Operation Manual

PDF-Indexe erstellen
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Index in einem PDF-Dokument erstellen und verwalten
Grundlagen zur Funktion „Catalog“ (Acrobat Pro)
PDF-Dokumente für die Indizierung vorbereiten (Acrobat Pro)
Metadaten zu Dokumenteigenschaften hinzufügen (Acrobat Pro)
Index für eine Sammlung erstellen (Acrobat Pro)
Readme-Katalogdateien (Acrobat Pro)
Index überarbeiten (Acrobat Pro)
Catalog, Voreinstellungen (Acrobat Pro)
Geplante Indexaktualisierungen (Acrobat Pro)
Verschieben von Sammlungen und deren Indizes (Acrobat Pro)
Index in einem PDF-Dokument erstellen und verwalten
Sie können die Suche in umfangreichen PDFs beschleunigen, indem Sie einen Index der im Dokument enthaltenen Wörter einbetten. Acrobat
kann den Index viel schneller durchsuchen als das Dokument. Der eingebettete Index ist in verteilten und gemeinsam genutzten Kopien des PDF-
Dokuments enthalten. PDFs mit eingebettetem Index werden genauso durchsucht wie solche ohne eingebetteten Index. Es sind keine gesonderten
Schritte erforderlich.
Index zu einem PDF-Dokument hinzufügen
1. Wählen Sie bei geöffnetem Dokument in Acrobat den Befehl „Werkzeuge“ > Dokumentverarbeitung > „Eingebetteten Index verwalten“.
2. Klicken Sie im Dialogfeld „Eingebetteten Index verwalten“ auf „Index einbetten“.
3. Lesen Sie die Anweisungen und klicken Sie auf „OK“.
Hinweis: In Outlook und Lotus Notes können Sie einen Index einbetten, während E-Mail-Nachrichten oder -Ordner in PDF konvertiert
werden. Dies empfiehlt sich vor allem bei Ordnern mit vielen Nachrichten.
Eingebetteten Index im PDF-Dokument aktualisieren oder entfernen
1. Wählen Sie Werkzeuge > Dokumentverarbeitung > „Eingebetteten Index verwalten“.
2. Klicken Sie auf „Index aktualisieren“ bzw. „Index entfernen“.
Grundlagen zur Funktion „Catalog“ (Acrobat Pro)
Sie können eine bestimmte Gruppe von PDF-Dateien als Katalog einrichten und einen einheitlichen Index dieser Dokumentgruppe erstellen. Die
Suche in katalogisierten PDF-Dateien ist erheblich schneller.
Beim Verteilen oder Veröffentlichen der Gruppe auf einer CD-ROM oder Website können Sie der PDF-Gruppe den Index hinzufügen.
Sie können Dokumente mit lateinischen, chinesischen, japanischen oder koreanischen Zeichen katalogisieren. Zu den Elementen, die katalogisiert
werden könne, zählen der Dokumenttext, Kommentare, Lesezeichen, Formularfelder, Tags, Objekt- und Dokument-Metadaten, Anlagen,
Dokumentinformationen, digitale Unterschriften, Bild-Metadaten im XIF-Format (Extended Image File) sowie benutzerdefinierte
Dokumenteigenschaften.
PDF-Dokumente für die Indizierung vorbereiten (Acrobat Pro)
Erstellen Sie zunächst einen Ordner mit den zu indizierenden PDF-Dateien. Die PDF-Dokumente müssen in Bezug auf Inhalt und elektronische
Funktionen wie Verknüpfungen, Lesezeichen und Formularfelder vollständig sein. Wenn die zu indizierenden Dokumente gescannte Dokumente
enthalten, stellen Sie sicher, dass der Text durchsucht werden kann. Speichern Sie große Dokumente in kleinen Dateien von Kapitelgröße zur
besseren Suchleistung. Sie können zudem den Dokumenteigenschaften einer Datei Informationen hinzufügen, um die Durchsuchbarkeit zu
verbessern.
Bevor Sie eine Gruppe von Dokumenten indizieren, müssen Sie unbedingt die Dokumentenstruktur auf dem Laufwerk oder dem Netzwerkserver-
Datenträger einrichten und sich vergewissern, dass die Dateinamen plattformübergreifenden Konventionen entsprechen. Dateinamen werden
eventuell abgeschnitten und können so bei einer plattformübergreifenden Suche schwer gefunden werden. Dies kann folgendermaßen vermieden
werden:
Benennen Sie Dateien, Ordner und Indexe nach den MS-DOS-Dateibenennungskonventionen (höchstens acht Zeichen gefolgt von einer
Dateinamenserweiterung mit drei Zeichen). Dies ist besonders wichtig, wenn Sie die Dokumentgruppe und den Index auf einer gemäß der