Operation Manual
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3. Geben Sie unter „Indexbeschreibung“ eine Beschreibung des Index oder seines Zwecks ein.
4. Klicken Sie auf „Optionen“, wählen Sie die auf Ihren Index anzuwendenden Optionen aus und klicken Sie auf „OK“.
5. Klicken Sie neben „Einzuschließende Ordner“ auf „Hinzufügen“, um einen Ordner auszuwählen, der einige oder aller der zu indizierenden
PDF-Dateien enthält, und klicken Sie auf „OK“. Wiederholen Sie diesen Schritt zum Hinzufügen weiterer Ordner.
Hinweis: Alle in den ausgewählten Ordnern enthaltenen Unterorder werden ebenfalls indiziert. Sie können Ordner von mehreren Servern
oder Laufwerken hinzufügen, falls Sie nicht beabsichtigen, den Index oder Elemente in der Gruppe von Dokumenten zu verschieben.
6. Klicken Sie unter „Auszuschließende Unterordner“ auf „Hinzufügen“, um einen untergeordneten Ordner auszuwählen, der PDF-Dateien
enthält, die nicht indiziert werden sollen. Klicken Sie auf „OK“ und führen Sie den Vorgang gegebenenfalls für weitere Unterordner durch.
7. Prüfen Sie Ihre Auswahl. Für die Bearbeitung einer Liste ein- oder auszuschließender Ordner wählen Sie den entsprechenden Ordner aus
und klicken auf „Entfernen“.
8. Klicken Sie auf „Generieren“, und geben Sie dann den Speicherort für die Indexdatei an. Klicken Sie auf „Speichern“ und gehen Sie
anschließend folgendermaßen vor:
Wenn der Indizierungsvorgang erfolgreich abgeschlossen ist, klicken Sie auf „Schließen“.
Zum Abbrechen der Indizierung klicken Sie auf „Stopp“.
Hinweis: Nach dem Abbrechen der Indizierung kann der Indizierungsvorgang nicht fortgesetzt werden, Sie müssen den gesamten Vorgang
allerdings nicht wiederholen. Die ausgewählten Ordner und Optionen werden beibehalten. Durch Klicken auf „Öffnen“ können Sie einen
teilweise erstellten Index auswählen und überarbeiten.
Wenn bei den Optionen „Einzuschließende Ordner“ und „Auszuschließende Unterordner“ lange Pfadnamen verkürzt werden, halten Sie
den Mauszeiger über die Auslassungszeichen (...), bis eine QuickInfo mit dem gesamten Pfad des aufzunehmenden bzw. des
auszuschließenden Ordners angezeigt wird.
Dialogfeld mit Indizierungsoptionen
Zahlen nicht aufnehmen Aktivieren Sie diese Option, wenn im Index keine Zahlen enthalten sein sollen, die im Text des Dokuments auftauchen.
Sie können die Größe eines Index beträchtlich verringern, indem Sie Zahlen aus dem Index ausschließen. Dadurch werden Suchvorgänge
schneller ausgeführt.
Adobe PDF 1.0-Dateien IDs hinzufügen Wählen Sie diese Option, wenn PDF-Dateien, die vor Version Adobe 2.0 der Anwendung erstellt
wurden, zu der Gruppe gehören. Bei diesen Versionen wurden nicht automatisch ID-Nummern hinzugefügt. ID-Nummern sind erforderlich, wenn
lange Dateinamen von Mac OS bei der Konvertierung in MS DOS-Dateinamen verkürzt werden. Bei Acrobat 2.0 und höher werden automatisch
ID-Nummern hinzugefügt.
Beim Suchen nicht auf geänderte Dokumente hinweisen Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, wird beim Durchsuchen von Dokumenten,
die sich seit der letzten Indexgenerierung geändert haben, eine Meldung angezeigt.
Benutzerdefinierte Eigenschaften Verwenden Sie diese Option, um vorhandene benutzerdefinierte Dokumenteigenschaften in den Index
einzubeziehen. Es werden nur die benutzerdefinierten Eigenschaften indiziert, die sich bereits in den zu indizierenden PDF-Dokumenten befinden.
Geben Sie die Eigenschaft ein, treffen Sie im Menü „Typ“ eine Auswahl und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Diese Eigenschaften werden beim
Durchsuchen des generierten Index als Suchoption im Fenster PDF durchsuchen in den Popup-Menüs für zusätzliche Kriterien angezeigt. Wenn
Sie beispielsweise die benutzerdefinierte Eigenschaft Dokumentname eingeben und die im Menü „Typ“ die Option „Zeichenfolge“ wählen, kann der
Index innerhalb der benutzerdefinierten Eigenschaft durch Auswahl von Dokumentname aus dem Menü Folgende Zusatzkriterien verwenden
durchsucht werden.
Hinweis: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder in einer Microsoft Office-Anwendung erstellen, wobei in PDFMaker die Option „Dokumentinfo
konvertieren“ ausgewählt ist, werden die Felder in allen erstellten PDF-Dateien übernommen.
XMP-Felder Verwenden Sie diese Option zum Einbeziehen benutzerdefinierter XMP-Felder. Die benutzerdefinierten XMP-Felder werden indiziert
und in den Popup-Menüs für zusätzliche Kriterien angezeigt. Sie können in den ausgewählten Indexen durchsucht werden.
Stoppwörter Verwenden Sie diese Option zum Ausschließen bestimmter Wörter (maximal 500) aus den Ergebnissen der Indexsuche. Geben Sie
das entsprechende Wort ein, klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wiederholen Sie den Schritt für weitere Wörter. Wenn Sie Wörter ausschließen,
kann die Indexgröße um 10 % bis 15 % reduziert werden. Ein Stoppwort kann bis zu 128 Zeichen umfassen; die Groß-/Kleinschreibung wird
beachtet.
Hinweis: Damit Benutzer nicht nach ausgeschlossenen Wörtern suchen, sollten Sie eine Liste der ausgeschlossenen Begriffe in der Catalog
Readme-Datei einschließen.
Struktur-Tags Verwenden Sie diese Option, um bestimmte Tag-Knoten der untersten Ebene in Dokumenten durchsuchen zu können, die eine mit
Tags versehene logische Struktur aufweisen.
Hinweis: Die Einstellungen „Benutzerdefinierte Eigenschaften“, „Stoppwörter“ und „Tags“ gelten nur für den aktuellen Index. Um diese
Einstellungen global auf alle erstellten Indexe anzuwenden, können Sie die Standardeinstellungen für benutzerdefinierte Felder, Stoppwörter und
Tags im Fenster „Catalog“ des Dialogfelds „Voreinstellungen“ ändern.
Readme-Katalogdateien (Acrobat Pro)
Es wird empfohlen, eine separate Readme-Datei zu erstellen und im selben Ordner wie den Index zu speichern. Diese Datei kann folgende
Informationen enthalten:
Art der indizierten Dokumente.
Die unterstützten Suchoptionen.