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PDF-Dateien anhand von Word-Seriendruckvorlagen erstellen
Mittels Word-Seriendruckvorlagen können Seriendruckdokumente aus in Word erstellten Dokumenten erstellt werden, z. B. aus Briefen, um ein
bekanntes Beispiel zu nennen, die mit Informationen wie den Namen und Adressen der Empfänger personalisiert sind. Mit Hilfe von Acrobat
PDFMaker können Sie durch Verwenden einer Word-Vorlage für den Seriendruck und einer entsprechenden Datendatei den Seriendruck direkt in
ein PDF-Dokument umleiten und so Zeit sparen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, PDFMaker so zu konfigurieren, dass diese PDFs an E-
Mail-Nachrichten, die bei der PDF-Erstellung generiert werden, angehängt werden.
Informationen zum Konfigurieren von Dateien für die Seriendruckfunktion finden Sie in der Microsoft Office Word-Hilfe.
1. Öffnen Sie in Microsoft Word die Vorlage, die Sie für diese Funktion erstellt haben, oder erstellen Sie eine Datei, indem Sie die Word-
Symbolleiste „Seriendruck“ und ggf. den Assistenten für die Seriendruckerstellung verwenden.
Beenden Sie die Seriendruckerstellung nicht in Word. Konfigurieren Sie und zeigen Sie den Seriendruck stattdessen wie
gewöhnlich an, damit Sie prüfen können, ob die Zusammenführung ordnungsgemäß ausgeführt wird.
2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wählen Sie Adobe PDF > Serienbrieferstellung in Adobe PDF.
Klicken Sie auf der Werkzeugleiste „Seriendruck“ auf die Schaltfläche Serienbrieferstellung in Adobe PDF („Ansicht“ > „Werkzeuge“ >
Seriendruck).
(Word 2007) Klicken Sie auf der Acrobat-Multifunktionsleiste auf Serienbrieferstellung.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Acrobat PDFMaker - Serienbrieferstellung die gewünschten Optionen aus:
Um anzugeben, welche Datensätze der Datendatei in die zusammengeführten Dateien importiert werden sollen, wählen Sie Alle oder
Aktueller Bereich oder geben Sie einen Seitenbereich in die FelderVon und Bis ein.
Um die zu erstellende PDF-Datei zu benennen, geben Sie einen Namen in das Feld PDF-Dateiname angeben ein.
Die PDF wird anhand des eingegebenen Textes und einer Ziffernfolge benannt. Wenn Sie beispielsweise im Feld PDF-Dateiname
angeben BriefJuli eingeben, kann die Bezeichnung für die Seriendruck-PDFs „BriefJuli_0000123“, „BriefJuli_0000124“,
„BriefJuli_0000125“ usw. lauten.
4. Gehen Sie bei der Option Adobe PDF-Dateien automatisch per E-Mail senden nach einer der folgenden Methoden vor:
Um zusammengeführte PDFs zu erstellen und zu speichern, die später gedruckt oder als E-Mail gesendet werden sollen, muss die
Option deaktiviert werden. Klicken Sie dann auf OK.
Um zusammengeführte PDFs zu erstellen und die einzelnen Dokumente als Anhang in einer E-Mail-Nachricht an den entsprechenden
Empfänger zu senden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und füllen die anderen E-Mail-Optionen aus.
5. Wenn das Dialogfeld zur Ordner suchen angezeigt wird, navigieren Sie zum gewünschten Standort und klicken auf OK.
Wenn PDFMaker die einzelnen PDF-Dateien generiert, wird eine Statusanzeige angezeigt.
6. Wenn Sie die Option Adobe PDF-Dateien automatisch per E-Mail senden aktiviert haben, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie nach
Ihrem E-Mail-Profil gefragt werden. Geben Sie die entsprechenden Informationen ein und klicken Sie auf OK.
Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, wird eine Nachricht angezeigt, dass der Prozess erfolgreich war.
E-Mail-Optionen für den PDF-Seriendruck
Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um das Feld oder die Spalte in der zugehörigen Datendatei auszuwählen, die die E-Mail-Adressen der
einzelnen Personen enthält.
Geben Sie den Text für die Betreffzeile der einzelnen Nachrichten ein.
Bearbeiten Sie den Haupttext der E-Mail-Nachricht oder fügen Sie Text hinzu.
PDF-Dokumente aus Microsoft Project (Acrobat Pro)
Es gibt bestimmte Unterschiede, die zu beachten sind, wenn Sie in Microsoft Project erstellte Dateien in Adobe PDF konvertieren.
Sie können nur die derzeit ausgewählte Ansicht konvertieren. Nicht druckbare Ansichten können nicht in Adobe PDF umgewandelt werden.
Visio-Dateien in PDF konvertieren (Acrobat Pro)
In Visio erstellte PDF-Dateien unterstützen (je nach festgelegten Konvertierungseinstellungen) Ebenen, benutzerdefinierte Einstellungen,
durchsuchbaren Text, Hyperlinks, Lesezeichen und Kommentare. Außerdem wird die Seitengröße beibehalten. So legen Sie die Eigenschaften
fest