Operation Manual

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E-Mail-basierte Überprüfungen
E-Mail-basierte Überprüfungen eignen sich besonders, wenn die jeweiligen Überprüfer entweder keinen Zugriff auf einen gemeinsamen Server
haben oder eine Zusammenarbeit mit anderen beim Überprüfen von Dokumenten nicht erforderlich ist.
Bei einer E-Mail-basierten Überprüfung sendet der Initiator eine PDF-Datei als E-Mail-Anlage an die Überprüfer. Die Überprüfer fügen ihre
Kommentare hinzu und senden das Dokument zurück, indem sie in der Dokumentmeldungsleiste auf die Schaltfläche Kommentare senden
klicken. Wenn der Initiator diese Kommentare erhält, kann er sie in die Kopie der PDF-Datei aufnehmen.
Die größte Einschränkung bei E-Mail-basierten Überprüfungen besteht darin, dass Teilnehmer während der Überprüfung die Kommentare von
anderen Teilnehmern nicht anzeigen können. Initiatoren können Kommentare erst nach dem Empfang anzeigen.
Hinweis: Teilnehmer einer E-Mail-basierten Überprüfung müssen über Acrobat ab Version 6.0 oder Reader ab Version 7.0 verfügen.
Bei einer E-Mail-basierten Überprüfung senden die Teilnehmer ihre Kommentare an den Initiator, der die Kommentare in die Master-Kopie der
PDF-Datei aufnimmt.
Verteilungsoptionen für Überprüfungen und Formulare auswählen
Acrobat stellt im Assistenten Zur gemeinsamen Überprüfung senden und im Assistenten „Formular verteilen“ verschiedene Verteilungsoptionen
bereit. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Optionen die Sicherheitsanforderungen für die verteilte Datei. Überlegen Sie außerdem, welche
Server oder Websites die Empfänger zum Herunterladen der Datei verwenden können und wie Sie Kommentare oder Formulardaten
zurückerhalten möchten.
Acrobat.com
Acrobat.com ist ein kostenloser, sicherer Webdienst, der in Verbindung mit Acrobat verwendet werden kann. Die Teilnehmer können die Datei von
Acrobat.com herunterladen und mit Acrobat bzw. Adobe Reader Kommentare oder Daten hinzufügen. Nach Abschluss der Überprüfung
veröffentlichen die Teilnehmer ihre Kommentare oder senden sichere Formularantworten an Acrobat.com. Formularantworten werden bei Eingang
auch auf Ihrer Festplatte gespeichert.
Im Artikel Acrobat.com for comment/review and forms distribution (in englischer Sprache) von Patti Sokol erhalten Sie Informationen zu einem
alternativen Arbeitsablauf, bei dem Initiatoren Dokumente auf Acrobat.com speichern, Empfänger jedoch mit E-Mail-Anlagen arbeiten.
Interner Server
Sie können Ihren eigenen internen Server verwenden, wenn die Teilnehmer hinter einer Firewall arbeiten und Zugriff auf einen gemeinsamen
Server haben. Der Server kann ein Netzwerkordner, ein Microsoft SharePoint-Arbeitsbereich (nur Windows) oder ein Webserverordner sein. Fügen
Sie eine Verknüpfung zu der verteilten PDF-Datei ein oder senden Sie sie als Anhang in einer E-Mail-Nachricht. Bei Überprüfungen werden
veröffentlichte Kommentare von Acrobat auf den Server hochgeladen. Bei Formularen werden zurückgesendete Antworten bei Eingang auf Ihrer
Festplatte von Acrobat gespeichert.
Hinweis: Webserverordner stehen nicht für die Formularverteilung zur Verfügung.
Wenn Sie einen eigenen Server angeben, fordert Sie der Assistent zum Speichern eines Profils mit dem Speicherort auf dem Server und den von
Ihnen gewählten Verteilungsoptionen auf. Bei der nächsten Verteilung einer PDF-Datei ist das gespeicherte Profil als Option im Assistenten
verfügbar.
E-Mail
Im Assistenten „Formulare verteilen“ ist eine Option zum Senden von Formularen als E-Mail-Anhang verfügbar. Sie können Formulare über Ihre
E-Mail- oder Web-E-Mail-Anwendung senden. Sie können auch den Assistenten zum Erstellen einer E-Mail-Nachricht verwenden, der die
Formulardatei dann als Anlage hinzugefügt wird. Wenn die Empfänger das Formular ausgefüllt haben und senden, gehen die Antworten in Ihrem
Postfach ein. Jede Antwort wird in eine PDF-Portfolio-Antwortdatei kopiert. Diese kann bearbeitet und in eine Tabellenkalkulationsdatei exportiert
werden.
Mit dem Assistenten Zur gemeinsamen Überprüfung senden können Sie entweder einen Link zur PDF-Datei oder diese selbst als Anlage senden.