Operation Manual

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Archivierungsprotokoll beibehalten
Datei auswählen
Index zur schnelleren Suche einbetten
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3. Geben Sie im Dialogfeld Adobe PDF-Datei speichern unter einen Speicherort und einen
Namen für das PDF-Portfolio an.
Nach Abschluss der Konvertierung wird die neue PDF-Datei in Acrobat geöffnet.
Automatische E-Mail-Archivierung einrichten
1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
(Outlook) Wählen Sie Adobe PDF > Automatische Archivierung einrichten.
(Lotus Notes) Wählen Sie „Aktionen“ > Automatische Archivierung einrichten.
2. Wählen Sie auf der Registerkarte Automatische Archivierung des Acrobat PDFMaker-
Dialogfelds Automatische Archivierung aktivieren aus. Wählen Sie danach die Optionen
für Häufigkeit und die Tageszeit aus, zu der die automatische Archivierung durchgeführt
werden soll.
3. Wählen Sie bei Bedarf weitere Optionen aus:
Erstellt einen Datensatz für jede
Archivierungssitzung.
Gibt den Namen und den Speicherort des Archivierungsprotokolls an.
Erstellt einen Index, in dem Sie bestimmte
Wörter oder Zeichen suchen können; Sie ersparen sich damit das Durchsuchen jedes
einzelnen Dokuments.
4. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die E-Mail-Ordner und Unterordner auszuwählen.
Aktivieren oder deaktivieren Sie nach Bedarf die Option Diesen Ordner und alle
Unterordner konvertieren und klicken Sie auf OK.
5. Geben Sie im Dialogfeld PDF-Archivdatei speichern unter ein Verzeichnis und einen
Namen für das PDF-Archiv der E-Mails an. Klicken Sie dann auf Öffnen.
6. Überprüfen Sie im Dialogfeld Acrobat PDFMaker die Einstellungen und aufgeführten
Archivordnernamen und führen Sie einen oder alle der folgenden Schritte aus:
Zum Hinzufügen weiterer E-Mail-Ordner klicken Sie auf Hinzufügen und wählen die
gewünschten Ordner aus.
Zum Entfernen der Ordner aus der Liste wählen Sie die Ordner aus und klicken Sie
auf Löschen.
Zum Ändern einer Archivdatei wählen Sie einen Ordnernamen in der Liste aus,
klicken Sie auf Archivdatei ändern und geben Sie Namen und Speicherort an.
Um sofort mit der Archivierung zu beginnen, klicken Sie auf Archivierung jetzt
durchführen.
PDF-Dateien anhand von Word-Seriendruckvorlagen erstellen
Mittels Word-Seriendruckvorlagen können Seriendruckdokumente aus in Word erstellten Dokumenten erstellt
werden, z. B. aus Briefen, um ein bekanntes Beispiel zu nennen, die mit Informationen wie den Namen und
Adressen der Empfänger personalisiert sind. Mit Hilfe von Acrobat PDFMaker können Sie durch Verwenden
einer Word-Vorlage für den Seriendruck und einer entsprechenden Datendatei den Seriendruck direkt in ein
PDF-Dokument umleiten und so Zeit sparen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, PDFMaker so zu
konfigurieren, dass diese PDFs an E-Mail-Nachrichten, die bei der PDF-Erstellung generiert werden,
angehängt werden.