Operation Manual

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Norm ISO 9660 formatierten CD-ROM ausgeben.
Entfernen Sie alle Zeichen mit Akzent oder nicht im lateinischen Alphabet enthaltene Zeichen aus den Datei- und Ordnernamen. (Die von der
Funktion „Catalog“ verwendete Schrift unterstützt die Zeichencodes 133 bis 159 nicht.)
Verwenden Sie keine tief verschachtelten Ordner oder Pfadnamen mit mehr als 256 Zeichen, wenn die Indexe nur von Mac OS-Benutzern
durchsucht werden.
Wenn Sie die Mac OS-Version mit einem OS/2 LAN-Server verwenden, konfigurieren Sie entweder IBM®LAN Server Macintosh (LSM), um
die MS-DOS-Dateibenennungskonventionen vorzuschreiben, oder indizieren Sie nur FAT-Laufwerke. (HPFS [High Performance File
System]-Laufwerke enthalten möglicherweise lange Dateinamen, die nicht gelesen werden können.)
Enthält die Dokumentstruktur Unterordner, die nicht indiziert werden sollen, können Sie diese während der Indizierung ausschließen.
Metadaten zu Dokumenteigenschaften hinzufügen (Acrobat Pro)
Sie können den Dokumenteigenschaften Informationen hinzufügen, um das Durchsuchen von PDF-Dateien zu vereinfachen. Diese werden als
Metadaten bezeichnet. (Die Eigenschaften der aktuell geöffneten PDF-Datei können Sie über „Datei“ > „Eigenschaften“ auf der Registerkarte
„Beschreibung“ einsehen.)
(Windows) Sie können die Dokumenteigenschaften auch vom Desktop aus eingeben und anzeigen. Klicken Sie im Windows Explorer mit der
rechten Maustaste auf das Dokument, wählen Sie „Eigenschaften“ und anschließend die Registerkarte „PDF“. Alle Informationen, die Sie in
dieses Feld eingeben bzw. hier bearbeiten, werden beim Öffnen der Datei auch in der Beschreibung der Dokumenteigenschaften angezeigt.
Beachten Sie beim Hinzufügen von Daten für die Dokumenteigenschaften folgende Empfehlungen:
Verwenden Sie im Feld „Titel“ einen eindeutig beschreibenden Titel. Der Dateiname des Dokuments muss im Fenster Ergebnisse angezeigt
werden.
Verwenden Sie für ähnliche Informationen stets die gleiche Option (bzw. das gleiche Feld). Fügen Sie wichtige Begriffe nicht in einigen
Dokumenten der Option „Thema“ und in anderen Dokumenten der Option „Stichwörter“ hinzu.
Verwenden Sie immer denselben Begriff für dieselbe Information. Geben Sie zum Beispiel nicht für einige Dokumente Biologie und für
andere Dokumente der gleichen Kategorie Naturwissenschaften ein.
Verwenden Sie das Feld „Verfasser“, um die verantwortliche Abteilung anzugeben. Als Verfasser einer Personalakte könnten Sie
beispielsweise die Personalabteilung angeben.
Wenn Sie Kennnummern für Dokumente verwenden, fügen Sie diese als Stichwörter hinzu. Durch Eingabe von z. B. Dok.-Nr. = m234 unter
der Option „Stichwörter“ wird ein bestimmtes Dokument einer Serie von zahlreichen Dokumenten zu einem bestimmten Thema
gekennzeichnet.
Verwenden Sie eine der Optionen „Thema“ oder „Stichwörter“ oder beide Optionen zusammen, um Dokumente nach Kategorien zu
unterteilen. Sie können für ein bestimmtes Dokument unter „Thema“ zum Beispiel Geschäftsbericht und unter „Stichwörter“ monatlich oder
wöchentlich angeben.
Wenn Sie bereits über umfassende Erfahrung mit dem Adobe PDF-Format verfügen, können Sie benutzerdefinierte Datenfelder, z. B.
Dokumenttyp, Dokumentennummer und Dokumentkennung definieren, wenn Sie den Index erstellen. Dieses Verfahren wird nur erfahrenen
Anwendern empfohlen; es wird in der vollständigen Hilfe von Acrobat nicht erläutert.
Index für eine Sammlung erstellen (Acrobat Pro)
Beim Erstellen eines neuen Index werden eine neue PDX-Datei und ein neuer Ordner erstellt, der mindestens eine IDX-Datei enthält. Die IDX-
Dateien enthalten die Indexeinträge. All diese Dateien müssen dem Anwender zur Verfügung stehen, der den Index durchsucht.
Dialogfelder in Acrobat Pro für die Indexerstellung
1. Wählen Sie Werkzeuge > Dokumentverarbeitung > „Volltextindex mit Catalog“ und klicken Sie anschließend auf „Neuer Index“.
Hinweis: Wenn das Fenster Dokumentverarbeitung nicht angezeigt wird, zeigen Sie es an, indem Sie die Anweisungen zum Hinzufügen
von Fenstern im Abschnitt Aufgabenfenster befolgen.
2. Geben Sie unter „Indextitel“ einen Namen für die Indexdatei ein.