Operation Manual

1. Führen Sie bei geöffnetem Zieldokument einen der folgenden Schritte aus:
Wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ oder klicken Sie
auf die Schaltfläche „Zusammengeführtes Dokument erstellen“
.
Wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds die Option „Als PDF exportieren“.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte „Datensätze“ unter „Datensätze für Zusammenführung“ die Option „Alle Datensätze“, um alle Datensätze
in der Datenquelldatei zusammenzuführen, bzw. die Option „Einzelner Datensatz“, um einen bestimmten Datensatz zusammenzuführen,
oder geben Sie einen Bereich von Datensätzen an, die zusammengeführt werden sollen.
3. Geben Sie unter „Datensätze pro Dokumentseite“ eine der folgenden Optionen an:
Wählen Sie die Option „Einzelner Datensatz“, damit alle Datensätze jeweils oben auf einer neuen Seite beginnen.
Wählen Sie die Option „Mehrere Datensätze“, um mehr als einen Datensatz pro Seite einzufügen (beispielsweise zum Drucken von
Adressaufklebern).
Das Zusammenführen mehrerer Datensätze ist nicht möglich, wenn sich die Datenfelder auf einer Dokumentseite eines mehrseitigen
Dokuments befinden oder wenn Datenfelder auf mehreren Musterseiten erscheinen.
4. Wählen Sie die Option „Bei Dokumenterstellung Bericht über Übersatztext erstellen“ aus, um automatisch einen Bericht zu öffnen, der
Übersatzbedingungen protokolliert, die beim Zusammenführen der Daten im InDesign-Dokument auftreten. (Siehe Übersatztextberichte.)
5. Wählen Sie die Option „Warnung bei fehlenden Bildern“ aus, um eine Meldung anzuzeigen, dass Verknüpfungen fehlen, weil ein oder
mehrere Bilder nicht verfügbar sind.
6. Wenn Sie auf der Registerkarte „Datensätze“ die Option „Mehrere Datensätze“ ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte „Layout
mit mehreren Datensätzen“ und legen Sie die folgenden Optionen fest:
Geben Sie unter „Ränder“ Werte für den Abstand zwischen den Randhilfslinien und den Seitenkanten ein.
Wählen Sie unter „Datensatz-Layout“ die Option „Zeilen“ oder „Spalten“ aus und geben Sie anschließend den Abstand zwischen den
Spalten und Zeilen an.
7. Wenn Sie „Mehrere Datensätze“ ausgewählt haben, wählen Sie „Vorschau für Layout mit mehreren Datensätzen erstellen“, um die im
Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ vorgenommenen Änderungen zu überprüfen. Über die Seitenschaltflächen können Sie
in der Anzeige der Datensätze navigieren.
8. Klicken Sie auf die Registerkarte „Optionen“ und legen Sie die Optionen für die Platzierung fest. (Siehe Optionen für Inhaltsplatzierung.)
9. Klicken Sie abschließend auf „OK“.
10. Wenn Sie direkt in eine PDF-Datei exportieren, legen Sie PDF-Optionen fest und klicken Sie auf „Exportieren“. Geben Sie einen Dateinamen
und einen Speicherort an und klicken Sie auf „Speichern“. (Siehe Adobe PDF-Optionen.)
Wenn die Datenquelldatei auf nicht unterstützte Dateiformate oder nicht verfügbare Bilder verweist, müssen Sie gegebenenfalls die
Datenquelldatei entsprechend korrigieren, sodass sie auf eine unterstützte Datei verweist, den Pfad für eine fehlende Datei berichtigen oder die
Datei einfach in den richtigen Ordner verschieben, damit InDesign sie finden und platzieren kann.
Einschränkungen beim Zusammenführen mehrerer Datensätze
Sie können die Option „Mehrere Datensätze“ auswählen, um mehr als einen Datensatz pro Seite einzufügen. Diese Option benötigen Sie z. B.
dann, wenn Sie beim Drucken von Adressaufklebern mehr als einen Adressaufkleber pro Seite drucken möchten. Wie Datensätze in der
zusammengeführten Satzdatei dargestellt werden, hängt vorwiegend von den Layoutoptionen ab. Beim Verwenden der Option „Mehrere
Datensätze“ gelten die folgenden Einschränkungen:
Das Zusammenführen mehrerer Datensätze ist nicht möglich, wenn sich die Datenfelder auf einer Dokumentseite eines mehrseitigen
Dokuments befinden oder wenn Datenfelder auf mehreren Musterseiten erscheinen.
Bei der Datenzusammenführung können nur Platzhalter einer Größe verwendet werden.
Beim Löschen eines Datensatzes in der zusammengeführten Satzdatei fließen die verbleibenden Datensätze nicht in den leeren Platzhalter.
Zusammenführen in eine PDF-Datei
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