Operation Manual

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Dokumentseiten:
Das resultierende zusammengeführte Dokument enthält die Original-Platzhalter auf seinen Musterseiten und die zusammengeführten
Ergebnisse auf den Dokumentseiten, und zwar in Form von überschriebenen Musterseitenelementen.
Das zusammengeführte Dokument ist weiterhin mit der Datenquelle verbunden. Wenn also Datensätze in der Datenquelle geändert werden,
können Sie den Inhalt des zusammengeführten Dokuments über die Option „Inhalt in Datenfeldern aktualisieren“ aktualisieren. Diese Option
ist besonders nützlich, wenn Sie das Layout im zusammengeführten Dokument ändern und dann neue Daten aus der Datenquelle
hinzufügen müssen.
Da die Einstellungen im Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ mit den im Zieldokument verwendeten Einstellungen identisch
sind, können Sie das aktuelle Dokument schnell neu und mit dem gleichen Layout erstellen. Sie können diese gemeinsamen Einstellungen
auch verwenden, um ein identisches Dokument mit einer anderen Datenquelle bzw. um ein neues Dokument mit einem leicht abgewandelten
Layout zu erstellen.
Hinweis: Achten Sie beim Einfügen von Datenfeldern auf Musterseiten darauf, dass der Textrahmen, der die Datenfelder enthält, das
Überschreiben von Musterseitenobjekten zulässt. Markieren Sie hierzu den Textrahmen auf der Musterseite und wählen Sie im Menü des
Seitenbedienfelds die Option „Musterelemente in Auswahl dürfen überschrieben werden“. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, werden die
Daten nicht zusammengeführt. (Siehe Erstellen von Musterseiten.)
Es ist nicht möglich, Datenfelder sowohl auf Musterseiten als auch auf Dokumentseiten zu platzieren. Zum Zusammenführen von Dokumenten
muss eine Musterseite mit Datenfeldern auf die erste Seite des Dokuments angewendet werden.
Wichtig: Wenn in einer Fehlermeldung angezeigt wird, dass InDesign das Dokument nicht zusammenführen kann, weil keine Platzhalter
vorhanden sind, haben Sie die Platzhalter möglicherweise der linken Musterseite eines einseitigen Dokuments hinzugefügt. Da Seite 1 aber auf
der rechten Musterseite basiert, müssen Sie die Platzhalter der rechten Musterseite hinzufügen.
Aktualisieren, Entfernen oder Ersetzen von Datenquelldateien
Wenn Sie Datenquelldateien aktualisieren möchten, bearbeiten Sie die Datenquelldatei, speichern Sie sie in einem komma- oder
tabulatorgetrennten Format und wählen Sie dann im Datenzusammenführungsbedienfeld die Option „Datenquelle aktualisieren“.
Die Änderungen spiegeln sich im Datenzusammenführungsbedienfeld wider. Wenn die Änderungen nach dem Aktualisieren im Dokument
nicht sichtbar sind, deaktivieren Sie die Vorschau und aktivieren Sie sie dann erneut.
Wenn Sie die Verbindung zur Datenquelldatei aufheben möchten, wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl
„Datenquelle entfernen“.
Wenn Sie eine andere Datenquelldatei auswählen möchten, wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl
„Datenquelle auswählen“ und geben Sie anschließend die neue Datenquelldatei an. InDesign erkennt unter Umständen nicht alle Felder. In
diesem Fall ist es am besten, die Platzhalterfelder zu löschen und neu einzufügen.
Wenn Sie ein zusammengeführtes Dokument aus einem Zieldokument erstellen, in dem Datenfelder auf Musterseiten eingefügt wurden,
können Sie die Datenfelder im zusammengeführten Dokument aktualisieren.
Anzeigen einer Vorschau der Datensätze im Zieldokument
Vor dem Zusammenführen des Zieldokuments und der Datenquelldatei empfiehlt es sich, eine Vorschau der Datensätze anzuzeigen, um
sicherzugehen, dass die Felddaten beim Zusammenführen der Informationen richtig angezeigt werden. Wenn Sie eine Vorschau der Datensätze
aufrufen, zeigt das Datenzusammenführungsbedienfeld die eigentlichen Daten aus der Datenquelle anstelle der Feld-Platzhalter an. So wird
beispielsweise anstelle des Texts <<Unternehmen>> der Text Adobe Systems, Inc angezeigt. Mithilfe der Navigationsschaltflächen im
Datenzusammenführungsbedienfeld können Sie sich durch die Datensätze bewegen.
Bei Fehlern in den Datensätzen (beispielsweise Rechtschreibfehler oder überflüssige Leerzeichen) empfiehlt es sich, die Quelldatei in ihrer
Originalanwendung zu bearbeiten. (Siehe Datenquelldateien.)
1. Klicken Sie am unteren Rand des Datenzusammenführungsbedienfelds auf „Vorschau“ oder wählen Sie im Menü des
Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Vorschau“.
2. Klicken Sie auf die Navigationsschaltflächen, um durch die Daten der verschiedenen Datensätze zu gehen.
Wenn Sie zu einem bestimmten Datensatz gehen möchten, klicken Sie auf die Navigationsschaltflächen am unteren Rand des Bedienfelds. Sie
können auch in das Navigationstextfeld am unteren Rand des Bedienfelds die Nummer des Datensatzes eingeben, den Sie in der Vorschau
anzeigen möchten, und dann die Eingabetaste bzw. den Zeilenschalter drücken.
Ein- oder Ausblenden der Vorschau
Beim Umschalten zwischen den Vorschaumodi können u. U. Probleme auftreten, es ist aber auch möglich, dass sich Probleme auf diese Weise
selbst beheben. Beachten Sie daher Folgendes:
Wenn die Option „Datensatzvorschau“ deaktiviert ist, wird der Inhalt der Vorschau durch Platzhalter ersetzt. Wenn Sie ein Bild einschließlich
des Rahmens, der das Bild enthält, entfernen oder eine komplette Textzeichenfolge löschen, werden beim Deaktivieren der Option
„Datensatzvorschau“ die jeweiligen Platzhalter nicht angezeigt, da diese ebenfalls entfernt wurden.
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