Operation Manual

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ACROBAT 9 STANDARD VERWENDEN
PDF-Dateien erstellen
In PDF-Portfolios sind die konvertierten E-Mail-Nachrichten als eigenständige Komponenten enthalten. Sie können
die Nachrichten anhand des Nachrichtenordners, des Absenders, der Betreffzeile, des Datums, der Größe oder der
Anlagen sortieren. Darüber hinaus können Sie Ihre eigenen Kategorien erstellen und diese zum Sortieren verwenden.
Wenn Sie E-Mail-Archive öffnen, die mit Acrobat 7.0 oder älter erstellt wurden, müssen Sie ein Archiv erstellen und
die ausgewählten Nachrichten an ein neues Archiv anhängen. Ein Assistent führt Sie durch diesen Prozess.
1 Öffnen Sie Outlook.
2 Wählen Sie „Adobe PDF“ > „Upgrade für Acrobat 7 PDF-Archiv“.
3 Wenn eine Meldung angezeigt wird, klicken Sie auf „Ja“, um die Migrierung fortzusetzen.
4 Navigieren Sie zu dem alten PDF-Archiv und klicken Sie auf „Öffnen“.
5 Geben Sie einen Namen und Speicherort für das migrierte PDF-Portfolio an und klicken Sie auf „Speichern“.
(Standardmäßig wird dem bestehenden Dateinamen der Zusatz _Portfolio hinzugefügt. So wird beispielsweise aus
dem Archiv Posteingang.pdf das Paket Posteingang_Portfolio.pdf.)
Nachdem die Konvertierung abgeschlossen und das Dialogfeld „Adobe PDF wird erstellt“ geschlossen wurde, wird das
neue Archiv in Acrobat geöffnet.
Automatische E-Mail-Archivierung einrichten
1 Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
• (Outlook) Wählen Sie „Adobe PDF“ > „Automatische Archivierung einrichten“.
• (Lotus Notes) Wählen Sie „Aktionen“ > „Automatische Archivierung einrichten“.
2 Wählen Sie im Tab „Automatische Archivierung“ des Acrobat PDFMaker-Dialogfeldes „Automatische
Archivierung aktivieren aus. Wählen Sie danach die Optionen für Häufigkeit und die Tageszeit aus, zu der die
automatische Archivierung durchgeführt werden soll.
3 Wählen Sie bei Bedarf weitere Optionen aus:
Archivierungsprotokoll beibehalten Erstellt einen Datensatz für jede Archivierungssitzung.
Datei auswählen Gibt den Namen und Speicherort des Archivierungsprotokolls an.
Index zur schnelleren Suche einbetten Erstellt einen Index, in dem Sie bestimmte Wörter oder Zeichen suchen
können; Sie ersparen sich damit das Durchsuchen jedes einzelnen Dokuments.
4 Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um die E-Mail-Ordner und Unterordner auszuwählen. Aktivieren oder deaktivieren
Sie nach Bedarf die Option „Diesen Ordner und alle Unterordner konvertieren“ und klicken Sie auf „OK“.
5 Geben Sie im Dialogfeld „PDF-Archivdatei speichern unter“ ein Verzeichnis und einen Namen für das PDF-Archiv
der E-Mails an. Klicken Sie dann auf „Öffnen“.
6 Überprüfen Sie im Dialogfeld „Acrobat PDFMaker“ die Einstellungen und aufgeführten Archivordnernamen und
führen Sie einen oder alle der folgenden Schritte aus:
• Zum Hinzufügen weiterer E-Mail-Ordner klicken Sie auf „Hinzufügen“ und wählen die gewünschten Ordner aus.
• Zum Entfernen der Ordner aus der Liste wählen Sie die Ordner aus und klicken auf „Löschen“.
• Zum Ändern einer Archivdatei wählen Sie einen Ordnernamen in der Liste aus, klicken Sie auf „Archivdatei
ändern“ und geben Sie Name und Speicherort an.
• Um sofort mit der Archivierung zu beginnen, klicken Sie auf „Archivierung jetzt durchführen“.