Operation Manual

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Das Zusammenführen mehrerer Datensätze ist nicht möglich, wenn sich die Datenfelder auf einer Dokumentseite eines mehrseitigen
Dokuments befinden oder wenn Datenfelder auf mehreren Musterseiten erscheinen.
4. Wählen Sie die Option „Bei Dokumenterstellung Bericht über Übersatztext erstellen“ aus, um automatisch einen Bericht zu öffnen, der
Übersatzbedingungen protokolliert, die beim Zusammenführen der Daten im InDesign-Dokument auftreten. (Siehe Übersatztextberichte.)
5. Wählen Sie die Option „Warnung bei fehlenden Bildern“ aus, um eine Meldung anzuzeigen, dass Verknüpfungen fehlen, weil ein oder
mehrere Bilder nicht verfügbar sind.
6. Wenn Sie auf der Registerkarte „Datensätze“ die Option „Mehrere Datensätze“ ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte „Layout
mit mehreren Datensätzen“ und legen Sie die folgenden Optionen fest:
Geben Sie unter „Ränder“ Werte für den Abstand zwischen den Randhilfslinien und den Seitenkanten ein.
Wählen Sie unter „Datensatz-Layout“ die Option „Zeilen“ oder „Spalten“ aus und geben Sie anschließend den Abstand zwischen den
Spalten und Zeilen an.
7. Wenn Sie „Mehrere Datensätze“ ausgewählt haben, wählen Sie „Vorschau für Layout mit mehreren Datensätzen erstellen“, um die im
Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ vorgenommenen Änderungen zu überprüfen. Über die Seitenschaltflächen können Sie
in der Anzeige der Datensätze navigieren.
8. Klicken Sie auf die Registerkarte „Optionen“ und legen Sie die Optionen für die Platzierung fest. (Siehe Optionen für Inhaltsplatzierung.)
9. Klicken Sie abschließend auf „OK“.
10. Wenn Sie direkt in eine PDF-Datei exportieren, legen Sie PDF-Optionen fest und klicken Sie auf „Exportieren“. Geben Sie einen Dateinamen
und einen Speicherort an und klicken Sie auf „Speichern“. (Siehe Adobe PDF-Optionen.)
Wenn die Datenquelldatei auf nicht unterstützte Dateiformate oder nicht verfügbare Bilder verweist, müssen Sie gegebenenfalls die
Datenquelldatei entsprechend korrigieren, sodass sie auf eine unterstützte Datei verweist, den Pfad für eine fehlende Datei berichtigen oder die
Datei einfach in den richtigen Ordner verschieben, damit InDesign sie finden und platzieren kann.
Einschränkungen beim Zusammenführen mehrerer Datensätze
Sie können die Option „Mehrere Datensätze“ auswählen, um mehr als einen Datensatz pro Seite einzufügen. Diese Option benötigen Sie z. B.
dann, wenn Sie beim Drucken von Adressaufklebern mehr als einen Adressaufkleber pro Seite drucken möchten. Wie die Datensätze in der
zusammengeführten Satzdatei dargestellt werden, hängt vorwiegend von den Layoutoptionen ab. Beim Verwenden der Option „Mehrere
Datensätze“ gelten die folgenden Einschränkungen:
Das Zusammenführen mehrerer Datensätze ist nicht möglich, wenn sich die Datenfelder auf einer Dokumentseite eines mehrseitigen
Dokuments befinden oder wenn Datenfelder auf mehreren Musterseiten erscheinen.
Bei der Datenzusammenführung können nur Platzhalter einer Größe verwendet werden.
Beim Löschen eines Datensatzes in der zusammengeführten Satzdatei fließen die verbleibenden Datensätze nicht in den leeren Platzhalter.
Zusammenführen in eine PDF-Datei
Beim Zusammenführen in eine PDF-Datei stehen dieselben Optionen zur Verfügung wie beim Erstellen eines zusammengeführten InDesign-
Dokuments. Um die Größe der erstellten PDF-Datei zu minimieren, werden für statische Teile der Seite so genannte PDF-XObjects genutzt.
Aktualisieren von Datenfeldern
Wenn Sie ein Dokument mit Daten-Platzhaltern auf Musterseiten zusammengeführt haben, können Sie das Layout des zusammengeführten
Dokuments ändern und trotzdem die Werte der Datenfelder in der Datenquelle aktualisieren. Mit der Option „Datenfelder aktualisieren“ können Sie
Datenfelder aktualisieren. Das Layout des Dokuments ändert sich dabei nicht. Diese Option steht nur bei zusammengeführten Dokumenten zur
Verfügung, bei denen Daten-Platzhalter auf den Musterseiten erscheinen.
1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Datenquelldatei vor und speichern und schließen Sie dann die Datenquelldatei.
2. Wählen Sie im zusammengeführten Dokument die Option „Datenfelder aktualisieren“.
Die während der Aktualisierung der Datenfelder vorgenommenen Änderungen werden in einer Protokolldatei angezeigt.
Diese Option funktioniert am besten, wenn Sie Datensätze nur in der Datenquelldatei bearbeiten oder hinzufügen. Wenn Sie Platzhalterfelder
hinzufügen oder neue Felder in die Datenquelle einfügen bzw. die Einstellungen im Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“
ändern, verwenden Sie zum Erstellen eines neuen zusammengeführten Dokuments die Option „Zusammengeführtes Dokument erstellen“.
Übersatztextberichte
Der Übersatztextbericht wird angezeigt, wenn im Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ die Option „Bei Dokumenterstellung Bericht
über Übersatztext erstellen“ ausgewählt ist und wenn ein oder mehrere Felder nach dem Zusammenführen der Daten Übersatztext enthalten.
Im Bericht werden alle Übersätze in einer nummerierten Liste angezeigt. Dabei wird die Seitenzahl angegeben, auf der der Text angezeigt wird,
gefolgt von der Anzahl der Zeichen bzw. Wörter des Übersatzes und einem Ausschnitt des Übersatztextes.
Wenn der Bericht während der Erstellung eines zusammengeführten Dokuments angezeigt wird, beheben Sie den Übersatz anhand des Berichts.
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