Operation Manual

Sie Dokumente schützen. Diese Methode ist besonders dann nützlich, wenn Sie einen geschützten
Dateianhang senden möchten, ohne die Dateien zu verschlüsseln. Sie können Dokumente als E-Mail-Anhang
in Form eines Sicherheitsumschlags einbetten, diesen verschlüsseln und an die entsprechenden Empfänger
versenden. Wenn die Empfänger den Sicherheitsumschlag öffnen, können sie die Dateianlagen extrahieren
und speichern. Die gespeicherten Dateien stimmen mit den ursprünglichen Dateianlagen exakt überein; nach
dem Speichern sind sie nicht mehr verschlüsselt.
Beim Senden von vertraulichen Dokumenten (auch in anderen Formaten als PDF) soll z. B. nur der
rechtmäßige Empfänger die Dokumente sehen. Sie können diese Dokumente als Dateianhänge in einen
Sicherheitsumschlag einbetten, den Sicherheitsumschlag verschlüsseln und dann per E-Mail an die
entsprechenden Empfänger senden. Jeder kann den Briefumschlag öffnen, seine Titelseite und sogar eine
Inhaltsliste anzeigen. Die Möglichkeit zum Anzeigen und Extrahieren der eingebetteten Anhänge hat jedoch
nur der Empfänger.
Betten Sie die Dateianlagen in einen Sicherheitsumschlag ein, so dass sie sicher übertragen werden können.
1. Wählen Sie Werkzeuge > Schützen > Erweiterter Schutz > Sicherheitsumschlag
erstellen. Wenn das Fenster „Schutz“ nicht angezeigt wird, beachten Sie die
Anweisungen zum Hinzufügen von Fenstern unter Aufgabenfenster.
2. Klicken Sie auf Zu sendende Datei hinzufügen, wählen Sie die anzuhängenden
Dokumente aus, und klicken Sie auf „Öffnen“. Klicken Sie auf „Weiter“.
3. Wählen Sie eine Briefumschlagvorlage aus und klicken Sie auf „Weiter“.
4. Wählen Sie eine Liefermethode aus und klicken Sie auf „Weiter“.
5. Wenn eine Briefumschlag-Richtlinie erstellt wurde, wählen Sie sie aus oder klicken Sie
auf „Neue Richtlinie“ und führen Sie dann die Schritte zum Erstellen einer Richtlinie aus.
6. Überprüfen Sie die Informationen und klicken Sie auf „Fertig stellen“.
7. Bei einigen Richtlinien werden Sie aufgefordert, die auf dem Umschlag anzuzeigenden
Informationen einzugeben. Geben Sie genügend Informationen ein, so dass die
Empfänger den Absender des Umschlags erkennen.
8. Tragen Sie die Sicherheitsinformationen ein (Kennwort, Zertifikat oder Richtlinie).
9. Geben Sie auf dem angezeigten Umschlag die Namen der Empfänger ein. Klicken Sie
anschließend in der Werkzeugleiste auf das Symbol zum Speichern bzw. zum Senden
per E-Mail.
Wenn Sie auf das E-Mail-Symbol klicken, wird Ihr standardmäßig verwendetes E-Mail-
Programm geöffnet; der Sicherheitsumschlag ist nun Anhang einer E-Mail. Geben Sie
die E-Mail-Adressen der Empfänger ein und schicken Sie die E-Mail ab.
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