Operation Manual

87
ACROBAT 9 STANDARD VERWENDEN
PDF-Dateien erstellen
PDFs anhand von Word-Vorlagen für den Seriendruck erstellen
Mit Word-Vorlagen für den Seriendruck können Sie Dokumente wie Serienbriefe erstellen, die dann mit
Informationen wie den Namen und Adressen der Empfänger personalisiert werden. Mit Hilfe von Acrobat PDFMaker
können Sie durch Verwenden einer Word-Vorlage für den Seriendruck und einer entsprechenden Datendatei den
Seriendruck direkt in ein PDF-Dokument umleiten und so Zeit sparen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit,
PDFMaker so zu konfigurieren, dass diese PDFs an E-Mail-Nachrichten, die bei der PDF-Erstellung generiert werden,
angehängt werden.
Hinweis: Informationen zum Konfigurieren von Dateien für die Seriendruckfunktion finden Sie in der Microsoft Office
Word-Hilfe.
1 Öffnen Sie in Microsoft Word die Vorlage, die Sie für diese Funktion erstellt haben, oder erstellen Sie eine Datei,
indem Sie die Word-Symbolleiste „Seriendruck“ und ggf. den Assistenten für die Seriendruckerstellung
verwenden.
Wichtig: Beenden Sie die Seriendruckerstellung nicht in Word. Konfigurieren Sie und zeigen Sie den Seriendruck
stattdessen wie gewöhnlich an, damit Sie prüfen können, ob die Zusammenführung ordnungsgemäß ausgeführt wird.
2 Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
• Wählen Sie „Adobe PDF“ > „Serienbrieferstellung in Adobe PDF“.
• Klicken Sie auf der Symbolleiste „Seriendruck“ auf die Schaltfläche „Serienbrieferstellung in Adobe PDF“
(„Ansicht“ > „Symbolleisten“ > „Seriendruck“).
• (Word 2007) Klicken Sie von der Acrobat-Multifunktionsleiste aus auf „Serienbrieferstellung“.
3 Wählen Sie im Dialogfeld „Acrobat PDFMaker - Serienbrieferstellung“ die gewünschten Optionen aus:
• Um anzugeben, welche Datensätze der Datendatei in die zusammengeführten Dateien importiert werden sollen,
wählen Sie „Alle“ oder „Aktueller Bereich“ oder geben Sie einen Seitenbereich in die Felder „Von“ und „Bis“ ein.
• Um die zu erstellende PDF-Datei zu benennen, geben Sie einen Namen in das Feld „PDF-Dateiname angeben“ ein.
Hinweis: Die PDF wird anhand des eingegebenen Textes und einer zusätzlichen Anzahl von Ziffern benannt. Wenn Sie
beispielsweise im Feld „PDF-Dateiname angeben“ BriefJuli eingeben, kann die Bezeichnung für die Seriendruck-PDFs
„BriefJuli_0000123“, „BriefJuli_0000124“, „BriefJuli_0000125“ usw. lauten.
4 Gehen Sie bei der Option „Adobe PDF-Dateien automatisch per E-Mail senden“ nach einer der folgenden
Methoden vor:
• Um zusammengeführte PDFs zu erstellen und zu speichern, die später gedruckt oder als E-Mail gesendet werden
sollen, muss die Option deaktiviert sein. Klicken Sie auf „OK“.
• Um zusammengeführte PDFs zu erstellen und die einzelnen Dokumente als Anhang in einer E-Mail-Nachricht an
den entsprechenden Empfänger zu senden, aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen und füllen die anderen E-Mail-
Optionen aus.
5 Wenn das Dialogfeld zur Ordnerauswahl angezeigt wird, navigieren Sie zum gewünschten Standort und klicken
auf „OK“.
Während PDFMaker die einzelnen PDF-Dokumente erzeugt, können Sie den Vorgang anhand einer Statusanzeige
verfolgen. Die Dauer der Generierung richtet sich proportional nach der Komplexität der Zusammenführung und der
Anzahl der PDF-Dokumente, die erstellt werden.
6 Wenn Sie die Option „Adobe PDF-Dateien automatisch per E-Mail senden“ aktiviert haben, wird ein Dialogfeld
angezeigt, in dem Sie nach Ihrem E-Mail-Profil gefragt werden. Geben Sie die entsprechenden Informationen ein
und klicken Sie auf „OK“.
Wenn der Auftrag abgeschlossen ist, wird eine Nachricht angezeigt, dass der Prozess erfolgreich war.