Operation Manual

Opmerking:
Opmerking:
Naar boven
Logbestand voor archiveren onderhouden
Kies Bestand
Index insluiten voor sneller zoeken
Naar boven
Typ geen nieuwe naam voor de PDF. Doet u dat toch, dan wordt het waarschuwingsbericht weergegeven dat de PDF niet is
gevonden. Klik op OK en selecteer een PDF zonder de naam ervan te wijzigen.
4. (Alleen Outlook) Als er een bericht verschijnt dat de bestaande PDF is gemaakt met een eerdere versie van PDFMaker, voert u een van de
volgende handelingen uit:
Als u van het oorspronkelijke PDF-archief een PDF-portfolio wilt maken, klikt u op Ja en selecteert u een naam en locatie voor het
nieuwe archief. (Standaard wordt aan de naam van het oorspronkelijke PDF-bestand de aanduiding _Portfolio toegevoegd.) Zodra de
conversie is voltooid en het dialoogvenster Adobe PDF maken wordt gesloten, wordt het nieuwe archief in Acrobat geopend.
Klik op Nee om het proces te annuleren.
Bij PDF-portfolio's met e-mails die naar Acrobat 8 of hoger zijn geconverteerd of gemigreerd, worden alleen nieuwe berichten (dat
wil zeggen berichten die nog geen deel uitmaken van het PDF-portfolio) toegevoegd.
E-mailmappen naar een nieuwe PDF converteren
Met PDFMaker kunt u meerdere mappen in één procedure naar PDF converteren. U hoeft de mappen niet aan het begin van de procedure te
selecteren omdat er automatisch een dialoogvenster verschijnt waarin u de mappen kunt selecteren.
1. Ga op een van de volgende manieren te werk:
(Outlook) Kies Adobe PDF > Geselecteerde mappen converteren > Nieuwe PDF maken.
(Lotus Notes) Kies Acties > Geselecteerde mappen converteren naar Adobe PDF.
2. Selecteer de mappen in het dialoogvenster Map(pen) converteren naar PDF. Schakel vervolgens de optie Deze map en alle submappen
converteren in of uit.
3. Selecteer in Adobe PDF-bestand opslaan als een locatie en een naam voor het PDF-portfolio.
Zodra de conversie is voltooid, wordt de nieuwe PDF geopend in Acrobat.
Automatische e-mailarchivering instellen
1. Ga op een van de volgende manieren te werk:
(Outlook) Kies Adobe PDF > Automatisch archiveren instellen.
(Lotus Notes) Kies Acties > Automatisch archiveren instellen.
2. Selecteer op het tabblad Automatisch archiveren van het dialoogvenster Acrobat PDFMaker de optie Automatisch archiveren inschakelen.
Selecteer vervolgens opties voor de frequentie en voer in op welk tijdstip en welke dag er automatisch moet worden gearchiveerd.
3. Selecteer desgewenst aanvullende opties:
Hiermee maakt u een record van elke archiveringssessie.
Hier geeft u de naam en locatie op van het archiveringslogboek.
Hiermee maakt u een index waarin u specifieke woorden en tekens kunt zoeken. U hoeft dan niet elk
afzonderlijk document te doorzoeken.
4. Klik op Toevoegen en selecteer de e-mailmappen en -submappen. Schakel vervolgens desgewenst de optie Deze map en alle submappen
converteren in of uit en klik op OK.
5. Selecteer in het dialoogvenster PDF-archiefbestand opslaan als een naam en locatie voor de gearchiveerde e-mail-PDF. Klik vervolgens op
Openen.
6. Reviseer de instellingen en de namen van de archiefmappen die in het dialoogvenster Acrobat PDFMaker worden weergegeven, en voer
een van de volgende handelingen uit:
Als u andere e-mailmappen aan de lijst wilt toevoegen, klikt u op Toevoegen en selecteert u de gewenste mappen.
Wanneer u mappen uit de lijst wilt verwijderen, selecteert u de desbetreffende mappen en klikt u op Verwijderen.
Als u een archiefbestand wilt wijzigen, selecteert u een willekeurige mapnaam in de lijst, klikt u op Archiefbestand wijzigen en geeft u de
naam en locatie op.
Als u de e-mailarchivering direct wilt starten, klikt u op Nu archiveren.
PDF's maken voor samenvoegbewerkingen in Word
Met samenvoeging vanuit Word worden documenten als formulierbrieven gegenereerd (als gebruikelijk voorbeeld) die zijn gepersonaliseerd met
informatie zoals namen en adressen van geadresseerden. Met Acrobat PDFMaker kunt u heel efficiënt samenvoegbestanden rechtstreeks naar
PDF uitvoeren door een samenvoegdocument van Word en het bijbehorende gegevensbestand te gebruiken. U kunt PDFMaker zelfs zo instellen,
dat deze PDF's als bijlage worden toegevoegd aan de e-mailberichten die tijdens het maken van de PDF's worden gegenereerd.