Operation Manual
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Archivierungsprotokoll beibehalten
Datei auswählen
Index zur schnelleren Suche einbetten
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Ausgewählte(n) Ordner an vorhandene Adobe PDF-Datei anhängen.
3. Navigieren Sie zu dem PDF-Dokument bzw. PDF-Portfolio, dem die konvertierten E-Mail-Nachrichten hinzugefügt werden sollen, und klicken
Sie auf Öffnen.
Geben Sie keinen neuen PDF-Namen ein. Falls Sie einen Namen eingeben, wird eine Warnmeldung ausgegeben, dass die PDF-
Datei nicht vorhanden ist. Klicken Sie in der Warnmeldung auf OK und wählen Sie eine PDF-Datei aus, ohne den Namen zu ändern.
4. (Nur Outlook) Wenn Sie in einer Meldung darauf hingewiesen werden, dass die PDF-Datei mit einer älteren Version von PDFMaker erstellt
wurde, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wenn Sie aus dem ursprünglichen PDF-Archiv ein PDF-Portfolio erstellen möchten, klicken Sie auf Ja und wählen Sie einen Namen und
Speicherort für das neue Archiv aus. (Standardmäßig wird dabei _Portfolio an den Namen der ursprünglichen PDF-Datei angehängt.)
Wenn die Konvertierung abgeschlossen ist und das Dialogfeld Adobe PDF wird erstellt geschlossen wurde, wird das neue Archiv in
Acrobat geöffnet.
Klicken Sie auf Nein und brechen Sie den Vorgang ab.
Bei PDF-Portfolios mit E-Mail-Nachrichten, die in Acrobat 8 oder höher konvertiert oder migriert wurden, werden nur neue Nachrichten
angefügt, also Nachrichten, die noch nicht zum PDF-Portfolio gehören.
E-Mail-Ordner in eine neue PDF-Datei konvertieren
PDFMaker kann mehrere Ordner gleichzeitig in PDF konvertieren. Es ist nicht erforderlich, die Ordner zu Beginn auszuwählen; Sie können die
Auswahl in einem automatisch angezeigten Dialogfeld vornehmen.
1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
(Outlook) Wählen Sie Adobe PDF > Ausgewählte Ordner konvertieren > Neues PDF erstellen.
(Lotus Notes) Wählen Sie Aktionen > Ausgewählte(n) Ordner in Adobe PDF konvertieren.
2. Wählen Sie im Dialogfeld Ordner in Adobe PDF konvertieren die Ordner aus. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Option Diesen Ordner und
alle Unterordner konvertieren.
3. Geben Sie im Dialogfeld Adobe PDF-Datei speichern unter einen Speicherort und Namen für das PDF-Portfolio an.
Nach Abschluss der Konvertierung wird die neue PDF-Datei in Acrobat geöffnet.
Automatische E-Mail-Archivierung einrichten
1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
(Outlook) Wählen Sie Adobe PDF > Automatische Archivierung einrichten.
(Lotus Notes) Wählen Sie „Aktionen“ > Automatische Archivierung einrichten.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Automatische Archivierung des Acrobat PDFMaker-Dialogfeldes Automatische Archivierung aktivieren aus.
Wählen Sie danach die Optionen für Häufigkeit und die Tageszeit aus, zu der die automatische Archivierung durchgeführt werden soll.
3. Wählen Sie bei Bedarf weitere Optionen aus:
Erstellt einen Datensatz für jede Archivierungssitzung.
Gibt den Namen und Speicherort des Archivierungsprotokolls an.
Erstellt einen Index, in dem Sie bestimmte Wörter oder Zeichen suchen können; Sie ersparen sich
damit das Durchsuchen jedes einzelnen Dokuments.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die E-Mail-Ordner und Unterordner auszuwählen. Aktivieren oder deaktivieren Sie nach Bedarf die Option
Diesen Ordner und alle Unterordner konvertieren und klicken Sie auf OK.
5. Geben Sie im Dialogfeld PDF-Archivdatei speichern unter ein Verzeichnis und einen Namen für das PDF-Archiv der E-Mails an. Klicken Sie
dann auf Öffnen.
6. Überprüfen Sie im Dialogfeld Acrobat PDFMaker die Einstellungen und aufgeführten Archivordnernamen und führen Sie einen oder alle der
folgenden Schritte aus:
Zum Hinzufügen weiterer E-Mail-Ordner klicken Sie auf Hinzufügen und wählen die gewünschten Ordner aus.
Zum Entfernen der Ordner aus der Liste wählen Sie die Ordner aus und klicken auf Löschen.
Zum Ändern einer Archivdatei wählen Sie einen Ordnernamen in der Liste aus, klicken Sie auf Archivdatei ändern und geben Sie Name
und Speicherort an.
Um sofort mit der Archivierung zu beginnen, klicken Sie auf Archivierung jetzt durchführen.