Operation Manual

Naar boven
Naar boven
Methoden voor het waarschuwen zijn onder andere waarschuwingsberichten, kaderpictogrammen, statuspictogrammen in het deelvenster
Koppelingen en statuspictogrammen in het deelvenster Toewijzingen.
Alleen-lezen bestanden
Zodra een inhoudsbestand wordt beheerd, is dat te allen tijde een alleen-lezen bestand voor alle gebruikers in de workflow, met uitzondering van
degene die het inhoudsbestand heeft uitgecheckt. Door de software wordt een vergrendelingsbestand (.idlk-bestand) gemaakt wanneer een
gebruiker een inhoudsbestand uitcheckt, waardoor alleen die gebruiker het bestand kan bewerken. Alleen-lezen bestanden hebben de volgende
kenmerken:
Een InCopy-gebruiker kan tekst in dergelijke bestanden niet handmatig opmaken. Als er echter teken- of alineastijlen op die tekst zijn
toegepast, kan een InDesign-gebruiker de definitie van die stijlen wijzigen waardoor de opmaak van de tekst wordt gewijzigd, ook als het
bestand aan iemand anders is uitgecheckt. Deze wijzigingen in de stijldefinitie worden in de tekst zichtbaar wanneer de InDesign-gebruiker
het bestand bijwerkt.
Over het algemeen kan een InCopy- en een InDesign-gebruiker geen objecten, zoals tekst en toegepaste stijlen, in vergrendelde InCopy-
inhoud wijzigen. Sommige objecten, zoals teken- en alineastijlen, worden alleen door de inhoud gebruikt. U kunt bijvoorbeeld niet wijzigen
hoe een tekenstijl wordt toegepast op objecten in vergrendelde inhoud, maar wel de tekenstijl zelf, waardoor de vormgeving van de tekst
verandert.
Een InDesign-gebruiker kan behalve de marges en kolommen van de tekstinhoud ook de vorm, locatie en het aantal tekstkaders in het artikel
wijzigen.
Een InDesign-gebruiker kan de geometrie en de opmaak van een afbeeldingskader wijzigen zonder dat hiervoor de afbeelding moet worden
uitgecheckt. Een InCopy-gebruiker kan geen afbeeldingskader of opmaak van het kader wijzigen. Zowel InDesign- als InCopy-gebruikers
moeten echter het afbeeldingskader uitchecken om de afbeelding te kunnen wijzigen (voor bijvoorbeeld roteren of schalen).
Aanbevolen werkwijzen voor het gebruik van beheerde bestanden
Gebruik de volgende werkwijzen om er zeker van te zijn dat u met de meest actuele inhoud werkt en niet het werk van iemand anders overschrijft:
Sla toewijzingsbestanden op een server op waartoe alle leden van het team toegang hebben. Als er teamleden zijn die geen toegang tot een
server hebben, maakt u toewijzingspakketten en stuurt u die pakketten naar de teamleden.
Wanneer u een toewijzing maakt, wordt er een speciale map voor het toewijzingsbestand en de inhoud gemaakt. Gebruik deze
toewijzingsmappen voor het beheren van toewijzings- en inhoudsbestanden. Dit maakt het beheren van gedeelde bestanden in een
werkgroep eenvoudiger en zorgt ervoor dat gebruikers de juiste bestanden openen.
Open in InCopy het toewijzingsbestand in plaats van een afzonderlijk InCopy-artikel. Op die manier kunt u in de drukproefweergave bekijken
of de tekst op de pagina past en in de layoutweergave de layout controleren. Als u inhoud zonder behulp van toewijzingsbestanden
exporteert, kunt u de copyfit en layout alleen controleren door het InDesign-bestand te openen.
Als u een toewijzingsbestand opent, een InDesign-document opent of inhoud in InDesign of InCopy uitcheckt, moeten de kaderranden
zichtbaar zijn (Weergave > Extra's > Kaderranden tonen), zodat u de kaderpictogrammen ziet wanneer deze verschijnen.
Als u in InDesign bestanden uit de workflow moet verwijderen (bijvoorbeeld vanwege een productiedeadline), kunt u deze bestanden
ontkoppelen of een toewijzingspakket annuleren.
Voorbeelden van een workflow met beheerde bestanden
Wanneer u workflowbeheer instelt tussen InCopy en InDesign, kunnen schrijvers en editors documenten samenstellen, herschrijven, uitbreiden en
bewerken op het moment dat ontwerpers de layout voorbereiden. Tot gedeelde workflows behoren het beheren van bestanden op een lokale
server, het delen van bestanden via e-mailpakketten of een willekeurige combinatie van beide.
In deze workflow wordt ervan uitgegaan dat u een standaard InDesign-sjabloon met layoutgeometrie, stijlen en plaatsaanduidingstekst hebt.
Layoutgeometrie omvat pagina-afmetingen en tekst- en afbeeldingskaders. In InCopy worden deze items gebruikt voor een juiste plaatsing van de
gegevens op de pagina.
Workflow met een lokale server
1. Maak in InDesign toewijzingen en voeg er inhoud aan toe.
Hierdoor worden geëxporteerde tekst- en afbeeldingskaders in het beheerde proces samengevoegd, waar InCopy-gebruikers deze kunnen
schrijven en bewerken.
2. Maak de toewijzingsbestanden beschikbaar voor InCopy-gebruikers.
Sla de bestanden op een server op die voor alle workflowgebruikers toegankelijk is.
3. Open het toewijzingsbestand in InCopy, check een artikel of afbeelding uit en bewerk het artikel of de afbeelding.
In InCopy worden de bestanden met inhoud die aan u is toegewezen, weergegeven in het deelvenster Toewijzingen. Als u het bestand op een
lokale server opslaat, worden de wijzigingen in het bestandssysteem opgeslagen en iedereen die met dat document (de InDesign-layout of een
101