Ihres Voice Mail System. – N ist die in der Wahlvorbereitung eingegebene Nummer (Passwort der eigenen Mailbox).
ascom Voice Mail System Brief operating instruction To access your personal mailbox: 1. Enter the Voice Mail System internal or external telephone number. Internal telephone number External telephone number 2. Activate Tone_dial_mode, if required. (Dependent on your terminal type). 3. Enter any other key that your system requires: 4. Follow the instructions of the voice menu. ABSC 20268122 A.
The operating concept: voice menu technology With Ascotel system terminals you have always had the possibility of sending a written message to any subscriber you have been unable to reach by phone or to leave a note. But would it not be much more personal and also more convenient to leave a spoken message instead? Voice Mail is the answer – and it also means that visually impaired users can now also benefit from the convenience of modern telephone systems.
The operating concept: voice menu technology You are now at the first voice menu level. We shall now use the following example to explain the principles on which the operation of the ACCS is based, hence the detailed description. In real life, it’s all a lot quicker and simpler; and very soon, you’ll wonder how you ever managed without an ACCS! Example: Voice menu level 1 (select action of your choice) You will first hear: «You have X new and Y stored messages.
Voice menus Actions for operation and maintenance of a personal mailbox Retrieve messages 1 1 2 3 4 5 8 9 Next Repeat Save Forward Answer message message message Delete Back The mailbox owner can listen once or several times to the messages in his mailbox, save them, forward them with or without comments, answer them directly or delete them. Please follow the voice menus. English Retrieve messages Password The mailbox owner can protect access to his mailbox by using a personal password (PSWD).
Voice menus Callers familiar with the system do not have to wait for the end of the greeting; instead they can leave their message immediately by pressing # (default length 3 minutes). Pressing 0 (usually; depends on the system configuration) connects the caller with the operator. (The ACCS does not provide this information; however, the mailbox owner can include it as part of his greeting.) Please follow the voice menus.
Voice menus Notification External notification 6 1 2 3 9 On/Off Enter Listen to phone phone no. no. If this is the case, you can enable (disable) external notification via the voice menu and enter the number (up to 20 digits) which the ACCS should call whenever a new message is recorded in your mailbox. External notification is always accompanied by an announcement. Once you have entered your password, you will hear the voice menu of your mailbox and you can retrieve your message.
Voice menus Return to the Main Menu Main menu 9 (Automated attendant) Pressing «9» switches from «Operation and Maintenance Functions» for personal mailboxes to «Automated Attendant», specifically to the opening menu for the mode of operation that is currently active (Day, Break, Night mode). A mailbox owner will hear the same spoken texts and obtain the same transfer options as a outside caller. The system administrator can redefine the key.
Key programming on system terminals How to program Voice Mail operating functions: You can use the user-programmable keys on your system terminal for the efficient operation of the Voice Mail functions (e.g. activate call diversion or call forwarding to your mailbox, read messages received, etc.). These keys are programmed by means of selfassignment using macro language (see the relevant operating instructions). The following macros are also valid for Crystal (the actual programming is not described here).
Key programming on system terminals 2. Storing macro functions: Note: The letters I, Z, P and X used in the following are an integral part of the Office macro language (see the relevant operating instructions) and are not explained here. 2.
Key programming on system terminals 4. In the selected memory store one of the following macro functions: 4.1 Access to the language menu in the default language for operation and maintenance of your own mailbox. 4.1.1 Without password: Macro ICCCZ – CCC is the line group number of your Voice Mail System. With password and function selection: Macro English 4.1.2 ICCCZNF – CCC is the line group number of your Voice Mail System. – N is the number entered in the call preparation (mailbox password).
Key programming on system terminals 4.2.2 No own mailbox present: Macro ICCCZFMBNrN – CCC is the line group number of your Voice Mail System. – F is the DTMF digit that is programmed in the main menu for «Read messages» – MBNr is the number of the mailbox you want – N is the number entered in the call preparation (password for the outside or virtual mailbox). 4.
Key programming on system terminals 4.4 Access to the language menu for operation and maintenance of the mailbox of another subscriber or a virtual mailbox and select language. 4.4.1 Own mailbox present: Macro ICCCZNP9PFxFyMBNr???? – CCC is the line group number of your Voice Mail System. – N is the number entered in the call preparation (mailbox password).
ABSC 20311018 B.070_V4.
