Operation Manual

681
INDESIGN CS4 GEBRUIKEN
Automatisering
Gegevenssamenvoeging
Over het samenvoegen van gegevens
Voor het maken van standaardbrieven, enveloppen of adresetiketten voegt u een gegevensbronbestand samen met een
doeldocument.
Het gegevensbronbestand bevat de informatie die in elke versie van het doeldocument anders is, zoals de namen en de
adressen van de geadresseerden van een standaardbrief. Een gegevensbronbestand bestaat uit velden en records.Velden
zijn groepen met specifieke gegevens, zoals bedrijfsnamen of postcodes. Met records worden rijen met volledige
gegevenssets bedoeld, zoals de naam, het adres en de postcode van een bedrijf. Een gegevensbronbestand kan een
kommagescheiden (.CSV) of tabgescheiden (.TXT) bestand zijn, dat wil zeggen een gegevensindeling waarin elk deel
met gegevens wordt afgesloten door respectievelijk een komma of een tab.
Het doeldocument is een InDesign-document dat de plaatsaanduidingen voor de gegevensvelden bevat, plus alle vaste
gegevens, tekst en andere elementen die in elke versie van het samengevoegde document onveranderd blijven.
Het samengevoegde document is het resulterende InDesign-document met de vaste gegevens uit het doeldocument, die
zo vaak als nodig is, worden herhaald voor elke record uit de gegevensbron.
Gegevenssamenvoeging
A. Gegevensbronbestand B. Doeldocument C. Samengevoegd document
Basisstappen voor het samenvoegen van gegevens
1. Bepaal welke gegevensvelden u wilt gebruiken in uw bron- en doeldocumenten.
Bepaal hoe het uiteindelijke document eruit moet zien, zodat u weet welke velden nodig zijn om de gegevens samen te
voegen. Als u bijvoorbeeld een brief maakt die u aan klanten wilt sturen, zult u waarschijnlijk de volgende
gegevensvelden nodig hebben:
<<Bedrijfsnaam>><<Adres>><<Postcode>><<Plaats>>, <<Provincie>>
Uw spreadsheet of database zou er als volgt uit kunnen zien:
A
B
C
Empowered Writing
17404 NE 25th Street
Vancouver, WA 98684
dotPS Document Production Services
6365 Santana Row
San Diego, CA 92110
Adobe Systems, Inc.
345 Park Avenue
San Jose, CA 95110
<<Company Name>>
<<Address>>
<<City>>, <<State>> <<Postal Code>>