Operation Manual

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An
Betreff
Informationen zum Konfigurieren von Dateien für die Seriendruckfunktion finden Sie in der
Microsoft Office Word-Hilfe.
1. Öffnen Sie in Microsoft Word die Vorlage, die Sie für diese Funktion erstellt haben, oder
erstellen Sie eine Datei, indem Sie die Word-Symbolleiste „Seriendruck“ und ggf. den
Assistenten für die Seriendruckerstellung verwenden.
Beenden Sie die Seriendruckerstellung nicht in Word. Konfigurieren Sie und
zeigen Sie den Seriendruck stattdessen wie gewöhnlich an, damit Sie prüfen können, ob
die Zusammenführung ordnungsgemäß ausgeführt wird.
2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
Wählen Sie Adobe PDF > Serienbrieferstellung in Adobe PDF.
Klicken Sie auf der Werkzeugleiste „Seriendruck“ auf die Schaltfläche
Serienbrieferstellung in Adobe PDF („Ansicht“ > „Werkzeuge“ > „Seriendruck“).
(Word 2007) Klicken Sie auf der Acrobat-Multifunktionsleiste auf
Serienbrieferstellung.
3. Wählen Sie im Dialogfeld Acrobat PDFMaker – Serienbrieferstellung die gewünschten
Optionen aus:
Um anzugeben, welche Datensätze der Datendatei in die zusammengeführten
Dateien importiert werden sollen, wählen Sie Alle oder Aktueller Bereich oder geben
Sie einen Seitenbereich in die Felder Von und Bis ein.
Um die zu erstellende PDF-Datei zu benennen, geben Sie einen Namen in das Feld
PDF-Dateiname angeben ein.
Das PDF wird anhand des eingegebenen Textes und einer Ziffernfolge
benannt. Wenn Sie beispielsweise im Feld PDF-Dateiname angeben BriefJuli
eingeben, kann die Bezeichnung für die Seriendruck-PDFs „BriefJuli_0000123“,
„BriefJuli_0000124“, „BriefJuli_0000125“ usw. lauten.
4. Gehen Sie bei der Option Adobe PDF-Dateien automatisch per E-Mail senden nach
einer der folgenden Methoden vor:
Um zusammengeführte PDFs zu erstellen und zu speichern, die später gedruckt oder
als E-Mail gesendet werden sollen, muss die Option deaktiviert werden. Klicken Sie
dann auf OK.
Um zusammengeführte PDFs zu erstellen und die einzelnen Dokumente als Anhang
in einer E-Mail-Nachricht an den entsprechenden Empfänger zu senden, aktivieren
Sie dieses Kontrollkästchen und füllen die anderen E-Mail-Optionen aus.
5. Wenn das Dialogfeld Ordner suchen angezeigt wird, navigieren Sie zum gewünschten
Standort und klicken Sie auf OK.
Wenn PDFMaker die einzelnen PDF-Dateien generiert, wird eine Statusanzeige
angezeigt.
6. Wenn Sie die Option Adobe PDF-Dateien automatisch per E-Mail senden aktiviert
haben, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie nach Ihrem E-Mail-Profil gefragt
werden. Geben Sie die entsprechenden Informationen ein und klicken Sie auf OK.
Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, wird eine Nachricht angezeigt, dass der Prozess erfolgreich war.
E-Mail-Optionen für den PDF-Seriendruck
Verwenden Sie das Dropdown-Menü, um das Feld oder die Spalte in der zugehörigen Datendatei
auszuwählen, die die E-Mail-Adressen der einzelnen Personen enthält.
Geben Sie den Text für die Betreffzeile der einzelnen Nachrichten ein.