Operation Manual

Naar boven
Basisstappen voor het samenvoegen van gegevens
1. Bepaal welke gegevensvelden u wilt gebruiken in uw bron- en doeldocumenten.
Bepaal hoe het uiteindelijke document eruit moet zien, zodat u weet welke velden nodig zijn om de gegevens samen te voegen. Als u bijvoorbeeld
een brief schrijft die u aan klanten wilt sturen, kunt u de volgende gegevensvelden gebruiken:
<<Bedrijfsnaam>><<Adres>><<Postcode>><<Plaats>> <<Provincie>>
Uw spreadsheet of database zou er als volgt uit kunnen zien:
Voorbeeld van gegevensbestand
2. Sla het gegevensbronbestand (vaak een spreadsheet- of een databasebestand) op als een kommagescheiden of tabgescheiden
tekstbestand (met respectievelijk de extensie .csv of .txt).
Controleer of uw gegevensbronbestand zodanig is gestructureerd, dat u de desbetreffende velden in uw doeldocument kunt opnemen. De
bovenste rij van een spreadsheet kan worden gereserveerd voor de veldnamen die u in het doeldocument gaat gebruiken, dus bijvoorbeeld
“Bedrijf” en “Adres”.
Raadpleeg Over gegevensbronbestanden voor meer informatie.
3. Maak een doeldocument met de tekst en de andere elementen die in elke versie van het doeldocument gelijk blijven.
Raadpleeg Over doelbestanden voor meer informatie.
4. Selecteer de gegevensbron in het deelvenster Gegevenssamenvoeging.
Raadpleeg Een gegevensbron selecteren voor meer informatie.
5. Gebruik het deelvenster Gegevenssamenvoeging om velden in het doeldocument in te voegen.
U kunt gegevensvelden toevoegen aan zowel documentpagina's als stramienpagina's. Als u gegevensvelden toevoegt aan een stramienpagina,
hebt u nog andere mogelijkheden.
Raadpleeg Gegevensvelden invoegen en Plaatsaanduidingen voor gegevensvelden toevoegen aan stramienpagina's voor meer informatie.
6. Open een voorvertoning van de records, zodat u zeker weet dat het doeldocument er goed uitziet.
Raadpleeg Een voorvertoning openen van de records in het doeldocument voor meer informatie.
7. Voeg het doeldocument samen met het gegevensbronbestand of exporteer het naar PDF.
Raadpleeg Records samenvoegen voor meer informatie.
Over gegevensbronbestanden
Meestal is de gegevensbron afkomstig uit een spreadsheet- of een databasetoepassing, maar u kunt uw eigen gegevensbronbestand maken in
InDesign of in een tekstverwerker. Gegevensbronbestanden moeten een kommagescheiden (.CSV) of tabgescheiden (.TXT) tekstbestand zijn.
741