Operation Manual

Naar boven
PDF's voorbereiden voor indexering (Acrobat Pro)
Begin met het maken van een map voor de PDF's die u wilt indexeren. Alle PDF's moeten volledig zijn, zowel qua inhoud als wat betreft
elektronische functies, zoals koppelingen, bladwijzers en formuliervelden. Als de te indexeren bestanden gescande documenten omvatten, moet u
ervoor zorgen dat de tekst doorzoekbaar is. U kunt lange documenten opsplitsen in kleinere bestanden ter grootte van een hoofdstuk om de
zoekprestaties te verbeteren. Ook kunt u informatie toevoegen aan de documenteigenschappen van een bestand, zodat het bestand gemakkelijker
kan worden doorzocht.
Het is van essentieel belang dat u de documentstructuur instelt op het schijfstation of het netwerkservervolume en de bestandsnamen voor
meerdere platforms controleert voordat u een verzameling documenten indexeert. In een zoekopdracht op verschillende platforms kunnen
bestandsnamen worden afgekapt, waardoor ze moeilijk terug te vinden zijn. Ter voorkoming van dit probleem, kunt u de volgende richtlijnen
aanhouden:
Wijzig de namen van de bestanden, mappen en indexen volgens de bestandsnaamconventies van MS-DOS (acht tekens of
minder, gevolgd door een bestandsextensie van drie tekens), met name als u de documentenverzameling en index op een
conform de ISO 9660-norm geformatteerde cd-rom wilt leveren.
Verwijder speciale tekens, zoals tekens met accenten en niet-Romaanse tekens uit bestands- en mapnamen. (Het font dat
wordt gebruikt door de functie Catalog ondersteunt de tekencodes 133 tot en met 159 niet.)
Gebruik geen diepgeneste mappen of padnamen van meer dan 256 tekens voor indexen die doorzocht gaan worden door
Mac OS-gebruikers.
Als u Mac OS gebruikt met een OS/2 LAN-server, moet u IBM®LAN Server Macintosh (LSM) zodanig configureren dat de
bestandsnaamconventies van MS-DOS worden doorgevoerd, of moet u alleen FAT-volumes (File Allocation Table) indexeren.
(HPFS-volumes [High Performance File System] kunnen lange bestandnamen bevatten die niet kunnen worden gevonden.)
Als de documentstructuur submappen bevat die u niet wilt indexeren, kunt u deze van het indexeringsproces uitsluiten.
Metagegevens toepassen op documenteigenschappen (Acrobat Pro)
Als u een PDF makkelijker doorzoekbaar wilt maken, kunt u aan de documenteigenschappen bestandsgegevens (metagegevens) toevoegen. (U
kunt de eigenschappen voor de momenteel geopende PDF bekijken door Bestand > Eigenschappen te kiezen en op het tabblad Beschrijving te
klikken.)
(Windows) U kunt ook de gegevenseigenschappen invoeren en lezen vanaf het bureaublad. Klik met de rechtermuisknop in Windows
Verkenner, kies Eigenschappen en klik op het tabblad PDF. Alle informatie die u in dit dialoogvenster typt of bewerkt, wordt ook weergegeven
in de omschrijving van de Documenteigenschappen wanneer u het bestand opent.
Als u gegevens aan documenteigenschappen toevoegt, moet u rekening houden met de volgende aanbevelingen:
Gebruik een goede beschrijvende titel in het veld Titel. De bestandsnaam van het document moet worden weergegeven in het
dialoogvenster Zoekresultaten.
Gebruik altijd dezelfde optie (veld) voor vergelijkbare informatie. Voeg bijvoorbeeld niet een belangrijke term voor bepaalde
documenten toe aan de optie Onderwerp en voor andere aan de optie Trefwoorden.
Gebruik één consistente term voor dezelfde informatie. Gebruik bijvoorbeeld niet scheikunde voor bepaalde documenten en
chemie voor andere.
Gebruik de optie Auteur om aan te geven welke groep verantwoordelijk is voor het document. Zo kan de auteur van een
aannamebeleidsdocument de afdeling Personeelszaken zijn.
Als u werkt met documentnummers, kunt u deze als trefwoorden toevoegen. Wanneer u bijvoorbeeld docnr.=m234 opgeeft in
het veld Trefwoorden, duidt dit op een bepaald document in een serie van enkele honderden documenten over een bepaald
onderwerp.
Gebruik de opties Onderwerp en Trefwoorden, afzonderlijk of samen, om documenten te categoriseren op type. U kunt voor
één document bijvoorbeeld statusrapport invoeren bij Onderwerp en maandelijks of wekelijks bij Trefwoorden.
Als u een gevorderde gebruiker van Adobe PDF bent, kunt u bij het maken van de index aangepaste gegevensvelden
definiëren zoals Documenttype, Documentnummer en Document-id. Dit wordt alleen aangeraden voor ervaren gebruikers en
wordt niet behandeld in de volledige Acrobat Help.