Operation Manual

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ACROBAT 9 STANDARD VERWENDEN
PDF-Dateien erstellen
3 Geben Sie im Dialogfeld „Adobe PDF-Datei speichern unter“ ein Verzeichnis und einen Dateinamen an und
klicken Sie auf „Speichern“.
E-Mail-Nachrichten oder Ordner einer vorhandenen PDF-Datei hinzufügen
1 Wählen Sie in Outlook oder Lotus Notes die einzelnen E-Mail-Nachrichten oder Ordner aus.
2 Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
• (Outlook) Wählen Sie „Adobe PDF“ > „Ausgewählte Nachrichten konvertieren“ > „An vorhandene PDF-Datei
anfügen“ oder wählen Sie „Adobe PDF“ > „Ausgewählte(n) Ordner konvertieren“ > „An vorhandene PDF-Datei
anfügen“.
Hinweis: Wenn Sie bereits ein oder mehrere PDF-Portfolio erstellt haben, können Sie zusätzlich von den aktuell erstellten
PDF-Portfolios die Option „An vorhandene PDF-Datei anfügen“ auswählen.
• (Lotus Notes) Wählen Sie „Aktionen“ > „Ausgewählte Nachricht(en) an PDF-Datei anfügen“ oder „Aktionen“ >
„Ausgewählte(n) Ordner an PDF-Datei anfügen“
3 Navigieren Sie zu dem PDF-Dokument bzw. -Portfolio, dem die konvertierten E-Mail-Nachrichten hinzugefügt
werden sollen, und klicken Sie auf „Öffnen“.
Wichtig: Geben Sie keinen neuen PDF-Namen ein. Falls Sie einen Namen eingeben, wird eine Warnmeldung
ausgegeben, dass die PDF-Datei bzw. das PDF-Paket nicht vorhanden ist. Klicken Sie in der Warnmeldung auf „OK“ und
wählen Sie eine PDF-Datei bzw. ein PDF-Paket aus, ohne den Namen zu ändern.
4 (Outlook) Wenn Sie in einer Meldung darauf hingewiesen werden, dass die PDF-Datei bzw. das PDF-Paket mit
einer älteren Version von PDFMaker erstellt wurde, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
• Wenn Sie aus dem ursprünglichen PDF-Archiv ein PDF-Portfolio erstellen möchten, klicken Sie auf „Ja“ und
wählen Sie einen Namen und Speicherort für das neue Archiv aus. (Standardmäßig wird dabei _Portfolio an den
Namen der ursprünglichen PDF-Datei angehängt.) Wenn die Konvertierung abgeschlossen ist und das Dialogfeld
„Adobe PDF wird erstellt“ geschlossen wurde, wird das neue Archiv in Acrobat geöffnet.
• Klicken Sie auf „Nein“ und brechen Sie den Vorgang ab.
Hinweis: Bei PDF-Portfolios mit E-Mail-Nachrichten, die in Acrobat 8 oder höher konvertiert oder migriert wurden,
werden nur neue Nachrichten angefügt, also Nachrichten, die noch nicht zum PDF-Portfolio gehören.
E-Mail-Ordner in eine neue PDF-Datei konvertieren
PDFMaker kann mehrere Ordner gleichzeitig in PDF konvertieren. Es ist nicht erforderlich, die Ordner zu Beginn
auszuwählen; Sie können die Auswahl in einem automatisch angezeigten Dialogfeld vornehmen.
1 Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
• (Outlook) Wählen Sei Adobe PDF > „Ausgewählte Ordner konvertieren“ > „Neues PDF erstellen“.
• (Lotus Notes) Wählen Sie „Aktionen“ > „Ausgewählte(n) Ordner in Adobe PDF konvertieren“.
2 Wählen Sie im Dialogfeld „Ordner in Adobe PDF konvertieren“ die Ordner aus. Aktivieren oder deaktivieren Sie
die Option „Diesen Ordner und alle Unterordner konvertieren“.
3 Geben Sie im Dialogfeld „Adobe PDF-Datei speichern unter“ einen Speicherort und Namen für das PDF-Portfolio an.
Nach Abschluss der Konvertierung wird das neue PDF-Paket in Acrobat geöffnet.
Migrieren alter PDF-Archivdateien aus Outlook in PDF-Portfolios
Es ist zu empfehlen alte PDF-E-Mail-Archive in PDF-Portfolios zu migrieren: In Paketen können Sie sortieren und
andere Funktionen verwenden und den Archiven neue Nachrichten hinzufügen.