Operation Manual

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Grundlegende Schritte zum Zusammenführen von Daten
1. Überlegen Sie sich, welche Datenfelder Sie in Ihren Quell- und Zieldokumenten verwenden möchten.
Legen Sie fest, wie das fertige Dokument aussehen soll. Auf diese Weise wissen Sie, welche Felder für die Zusammenführung notwendig sind.
Wenn Sie beispielsweise eine Postkarte erstellen möchten, die an Ihre Kunden gesendet werden soll, könnten Sie die folgenden Datenfelder
verwenden:
<<Firmenname>><<Adresse>><<Postleitzahl>><<Ort>><<Land>>
Ihr Tabellenblatt oder Ihre Datenbank könnte wie folgt aussehen:
Beispieldatendatei
2. Speichern Sie die Datenquelldatei (normalerweise eine Tabellenkalkulations- oder eine Datenbankdatei) als
kommagetrennte (.csv) oder tabulatorgetrennte (.txt) Textdatei.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenquelldatei so aufgebaut ist, dass Sie die jeweiligen Felder in Ihr Zieldokument aufnehmen können.
Beispielsweise sollte die erste Zeile in einer Tabellenkalkulation die Feldnamen enthalten, die Sie in Ihrem Zieldokument verwenden möchten, in
diesem Fall also „Firma“ und „Anschrift“.
Weitere Informationen finden Sie unter Datenquelldateien.
3. Erstellen Sie ein Zieldokument, das den Text und die Elemente umfasst, die in allen Versionen des Zieldokuments
unverändert bleiben.
Weitere Informationen finden Sie unter Zieldokumente.
4. Wählen Sie die Datenquelle über das Datenzusammenführungsbedienfeld aus.
Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen einer Datenquelle.
5. Fügen Sie Felder aus dem Datenzusammenführungsbedienfeld in das Zieldokument ein.
Datenfelder können entweder einer Dokumentseite oder einer Musterseite hinzugefügt werden. Wenn Sie einer Musterseite Datenfelder
hinzufügen, stehen Ihnen zusätzliche Optionen zur Verfügung.
Weitere Informationen finden Sie unter Einfügen von Datenfeldern und Einfügen von Datenfeld-Platzhaltern auf Musterseiten.
6. Zeigen Sie eine Vorschau der Datensätze an, um zu überprüfen, ob das Zieldokument Ihren Wünschen entspricht.
Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen einer Vorschau der Datensätze im Zieldokument.
7. Führen Sie das Zieldokument mit der Datenquelldatei zusammen oder exportieren Sie es als PDF.
Weitere Informationen finden Sie unter Zusammenführen von Datensätzen.
Datenquelldateien
Die Datenquelle ist typischerweise eine Tabellenkalkulations- oder Datenbankanwendung. Sie können jedoch auch mit InDesign oder einem
anderen Texteditor Ihre eigene Datenquelldatei erstellen. Datenquelldateien sollten als kommagetrennte (.csv) oder tabulatorgetrennte (.txt)
Textdateien gespeichert werden. Informationen zum Exportieren von Daten in diese Formate finden Sie gegebenenfalls im Benutzerhandbuch zu
Ihrer Quellanwendung.
In einer komma- bzw. tabulatorgetrennten Textdatei sind Datensätze durch Absatzmarken und Felder durch Kommata oder Tabulatoren
voneinander abgetrennt. Die Datenquelldatei kann auch Text oder Pfade enthalten, die auf Bilder auf einem Datenträger verweisen.
Beispiel für eine kommagetrennte Datenquelldatei
Name,Company Name,State
Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada
Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware
Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California
Wenn Sie ein Komma oder Anführungszeichen in eine kommagetrennte Datei aufnehmen möchten, schließen Sie den jeweiligen Text in
gerade Anführungszeichen ein, z. B.: "Wagner, Winter und Söhne GmbH". Wenn Sie keine Anführungszeichen setzen, wird jeder Name als
separates Feld behandelt.
In die Felder der Datenquelldatei können keine Zeilenumbrüche eingefügt werden. Wenn sich ein Feld über zwei Zeilen erstrecken soll, erstellen
Sie zwei separate Felder, z. B. <<Adresse1>> und <<Adresse2>>.
Um beim Zusammenführen des Dokuments leere Zeilen zu vermeiden, wählen Sie „Leerzeilen für leere Felder entfernen“. Wenn die Zeile jedoch
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